Uruchomienie MCU to kolejny krok w pracach nad wdrożeniem obligatoryjnego KSeF. Certyfikat pozwoli od 1 lutego 2026 r. na uwierzytelnianie w systemie KSeF, potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury, wystawianie faktur w trybie offline oraz generowanie kodu QR potwierdzającego autentyczność faktury.

Następnym etapem wdrożenia obligatoryjnego KSeF ma być udostępnienie 3 listopada aplikacji podatnika KSeF 2.0 na środowisku testowym, co umożliwi testowanie KSeF z wykorzystaniem fikcyjnych danych. Z kolei testowe faktury będzie można wystawiać od 15 listopada, kiedy ma być udostępniona aplikacja podatnika KSeF 2.0 na środowisku przedprodukcyjnym. 

Zapraszamy na szkolenie online w LEX: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym >

 

Jak uzyskać certyfikat

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów w podręczniku KSeF, wniosek o certyfikat KSeF można składać od 1 listopada 2025 r. za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU), udostępniony w domenie KSeF.

Zgodnie z podręcznikiem, o certyfikat KSeF bez dodatkowych warunków mogą wystąpić:

  • osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA,
  • osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie,
  • podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie, posługujący się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF.

Konieczność ponownego nadania uprawnień w module MCU wystąpi w przypadku:

  • osoby fizycznej, która nie została uprawniona na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 r.
  • podmiotu, który otrzymał uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 r.

Po ponownym nadaniu uprawnień w module MCU osoba fizyczna lub podmiot będą mogli wystąpić o certyfikat KSeF a następnie go pobrać.

Aby wystąpić o wydanie certyfikatu, trzeba uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona np. za pomocą Podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Czytaj też w LEX:

Podmiot niebędący osobą fizyczną, np. spółka czy stowarzyszenie, może się uwierzytelnić pieczęcią kwalifikowaną. Jeśli jej nie ma, składa zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje osobę fizyczną do obsługi KSeF (uprawnioną do wystawiania faktur, dostępu do faktur,  odbierania i nadawania uprawnień). Ta osoba będzie też mogła nadawać elektronicznie - w imieniu spółki - uprawnienia w KSeF innym osobom fizycznym lub podmiotom.

Czytaj też w LEX: Od 1 listopada podatnicy mogą pobierać certyfikaty KSeF >

 

Warto mieć pieczęć elektroniczną 

- Uzyskanie certyfikatu KSeF to kolejny ważny krok we wdrożeniu obligatoryjnego KSeF. Jednak w przypadku osób prawnych, np. spółek, może to być bardziej skomplikowane niż w przypadku osób fizycznych. Moim zdaniem znacznie lepszą metodą na uzyskanie certyfikatu jest uwierzytelnienie się za pomocą firmowej pieczęci elektronicznej z NIP, ponieważ wówczas certyfikat zawiera dane firmy, nie osoby fizycznej. To oznacza, że np. przy wysyłce faktur do KSeF widoczne będą te dane. Ponadto, w KSeF będą ograniczenia dotyczące liczby wydawanych certyfikatów i dla firmy jest to znacznie wyższy limit (do 100) niż dla osoby fizycznej (2). W celu zapewnienia bezpieczeństwa firma powinna też podjąć wewnętrzne zarządzenie, kto może posługiwać się pieczęcią. W przypadku gdy firma nie posiada pieczęci elektronicznej i składa zawiadomienie ZAW-FA, certyfikat zawiera dane wskazanej w ZAW-FA osoby fizycznej, np. wspólnika. Poza tym podatnicy zgłaszają szereg trudności związanych ze składaniem formularza ZAW-FA, który zdaniem organów nie może być podpisany przez pełnomocnika upoważnionego do reprezentowania przed organami podatkowymi, tylko przez osobę uprawnioną do reprezentacji firmy wskazaną w KRS. Dlatego warto uzyskać pieczęć elektroniczną - mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.

Czytaj też w LEX: Odliczanie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >

MF wyjaśnia, że spółka po uwierzytelnieniu w KSeF pieczęcią kwalifikowaną na NIP spółki, będzie pobrać certyfikaty wydane na dane spółki i udostępnić je swoim pracownikom. W tej sytuacji, gdy fakturę wystawi osoba fizyczna posługująca się certyfikatem KSeF z identyfikatorem podatkowym NIP spółki (wydanym na spółkę), w KSeF widoczne będą wyłącznie dane spółki, a nie konkretnej osoby fizycznej. Jeżeli natomiast certyfikaty zostaną wydane pracownikom spółki (na ich PESEL), to w KSeF widoczne będą dane tej osoby fizycznej, która wystawiała tę fakturę, działając w imieniu spółki.

Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie > 

Przypomnijmy, że generowanie certyfikatów w MCU ma być rozwiązaniem tymczasowym przewidzianym na okres od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r. Od lutego 2026 r. funkcjonalność będzie dostępna w KSeF 2.0 oraz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Uprawnienia nadane w MCU zostaną przeniesione do KSeF 2.0, a więc i do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Czytaj również: Nie tylko KSeF, ale duże zmiany w JPK VAT. Możliwe dotkliwe kary

 

Czytaj też w LEX: 

Zarządzanie pracownikami w finansach i księgowości - poradnik dla HRBP >

Należyta staranność w biurze rachunkowym >

KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.