O ile najwięksi podatnicy są już praktycznie gotowi do wdrożenia KSeF, to wielu najmniejszych nie zaczęło jeszcze przygotowań. Wciąż też pojawiają się pytania, czy można uniknąć wystawiania faktur w systemie i kto skorzysta z odroczenia. Ministerstwo Finansów opublikowało odpowiedzi na kolejne pytania podatników - https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20.

 

KSeF dla każdego przedsiębiorcy

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że faktury ustrukturyzowane w KSeF (w formacie XML) będzie musiał wystawiać każdy podmiot, który ma obowiązek wystawiania faktur. Dotyczy to zarówno podatników VAT czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Obowiązek ten obejmie więc również drobnych przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Ale będzie wdrażany etapami, w zależności od wielkości firmy.

Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF będą wystawiać największe firmy (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem). Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek będzie dotyczył pozostałych przedsiębiorców. Tylko w przypadku drobnych przedsiębiorców, u których wartość faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, termin zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 r. 

- Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży, wraz z kwotą podatku u tych podatników, udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 tys. zł. Przepis ten jest dedykowany wyłącznie najmniejszym przedsiębiorcom, którzy wystawiają faktury dokumentujące sprzedaż o niewielkiej wartości - wyjaśnił wiceminister finansów Jarosław Neneman w odpowiedzi na interpelację poselską nr 12046.

Zobacz szkolenie online w LEX: KSeF 2.0 – od czego zacząć? >

Ministerstwo Finansów podaje na stronach internetowych przykład kwiaciarki, która wystawia miesięcznie trzy faktury o wartości 1500 zł, 2000 zł i 2500 zł (w sumie 6 tys. zł). Obowiązek stosowania KSeF obejmie kwiaciarkę od 1 stycznia 2027 r.

- Jeśli jednak wspomniana w przykładzie kwiaciarka wystawi np. w lipcu 2026 r. faktury o łącznej wartości 10,1 tys. zł, to od tego momentu będzie już musiała wystawiać faktury w KSeF. Nie ma powrotu do wyłączenia, nawet gdy w kolejnym miesiącu nie przekroczy limitu - mówi Paweł Lewandowski, doradca biznesowy.

Potwierdza to resort finansów. - Jeśli w pierwszym miesiącu podatnik nie przekroczy 10 tys. zł, to nie wystawia faktur w KSeF. Jeśli w drugim miesiącu przekroczy limit, to wystawia już w KSeF tę fakturę, którą przekroczył limit oraz wszystkie kolejne faktury. Fakt nieprzekroczenia limitu w trzecim miesiącu pozostaje już bez znaczenia - czytamy na stronie MF.

Czytaj też w LEX: Odliczanie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >

 

Co się wlicza do limitu 10 tys. zł

- Do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF) - wyjaśnia Ministerstwo Finansów.

Powstaje też pytanie, czy do limitu 10 tys. zł wlicza się wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej udokumentowaną wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej, w stosunku do której nie została wystawiona faktura?

- Nie. Do limitu 10 tys. zł nie wlicza się wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej udokumentowanej wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej - wyjaśnia MF.

- W przypadku wspomnianej kwiaciarki oznacza to, że nawet gdyby jej sprzedaż na rzecz osób fizycznych, udokumentowana paragonami, przekroczyła w ciągu miesiąc 10 tys. zł, to nie dojdzie do przekroczenia limitu - mówi Paweł Lewandowski.

Co ze sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, udokumentowaną tzw. fakturą konsumencką?

Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkowym KSeF. Do limitu 10 tys. zł wlicza się wyłącznie wartość tych faktur, w stosunku do których podatnik jest zobowiązany do ich wystawienia w KSeF.

 

Wystarczy jedna faktura miesięcznie

Obowiązek KSeF obejmie też osobę wystawiającą jedną fakturę miesięcznie, jeśli przekroczy ona limit 10 tys. zł. MF podaje przykład lekarza zatrudnionego w szpitali na kontrakcie cywilnoprawnym, który wystawia jedną fakturę w miesiącu o wartości 20 tys. zł. Lekarz, którego łączna wartość sprzedaży z wystawionych w miesiącu faktur przekroczyła 10 tys. zł, ma obowiązek stosowania KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Co więcej, obowiązek stosowania KSeF może mieć nawet osoba fizyczna wynajmująca lokal firmie, która nie jest zarejestrowana do VAT. - Co do zasady tak, gdyż osoba, która wynajmuje lokal jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą na gruncie ustawy o VAT. Nie będzie jednak musiała wystawiać faktur w KSeF do końca 2026 r., jeśli wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł w skali miesiąca - wyjaśnia MF.

>> Jak informować klientów o zmianach w zakresie KSeF i nowych zasadach fakturowania przeczytasz też tutaj >>

 

Odbiór faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r.

Należy jednak zwrócić uwagę, że czym innym jest obowiązek wystawiania faktur w KSeF, który zostanie wprowadzony odpowiednio od 1 lutego 2026 r., od 1 kwietnia 2026 r. czy od 1 stycznia 2027 r., a czym innym obowiązek ich odbioru. 

- Terminy te dotyczą wystawiania faktur. Jednak jeśli chodzi o odbiór faktur w KSeF, to wszyscy podatnicy muszą być przygotowani do ich odbierania w tym samym terminie - od 1 lutego 2026 r. To oznacza, że jeśli drobny przedsiębiorca zrobi po 1 lutego 2026 r. zakupy w markecie elektronicznym, będzie musiał odebrać fakturę w KSeF, nawet gdy sam będzie wystawiać je w KSeF dopiero od 2027 r. - mówi Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting. 

Najmniejsi przedsiębiorcy, którzy wystawiają tylko kilka faktur w miesiącu, mogą skorzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.

>> Jak informować klientów o zmianach w zakresie KSeF i nowych zasadach fakturowania przeczytasz też tutaj >>

Resort wyjaśnia, że z KSeF można korzystać przy użyciu: po pierwsze, programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API) oraz po drugie, bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl:

  • dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO); 
  • Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu smartfona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury).

Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych.

Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >

 

Jakie faktury będą poza KSeF

Nadal jednak w obrocie funkcjonować będą faktury inne niż ustrukturyzowane. 

Przedsiębiorcy będą mieli wybór, czy wystawiać w KSeF faktury dla konsumentów. - Zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie, wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) w KSeF jest dobrowolne - wyjaśnia MF. Przedsiębiorca musi wówczas przekazać konsumentowi fakturę w sposób z nim uzgodniony. 

Paweł Lewandowski wyjaśnia, że przedsiębiorca zwolniony z VAT, którego klientami są osoby fizyczne, nawet jeśli nie będzie miał potrzeby wystawiać faktur w KSeF, to i tak będzie musiał odbierać w systemie faktury zakupowe wystawione przez kontrahentów.. 

Czytaj też w LEX: Samofakturowanie w KSeF >

Co z fakturami dla zagranicznych podmiotów? Jak wyjaśnia resort finansów, faktura zostaje wystawiona w KSeF, ale zagraniczny odbiorca, który z założenia nie posiada polskiego NIP, nie będzie mógł zalogować się do systemu i jej pobrać. Dlatego sprzedawca musi przekazać zagranicznemu podmiotowi fakturę w uzgodniony sposób — np. w formie PDF, mailowo, albo nawet papierowo, jeśli tak się umówią. Dokument powinien być opatrzony kodem QR, który pozwoli zweryfikować, że faktycznie istnieje w KSeF.

 

Z kolei podmiot zagraniczny nie będzie objęty obowiązkiem fakturowania w KSeF, gdy:

  • nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
  • nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, lecz posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy jednak w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Podmiot zagraniczny, który nie jest zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF, może jednak dobrowolnie korzystać z systemu i wystawiać faktury za jego pośrednictwem.

Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >

Do końca 2026 r. funkcjonować będą jeszcze faktury emitowane z kas fiskalnych i paragony fiskalne z NIP nabywcy - faktury uproszczone. 

Czytaj też w LEX: Faktura korygująca w KSeF z uwzględnieniem trybów awaryjnych >