Monika Pogroszewska: Ile będzie kosztować wdrożenie obligatoryjnego KSeF w biurze rachunkowym?
Cezary Szymaś: Dostawcy oprogramowania będą pobierać od biur rachunkowych około kilkudziesięciu groszy za każdą pobraną z KSeF fakturę klienta. Oznacza to wydatek rzędu nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie. To bardzo dużo, ponieważ nie chcemy przenosić tych kosztów na klientów. Nie ma możliwości, by klient sam pobrał fakturę i dostarczył ją do biura, tak jak obecnie dostarcza faktury papierowe czy faktury w formacie PDF. Uważamy to za nieprzemyślane działanie ustawodawcy.
Jak to będzie wyglądać w praktyce?
Faktury w KSeF będą wystawiane w ujednoliconym formacie XML. Jeśli klient sam pobierze je z KSeF i dostarczy do biura, taki dokument nie będzie zawierał dwóch podstawowych informacji, koniecznych do prawidłowego rozliczenia podatku – numeru KSeF i daty wystawienia faktury. (Datę wystawienia można sprawdzić w UPO). To oznacza, że aby móc rozliczyć podatki klienta, biuro musi zainstalować odpowiednie oprogramowanie, czyli w praktyce zapłacić za podłączenie wtyczki do konta klienta.
Niedopatrzeniem jest, że nie ma możliwości pobrania faktury w inny sposób, niż korzystając z komercyjnego programu. Powstaje pytanie, dlaczego nie mamy wyboru, jak np. w przypadku wyciągów z kont bakowych. Tu możliwe są dwie opcje: albo biuro instaluje komercyjny program do pobierania wyciągów i automatycznie je księguje, albo klient wysyła biuru wyciągi udostępnione przez bank (również w podobnym tekstowym formacie ustrukturyzowanym), by biuro mogło zaksięgować je manualnie.
Zobacz też w LEX: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym >
Ale wiele mówi się o tym, że podstawową zaletą obligatoryjnego KSeF będzie automatyzacja procesów księgowych i skrócenie czasu pracy. Nie warto zapłacić za ułatwienia?
Należy podkreślić, że nie mówimy teraz o automatyzacji, ale o samym ściąganiu faktur, czyli czynności technicznej, która nic nam nie ułatwi. Nie będzie się różnić od odczytywania faktur przez format OCR, więc nie oszczędzi nam pracy.
Funkcjonowanie tego oprogramowania można porównać do rejestracji faktur – kiedy jeszcze dominowały dokumenty papierowe, biuro rachunkowe najpierw zapisywało numer faktury i datę jej wpływu. Jednak zaksięgowanie faktury to nie rejestracja, ale jej rozliczenie w sensie bilansowym i podatkowym. To księgowy musi ocenić, czy np. udokumentowany fakturą wydatek stanowi koszt uzyskania przychodu i kiedy podlega odliczeniu. Przykładowo koszty produkcji mogą być kosztem podatkowym dopiero w momencie sprzedaży gotowego produktu. Żaden system nie zrobi tego za nas.
Już teraz wiele osób powołuje się na przeróżne automatyzacje, np. „import faktur z pliku JPK”. Sam proces importu oczywiście zaoszczędza wiele czasu w porównaniu z wprowadzaniem ręcznym, ale na samym imporcie się to nie kończy: wiele zaimportowanych faktur stanowi faktury końcowe do wcześniejszych zaliczkowych, które trzeba każdorazowo jedna po drugiej rozliczyć. To samo dotyczy faktur korygujących.
Poza tym należy pamiętać, że do KSeF będą trafiać wszystkie faktury wystawione na numer NIP podatnika, a system informatyczny nie będzie automatycznie segregował zakupów firmowych i prywatnych. Może zdarzyć się np., że klient kupi sprzęt elektroniczny czy meble z myślą o firmie, ale zmieni zdanie i przeznaczy je na użytek prywatny. Biuro rachunkowe nie będzie mieć informacji, czy dany koszt ma charakter firmowy czy prywatny. Może też kupić np. kosmetyczkę ze z góry powziętym zamiarem wykorzystania wyłącznie prywatnego, połykowo wziętej na fakturę z NIP.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
Cena promocyjna: 161.1 zł
|Cena regularna: 179 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 125.31 zł
Ale reformy zwykle oznaczają konieczność poniesienia wydatków…
Jeśli mam wyrazić swoją opinię na temat KSeF, to jestem co do zasady zwolennikiem systemu, ponieważ jego celem jest ograniczenie nadużyć podatkowych (żadne rozwiązanie nie wyeliminuje ich w 100 procentach, ale na pewno zmniejszy ryzyko po wprowadzeniu). Nie kwestionuję więc samego wprowadzenia KSeF, ale to, w jaki sposób ją przygotowano. Nie rozumiem, dlaczego biura muszą ponosić koszty implementacji portali pośredniczących. Nie wiemy, czy Ministerstwo odcięło nam drogę wyboru, czy to jest celowe, czy powstało przez niedopatrzenie. Może warto, aby ministerstwo jeszcze się nad tym pochyliło, przecież numer KSeF i data pobrania mogą być importowane jakkolwiek, w samej treści tekstowej pliku xml, a nawet w nazwie pobieranego pliku xml.
Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Wiele biur otwarcie zapowiada podwyżki dla klientów.
Nie chcemy tego robić, ponieważ widzimy, że przedsiębiorcy działają w coraz trudniejszych warunkach. Coraz więcej osób zamyka działalność gospodarczą ze względów finansowych i stale niewspółmiernie rosnących obciążeń fiskalnych, głównie składek ZUS. Nie chcemy też być ambasadorem podwyżek dostawców oprogramowania, bo to oni de facto będą korzystać z tych podwyżek.
Podwyżki natomiast zawsze wiążą się z ryzykiem utraty klientów. Przeprowadzona w 2014 r. deregulacja sprawiła, że właściwie każdy może prowadzić biuro rachunkowe, a na rynku działają podmioty oferujące usługi księgowe niskiej jakości po niskich cenach. Przedsiębiorcy korzystający z takich usług są często zadowoleni, ale tylko do czasu ewentualnej kontroli. Bo wówczas często okazuje się, że zamiast oszczędności, muszą ponieść bardzo wysokie koszty dopłaty podatków wraz z odsetkami. To nieprawda, że rynek sam zweryfikował jakość tych usług.
Zobacz też w LEX: Jak zdobywać klientów z polecenia do biura rachunkowego? >
Czytaj również: KSeF dla małych firm - kto skorzysta z odroczenia
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
