Daty wystawienia i otrzymania faktury mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatków. Mimo iż sam KSeF nie zmieni zasad odliczania VAT, to przepisy wprowadzające KSeF zawierają szczególne regulacje dotyczące zarówno daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej, jak i daty jej otrzymania. Przedsiębiorcy powinni więc dokonać przeglądu umów z kontrahentami m.in. w zakresie wysyłki i odbioru faktur.
Data wystawienia i otrzymania faktury w KSeF
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, w przypadku faktury w trybie online – fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej przesłania do KSeF (o ile data wskazana w polu P_1 struktury logicznej faktury jest tożsama z datą przesłania pliku xml faktury do KSeF). Tego typu faktura jest wystawiana w KSeF w czasie rzeczywistym (w tzw. trybie online).
Jeśli podatnik zdecyduje się z jakiegoś powodu na wystawienie faktury w trybie offline24 (zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT), datą wystawienia faktury jest data wskazana w polu P_1 struktury logicznej faktury (o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). W trybie offline24 fakturę należy dosłać do KSeF niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.
Czytaj też w LEX: KSeF – obraz faktury i jego walor prawny >
Datą otrzymania faktury będzie co do zasady dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF (zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Wyjątek będzie dotyczył m.in. wystawiania faktur na rzecz nabywcy nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej w Polsce, czyli podmiotu wymienionego w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, któremu należy przekazać fakturę poza KSeF w sposób z nim uzgodniony. Za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Zobacz procedurę w LEX: Faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF udostępniane nabywcom w sposób z nimi uzgodniony >
Należy dodatkowo pamiętać także o innych trybach wystawiania faktur w KSeF aniżeli wskazane powyżej, które mogą być stosowane w zależności od sytuacji tj. trybie offline (awaria, niedostępność) czy awarii całkowitej. Tryby te będą miały wpływ na daty wystawienia i przesłania faktury do KSeF, czy też na moment otrzymania faktury wystawionej w jednym z tych trybów.
Skutki praktyczne dla sprzedawcy i nabywcy
Eksperci zwracają uwagę, że w praktyce to nadanie numeru KSeF będzie decydowało o momencie rozliczenia VAT i kosztów podatkowych przez nabywcę. Z tego względu opóźnianie wysyłki dokumentów do KSeF po stronie sprzedawcy może sprawić, że jego kontrahent odliczy VAT dopiero za kolejny okres. Należy też uważać na faktury wystawiane ostatniego dnia miesiąca, ponieważ jeśli zostaną przesłane do KSeF pod koniec dnia, data ich wystawienia może się różnić od daty otrzymania przez nabywcę.
- Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest moment, w którym Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadaje jej unikalny numer identyfikujący. To właśnie ta data – a nie chwila, w której odbiorca faktycznie zobaczy dokument w systemie – decyduje o tym, kiedy faktura zostaje uznana za otrzymaną - mówi Jacek Dziuba, doradca podatkowy.
Wyjaśnia, że w praktyce może się zdarzyć, że faktura zostanie wysłana do KSeF jednego dnia, a numer zostanie jej nadany już po północy, czyli kolejnego dnia. Przykładowo: sprzedawca wystawia fakturę 28 lutego 2026 r. i wysyła ją do KSeF o godz. 23:55, ale system nadaje jej numer dopiero 1 marca. W takim przypadku:
- dla sprzedawcy faktura pozostaje wystawiona 28 lutego,
- dla nabywcy zostaje ona otrzymana 1 marca – czyli w dacie nadania numeru KSeF.
- Ta różnica ma istotne skutki praktyczne. Po pierwsze, prawo do odliczenia VAT powstaje dopiero w dacie otrzymania faktury, a więc 1 marca.
Po drugie, ujęcie kosztu podatkowego również następuje z tą samą datą. Po trzecie, termin płatności biegnie od daty wystawienia, czyli 28 lutego – to ważne, bo strony mogą mieć wrażenie, że faktura została wystawiona później, choć formalnie termin już biegnie - mówi Jacek Dziuba.
- Warto podkreślić, że w KSeF nie ma możliwości „antydatowania” faktur – numer nadawany przez system zawsze odpowiada faktycznej dacie i godzinie jej zarejestrowania - dodaje.
Czytaj też w LEX: KSeF – zasady wystawiania faktur w relacji z podmiotami zagranicznymi >
Co ustalić w umowach z kontrahentami
Łukasz Woźniak, manager w zespole VAT Thedy&Partners, zwraca uwagę na konieczność dostosowanie umów łączących podatników z kontrahentami do nowych przepisów.
-Wprowadzenie obligatoryjnego KSeF będzie miało istotny wpływ na określenie dat wystawiania i otrzymywania faktur i będzie wymagało od podatników wzmożonej uwagi w tym zakresie. Określenie tych dat jest bowiem kluczowe dla terminowego i poprawnego raportowania oraz rozliczania VAT. Pomimo nowych regulacji, odnoszących się do momentu wystawienia, przesyłania i otrzymania faktury w KSeF (zarówno w trybie online, offline24, offline awaria i niedostępność, czy awarii całkowitej) należy pamiętać, że nie zmieniają się w ustawie o VAT przepisy w zakresie, np. momentu powstania obowiązku podatkowego, terminów wystawiania faktur czy momentu odliczenia VAT – mówi Łukasz Woźniak.
- Nie ulega jednak wątpliwości, że przedsiębiorcy będą musieli na nowo „ułożyć” swoje relacje biznesowe — zarówno z klientami, jak i wewnątrz własnych organizacji — tak aby zapewnić sprawny i terminowy obieg faktur w ramach KSeF. Zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić nie tylko do opóźnień w przesyłaniu prawidłowych faktur, ale również negatywnie wpłynąć na raportowanie VAT, terminowość regulowania zobowiązań i płynność finansową firmy, a w skrajnych przypadkach skutkować nałożeniem sankcji administracyjnych – dodaje Łukasz Woźniak.
Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Cena promocyjna: 143.2 zł
|Cena regularna: 179 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 125.31 zł
Data otrzymania faktury a odliczenie VAT
Ważną kwestią w umowach z kontrahentami staje się więc ustalenie terminów wystawienia i odbioru faktur.
Według Cezarego Szymasia, współwłaściciela biura rachunkowego ASCS Consulting, otrzymanie faktury w następnym miesiącu może w praktyce pogorszyć sytuację finansową części przedsiębiorców. Nasz rozmówca przedstawia to na przykładzie firmy A (podwykonawca), która świadczy usługi na rzecz firmy B. Jeśli dana usługa została wykonana np. w kwietniu, to firma A zapłaci VAT za kwiecień. Dla tej firmy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nic się nie zmieni, ponieważ zgodnie z art. 19a ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jednak, aby firma B mogła odliczyć VAT za kwiecień, firma A musi wstawić fakturę w kwietniu. Jeśli np. faktura trafi do KSeF nie 30 kwietnia, a 4 maja (czyli ustawowy termin zostanie zachowany), to firma B odliczy VAT za maj, czyli miesiąc później.
Sprawdź też w LEX: Czy w okresie dobrowolnego korzystania z KSeF spółka musi uzyskać zgodę kontrahenta na wystawianie faktur? >
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 19a ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. To oznacza, że jeśli np. przedsiębiorca sprzeda towar w lutym, to - jeśli ma zastosowania zasada ogólna powstania obowiązku podatkowego w VAT - rozlicza z tego tytułu VAT za luty. Fakturę musi wystawić do 15 marca - stanowi o tym art. 106i, zgodnie z którym fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Z kolei u nabywcy, o czym stanowi art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy (co zwykle oznacza dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi), jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Sprawdź też w LEX: Czy w pliku JPK_V7 konieczne będzie wykazywanie numeru KSeF faktury? >
- Sytuację przedsiębiorców poprawiłoby wykreślenie z art. 86 ustawy o VAT warunku, iż prawo do odliczenia VAT zależy od momentu otrzymania faktury. To przepis, który ma zastosowanie do faktur papierowych, a jego celem było zapobieganie oszustwom. Nie jest racjonalne utrzymywanie tego warunku w KSeF – mówi Cezary Szymaś.
Zapraszamy na szkolenie online w LEX: Nowe zasady prowadzenia PKPiR od 1 stycznia 2026 r. >
Czytaj również: Limit zwolnienia z VAT - ministerstwo wyjaśnia wątpliwości
