Od 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie już niemal wszystkich przedsiębiorców, co oznacza też dodatkowe wyzwania dla obsługujących ich biur rachunkowych. Eksperci radzą księgowym zawarcie z klientami nowych umów lub aneksów, które dokładnie określą zakres obowiązków obu stron. Obligatoryjny KSeF zwiększa też ryzyko związane z odpowiedzialnością biura czy ewentualnym cyberatakiem, więc warto rozważyć dodatkowe ubezpieczenie.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą na niewielką skalę. W mojej działalności występuje zarówno sprzedaż dokumentowana fakturami, jak i sprzedaż ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Zdarza się również sprzedaż zwolniona z VAT dokumentowana fakturą. Co dokładnie należy wliczać do limitu 10 tys. złotych sprzedaży udokumentowanej fakturami – jakie kwoty i jakie rodzaje sprzedaży powinny być uwzględniane przy jego obliczaniu? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcy nadal mogą stosować procedurę samofakturowania, w której faktury nie są wystawiane przez sprzedawcę, ale przez nabywcę, np. spółka wystawia je w imieniu podwykonawców. Z najnowszej interpretacji wynika jednak, że skarbówka bardzo rygorystycznie podchodzi do kwestii akceptacji takich dokumentów. Wymaga, by nabywca przedstawiał je sprzedawcy przed przesłaniem do KSeF i w formacie XML, inaczej straci prawo do odliczenia VAT. Eksperci zwracają uwagę, że takie warunki nie wynikają z przepisów.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w formie kancelarii prawnej. Świadczę stałą obsługę prawną na rzecz jednego przedsiębiorcy na podstawie zawartej umowy. Co miesiąc wystawiam jedną fakturę na rzecz tej firmy na kwotę 18 600 zł brutto. To jedyny dokument sprzedaży w danym miesiącu. Czy fakt, że wystawiam wyłącznie jedną fakturę miesięcznie, pozwala mi nie przystępować do KSeF, mimo że jej wartość przekracza 10 000 zł. Czy przy ustalaniu obowiązku stosowania KSeF znaczenie ma liczba wystawianych faktur, czy wyłącznie łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Nasza spółka jest czynnym podatnikiem VAT i w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wystawia znaczną liczbę faktur sprzedaży dokumentujących czynności opodatkowane VAT. Obecnie, na żądanie organów podatkowych, spółka przekazuje pliki JPK_FA zawierające szczegółowe dane dotyczące wystawionych faktur. Czy w związku z wdrożeniem obligatoryjnego KSeF, spółka nadal będzie zobowiązana do przekazywania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych, czy też obowiązek ten zostanie wyłączony - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Organy podatkowe już od pewnego czasu stoją na stanowisku, że tzw. nietransakcyjne przesunięcia towarów z Polski do innych krajów Unii Europejskiej powinno dokumentować się za pomocą faktur. Nie powinno zatem dziwić, że w ostatnim czasie wyrażone zostało przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej stanowisko co do obowiązku stosowania tzw. faktur ustrukturyzowanych dla wewnątrzwspólnotowych nietransakcyjnych przesunięć wraz z wejściem w życie obligatoryjnego stosowania KSeF - pisze Krzysztof Gołąbek, doradca podatkowy, menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego Forvis Mazars.

Współpracuję z firmą, z którą zawarłem umowę o samofakturowanie. Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania są wystawiane jako faktury ustrukturyzowane i przechowywane w KSeF, zarówno w kontekście nabywcy, jak i sprzedawcy. Czy podmiot dokonujący samofakturowania będzie miał dostęp do wszystkich faktur sprzedażowych i zakupowych danego podatnika przechowywanych w KSeF, czy wyłącznie do tych faktur, które sam wystawił w ramach umowy o samofakturowanie oraz do faktur wystawionych na jego rzecz? Na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

KSeF pozwoli nam zrealizować model działania państwa „w tle”, kiedy państwo bierze na siebie obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, który realizuje przez analizę ryzyka, bez wszczynania kontroli. Chciałbym podkreślić – mówię to z głęboką wiarą – obawy przedsiębiorców dotyczące wzrostu liczby kontroli i kar są bezpodstawne. Dzięki KSeF-owi będzie dokładnie odwrotnie, kar będzie mniej i sankcji będzie mniej - mówi Zbigniew Stawicki, podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Od 1 do 26 lutego w KSeF zostało wystawionych ponad 35 milionów faktur. To ponad sześciokrotnie więcej, niż w całym okresie obowiązywania fakultatywnego KSeF, od 2022 r. Faktury w systemie wystawiło ponad 152 tys. podmiotów, z których blisko 5 tys. ma taki obowiązek od 1 lutego 2026 r. - wynika z danych Ministerstwa Finansów. - Od początku poświęcamy dużo czasu na analizowanie wszelkich sygnałów od przedsiębiorców i innych użytkowników. System będzie usprawniany, będziemy też w razie potrzeby modyfikować dotychczasowe rozwiązania - mówi Prawo.pl Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Sejm uchwalił ustawę przesuwającą termin wejścia w życie obowiązku stosowania kas rejestrujących przez przewoźników kolejowych z 1 stycznia 2026 r. na 1 kwietnia 2027 r. Teraz ustawa trafi do Senatu. Chodzi o nowelizację ustawy o publicznym transporcie zbiorowym. Zmienia ona termin objęcia przewoźników i operatorów publicznego transportu zbiorowego wykonujących przewozy w transporcie kolejowym obowiązkiem stosowania kas rejestrujących.

Mam firmę i zajmuję się sprzedażą sprzętu RTV. Do tej pory przy wystawianiu faktur przesyłałem je do moich kontrahentów wraz z dokumentami dodatkowymi, takimi jak listy przewozowe, w jednym mailu. Faktura oraz dokument przewozowy trafiały do odbiorcy w tym samym załączniku. Od 1 kwietnia będę korzystać z KSeF. W tym systemie faktury muszą być przesyłane w formie ustrukturyzowanego pliku XML. Dokumenty dodatkowe, takie jak listy przewozowe, nie są częścią faktury w KSeF i nie można ich dołączać do pliku XML przesyłanego do systemu. Jak powinienem wysyłać listy przewozowe do kontrahentów – osobno, razem z fakturą, czy w jakiś inny sposób?- na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Czynności przeprowadzane przez KAS nie są obecnie przypadkowe i oparte jedynie na losowym wyborze kontrolowanego podmiotu. Z zasady poprzedzone są dokładną analizą, zebraniem odpowiednich danych (również tych dostarczanych przez samych podatników) oraz ich wstępną oceną poprzedzającą samą kontrolę. Wzrasta znaczenie właściwych procesów compliance w organizacjach oraz właściwego przygotowania się do ewentualnych czynności weryfikacyjnych - pisze Adam Wiśniewski, menedżer w Crido Taxand.

Przedsiębiorcy muszą od 1 lutego utrzymywać różne systemy odbioru faktur, by wprowadzić je do jednej księgi. W obiegu pozostają zarówno faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF, jak i wystawiane drogą tradycyjną (przesyłane mailem lub papierowe). Problem powstaje, gdy nabywca otrzyma tę samą fakturę w KSeF oraz poza systemem. Trzeba uważać, by nie zaksięgować jej podwójnie. Według ekspertów doprecyzowania wymaga też kwestia awarii systemu logowania, w razie gdyby problemy z początku lutego miały się powtórzyć. Przepisy nie odnoszą się do tej kwestii.

Jestem podatnikiem VAT prowadzącym sprzedaż towarów i usług zarówno dla innych podatników VAT, jak i klientów indywidualnych. Dotychczas część dokumentów sprzedaży wystawiałem w formie papierowej, w tym faktury VAT oraz faktury uproszczone w postaci paragonów fiskalnych z NIP nabywcy. Od 1 kwietnia 2024 roku obowiązywać będzie Krajowy System e-Faktur (KSeF), umożliwiający wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej. W związku z tym chcę ustalić, czy możliwa będzie całkowita rezygnacja z papierowego obiegu dokumentów w firmie - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Zgodnie z Objaśnieniami Ministerstwa Finansów obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie ogranicza się wyłącznie do przedsiębiorstw mających siedzibę w Polsce. Dla podmiotów zagranicznych, które nie mają siedziby w Polsce, lecz posiadają w kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD), aktywnie uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, przewidziano obowiązek korzystania z KSeF. Objaśnienia wskazują na poszczególne wymogi oraz przesłanki, kiedy należy uznać podmiot zagraniczny za posiadający SMPD.

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży części samochodowych w sklepie stacjonarnym. Obsługuję zarówno klientów indywidualnych, jak i przedsiębiorców. Każdą transakcję dokonaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności ewidencjonuję przy użyciu kasy fiskalnej, a klientom wydaję paragony fiskalne. W przypadku sprzedaży na rzecz podatników VAT, gdy wartość transakcji nie przekracza 450 zł brutto, wystawiam faktury uproszczone w formie paragonów fiskalnych zawierających numer NIP nabywcy. Czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nadal będę mógł stosować faktury uproszczone, czy każda sprzedaż na rzecz podatnika VAT będzie musiała być dokumentowana fakturą w KSeF - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Treść faktury ma znaczenie nie tylko dla rozliczeń VAT, lecz także dla podatku dochodowego. Organy podatkowe coraz częściej badają nie tylko formalną poprawność dokumentów, ale również to, czy ich treść pozwala ustalić rzeczywisty charakter transakcji. Orzecznictwo sądów administracyjnych pokazuje, że nieprecyzyjne nazewnictwo towarów lub usług może zwiększać ryzyko zakwestionowania prawa do odliczenia podatku oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu - pisze Mateusz Ostrowski, prawnik, doktorant UW.

Wycofanie samochodu osobowego z działalności gospodarczej na cele prywatne (osobiste), od którego przedsiębiorca odliczył przy zakupie 50 proc. VAT (samochód wykorzystywany był zarówno w działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych) podlega opodatkowaniu VAT. Nie ma znaczenia, czy podatnik odliczył 100 proc., czy 50 proc. VAT. Wystarczy, że prawo do odliczenia istniało choćby częściowo, aby nieodpłatne przekazanie było traktowane jak odpłatna dostawa towarów.

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Od kwietnia bieżącego roku muszę rozpocząć korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W ramach działalności wystawiam faktury zarówno dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych (posiadających siedzibę poza terytorium Polski). Czy będę zobowiązany do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF również dla kontrahentów zagranicznych, którzy nie mają dostępu do KSeF i nie będą w stanie odebrać faktury w tym systemie? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Wielu przedsiębiorców zakłada, że po kilku latach ich rozliczenia są już bezpieczne. Orzecznictwo pokazuje jednak, że ten spokój bywa pozorny. Nawet po długim okresie względnego braku kontroli urząd skarbowy może wrócić do dawnych faktur i je zakwestionować. Choć w polskim systemie podatkowym funkcjonuje zasada przedawnienia zobowiązań, w praktyce pięcioletni termin bywa wydłużany. Dla przedsiębiorców oznacza to, że ryzyko podatkowe nie znika wraz z upływem czasu - pisze Mateusz Ostrowski, prawnik, doktorant UW.