Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z najważniejszych uprawnień pracowniczych.

Przepisy prawa pracy gwarantują, że urlop powinien być:

  • coroczny, 
  • nieprzerwany,
  • płatny.

W związku z tym urlop wypoczynkowy należy wykorzystać w naturze, gdyż jest zgodne z celem urlopu – służy on regeneracji sił pracownika. Tylko w wyjątkowych sytuacjach ściśle określonych w art. 171 k.p. dopuszcza się zamianę wykorzystania urlopu w naturze na ekwiwalent pieniężny.

Zobacz w LEX procedurę: Udzielanie urlopu zaległego  >

Prawo do urlopu jest prawem podmiotowym pracownika o charakterze osobistym, dlatego nie może on zrzec się prawa do urlopu ani poprzez jednostronne oświadczenie woli, że rezygnuje z urlopu, ani też w drodze postanowień umownych dokonanych przez obie strony stosunku pracy, na podstawie których pracownik miałby zrzec się całości lub części przysługującego mu urlopu. Takie postanowienia są z mocy prawa są nieważne i zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy dotyczące urlopów. Podobnie pracownik nie może swojego uprawnienia urlopowego przenieść na osobę trzecią, np. na kolegę z pracy.

Więcej na ten temat w LEX Kadry w analizie "Udzielanie urlopów wypoczynkowych" >

 


Zgodnie z zasadą corocznego urlopu wypoczynkowego pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Udzielanie urlopów pracownikom odbywać powinno się zgodnie z planem urlopów lub po uzgodnieniu z pracownikiem - na jego wniosek.

W związku z tym nie można zmusić pracownika do wykorzystania z urlopu. Poza pewnymi wyjątkami takie działanie pracodawcy jest prawnie niedopuszczalne, bo wkracza w sferę uprawnień pracowniczych. Z kolei na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia normalnego toku pracy, wobec tego terminy wypoczynku pracowników powinny być uzgadniane z pracodawcą. Mimo, że do kompetencji pracodawcy należy udzielenie urlopu, to nie może on samodzielnie wyznaczać terminów urlopów i wysyłać pracowników na urlop.

Zobacz także: Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 albo 26 dni >>

Plan urlopów

Terminy urlopów wypoczynkowych powinny być ustalone z wyprzedzeniem. Temu służy plan urlopów, w którym uwzględnia się urlopy przypadające na dany rok, a także niewykorzystane w latach poprzednich oraz urlopy uzupełniające. Natomiast w planie urlopów pomija się 4 dni urlopu na żądanie pracownika.

Plan urlopów pracodawca ustala samodzielnie biorąc jednak pod uwagę wnioski pracowników ikonieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jednak pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników i ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia. Często właśnie konieczność zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu powoduje, że pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika dotyczącego terminu wykorzystywania przez niego urlopu.

Przykład
Pracodawca zamierza w lipcu wprowadzić nową linię technologiczną do produkcji soków. Tworząc w styczniu plan urlopów nie uwzględnia wniosków pracowników z działu produkcji, gdzie ma być testowana nowa technologia udzielenia im urlopów w miesiącu lipcu.

Czytaj w LEX: Kontrola PIP w zakresie urlopów, czasu pracy oraz działalności socjalnej >

 


Od zasady, że pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników co do terminu urlopów przepisy przewidują wyjątki.

Otóż pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu we wskazanym przez pracownika terminie w przypadku gdy:

  • pracownica wnioskuje o udzielenie jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (to uprawnienie dotyczy też pracownika-ojca korzystającego z urlopu macierzyńskiego) – art. 163 § 3 k.p.;
  • pracownik zamierza skorzystać z urlopu na żądanie (art. 167(2) k.p.);
  • pracownik młodociany uczęszcza do szkoły – należy udzielić mu urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 2 k.p.).

Ustalony plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty, np. na tablicy ogłoszeń, rozesłanie w lokalnym intranecie. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego stanowiącą zasadę prawną: „Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu” (sygn. akt V PZP 7/79).

Czytaj w LEX: Jak wysłać pracownika na urlop zaległy - poradnik krok po kroku >

Urlop w porozumieniu z pracownikiem

Pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów gdy:

  • nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa,
  • działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na nieutworzenie planu urlopów.

W przypadku gdy pracodawca nie sporządza planu urlopów, termin urlopu ustala w porozumieniu z pracownikiem biorąc pod uwagę:

  1. wniosek pracownika oraz
  2. konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie.

Należy jednak mieć na uwadze – jak podkreśla Sąd Najwyższy, że: „Przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika” (sygn. akt I PKN 99/98).

W tej sytuacji pracodawca nie jest on związany wnioskami pracowników z wyjątkiem sytuacji przedstawionych wyżej, tj. określonej w art. 163 § 3 k.p. oraz art. 205 § 3 k.p.

Z drugiej jednak strony pracodawca nie może samodzielnie jednostronnie nakazać pracownikowi korzystania z urlopu. Może jedynie sugerować pracownikom wykorzystanie urlopów w dogodnym dla pracodawcy terminie.

Urlop w okresie wypowiedzenia

W jednej tylko sytuacji pracodawca może nakazać pracownikowi korzystanie z urlopu w wyznaczonym przez siebie terminie. Ma to miejsce, gdy zgodnie z art. 167(1) k.p. pracownik jest zobowiązany do wykorzystania przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia, gdy pracodawca takiego urlopu mu udzieli.

Decyzja o udzieleniu urlopu w okresie wypowiedzenia została pozostawiona uznaniu pracodawcy, bez konieczności porozumienia, czy uzgodnienia jej z pracownikiem. Z kolei pracodawca nie musi skorzystać z tego uprawnienia i może podjąć decyzję, np. że w okresie wypowiedzenia pracownik będzie normalnie świadczył pracę a za niewykorzystany w naturze urlop z powodu rozwiązania umowy o pracę zostanie mu wypłacony ekwiwalent pieniężny.

W okresie wypowiedzenia pracodawca udziela urlopu w wymiarze przysługującym pracownikowi w danym roku kalendarzowym proporcjonalnie do okresu pracy u tego pracodawcy. Można również udzielić w tym okresie urlopu zaległego.

Przykład
Pani Anna pracuje w firmie X od 5 lat. W lipcu pracodawca wręczył jej wypowiedzenie. Pracodawca podjął decyzję o wykorzystaniu przez pracownicę urlopu wypoczynkowego w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia. Pani Anna ma jeszcze część urlopu zaległego z ubiegłego roku w wymiarze 10 dni, natomiast za rok obecny pracownica ma prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy, stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu 31 października (10/12 x 26 dni = 22 dni). W okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia pracodawca udzieli jej więc urlopu zaległego oraz bieżącego a pracownica ma obowiązek w podanym terminie urlop wykorzystać. W sumie urlop wyniesie 32 dni.

Przymusowe udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia nie dotyczy sytuacji, gdy do rozwiązania umowy o pracę dochodzi w innym trybie, np. strony rozwiązują stosunek pracy na mocy porozumienia a w okresie poprzedzającym rozwiązanie pracodawca wysyła pracownika na urlop. Takie postępowanie jest niezgodne z prawem. Podobnie - pracodawca nie ma prawa, aby przymusowo udzielić urlopu w okresie po złożeniu wypowiedzenia ale przed rozpoczęciem jego biegu.

(...)

Często w okresie wypowiedzenia pracodawcy zwalniają pracowników z obowiązku świadczenia pracy. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, jeżeli takiego urlopu pracodawca mu udzieli.

Zobacz także: Pracodawca nie może udzielić pracownikowi urlopu w okresie niezdolności do pracy z powodu choroby

Dlatego pracodawca, który zamierza wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia a następnie zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy powinien te działania wykonać w odpowiedniej kolejności, tzn. najpierw udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego określając termin jego wykorzystywania w okresie wypowiedzenia a następnie określić czas, w którym pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Zgodnie bowiem z wyjaśnieniami Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy „pracownik nie może jednocześnie być zwolniony z obowiązku świadczenia pracy i wykorzystywać urlop.”

Mimo, iż w obu przypadkach pracownik nie ma obowiązku świadczenia pracy, to inny jest cel udzielonych zwolnień od wykonywania pracy. W pierwszej sytuacji - zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia – ma na celu odsunięcie pracownika od pracy ze względu, np. na szkodliwe oddziaływanie tego zatrudnienia dla pracodawcy.

Natomiast w drugiej gdy pracownik w okresie wypowiedzenia wykorzystuje urlop -wypoczynkowy – ma on na celu wypoczynek i regenerację sił.

 


Urlop zaległy

Wątpliwości nie budzi przymusowy urlop w okresie wypowiedzenia, gdyż takie rozwiązanie przewiduje wyraźny przepis prawa. Takich uprawnień jednak pracodawca nie ma w przypadku gdy pracownik odmawia wykorzystania urlopu zaległego. Nie może jednostronne wyznaczyć pracownikowi terminu tego urlopu – może natomiast zobowiązać pracowników do wskazania terminów korzystania z zaległych urlopów w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Za brak współpracy ze strony pracowników w tym zakresie, pracodawca może nakładać kary porządkowe zgodnie z art. 108 k.p., bo takie działanie może zostać uznane za nieprzestrzeganie przez pracowników ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.

Ponadto jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05: „Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko wtedy, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe”.

Z kolei pracodawca musi pamiętać, że uniemożliwianie pracownikowi wypoczynku jest wykroczeniem przeciwko prawo pracownika. Dlatego powinien udzielić zaległego urlopu najpóźniej we wskazanym przez przepis terminie (do końca września następnego roku kalendarzowego).