Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z najważniejszych uprawnień pracowniczych. Przepisy prawa pracy gwarantują, że powinien on być: coroczny, nieprzerwany i płatny. W związku z tym, należy go wykorzystać w naturze, gdyż służy on regeneracji sił pracownika. Tylko w wyjątkowych sytuacjach ściśle określonych w art. 171 ustawy Kodeks pracy dopuszcza się zamianę wykorzystania urlopu w naturze na ekwiwalent pieniężny.

Zobacz w LEX procedurę: Udzielanie urlopu zaległego  >

Nie można zrzec się urlopu 

Prawo do urlopu jest prawem podmiotowym pracownika o charakterze osobistym, dlatego nie może on zrzec się prawa do urlopu ani poprzez jednostronne oświadczenie woli, że rezygnuje z urlopu, ani też w drodze postanowień umownych dokonanych przez obie strony stosunku pracy, na podstawie których pracownik miałby zrzec się całości lub części przysługującego mu urlopu. Takie postanowienia są z mocy prawa nieważne i zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy dotyczące urlopów. Podobnie pracownik nie może swojego uprawnienia urlopowego przenieść na osobę trzecią, np. na kolegę z pracy.

Więcej na ten temat w LEX Kadry w analizie "Udzielanie urlopów wypoczynkowych" >

 


Zgodnie z zasadą corocznego urlopu wypoczynkowego pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Udzielanie urlopów pracownikom odbywać powinno się zgodnie z planem urlopów lub po uzgodnieniu z pracownikiem - na jego wniosek. W związku z tym nie można zmusić pracownika do wykorzystania z urlopu. Poza pewnymi wyjątkami takie działanie pracodawcy jest prawnie niedopuszczalne, bo wkracza w sferę uprawnień pracowniczych. Z kolei na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia normalnego toku pracy, wobec tego terminy wypoczynku pracowników powinny być z nim uzgadniane. Mimo, że do kompetencji pracodawcy należy udzielenie urlopu, to nie może on samodzielnie wyznaczać terminów urlopów i wysyłać na niego pracowników.

Zobacz także: Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 albo 26 dni >>

Trzeba opracować plan urlopów 

Terminy urlopów wypoczynkowych powinny być ustalone z wyprzedzeniem. Służy temu plan urlopów, w którym uwzględnia się urlopy przypadające na dany rok, a także niewykorzystane w latach poprzednich oraz urlopy uzupełniające. Natomiast pomija się w nim 4 dni urlopu na żądanie pracownikaPlan urlopów pracodawca ustala samodzielnie, biorąc jednak pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Nie jest on jednak związany tymi wnioskami, a ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia. Często właśnie konieczność zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu powoduje, że pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika dotyczącego terminu wykorzystywania przez niego urlopu.

Czytaj w LEX: Kontrola PIP w zakresie urlopów, czasu pracy oraz działalności socjalnej >

 


Od zasady, że pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników co do terminu urlopów przepisy przewidują wyjątki. Jest on bowiem zobowiązany do jego udzielenia we wskazanym przez pracownika terminie w przypadku, gdy:

  • pracownica wnioskuje o udzielenie jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (to uprawnienie dotyczy też pracownika-ojca wychowującego dziecko lub pracownika - innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 175(1) pkt 3, który korzysta z urlopu macierzyńskiego ) – art. 163 § 3 k.p.;
  • pracownik zamierza skorzystać z urlopu na żądanie (art. 167(2) k.p.);
  • pracownik młodociany uczęszcza do szkoły – należy udzielić mu urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 k.p.).

Ustalony plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty, np. na tablicy ogłoszeń, rozesłanie w lokalnym intranecie. Zgodnie bowiem z uchwałą Sądu Najwyższego stanowiącą zasadę prawną, „nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu” (sygn. akt V PZP 7/79).

Wewnętrzne przepisy zakładowe mogą jednak przewidywać jeszcze dodatkową procedurę przy udzielaniu urlopów, np. złożenie przez pracownika wniosku urlopowego, co znajduje swoje potwierdzenie w orzecznictwie (np. wyrok SN z 5 września 1979 r., sygn. akt I PRN 82/79). Z takim stanowiskiem nie zgadza się jednak część ekspertów prawa pracy. Wskazują bowiem, że ustalenie terminu urlopów w obowiązującym u pracodawcy planie wystarczy, by pracownik mógł rozpocząć zaplanowany wypoczynek. Natomiast podany do wiadomości załogi plan, wiąże strony stosunku pracy. Jednakże w praktyce u większości pracodawców, mimo obowiązującego planu urlopowego, nadal stosowany jest tryb wnioskowy.

Czytaj w LEX: Jak wysłać pracownika na urlop zaległy - poradnik krok po kroku >

Termin należy ustalić z pracownikiem

Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca nie ma obowiązku ustalania planu urlopów, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa, albo działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na nieutworzenie planu urlopów. Art. 163 §1(1) w zw. §1 tego artykułu stanowi zaś, że w sytuacji, gdy pracodawca nie sporządza planu urlopów, termin urlopu ustala w porozumieniu z pracownikiem, biorąc pod uwagę jego wniosek oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. Należy jednak mieć na uwadze, że „przy braku planu urlopów wypoczynkowych samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika” (zob. wyrok SN z 13 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 99/98). W tej sytuacji pracodawca nie jest bowiem związany wnioskami pracowników, z wyjątkiem sytuacji przedstawionych wyżej, tj. określonej w art. 163 § 3 k.p. oraz w art. 205 § 3 k.p. Z drugiej jednak strony pracodawca nie może samodzielnie jednostronnie nakazać pracownikowi korzystania z urlopu. Może on jedynie sugerować pracownikom wykorzystanie urlopów w dogodnym dla niego terminie.

Sprawdź w LEX: Do końca którego miesiąca pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop?  >

W okresie wypowiedzenia można wysłać na urlop przymusowy 

Kodeks pracy stanowi, że tylko w jednej sytuacji pracodawca może nakazać pracownikowi korzystanie z urlopu w wyznaczonym przez siebie terminie. Ma to miejsce, gdy zgodnie z art. 167(1) k.p. pracownik jest zobowiązany do wykorzystania przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia, gdy pracodawca takiego urlopu mu udzieli. Decyzja o udzieleniu urlopu w okresie wypowiedzenia została pozostawiona uznaniu pracodawcy, bez konieczności porozumienia, czy uzgodnienia jej z pracownikiem. Pracodawca nie musi jednak skorzystać z tego uprawnienia i może podjąć decyzję, np. że w okresie wypowiedzenia pracownik będzie normalnie świadczył pracę a za niewykorzystany w naturze urlop z powodu rozwiązania umowy o pracę zostanie mu wypłacony ekwiwalent pieniężny. Co ważne, w okresie wypowiedzenia pracodawca udziela urlopu w wymiarze przysługującym pracownikowi w danym roku kalendarzowym proporcjonalnie do okresu pracy u tego pracodawcy. Można również udzielić w tym okresie urlopu zaległego.

Sprawdź w LEX: Jakie są wyjątki od konieczności wykorzystania przez pracownika zaległego urlopu do 30 września roku następnego, jeśli pracownik ten nie korzystał ze zwolnień chorobowych ani urlopów macierzyńskich, a więc miał możliwość wykorzystania tego urlopu? >

Przymusowe udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia nie dotyczy sytuacji, gdy do rozwiązania umowy o pracę dochodzi w innym trybie, np. strony rozwiązują stosunek pracy na mocy porozumienia, a w okresie poprzedzającym rozwiązanie pracodawca wysyła pracownika na urlop. Takie postępowanie jest niezgodne z prawem. Podobnie - pracodawca nie ma prawa, aby przymusowo udzielić urlopu w okresie po złożeniu wypowiedzenia, ale jeszcze przed rozpoczęciem jego biegu.

Urlop, a zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy 

Zdarzają się też sytuacje, gdy w okresie wypowiedzenia pracodawcy zwalniają pracowników z obowiązku świadczenia pracy. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest jednak obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, jeżeli takiego urlopu pracodawca mu udzieli. Dlatego pracodawca, który zamierza wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia a następnie zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy powinien te działania wykonać w odpowiedniej kolejności, tzn. najpierw udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego określając termin jego wykorzystywania w okresie wypowiedzenia a następnie określić czas, w którym pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Zgodnie bowiem z wyjaśnieniami Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy „pracownik nie może jednocześnie być zwolniony z obowiązku świadczenia pracy i wykorzystywać urlop.”

Zobacz także: Pracodawca nie może udzielić pracownikowi urlopu w okresie niezdolności do pracy z powodu choroby

Mimo, iż w obu przypadkach pracownik nie ma obowiązku świadczenia pracy, to inny jest cel udzielonych zwolnień od wykonywania pracy. W pierwszej sytuacji - zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia – ma na celu odsunięcie pracownika od pracy ze względu, np. na szkodliwe oddziaływanie tego zatrudnienia dla pracodawcy. Natomiast w drugiej, gdy pracownik w okresie wypowiedzenia wykorzystuje urlop wypoczynkowy – ma on na celu wypoczynek i regenerację sił.

Sprawdź w LEX: Kiedy ulega przedawnieniu zaległy urlop wypoczynkowy, jeśli pracownica po zakończeniu urlopów związanych z rodzicielstwem dostarczyła zwolnienie lekarskie w związku z kolejną ciążą? >

 


Pracodawca może wysłać na zaległy urlop 

Urlop przymusowy w okresie wypowiedzenia nie budzi wątpliwości, gdyż takie rozwiązanie przewiduje wyraźny przepis prawa. Takich uprawnień jednak pracodawca nie ma w przypadku, gdy pracownik odmawia wykorzystania urlopu zaległego. Nie może on jednostronne wyznaczyć pracownikowi terminu tego urlopu. Natomiast może zobowiązać go do wskazania terminów korzystania z zaległych urlopów w wyznaczonym przepisami okresie, czyli do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Za brak współpracy ze strony pracowników w tym zakresie, pracodawca może nakładać kary porządkowe zgodnie z art. 108 k.p. Takie działanie może bowiem zostać uznane za nieprzestrzeganie przez pracowników ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.

Natomiast Sąd Najwyższy wskazuje (wyrok z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05), że "pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet, gdy ten nie wyraża na to zgody. Ekwiwalent pieniężny przysługuje tylko wtedy, gdy wykorzystanie urlopu w naturze nie jest możliwe”.

Pracodawca musi też pamiętać, że uniemożliwianie pracownikowi wypoczynku jest wykroczeniem przeciwko jego prawom. Dlatego powinien udzielić zaległego urlopu najpóźniej we wskazanym przez przepis terminie, czyli do końca września następnego roku kalendarzowego.

Sprawdź w LEX: Kiedy przedawnia się roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego?  >

W dobie Covid-19 też można wysłać na urlop przymusowy

Tarcza 4.0. wprowadza nowe rozwiązania dotyczące zaległego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z nimi, pracodawca będzie mógł jednostronnie skierować pracownika na 30 dni zaległego urlopu wypoczynkowego. Sytuację tę reguluje art. 15 gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Przepis ten stanowi, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. Wynika z tego, że pracodawca podejmuje tę decyzję jednostronnie, ponieważ sam wskazuje termin, kiedy wysyła pracownika na urlop. Ten zaś będzie zobowiązany go wykorzystać. Przepis ten dopuszcza też pominięcie już obowiązujących planów urlopowych. Z drugiej strony, ogranicza czas, na jaki będzie można wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. Polecenie pracodawcy może obejmować bowiem maksymalnie 30 dni.