Wciąż ciepłe dni sprawiają, że chętnie wracamy myślami do urlopu wypoczynkowego. To, co dla wielu jest wspomnieniem tegorocznych wakacji, dla niektórych pracowników pozostaje w sferze planów. Bo albo nie mogli, albo nie chcieli wykorzystać w tym roku przysługującego im urlopu wypoczynkowego. Nie znaczy to jednak wcale, że już nie wykorzystają.
Czytaj również: Ekwiwalent za zaległy urlop możliwy, ale najwyżej za trzy lata wstecz>>
Co mówi kodeks pracy o urlopie
Zgodnie z art. 14 Kodeksu pracy, pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. A w myśl art. 152 k.p., pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. I co ważne, prawa do tego urlopu pracownik nie może się zrzec.
Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.), a urlop – jak stanowi z kolei art. 162 kodeksu pracy - na wniosek pracownika może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 par. 1 k.p.), a ten plan ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Dopuszczalne jest też przesunięcie terminu urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli – jak mówi art. 164 k.p. - nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Co ważne, w myśl art. 168 Kodeksu pracy, pracodawca ma udzielić pracownikowi urlopu niewykorzystanego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Zobacz procedurę: Udzielanie urlopu zaległego >
Do 30 września, czy także po 30 września?
- Zaległy urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony i wykorzystany do 30 września następnego roku kalendarzowego. W praktyce inspektorzy pracy nie nakładają mandatów, jeżeli urlop ten zaczął być wykorzystywany po 30 września. W rozumieniu przepisów nie wystarczy natomiast, że do 30 września pracownik zawnioskował o urlop wypoczynkowy, a pracodawca go udzielił – mówi dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski.
Monika Smulewicz, założycielka HR na Szpilkach i Eduwersum Collegium Rozwoju HR, jest zdania, że w przypadku niewykorzystania urlopu przez pracownika w danym roku kalendarzowym, należy go udzielić najpóźniej do końca III kwartału następnego roku kalendarzowego. Urlopu zaległego należy udzielić pracownikowi w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jednak części urlopu udzielanego „na żądanie” pracownika (zgodnie z art. 168 k.p.). Urlop „na żądanie” z nowym rokiem traci swój specjalny charakter i przekształca się w tzw. zwykły urlop. Jak jednak twierdzi Monika Smulewicz, by spełnić ustawowy obowiązek wystarczy, że najpóźniej 30 września pracownik rozpocznie urlop zaległy.
Czytaj też w LEX: Urlop wypoczynkowy - zasady udzielania i przedawnienie >
Podobnego zdania jest też Magdalena Sudoł, adwokat, szef HR Compliance w kancelarii Lubasz i Wspólnicy. - Dla spełnienia wymagania udzielenia urlopu najpóźniej do 30 września, wystarczy aby 30 września był pierwszym dniem udzielonego zaległego urlopu. Ponieważ w tym roku 30 września wypada w sobotę, to co do zasady pracodawcy mogą udzielić urlopu najpóźniej do 29 września 2023 r., co oznacza, że ten dzień powinien być pierwszym dniem urlopu. Nie ma zatem potrzeby, aby do 30 września pracownik już wykorzystał cały zaległy urlop – uważa mec. Magdalena Sudoł.
Czytaj też w LEX: Urlop zaległy >
Co może pracodawca, gdy pracownik nie chce pójść na urlop
- Obowiązek udzielenia urlopu zaległego do 30 września wynika wprost z art. 168 kodeksu pracy i ma charakter bezwzględny. Kodeks pracy nie przewiduje odstępstw od tego obowiązku – mówi Monika Smulewicz. Jak twierdzi, to stanowisko znajduje poparcie w wielu wyrokach. Dwa najpopularniejsze z nich to wyrok Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02, OSNP 2004/18/310), w którym, w uzasadnieniu SN stwierdza, że udzielenie na podstawie art. 168 Kodeksu pracy urlopu wypoczynkowego za poprzednie lata w I kwartale następnego roku (obecnie: do 30 września następnego roku - przyp. red.) nie wymaga zgody pracownika. Z kolei w wyroku z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) Sąd Najwyższy stwierdza, że z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
Czytaj też w LEX: Obowiązki pracodawcy wynikające z rozwiązania stosunku pracy. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy >
- Tak więc, co do zasady, 30 września pracodawca nabywa prawo do jednostronnego wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy. A zgodnie z orzecznictwem, po wysłaniu pracownika na urlop pracodawca może go nawet nie wpuścić na teren zakładu pracy – podkreśla Monika Smulewicz. I przypomina, że urlop wypoczynkowy za dany rok, który w tym roku nie został przez pracownika wykorzystany, przechodzi do puli zaległego urlopu i powinien zostać wykorzystany przez pracownika do 30 września następnego roku. – Zasadą jest, że zawsze schodzi najstarszy urlop – wskazuje Monika Smulewicz.
Czytaj też w LEX: W jaki sposób wysłać pracownika na urlop zaległy? >
Sprawdź również książkę: Prawo pracy >>
Przedawnienie urlopu wypoczynkowego
Pracownik powinien wykorzystać urlop zaległy do 30 września kolejnego roku kalendarzowego, jeśli jednak pomimo tego obowiązku urlop nie został wykorzystany, to dzień 30 września będzie początkiem biegu przedawnienia prawa do zaległego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie bowiem z art. 291 par. 1. Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Rozpoczęcie biegu tego terminu następuje z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.) bądź najpóźniej z końcem trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego, jeżeli urlop został przesunięty na kolejny rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.). - Oznacza to, że np. niewykorzystany urlop wypoczynkowy za rok 2022 niewykorzystany do 31 grudnia 2022 roku ulegnie przedawnieniu albo z dniem 31 grudnia 2025 roku albo z dniem 30 września 2026 roku w zależności of tego z jakiego powodu nastąpiło przesunięcie urlopu na rok następny – wskazuje Monika Smulewicz. I dodaje: - Sposób liczenia biegu roszczeń reguluje Kodeks cywilny w art. 112. Zgodnie z nim termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca.
Czytaj też w LEX: Przedawnienie prawa do urlopu >
Bieg terminu przedawnienia urlopu wypoczynkowego liczymy więc albo od 31 grudnia albo od 30 września. - Jeżeli urlop wypoczynkowy nie został wykorzystany przez pracownika, bo pracodawca miał szczególne zapotrzebowanie na pracowników, bo miał np. dużo kontraktów, które musiał pilnie zrealizować, albo pracownik nie skorzystał z urlopu, bo np. zachorował, wówczas bieg terminu przedawnienia urlopu biegnie od 30 września. Jeśli natomiast urlop wypoczynkowy nie został wykorzystany przez ignorancję, bo pracodawca i pracownik nie umieli się porozumieć w tej sprawie, wówczas bieg terminu przedawnienia upływa 31 grudnia – tłumaczy Monika Smulewicz.
I podaje przykład. - Pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego za rok 2022 z powodu długotrwałej nieobecności w pracy spowodowanej chorobą. Urlop został więc przeniesiony jako urlop zaległy na kolejny rok kalendarzowy. W takim przypadku, jeśli urlop zaległy nie zostanie wykorzystany w terminie do 30 września 2023 roku, to z dniem 30 września rozpocznie się trzy letni bieg przedawnienia, a urlop przedawni się w takim przypadku 30 września 2026 roku. Jeśli natomiast pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego za rok 2022 z powodu konfliktu z pracodawcą i brakiem porozumienia co do terminu wykorzystania bądź zaniedbaniem w tym obszarze, to urlop został przeniesiony jako urlop zaległy na kolejny rok kalendarzowy. Z dniem 31 grudnia rozpocznie się trzy letni bieg przedawnienia, a urlop przedawni się w takim przypadku 31 grudnia 2025 roku – wskazuje Monika Smulewicz.
Czytaj również: Proporcjonalny urlop wypoczynkowy przy zatrudnieniu przez część roku>>
Mandat dla przełożonego, nie dla firmy
Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, a jego nieudzielenie w terminie do dnia 30 września następnego roku stanowi wykroczenie przeciw prawom pracowniczym. Zgodnie z art. 282 par. 1 kodeksu pracy, kto wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.
Dlatego, jak podkreśla dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, jeżeli zaległy urlop wypoczynkowy nie zostanie przez pracowników wykorzystany, to pracodawca musi ponieść tego konsekwencje. Tą konsekwencją jest mandat nakładany przez Państwową Inspekcję Pracy. – Biznes bardzo często jednak zapomina, że mandat nie jest nakładany na firmę, lecz na konkretną osobę – na przełożonego, który powinien tego urlopu udzielić – przypomina dr Jaroszewska-Ignatowska.
Zobacz też linię orzeczniczą: Wykonywanie pracy podczas urlopu wypoczynkowego >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
