W sytuacji omyłkowego przesłania do KSeF faktur wystawionych przed 1 kwietnia 2026 r., podatnik jest zobowiązany do skorygowania tych faktur w celu ich wyeliminowania z systemu, skoro faktury te zostały wcześniej prawidłowo wystawione poza systemem KSeF, doręczone kontrahentom oraz prawidłowo rozliczone podatkowo. Obowiązek korekty wynika z wprowadzenia do obrotu prawnego faktur, które zostały wcześniej wystawione poza KSeF w formie elektronicznej.

Jeśli przedsiębiorca wystawia faktury o ograniczonym zakresie danych, nie ma obowiązku wystawiania ich w KSeF. Kluczowe jest więc nie tylko to, że świadczone usługi są zwolnione z VAT, lecz także to, w jaki sposób są dokumentowane. Samo zwolnienie z VAT nie zawsze automatycznie oznacza brak obowiązku KSeF. W tym przypadku brak obowiązku wynika z łącznego spełnienia obu warunków: rodzaju usługi oraz rodzaju faktury.

Zakup programu komputerowego dla firmy może wydawać się prostą czynnością: przedsiębiorca otrzymuje fakturę, opłaca licencję albo subskrypcję i rozpoczyna korzystanie z systemu. W praktyce podatkowej rozliczenie takiego wydatku bywa jednak znacznie bardziej złożone i często rodzi wątpliwości, a niekiedy również spory z organami podatkowymi. Sama nazwa „licencja” na fakturze nie zawsze przesądza o amortyzacji. Trzeba sprawdzić, co podatnik faktycznie nabywa.

Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących wydatki na budowę i wykończenie domków wczasowych, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, nie korzystających ze zwolnienia. Okoliczność, że przedmiotowe domki letniskowe są budowane na cudzym granice nie ma znaczenia dla prawa do odliczenia

Małżonek rozliczający VAT od całości najmu apartamentów należących do majątku wspólnego małżonków może odliczyć w całości VAT naliczony od ich zakupu, jeżeli apartamenty są wykorzystywane do najmu opodatkowanego VAT. Rozliczanie przychodów z najmu po połowie na gruncie ryczałtu nie ma wpływu na to prawo, ponieważ nie decyduje o statusie podatnika VAT ani o zakresie wykorzystania nieruchomości do czynności opodatkowanych.

Przekształcenie prowadzonej jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT. Nie dojdzie bowiem do odpłatnej dostawy towarów ani odpłatnego świadczenia usług. Będzie to sukcesyjna zmiana formy prawnej prowadzenia działalności, w ramach której spółka z o.o. będzie kontynuowała dotychczasową działalność gospodarczą.

Dla potrzeb prowadzenia ksiąg rachunkowych spółek z o.o. nie ma obowiązku drukowania faktur ustrukturyzowanych z KSeF. Wystarczające będzie posługiwanie się ich wersją elektroniczną, o ile przyjęty system zapewni prawidłową kontrolę dowodu księgowego, jego czytelność, trwałość, dostępność oraz jednoznaczne powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych. Drukowanie faktur może być stosowane pomocniczo, jeżeli ułatwia organizację pracy biura, ale nie powinno być traktowane jako obowiązek.

Ulga na zakup kasy fiskalnej jest jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań wspierających podatników rozpoczynających ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W praktyce określa się ją zwykle jako „ulgę 700 zł na kasę fiskalną”, choć z technicznego punktu widzenia jest to odliczenie od VAT albo zwrot części wydatku poniesionego na zakup kasy rejestrującej.

Działalność nierejestrowana to jedna z najprostszych form legalnego wykonywania drobnej działalności zarobkowej. W praktyce korzystają z niej przede wszystkim osoby, które chcą sprawdzić pomysł na biznes, dorobić do etatu, sprzedawać własne wyroby, świadczyć proste usługi albo rozpocząć aktywność gospodarczą bez konieczności natychmiastowego podejmowania pełnych obowiązków przedsiębiorcy. Brak wpisu do CEIDG nie oznacza jednak, że taka działalność pozostaje poza systemem podatkowym.

Zawieszenie albo zakończenie jednoosobowej działalności gospodarczej ma istotne skutki nie tylko w podatku dochodowym, ale również w VAT. W praktyce przedsiębiorcy często zakładają, że skoro firma jest zawieszona albo wykreślona z CEIDG, to obowiązki w VAT automatycznie ustają. Nie zawsze tak jest. Zawieszenie działalności najczęściej ogranicza bieżące obowiązki rozliczeniowe, ale nie wyłącza całkowicie statusu podatnika VAT. Z kolei likwidacja działalności może powodować obowiązek sporządzenia spisu z natury, wykazania podatku należnego od majątku pozostałego w firmie oraz złożenia zgłoszenia o zaprzestaniu wykonywania czynności opodatkowanych.

Polscy przedsiębiorcy często ponoszą za granicą wydatki związane z działalnością gospodarczą, np. na paliwo, hotele, opłaty drogowe, wynajem samochodów, udział w targach czy usługi serwisowe. W takich przypadkach na fakturach może pojawić się zagraniczny VAT, którego nie odlicza się w polskim JPK_V7, ale który – po spełnieniu określonych warunków – można odzyskać w odrębnej procedurze zwrotu. Kluczowe znaczenie ma jednak prawidłowe ustalenie, czy podatek został naliczony zgodnie z przepisami danego państwa, jakie dokumenty należy złożyć oraz czy nie upłynął termin na wystąpienie z wnioskiem.

Zmiany przepisów o Państwowej Inspekcji Pracy sprawiają, że część samozatrudnionych przechodzi na etat, zyskując ochronę wynikającą z przepisów kodeksu pracy. Eksperci zwracają uwagę, że zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej może oznaczać konieczność zapłaty podatków, zwłaszcza jeśli dana osoba wykorzystywała w niej nieruchomości czy samochód. Nie można już też odliczyć kosztów np. leasingu. Efektem może być również niższe wynagrodzenie "na rękę".

Usługi wykończeniowe wykonywane na nieruchomościach położonych w Niemczech nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce. Nie oznacza to jednak braku obowiązku KSeF. Ponieważ faktury są wystawiane przez polskiego podatnika na rzecz niemieckich kontrahentów, a podatek rozliczany jest przez usługobiorców w ramach reverse charge, zastosowanie znajduje art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT. W konsekwencji faktury dokumentujące te usługi powinny być wystawiane w KSeF.

Ewentualnej kontroli PIP nie wolno traktować jako wyrywkowej, wyłącznie pracowniczej. Trzeba działać w niej tak, jakby toczyła się od razu o pełną pulę, tj. podatki, składki, odpowiedzialność karną itd. Jest tak dlatego, że kontrola kończy się dokumentem, który będzie zawierał istotne informacje na temat tego, co inspektorzy ustalili w naszej sprawie. Te ustalenia będą zaś potem punktem wyjścia w sprawie podatkowej, składkowej i karnej - mówi Marcin Bodziony, doradca podatkowy, ekspert w zakresie kontroli i postępowań podatkowych.

Administracja podatkowa wstępnie wypełni za podatnika deklarację VAT tak jak PIT. Termin na złożenie odwołania od decyzji podatkowych zostanie wydłużony z 14 do 30 dni. Urząd będzie informować o terminie zakończenia czynności sprawdzających. Interpretacje podatkowe będą ważne co do zasady przez pięć lat, ale interpretacji w sprawie podatku od nieruchomości nie będą już wydawać gminy.

Zagraniczna firma nie musi wystawiać faktur w KSeF, jeśli nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Eksperci zwracają uwagę, że ustalenie tego ma kluczowe znaczenia w rozliczeniach z zagranicznymi kontrahentami. Warto mieć potwierdzenie w postaci interpretacji indywidulanej, tym bardziej, że obecnie organy podatkowe potwierdzają stanowiska podatników. Nie zawsze tak jednak było.

Przedsiębiorca prowadził jednoosobową działalność gospodarczą i był podatnikiem zobowiązanym do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W ramach prowadzonej działalności nadał biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF do obsługi faktur, w szczególności do wystawiania, odbierania oraz przeglądania faktur w jego imieniu. Następnie przedsiębiorca zmarł. Czy w chwili śmierci przedsiębiorcy uprawnienia nadane przez niego biuru rachunkowemu w KSeF tracą moc? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcy nadal mogą stosować procedurę samofakturowania, w której faktury nie są wystawiane przez sprzedawcę, ale przez nabywcę, np. spółka wystawia je w imieniu podwykonawców. W najnowszej interpretacji skarbówka potwierdza swoje wcześniejsze, bardzo rygorystyczne stanowisko dotyczące akceptacji takich dokumentów. Wymaga, by nabywca przedstawiał je sprzedawcy przed przesłaniem do KSeF i w formacie XML, inaczej straci prawo do odliczenia VAT. Eksperci zwracają uwagę, że takie warunki nie wynikają z przepisów.

Z perspektywy KSeF kluczowe jest rozróżnienie między fakturą a notą księgową. Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT fakturą jest dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Obowiązek wynikający z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT dotyczy właśnie faktur ustrukturyzowanych, a więc dokumentów będących fakturami w rozumieniu ustawy o VAT - wyjaśnia Rafał Styczyński, doradca podatkowy.

Prowadzę działalność gospodarczą i rozliczam podatek dochodowy na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dokonałem sprzedaży na rzecz szkoły funkcjonującej jako jednostka organizacyjna gminy. Faktura została wystawiona w KSeF w taki sposób, że w części dotyczącej nabywcy wykazana została gmina wraz z jej numerem NIP, natomiast szkoła została wskazana odrębnie jako odbiorca towaru/usługi. Jakie dane kontrahenta powinienem ująć w PKPiR przy ewidencjonowaniu tej sprzedaży: czy dane gminy wskazanej na fakturze jako nabywca, czy dane szkoły, która faktycznie otrzymała towar/usługę? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.