Od 1 października 2026 r. obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń obejmie wszystkich przedsiębiorców wpisanych do CEIDG. Choć przepisy nie przewidują sankcji za brak cyfrowej skrzynki, wiele firm i tak prędzej czy później nie uniknie jej założenia. To zaś rodzi kolejne obowiązki: przedsiębiorcy będą musieli regularnie obsługiwać skrzynkę, ponieważ mogą trafiać do niej pisma wywołujące istotne skutki prawne.

Jeśli profesjonalny pełnomocnik podatnika wskazał w pełnomocnictwie organom skarbowym adres do doręczeń elektronicznych, to ma on znaczenie zasadnicze. Nie zmienia tego adresu nawet późniejsza zgoda na korzystanie z e-urzędu skarbowego. Organ może próbować doręczyć pełnomocnikowi pismo w systemie e-urząd skarbowy, ale jeśli pełnomocnik go nie odebrał, to organ powinien skorzystać z adresu wskazanego przez niego w pełnomocnictwie. Takie korzystne orzeczenie wydał w poniedziałek Naczelny Sąd Administracyjny w siedmioosobowym składzie.

Jednostki samorządu terytorialnego od 1 stycznia 2028 r. będą musiały korzystać z Publicznej Usługi Hybrydowej, a równocześnie utracą możliwość prowadzenia korespondencji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem ePUAP. Takie założenia utrzymano w najnowszej wersji projektu nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych. Choć Ministerstwo Cyfryzacji wycofało się z części propozycji, najważniejsze rozwiązania przyspieszające pełne przejście administracji na system e-doręczeń pozostają bez zmian.

Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji kodeksu postępowania karnego oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych. Celem nowelizacji jest dostosowanie przepisów do ustawy, która weszła w życie 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Według tej nowelizacji świadkowie będą podawali więcej danych potrzebnych do sprawnego prowadzenia postępowania. Oprócz dotychczasowych informacji świadek będzie podawał także numer PESEL. Jeżeli go nie posiada, poda nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę organu, który go wydał.

Prawnicy-praktycy apelują do Urzędu Zamówień Publicznych, aby doszło do korekty orzeczeń Krajowej Izby Odwoławczej, które rodzą negatywne konsekwencje dla odwołujących się za skutki awarii systemu ePUAP, która nastąpiła bez ich winy miesiąc temu. Niektórzy arbitrzy bowiem umarzają postępowania.

Przybywa sygnałów o problemach z doręczaniem przesyłek poleconych, co stawia pytanie, czy ta forma kontaktu z urzędami i sądami zapewnia jeszcze obywatelom bezpieczeństwo prawne. Reklamacje składane na poczcie kończą się zwykle zwrotem opłaty za znaczek - wskazują prawnicy. I dodają, że warto to robić choćby na potrzeby przywrócenia terminu w postępowaniu sądowym. Nadzieja w e-doręczeniach, ale i tak trzeba będzie zadbać o prawa osób, które nie będą chciały lub mogły przestawić się w pełni na komunikację elektroniczną.

Od blisko roku spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń. Ustawodawca nie wprowadził jednak żadnych sankcji za jego niedochowanie. Są więc spółki, z którymi nadal nie da się skontaktować elektronicznie. Niektóre nie wiedzą, że adres muszą założyć, inne nie dokończyły jego rejestracji, bo wiadomość z linkiem aktywacyjnym wpadła do spamu. Są też zapewne takie, które świadomie skrzynki nie zakładają, chcąc uniknąć kontaktu z urzędami i kontrahentami.

Obecnie organ administracji publicznej „może” zapewnić dostęp do akt sprawy w systemie teleinformatycznym. Pozostawienie tej kwestii w sferze uznaniowości organu prowadzi do sytuacji, w której mimo prowadzenia sprawy w pełni elektronicznie, strona zmuszana jest do osobistego stawiennictwa w urzędzie tylko po to, aby zapoznać się z aktami na ekranie urzędowego komputera.

Jak wynika z danych Eurostatu opracowanych przez PIE, Polska znalazła się na czwartym miejscu od końca w UE pod względem odsetka obywateli, którzy w 2025 r. skorzystali z usług administracji publicznej przez internet (61 proc.). Zestawienie otwierają Dania, Holandia, Finlandia i Szwecja, gdzie w ciągu ostatnich 12 miesięcy z e-administracji skorzystało ponad 95 proc. obywateli. Natomiast na końcu zestawienia, za Polską, znalazły się Włochy (60 proc.), Bułgaria (36 proc.) i Rumunia (24 proc.).

Od 1 stycznia 2026 r. podmioty publiczne będą zobowiązane do wdrożenia systemu e-Doręczeń, który stanie się podstawowym kanałem elektronicznej korespondencji urzędów z obywatelami i firmami. Podmioty publiczne muszą upewnić się, że ich systemy, procedury i pracownicy są przygotowani do sprawnej obsługi korespondencji elektronicznej – ostrzega Ministerstwo Cyfryzacji.

Setki pełnomocników złożyły na początku roku za pomocą systemu e-Doręczeń skargi do sądów administracyjnych na decyzje podatkowe. Większość skarg została przez WSA odrzucona, gdyż - zdaniem tych sądów - jedynym możliwym kanałem elektronicznego wniesienia skargi jest e-PUAP. NSA w postanowieniu z 24 września br. (sygn. I FSK 1395/25) uchylił zaskarżone postanowienie WSA w Bydgoszczy oraz wskazał, że nie podziela stanowiska przyjętego w dotychczasowym orzecznictwie - mówi Marcin Pietrusiński, doradca podatkowy z Kancelarii Pietrusiński sp.k.

Sądy odrzucają skargi składane przez system e-Doręczeń, wskazując, że to niepoprawny system komunikacji. Odrzucenie skargi zamyka drogę sądową. Podatnicy tracą konstytucyjne prawo do sądu, a ich pełnomocnicy narażeni są na odpowiedzialność cywilną za błąd w sztuce. Nadzieją dla jednych i dla drugich jest korzystne postanowienie w tej kwestii Naczelnego Sądu Administracyjnego, które może przełamać impas.

ZUS, podobnie jak i inne organy administracji publicznej, ma obowiązek wysyłania pism do profesjonalnych pełnomocników przez e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 r. Nie robi tego jednak i mimo posiadania adresów adwokatów, radców prawnych czy doradców podatkowych w tym systemie, wysyła pisma pocztą tradycyjną. Podobnie postępują urzędy skarbowe. Zdaniem prawników administracja miała rok na przygotowanie się do e-Doręczeń i tego czasu nie wykorzystała.

Ponad 200 mln zł przeznaczy Ministerstwo Cyfryzacji dla jednostek samorządu terytorialnego na wymianę oprogramowania i sprzętu. Samorządy będą mogły uzyskać wsparcie bez wkładu własnego. Pieniądze otrzymają te gminy, które wdrożą system EZD– poinformował Krzysztof Gawkowski, wicepremier i minister cyfryzacji, na rozpoczynającym się w Warszawie IX Krajowym Kongresie Sekretarzy.

Wystąpienie problemów technicznych w działaniu systemu e-Doręczenia (awaria tego systemu) i związany z tym brak możliwości wysyłki pism tym kanałem komunikacji uprawnia organy podatkowe do doręczania korespondencji za pomocą publicznej usługi hybrydowej albo przez swoich pracowników. Ministerstwo Finansów przekazywało organom KAS wyjaśnienia w tym zakresie.

Pełnomocnicy do doręczeń nie mają od piątku możliwości otworzenia korespondencji od organów podatkowych w systemie e-doręczeń. Urzędy podchodzą do tej kwestii w sposób niejednolity. System e-doręczeń zaczął obowiązywać, co do zasady, 1 stycznia 2025 roku.

Rozszerzenie zakresu stosowania przepisów o doręczeniach elektronicznych na podmioty niepubliczne realizujące zadania publiczne, wprowadzenie Katalogu Podmiotów Publicznych, doprecyzowanie definicji e-doręczenia, publicznej usługi hybrydowej, obowiązków operatora wyznaczonego. Takie m.in zmiany przewiduje projekt nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych, który zaprezentowało ministerstwo cyfryzacji.

Wadliwie działające albo źle wysłane linki do łączenia się z salami sądowymi, które uniemożliwiły pełnomocnikom udział w rozprawach, to przyczyny uchylania wyroków w sądach administracyjnych. Takich przypadków było już kilka w Gliwicach, ale też w Kielcach czy Warszawie. Wiele zależy tu jednak nie tylko od czujności samych sędziów, ale też refleksu pełnomocników bądź ich klientów oraz obsługi sekretariatów.

1 lipca 2025 r. system doręczeń elektronicznych stanie się obowiązkowy dla kolejnej grupy podmiotów. Od tego dnia każdy, kto ma firmę i będzie dokonywał zmian we wpisie do CEIDG, musi podawać adres do e-Doręczeń.  Co więcej, będzie musiał też obsługiwać elektroniczną skrzynkę, nawet jeśli w swojej działalności nie posługuje się internetem. Tylko tą drogą urzędy będą wysyłać mu listy polecone, niekiedy nawet w sprawach prywatnych.

Rząd przyjął projekt zmian w procedurze cywilnej, umożliwiający wnoszenie przez portal informacyjny sądów m.in. apelacji, zażalenia, skargi na czynność referendarza sądowego, a także doręczenia wzajemne pomiędzy pełnomocnikami. Przewidziano w tym zakresie 18 miesięcy vacatio legis. W ubiegłym tygodniu przyjęty został też projekt zakładający możliwość wnoszenia środków odwoławczych przez portal w sprawach karnych.