Po wielu latach przymiarek w końcu cyfrowa rewolucja w doręczeniach powoli staje się faktem. Jak dotąd, żadna jeszcze cyfryzacja nie przebiegała gładko. Zawsze "docierała się" w praktyce. Jak będzie w wypadku e-doręczeń? Eksperci nie mają wątpliwości, że i w tym wypadku problemów się nie uniknie.
Czytaj też: Trzy systemy, co najmniej dwa konta - e-doręczenia to dla prawników ból głowy >>
Od 10 grudnia samorządy terytorialne i podmioty publiczne muszą stosować e-doręczenia >>
Od kiedy i dla kogo skrzynka
E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Będą one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Obowiązek zakładania skrzynek elektronicznych dla e-doręczeń przewiduje ustawa o doręczeniach elektronicznych. Dotyczy ona konkretnie podmiotów niepublicznych wpisanych albo do rejestru przedsiębiorców, o którym mowa w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym, albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Warto jednak zaznaczyć, że o ile dla większości podmiotów termin wejścia w życie przepisów to 10 grudnia br., przedsiębiorcy będą mieli nieco więcej czasu na dopełnienie obowiązku. Również dla nich ta data jednak jest istotna, bo stanowi pewną granicę dotyczącą rejestracji. Od 10 grudnia podmioty rejestrujące działalność w KRS (a w CEiDG – od 1 stycznia 2024 r.) założą skrzynki do e-doręczeń automatycznie, niejako „w pakiecie” z innymi formalnościami.
- Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 10 grudnia 2023 r. muszą posiadać adres do e-doręczeń od 10 marca 2024 r. Natomiast ci, którzy zarejestrują się w CEiDG do dnia 31 grudnia 2023 r. - od 1 października 2026 r. Te daty są terminami końcowymi, w których aktualizuje się obowiązek posiadania e-skrzynki. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby przedsiębiorca założył e-skrzynkę i korzystał z e-doręczeń wcześniej – zaznacza Justyna Burska, radca prawny w kancelarii GKR Legal.
----------------------------------------------------------------------------
Czy Twoja firma jest gotowa na e-doręczenia? Przeczytaj i dowiedz się, jak przygotować się na zmiany w przepisach: E-doręczenia dla przedsiębiorców – od czego zacząć? >>
----------------------------------------------------------------------------
Zachęca do tego również Ada Donner, adwokat z kancelarii Wojarska Aleksiejuk i Wspólnicy. Jak tłumaczy, w pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-doręczeń na biznes.gov.pl. W przypadku braków, przedsiębiorca zostanie wezwany do ich uzupełnienia we wskazanym terminie. Następnie zostanie utworzona skrzynka do e-doręczeń z indywidualnym adresem. Tak utworzoną skrzynkę trzeba aktywować zgodnie z instrukcją, przesłaną na adres mailowy wskazany we wniosku. Samo więc złożenie wniosku nie jest równoznaczne z utworzeniem aktywnej skrzynki.
Sankcji nie będzie, ale elektroniczna korespondencja to wygoda
Eksperci zaznaczają, że funkcjonowanie i konieczność wprowadzania poprawek w systemie pokaże oczywiście dopiero praktyka. Przejście na elektroniczną formę korespondencji, to jednak wygoda i korzyści dla obu stron.
- Dzięki e-doręczeniom przedsiębiorcy zyskają komfort, bezpieczeństwo wysyłanej korespondencji, oszczędność czasu, skuteczność i szybkość komunikacji z administracją publiczną, jak również możliwość niezwłocznego zaznajomienia się z pocztą przychodzącą – wymienia mec. Ada Donner.
Prawnicy podkreślają jednocześnie, że choć przepisy nie przewidują sankcji dla przedsiębiorców, którzy w odpowiednim terminie nie założą adresu do e-doręczeń, do obowiązku i tak warto podejść poważnie i regularnie sprawdzać skrzynkę już aktywowaną, bo przegapienie korespondencji może wiązać się z uchybieniem terminu.
- Wprawdzie ustawa nie przewiduje sankcji za brak założenia e-skrzynki przez przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS i CEIDG, niemniej jednak nie można wykluczyć negatywnych konsekwencji na gruncie innych przepisów, w tym dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej. Negatywnym skutkiem braku założenia e-skrzynki będzie z pewnością utrudniona wymiana korespondencji z organami administracyjnymi – twierdzi mec. Justyna Burska.
- W przypadku zaniechania obowiązku założenia e-doręczeń każdorazowy kontakt z administracją publiczną może napotykać trudności, które będą wydłużać czas załatwienia spraw. Konieczne będzie bowiem korzystanie z trybu hybrydowego, tj. podmiot publiczny nada pismo w formie elektronicznej, a następnie operator wydrukuje je i doręczy w formie tradycyjnej przesyłki poleconej – wyjaśnia Aleksandra Mazur-Zych, radca prawny, local partner w zespole Postępowań Spornych w Deloitte Legal.
Chaosu nie unikniemy
Prawnicy zaznaczają jednak, że prawdziwym sprawdzianem dla systemu e-doręczeń będzie moment, w którym przedsiębiorcy faktycznie zaczną z niego korzystać. Istotne jest również to, by firmy miały świadomość, od kiedy obejmie ich ustawowy obowiązek, bo przez to, że ustawa wprowadza różne terminy, niewątpliwie można się w nich pogubić. Widać to zresztą już teraz, w odniesieniu do innych podmiotów, które obowiązek obejmie od 10 grudnia br. Resort cyfryzacji wydał komunikat, w którym wskazuje, że na razie niewielki procent rozpoczął wdrażanie procedur.
- Podmioty korzystające z e-doręczeń będą zmuszone zmierzyć się z koniecznością dostosowania wewnętrznych procedur dotyczących obiegu dokumentów w formie elektronicznej, co może stanowić w wielu przypadkach duże wyzwanie. Nie można również pominąć konieczności dostosowania wewnętrznych regulacji dotyczących cyberbezpieczeństwa. Wdrożenie bowiem e-doręczeń może wiązać się z próbami dokonywania cyberataków, skutkujących wyciekiem danych – przypomina mec. Justyna Burska.
Eksperci zgadzają się jednak co do tego, że cyfryzacja w zakresie doręczeń jest niezbędna i korzyści z całego procesu prawdopodobnie przeważą ostatecznie nad trudnościami.
- Niemniej jednak ta zmiana niesie za sobą dużo korzyści – sprawny i szybki przepływ korespondencji, rezygnacja z papierowej korespondencji, a tym samym ułatwienie elektronicznej archiwizacji dokumentów w firmie, całodobowy dostęp do usługi z wykorzystaniem komputera, smartfona lub tabletu z dostępem do internetu bez względu na miejsce – podsumowuje Piotr Solka, aplikant radcowski, associate w zespole Postępowań Spornych w Deloitte Legal.
E-dręczenia to temat, który nie ominie Twojej firmy. Sprawdź, jak przygotować się i wdrożyć nowy obowiązek: E-doręczenia dla przedsiębiorców – od czego zacząć? >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
