E-doręczenia przesunięte po raz kolejny - i to aż o rok

Co najmniej do 30 grudnia br. przesunie się obowiązek posiadania, m.in. przez adwokatów i radców prawnych, skrzynek do e-doręczeń. To nie wszystko, bo Ministerstwo Cyfryzacji chce wyjść z inicjatywą legislacyjną przesuwającą ten termin jeszcze o rok - do 1 stycznia 2025 r. Z nieoficjalnych informacji wynika, że operatorowi zabrakło czasu - system nie jest jeszcze w pełni przygotowany. Komunikat ministra przesuwający termin planowany jest na czwartek, 23 listopada.

Przesunięcie ma być dwuetapowe - najpierw komunikatem ministra do 30 grudnia br., a następnie nowelizacją ustawy (jeśli przyjmie ją parlament) do maksymalnie 1 stycznia 2025 r. 

W czwartek - 23 listopada opublikowano w Dzienniku Ustaw Komunikat Ministra Cyfryzacji - w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym. Wynika z niego - tak już wcześniej pisało Prawo.pl -, że minister na podstawie art. 155 ust. 10 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych zmianie terminy z „10 grudnia 2023 r.” na „30 grudnia 2023 r.”.

Przypomnijmy, zgodnie z obowiązującym jeszcze terminarzem, do 10 grudnia br. adwokaci i radcy prawni, muszą zarejestrować adres elektroniczny do e-doręczeń. Tą drogą następnie mieli kontaktować się z administracją publiczną i podatkową. Mowa oczywiście o ustawie o doręczeniach elektronicznych, które są odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Z takiej komunikacji mają korzystać podmioty publiczne, firmy i zawody zaufania publicznego, ale też obywatele - przy czym ci ostatni mogą, ale nie muszą, zakładać specjalne skrzynki. Regulacja wchodzi w życie etapami - przykładowo, sądy i trybunały, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna są obowiązane stosować jej przepisy w zakresie doręczania korespondencji dopiero od 1 października 2029 r. Natomiast termin 10 grudnia br. obejmuje też:

• doradców podatkowych wykonujących zawód;
• doradców restrukturyzacyjnych wykonujących zawód;
• rzeczników patentowych wykonujących zawód;
• notariuszy wykonujący zawód;
• radców Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujących czynności służbowe.

--------------------------------------------------------------------------
Poznaj zasady działania e-doręczeń, podstawy prawne oraz obowiązkowe terminy ich wdrożenia – przeczytaj: E-doręczenia, czyli nowy sposób komunikowania się z administracją publiczną >>
-------------------------------------------------------------------------

NRA apelowała już tydzień temu

Nieoficjalne informacje potwierdził w rozmowie z Prawo.pl Przemysław Rosati, prezes NRA.

- Zakończyło się spotkanie z Ministrem Cyfryzacji, w ubiegłym tygodniu sygnalizowałem w korespondencji z nim konieczność rozważenia przesunięcia wejścia w życie obowiązku posiadania adresu dla doręczeń elektronicznych z uwagi na to, że w ocenie prezydium NRA czas, który pozostał do uruchomienia usługi, biorąc pod uwagę konieczne do tego uruchomienia czynności po stronie wyznaczonego operatora, jest zbyt krótki by przeprowadzić proces w sposób absolutnie zadowalający - powiedział.

Dodał, że w trakcie środowego spotkanie minister Janusz Cieszyński poinformował, że rozważane jest przesunięcie. - Stosowny komunikat ma pojawić się jutro. Jednocześnie mowa jest też o tym żeby wystąpić z inicjatywą ustawodawczą, która by spowodowała, że ten obowiązek niezależnie od przesunięcia go komunikatem do końca tego roku, zostanie przesunięty o kolejny rok ustawą. Ale to wymaga właśnie ustawy i w tym zakresie musi się wypowiedzieć parlament - wskazał.

Prezes zaznaczył równocześnie, że przyczyny przesunięcia mają charakter obiektywny, niezależny od Ministerstwa Cyfryzacji. - W naszym wspólnym interesie, zwłaszcza pomyślnego wdrożenia tej usługi, jest odroczenia wejścia jej w życie - dodał.

Czytaj również: E-doręczenia nie w każdej instytucji - przedsiębiorca musi pilnować kilku skrzynek >>

Brak adresu do e-doręczeń przedsiębiorcy w praktyce utrudni działanie firmy >>

Trzy systemy, co najmniej dwa konta - e-doręczenia to dla prawników ból głowy >>

Projekt ustawy już jest

Ministerstwo Cyfryzacji poinformowało, że przesunięcie terminu z 10 grudnia na 30 grudnia nastąpi na podstawie zmiany komunikatu Ministra Cyfryzacji publikowanego w Dzienniku Ustaw.

- Minister Cyfryzacji przedłoży projekt ustawy zmieniającej maksymalny termin wdrożenia na 1.01.2025 r. Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje maksymalny termin, kiedy musi nastąpić wejście w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń na 1.01.2024 r. Bez zmiany przepisów Minister Cyfryzacji nie może dokonać dłuższego przesunięcia daty wdrożenia, dlatego została przygotowana odpowiedni projekt ustawy, który został skierowany do rozpatrzenia przez Radę Ministrów. Projekt zawiera wyłącznie propozycje zmiany maksymalnej daty z 1.01.2024 r. na 1.01.2025 r. zgodnie z postulatami interesariuszy - poinformowano.

Dodano, że "operator wdroży nowe funkcjonalności, które zapewnią sprawniejszą obsługę korespondencji, szczególnie w podmiotach publicznych, w tym: funkcjonalność pozwalającą na masowe wysyłanie wiadomości do wielu adresatów, masową archiwizację wiadomości w skrzynce doręczeń czy zwiększenie możliwej do wysyłania wielkości załączników za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego".

Dobre chęci nie wystarczą, przesunięcie będzie z wadą  

Prof. Grzegorz Sibiga z Instytutu Nauk Prawnych PAN i kancelarii Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy zaznacza, że komunikat o przesunięciu terminu wdrożenia e-doręczeń nie spełni wymogu przewidzianego w art. 155 ust. 12 ustawy, który wskazuje, że powinien on zostać wydany co najmniej 90 dni przed wdrożeniem rozwiązań. - Dotyczy to również ewentualnej zmiany terminów, o ile taki drugi komunikat jest w ogóle dopuszczalny, ponieważ ustawa posługuje się liczbą pojedynczą, używając wyrazów „komunikat” i „termin”. Natomiast Minister Cyfryzacji wyda komunikat jedynie trzydzieści kilka dni przed datą w nim wyznaczoną. Ustawa przewiduje jednocześnie, że wyznaczony termin wejścia w życie regulacji nie może być późniejszy niż 1 stycznia 2024 r., logicznym wnioskiem jest więc to, że ostatnia możliwą datą jest 31 grudnia br. Natomiast te wymogi ustawowe muszą zostać spełnione łącznie, co nie jest możliwe - mówi.  

Dodaje, że zauważalne jest oczywiście, iż minister cyfryzacji stara się za wszelką cenę przesunąć termin wdrożenia e-doręczeń. - Zapewne zdając sobie sprawę, że wiele podmiotów nie jest w stanie sprawnie wdrożyć wymogów związanych z posługiwaniem się adresem do doręczeń elektronicznych. Nie zmienia to jednak faktu, że minister uczyni to z pominięciem jednego z wymogów zawartego w ustawie, spełniając tylko drugi z nich. Ten kto wyda taki komunikat, przekroczy swoje kompetencje, ponieważ w komunikacie nie można wskazać daty 31 grudnia br., bowiem rażąco narusza to art. 155 ust. 12 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Moim zdaniem nie zmienia to jednak konsekwencji komunikatu, który będzie miał charakter wiążący dla adresatów, choć będzie obarczony wadą - podsumowuje.

Reforma nieprzygotowana

W ocenie prof. Sibigi reforma jest zwyczajnie nieprzygotowana, przede wszystkim w sektorze publicznym.

- Według mnie wynika to z dwóch głównych przyczyn, które są związane z działalnością Ministerstwa Cyfryzacji.  Po pierwsze, ministerstwo jest skoncentrowane na licznych projektach i nie poświęciło wystarczającej uwagi potrzebom urzędów administracji publicznej, które nie otrzymały niezbędnego wsparcia, m.in. w zakresie integracji z EZD (Elektronicznym Zarządzaniem Dokumentacją) lub udostępniania konkretnych usług powiązanych z adresem do doręczeń elektronicznych. Po drugie, do nowego rodzaju doręczeń niewystarczająco dostosowane są przepisy proceduralne, np. zawarte w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz w Ordynacji podatkowej, np. nie do końca wiadomo, w jaki sposób równoległe stosować nowe doręczenia oraz usługi platformy ePUAP. To wszystko zapewne zadecydowało o przesunięciu terminu, co nie zmienia jednak tego, że nastąpiło to z naruszeniem wymogu ustawowego - podkreśla.

Szykował się chaos, trzy systemy do e-komunikacji i co najmniej dwa konta

Prawnicy bardzo obawiali się nowego obowiązku. Część liczyła na, kolejne już, przesunięcie. Najpierw adres do doręczeń elektronicznych miał obowiązywać od października 2021 r., potem od 5 lipca 2022 r., następnie od 10 grudnia 2023 r., a sama ustawa została uchwalona w listopadzie 2020 r.

Nowy obowiązek dla adwokatów i radców oznaczać będzie działanie w trzech systemach. E-doręczenia mają bowiem służyć do kontaktu z administracją i z organami podatkowymi. Z kolei od 14 marca 2024 r. wchodzą w życie przepisy, zgodnie z którymi adwokaci i radcy muszą mieć zarejestrowane konto na portalu informacyjnym sądów - przy czym, co warto podkreślić, to będzie nadal komunikacja jednostronna, portal informacyjny i obowiązek posiadania tego konta w portalu informacyjnym, związany jest tylko z doręczeniami adwokatowi czy radcy prawnemu korespondencji sądowej w postępowaniu cywilnym i karnym. Nadal nie ma możliwości składania tą drogą np. apelacji (co było bliskie, o taką poprawkę apelowały samorządy prawnicze podczas prac nad zmianami w Senacie).

Do tego nadal dochodzi postępowanie przed sądami administracyjnymi. W tym przypadku pozostaje zupełnie inny mechanizm - doręczanie na elektroniczną skrzynkę podawczą. I tak pisma sądowi administracyjnemu można doręczać na jego skrzynkę podawczą i w drugą stronę - sąd administracyjny też tak doręcza - na elektroniczną skrzynkę podawczą innych organów administracji, a w przypadku pełnomocników na wskazany adres elektroniczny do doręczeń, najczęściej konto na e-PUAP.

Szereg wątpliwości, w tym dotyczące odbioru dokumentów

Część prawników już zarejestrowała skrzynki do e-doręczeń obawiając się, że potem mogą być zatory. Tym bardziej, że 10 grudnia przypada w... niedzielę, a proces jest dwuetapowy - najpierw składa się wniosek, potem otrzymuje decyzję o akceptacji a następnie skrzynkę trzeba aktywować. Przy okazji pojawiło się szereg wątpliwości. Przykładowo, część osób czekało z aktywacją, bo nie były pewne, jak w praktyce będzie traktowane odebranie korespondencji.

Sylwester Szczepaniak, radca prawny, of councel w Kancelarii Traple Konarski Podrecki Wspólnicy wyjaśniał w serwisie Prawo.pl, że zgodnie z art. 41 ust. 2 przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. - A przez wpłynięcie rozumie się to, że zaistniały warunki techniczne umożliwiające odebrania pisma. Kwestia odebrania, na etapie technicznym skrzynki została zinterpretowane tak, że samo zalogowanie się powoduje wystawienie dowodu doręczenia. Jeśli to się będzie potwierdzać, to wydaje się, że nie jest to najlepsza implementacja art. 41 ustawy o e-doręczeniach. Na ten temat była zresztą dyskusja, proponowano zmianę, by "odebranie" było traktowane jako akt woli niewymagający podpisu. W mojej ocenie można by je powiązać z otwarciem dokumentu - podsumował.

Kolejną kwestią było to, ile potrzeba skrzynek. Tomasz Palak, radca prawny, mówił, że według niego co najmniej trzy. - Mamy bowiem podział na skrzynki osobiste, zawodowe i tzw. udostępnione. W moim przypadku jedną skrzynką będzie ta związane z ePUAP-em, mogę założyć nową skrzynkę, która ją następnie zastąpi, do tego skrzynki służbowe z prawdopodobnym rozdzieleniem dla firmy i dla zawodu zaufania publicznego - wyjaśniał.

Poznaj istotę wprowadzenia e-doręczeń, wraz z harmonogramem ich obowiązkowego stosowania w poszczególnych podmiotach. Zapoznaj się z artykułem: E-doręczenia, czyli nowy sposób komunikowania się z administracją publiczną >>

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.