Zgodnie z komunikatem ministra cyfryzacji od 10 grudnia 2023 r jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe mają wdrożyć nowy model doręczeń elektronicznych. To ogromne wyzwanie techniczne, prawe i organizacyjne. Zegar bije, a czasu coraz mniej.
W ocenie Unii Metropolii Polskich prace nad wdrożeniem modelu wymagają podjęcia pilnych działań usprawniających. Przedstawiciele metropolii zwracają uwagę, że należy ustabilizować środowisko testowe modelu doręczeń elektronicznych oraz integrować systemy wewnętrzne (dziedzinowe) miast z system doręczeń elektronicznych udostępnianym przez Centralny Ośrodek Informatyki - COI. Niestabilność obecnego środowiska nie pozwala na przygotowanie się do nowego modelu doręczeń.
- Został niespełna miesiąc na wdrożenie nowego modelu, więc te testy są niezwykle istotne, aby się do tego przygotować – mówi Sylwester Szczepaniak, radca prawny, koordynator ds. społeczeństwa informacyjnego i Smart City w Biurze Fundacji Unia Metropolii Polskich, Of counsel w Kancelarii Traple Konarski Podrecki Wspólnicy.
Zwraca uwagę, że istotne jest też szybkie i kompleksowe uzyskiwanie odpowiedzi na zgłaszane pytania przez zespół obsługujący COI oraz szybką realizację zgłoszeń.
- Dobra i płynna współpraca pomiędzy dostawcami systemów wewnętrznych dla miast a COI powinna się odbywać w dialogu, ciągłej wymianie doświadczeń i uprzednim informowaniu o planowanych zmian na środowisku testowym – podkreśla Sylwester Szczepaniak.
-----------------------------------------------------------------
E-doręczenia to nowe wyzwanie dla administracji publicznej. Przeczytaj artykuł i przygotuj się na zmiany w przepisach! E-doręczenia w administracji publicznej >
-----------------------------------------------------------------
Potrzebne są reguły przekierowania korespondencji
UMP ma więcej postulatów. Wskazuje że:
- Konieczne jest jednoznaczne określenie statusu systemu ePUAP po 10 grudnia 2023 r. i prowadzonej komunikacji za pomocą tego systemu. Do czasu pełnego wdrożenia wszystkich funkcjonalności systemu doręczeń elektronicznych oraz zintegrowania wszystkich usług online (centralnych i samorządowych) do nowego modelu doręczeń, system ePUAP powinien pozostać w użyciu i być prawnie skutecznym kanałem komunikacji pomiędzy podmiotami, które z niego korzystają.
- Konieczne jest wypracowanie i udostępnienie reguł przekierowania korespondencji w skrzynce doręczeń dla potrzeb zarządzania korespondencją kierowaną do urzędów, o którym mowa w art. 19 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Brak obecnych reguł grozi uniemożliwieniem sterowania strumieniami wiadomości oraz zarządzania dokumentacją przez liczne systemy dziedzinowe stosowanie w miastach.
- Wskazane jest uzupełnienie interfejsu doręczeń elektronicznych o moduł podpisu plików/załączników albo całej wiadomości, w zależności od wybranego wariantu.
- Konieczne jest przedstawienie wizji i harmonogramu integracji usług online z systemem doręczeń elektronicznych.
- Wszystkie ministerstwa oraz urzędy centralne powinny przeanalizować wpływ nowego modelu doręczeń elektronicznych na aktualne procedury administracyjne, podatkowe itp. oraz wskazać stosowne wyjaśnienia w tym zakresie.
- Istnieją obawy wobec wydajności systemu zapewniającego działanie Bazy Adresów Elektronicznych przy licznych pytaniach BAE, w szczególności przy masowej wysyłce korespondencji.
Zdaniem UMP, brak podjęcia powyższych działań niesie istotne ryzyko nieudanego wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych w dniu jego wejścia w życie.
Przeczytaj także: Pełnomocnik zobaczy datę e-doręczenia przez portal, a sąd automatycznie - potwierdzenie
Samorządowcy mają wiele wątpliwości
Samorządowcy mają wątpliwości związane z nowym systemem. Dotyczą one choćby tego, czy w przypadku jednostki samorządu terytorialnego i obsługującego ją urzędu (np. powiatu i starostwa powiatowego) istnieje obowiązek założenia skrzynki do e-doręczeń zarówno dla tej jednostki, jak i urzędu. Czy np. usługa e-doręczeń objęta będzie przetargiem na usługi pocztowe? Czy po 10 grudnia 2023 r. obywatel nadal będzie mógł skutecznie złożyć wniosek przez portal ePUAP, a także czy podmioty publiczne nadal będą miały obowiązek posiadać skrzynki podawcze i je obsługiwać?
W przypadku tego ostatniego pytania minister cyfryzacji odpowiada, że po dacie wejścia w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń, jednostki samorządu terytorialnego, jak i podmioty publiczne, nadal będą miały obowiązek posiadać elektroniczne skrzynki podawcze i je obsługiwać. Doręczenie korespondencji elektronicznej za pomocą ePUAP, w tym dokumentów elektronicznych w ramach e-usług, będzie prawne skuteczne. A w przypadku korespondencji kierowanej od podmiotu publicznego do obywatela za pośrednictwem ePUAP nie będzie już obowiązywał przepis fikcji doręczeń.
Resort wyjaśnia, też że Poczta Polska jest operatorem wyznaczonym zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych i jako jedyna jest zobowiązana do świadczenia publicznej usługi rejestrowana doręczenia, w związku z tym proces zawierania umowy nie podlega prawu zamówień publicznych. Wątpliwości samorządów ministerstwo chce wyjaśnić na specjalnym spotkaniu, które ma zostać zrealizowane w ramach Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego.
Problem z Syriuszem
Związek Powiatów Polskich ma wątpliwość, czy np. skuteczne będzie doręczanie pism z wykorzystaniem sytemu teleinformatycznego Syriusz, jaki używają Powiatowe Urzędu Pracy. W systemie tym istnieją indywidualne konta bezrobotnych, a wielu z nich posiada skrzynki do doręczeń elektronicznych. Ministerstwo Cyfryzacji przyznaje, że system ten jest poza jego właściwością. Nie posiada więc wiedzy, jakie funkcjonalności posiada Syriusz, czy jest tam zaimplementowany system doręczeń.
Podobnie może być z innymi dedykowanymi systemami, na jakich pracują urzędnicy.
- System doręczeń elektronicznych jest systemem horyzontalnym. Powinno się go realizować we współpracy ze wszystkimi resortami, co nie miało miejsca. W tym systemie są więc oczywiście luki. Podstawowa jest taka, że nie wszystkie usługi centralne zostały zintegrowane z tym systemem. Na tę chwilę system nie realizuje wszystkich elementów, które docelowo powinny być z nim zintegrowane. Dlatego częściowo będziemy działać na ePUAP-ie, częściowo na systemie centralnym - mówi Sylwester Szczepaniak.
Sprawdź, jakie podmioty publiczne obejmie obowiązek stosowania e-doręczeń już od 10 grudnia 2023 r. i przeczytaj, jak je wdrożyć: E-doręczenia w administracji publicznej >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
