Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje wprowadzenie zupełnie nowego systemu kontaktu urzędów z ich klientami, a także możliwość wymiany elektronicznej korespondencji pomiędzy podmiotami prywatnymi. System ten określono mianem e-Doręczeń.
E-Doręczenia, czyli kluczowy etap programu cyfryzacji administracji publicznej
Ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje wprowadzenie zupełnie nowego systemu kontaktu urzędów z ich klientami, a także możliwość wymiany elektronicznej korespondencji pomiędzy podmiotami prywatnymi. System ten określono mianem e-Doręczeń.
E-Doręczenia z założenia mają wyeliminować z obrotu obieg papierowej korespondencji (zastąpić dotychczasową przesyłkę poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub doręczenie osobiste). Zamiast niej organy publiczne będą kontaktować się z przedsiębiorcami w sposób elektroniczny, a gdy ten nie będzie mógł być stosowany, wykorzystają publiczną usługę hybrydową, czyli przesyłkę pism papierowych z wykorzystaniem automatycznych systemów druku i pakowania listów przez Pocztę Polską. W rezultacie tradycyjne doręczenie listem poleconym zostanie wyeliminowane przez nowoczesne metody doręczeń.
Zgodnie z harmonogramem wprowadzenia obowiązku stosowania e-Doręczeń już 10 grudnia 2023 r. większość organów administracji publicznej rozpocznie korzystanie z nowych usług doręczeń elektronicznych. Poza podmiotami publicznymi obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń w tym także terminie zostali objęci profesjonalni pełnomocnicy.
----------------------------------------------------------------------------
Czy Twoja firma jest gotowa na e-doręczenia? Przeczytaj i dowiedz się, jak przygotować się na zmiany w przepisach: E-doręczenia dla przedsiębiorców – od czego zacząć? >>
----------------------------------------------------------------------------
Od kiedy nowe obowiązki dla przedsiębiorców?
Także dla części przedsiębiorców 10 grudnia 2023 r. będzie kluczowym momentem z punktu widzenia aktualizacji nowych obowiązków. Od tego dnia e-Doręczenia będą obowiązkowe dla nowych podmiotów składających wniosek o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (wniosek o wpis do KRS będzie zawierał w sobie wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych). W następnej kolejności, od 1 stycznia 2024 r. obowiązkiem tym zostaną objęci nowi przedsiębiorcy dokonujący wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Kolejno e-Doręczenia mają zostać wdrożone:
- najpóźniej do 10 marca 2024 r. we wszystkich podmiotach niepublicznych wpisanych do KRS przed 10 grudnia 2023 r.,
- w okresie od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r. w podmiotach niepublicznych wpisanych do CEIDG do końca 2023 r., jeśli dokonają zmiany w CEIDG w tym okresie,
- najpóźniej do 1 października 2026 r. we wszystkich pozostałych podmiotach niepublicznych wpisanych do CEIDG.
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń jest zatem w przypadku podmiotów wpisanych do CEIDG powiązany z ich ewentualną aktywnością w zakresie dokonywania zmian w ewidencji.
Biorąc pod uwagę powyższe, obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych obejmie podmioty wpisane do KRS najpóźniej 10 marca 2024 r., a podmioty widniejące w CEIDG nie później niż 1 października 2026 r.
Czytaj też: Brak adresu do e-doręczeń przedsiębiorcy w praktyce utrudni działanie firmy >>
Obowiązkiem e-Doręczeń nie będą objęci przedsiębiorcy zagraniczni (niewpisani do KRS) prowadzący działalność w Polsce. Jednak spółki, które prowadzą działalność w Polsce, będą mogły uzyskać taki adres, jeśli mają polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).
Jakie obowiązki dla przedsiębiorcy niesie za sobą objęcie obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń?
Przedsiębiorcy, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązani do założenia adresu do doręczeń elektronicznych oraz wpisania go do bazy adresów elektronicznych. Założenie adresu do doręczeń elektronicznych możliwe jest przy wykorzystaniu publicznej usługi lub za pomocą usług podmiotów komercyjnych.
W przypadku zdecydowania się na utworzenie adresu do e-Doręczeń przy wykorzystaniu publicznego dostawcy należy złożyć elektronicznie wniosek na stronie www.biznes.gov.pl. Urząd sprawdzi wniosek pod kątem tego, czy jest kompletny i prawidłowy, może też wezwać do uzupełnienia braków formalnych w ciągu 7 dni. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych należy aktywować skrzynkę i adres do e-Doręczeń. Cały proces założenia adresu jest nieskomplikowany i możliwy do przeprowadzenia w sposób w pełni elektroniczny.
Aktywowanie adresu za pośrednictwem dostawcy publicznego będzie skutkowało automatycznym wpisem do bazy adresów elektronicznych. Jeżeli natomiast przedsiębiorca zdecyduje się na założenie adresu u prywatnego dostawcy, dodatkowym obowiązkiem będzie złożenie wniosku o dodanie adresu do bazy adresów elektronicznych.
Z momentem wpisania adresu do bazy adresów elektronicznych realizuje się obowiązek korzystania z e-Doręczeń, tj. doręczania przez organy administracji publicznej korespondencji do przedsiębiorcy wyłącznie elektronicznie.
Skrzynka do doręczeń elektronicznych
Przedsiębiorca będzie zobowiązany do obsługi skrzynki do doręczeń elektronicznych. Przedsiębiorca wpisany do KRS wyznacza administratora skrzynki, natomiast przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zarządzać skrzynką samodzielnie lub wyznaczyć w tym celu administratora.
Dostawca usług e-Doręczeń jest zobowiązany do powiadamiania adresatów o gotowości przesyłki do odbioru. Przedsiębiorca powinien zostać poinformowany na adres e-mail o oczekującej na skrzynce korespondencji; taka informacja (awizacja) będzie wysyłana tylko raz z momentem wpływu korespondencji na skrzynkę. W momencie awizacji przesyłki rozpoczyna bieg 14-dniowy termin odbioru pisma.
Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. Ustawodawca zrezygnował z potwierdzania odbioru przesyłki podpisem kwalifikowanym.
Natomiast, w przypadku braku odbioru pisma w terminie 14-dniowym, przewidziana została fikcja doręczenia. Korespondencja zostanie uznana za doręczoną automatycznie po upływie terminu awizacji. Z tego względu istotną kwestią jest regularne sprawdzanie skrzynki po jej utworzeniu i pilnowanie korespondencji celem uniknięcia ryzyka niedotrzymania wyznaczonych przez organy terminów – ma to istotne znaczenie w postępowaniach administracyjnych.
Konsekwencje zaniechania założenia adresu do doręczeń elektronicznych
Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie przewiduje sankcji za brak adresu do doręczeń elektronicznych.
Powyższe nie wyklucza jednak trudności w funkcjonowaniu firmy na rynku. W przypadku zaniechania obowiązku założenia e-Doręczeń każdorazowy kontakt z administracją publiczną może napotykać trudności, które będą wydłużać czas załatwienia spraw. Konieczne będzie bowiem korzystanie z trybu hybrydowego, tj. podmiot publiczny nada pismo w formie elektronicznej, a następnie operator wydrukuje je i doręczy w formie tradycyjnej przesyłki poleconej.
Proces wdrażania e-Doręczeń na finiszu – o czym warto pamiętać?
O tym, czy proces wprowadzania doręczeń elektronicznych do obiegu przebiegnie sprawnie i bezproblemowo, nie sposób przesądzić. System e-Doręczeń nie był sprawdzony w praktyce, a najbliższe miesiące pokażą, czy wdrażany system cyfryzacji administracji publicznej zostanie zakończony sukcesem.
Niemniej jednak ta zmiana niesie za sobą dużo korzyści – sprawny i szybki przepływ korespondencji, rezygnacja z papierowej korespondencji, a tym samym ułatwienie elektronicznej archiwizacji dokumentów w firmie, dostęp do usługi 24/7 z wykorzystaniem komputera, smartfona lub tabletu z dostępem do Internetu bez względu na miejsce.
E-dręczenia to temat, który nie ominie Twojej firmy. Sprawdź, jak przygotować się i wdrożyć nowy obowiązek: E-doręczenia dla przedsiębiorców – od czego zacząć? >>
Aleksandra Mazur-Zych, radca prawny, Local Partner w zespole Postępowań Spornych w Deloitte Legal
Piotr Solka, aplikant radcowski, Associate w zespole Postępowań Spornych w Deloitte Legal
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
