Ministerstwo Cyfryzacji do 1 października 2024 r. chce uchwalić ustawę o zmianie niektórych ustaw w celu usprawnienia doręczeń elektronicznych. Data jest krańcowa, bo od tej daty ma wejść obowiązek posiadania przez podmioty publiczne adresu do e-doręczeń. Resort nie zamierza przesuwać tego terminu, ale wprowadzić okres przejściowy, do końca 2025 roku, odraczający obowiązki wynikające z KPA tak, aby doręczenia papierowe, e-doręczenia i składane przez e-PUAP były równoważne.
O założeniach projektu pisaliśmy w tekście: Do końca 2025 roku e-doręczenia tylko dla chętnych
Zdefiniowanie podmiotów publicznych
Przedstawiciele organizacji samorządowych, z którymi ministerstwo konsultowało projekt uważają, że choć co do zasady, zamiany są słuszne, to do części z nich - mają uwagi. Zdaniem Związku Powiatów Polskich obecnie problemem, który wymaga pilnego uregulowania, jest kwestia zdefiniowania podmiotu publicznego obowiązanego do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. Związek wskazuje, że nie może się to odbywać poprzez odwołanie do katalogu podmiotów z innych ustaw (ustawy o finansach publicznych czy ustawy o PZP), z uwagi na inne cele jakie realizuje każda z wymienionych ustaw. Adres do doręczeń elektronicznych powinien być traktowany podobnie jak adres fizyczny siedziby jednostki obsługującej dany organ.
- Dla przykładu, w przypadku korespondencji tradycyjnej do lub od rady gminy korespondencję tę obsługuje urząd gminy. Jeżeli jest prowadzone postępowanie o przyznanie zasiłku celowego to pomimo, że organem właściwym w sprawie formalnie jest wójt, korespondencja jest obsługiwana przez odrębną jednostkę organizacyjną jaką jest ośrodek pomocy społecznej itp. Podobnie powinno być w przypadku adresów do doręczeń elektronicznych. Bez jednoznacznego uregulowania tych kwestii nie dość, że będzie dochodziło do dublowania adresów, to dodatkowo system nie będzie czytelny dla obywateli – wskazuje Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich.
Związek proponuje, aby na potrzeby doręczeń elektronicznych zdefiniować katalog podmiotów publicznych zobowiązanych do jej stosowania. Podmiotami tymi miałby być:
- 1) jednostki budżetowe;
- 2) samorządowe zakłady budżetowe;
- 3) agencje wykonawcze;
- 4) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i jego oddziały
- 5) Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i jego oddziały;
- 6) Narodowy Funduszu Zdrowia i jego oddziały;
- 7) państwowe i samorządowe instytucje kultury.
- 8) uczelnie publiczne;
- 9) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego (ewentualnie wprowadzenie wprost katalogu takich podmiotów żeby nie było w tym zakresie wątpliwości albo stworzenie takiego katalogu w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy).
Zdaniem ZPP należy rozważyć wyłączenie z katalogu samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej (podmioty wpisane do KRS prowadzące, podobnie jak podmioty sektora prywatnego, działalność leczniczą) przy jednoczesnym nałożeniu posiadania adresu do doręczeń elektronicznych dla podmiotów niepublicznych na podstawie art. 9 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Z tym powiązana jest kwestia przesądzenia na podstawie ustawy możliwości usunięcia adresów do doręczeń elektronicznych, które zostały założone na inne niż wyżej wymienione podmioty.
Wyłączenie stosowania przepisów ustawy
Przedstawiciele powiatów zwracają uwagę, że przepis art. 3 o doręczeniach elektronicznych (dotyczący wyłączenia stosowania przepisów ustawy) powinien być bardziej elastyczny. Powinien wprowadzić katalog czynności, w których podmiot publiczny może zdecydować czy nie stosuje ustawy albo poprzez wprost danie takiego uprawnienia podmiotom publicznym z jednoczesnym wyłączeniem katalogu spraw, gdzie podmiot publiczny nie będzie miał takiej możliwości. Wskazują, że przykładem może być składanie ofert i prowadzenie korespondencji z oferentem w ramach procedur innych niż zamówienia publiczne (np. konkursy ofert na podstawie przepisów ustawy o pożytku publicznym i o wolontariacie) gdzie podmioty często korzystają ze specjalnej aplikacji do składania ofert. Decydują o tym nie przepisy prawa a regulamin danego postępowania
Zgoda generalna czy jednorazowa?
Ministerstwo Cyfryzacji w okresie przejściowym proponuje, że wszyscy ci, którzy zechcą komunikować się z podmiotami publicznymi przez e-doręczenia, będą mogli korzystać z tej formy komunikacji po spełnieniu jednego z określonych warunków. Czyli strona lub inny uczestnik postępowania:
- złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń odpowiednio organu administracji publicznej lub organu podatkowego;
- wystąpi odpowiednio do organu administracji publicznej lub organu podatkowego o takie doręczenie;
- wyrazi zgodę na doręczenie pism na adres do doręczeń elektronicznych.
Jeśli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń, korespondencja może być nadana za pośrednictwem innych środków komunikacji elektronicznej, w tym ePUAP.
Samorządowcy wskazują, że po pierwsze - nie jest jasne czy takie żądanie ma być każdorazowo skierowane w toku kolejnych postępowań, czy też jednorazowe skierowanie takiego żądania do organu będzie równoznaczne z obowiązkiem doręczenia stronie pism z wykorzystaniem adresu do doręczeń elektronicznych (jeżeli to drugie, to taka praktyka będzie nie do opanowania nawet w mniejszych urzędach).
Niejasny problem rezygnacji
W konsultowanym z samorządowcami projekcie pojawia się też zapis, że strona lub inny uczestnik postępowania ma prawo do rezygnacji z doręczania pism na adres do doręczeń elektronicznych albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku odpowiednio organ administracji publicznej lub organ podatkowy doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego. Samorządowcy chcą, aby resort wprost zapisał w jakiej formie będzie następowała ta rezygnacja, by uniknąć wątpliwości.
Resort w projekcie wprowadza też zastrzeżenie, że wpis adresu do e-doręczeń do bazy elektronicznej (o której mowa w art. 25 ust 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych) nie jest równoznaczny z żądaniem doręczenia korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Samorządowcy zgadzają się, że wpis adresu do bazy nie powinien być równoznaczny z żądaniem doręczenia korespondencji na ten adres, ale powinien być traktowany jako wyrażenie zgody na takie doręczenie. Ponadto ponownie pojawia się aspekt przeszukiwania Bazy Adresów Elektronicznych pod kątem tego, czy dana osoba wyraziła zgodę na doręczenia pism na adres do doręczeń elektronicznych, czy też nie.
EZD wymaga wsparcia
Ministerstwo Cyfryzacji uważa, że reforma ma szansę na powodzenie tylko wtedy, gdy połączone zostaną dwa ekosystemy: e-doręczenia i elektroniczne zarządzanie dokumentami. Dlatego wraz z nowelizacją systemu e-doręczeń, chce wprowadzić obowiązki związane z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją (EZD). Obowiązek posiadania systemu EZD ma wejść życie od 2028 r.
Samorządowcy, chociaż kierunkowo popierają wprowadzenie jako zasady stosowanie EZD uważają, że nałożenie takiego obowiązku na podmioty publiczne wymaga dogłębnej nowelizacji, a nawet opracowania dedykowanej temu zagadnieniu, w tym ponownego przygotowania instrukcji kancelaryjnej.
- Ten warunek jest do przyjęcia, o ile zostanie uruchomiony realny mechanizm systemowego wsparcia, szczególnie dla mniejszych jednostek samorządu terytorialnego – mówi Jan Czajkowski ze Związku Miast Polskich.
Michał Gramatyka, wiceminister cyfryzacji zapewnia samorządowców, że resort renegocjuje KPO, aby zapewnić środki finansowe na wdrożenia EZD przez państwo, m.in. na zakup oprogramowania lub komputerów.
Także Sylwester Szczepaniak, radca prawny, koordynator ds. społeczeństwa informacyjnego i Smart City w Biurze Fundacji Unia Metropolii Polskich, of counsel w Kancelarii Traple Konarski Podrecki Wspólnicy, ma zastrzeżenia do zaproponowanych przepisów.
- Trzeba zastanowić się czy ta ustawa przejściowa jest od tego, aby umieszczać tam takie rozwiązania, czy nie podejść do tego bardziej systemowo i stworzyć takie przepisy proceduralne, które będą dawały jasność i bezpieczeństwo urzędnikom w jakim trybie, komu i gdzie doręczyć – wskazuje Sylwester Szczepaniak.
