Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. Otrzymuje faktury zakupowe od kontrahentów, zarówno w formie elektronicznej (w formacie PDF, JPG lub BMP, przesyłanych na skrzynkę e-mail), jak i w formie papierowej. Spółka ewidencjonuje dokumenty księgowe w formie elektronicznej, korzystając z programu finansowo-księgowego. Każda faktura jest weryfikowana, księgowana i następnie archiwizowana.
Dotychczas faktury wpływające do spółki w formie papierowej były archiwizowane jako dokumenty papierowe. Z uwagi na skalę działalności, liczba faktur zakupowych otrzymywanych przez spółkę jest znacząca. Ich przechowywanie w formie papierowej jest uciążliwe i kosztowne.
Spółka wprowadza obecnie pełną digitalizację faktur zakupowych, odstępując od ich fizycznej archiwizacji w formie papierowej. Będą one skanowane – następnie przenoszone do systemu finansowo-księgowego i archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej, w formatach nieedytowalnych.
Faktura w postaci cyfrowej jako plik (w formacie PDF) będzie zarchiwizowana – zapisana jako nieedytowalny plik w elektronicznej bazie danych (na serwerze). Natomiast jej papierowa wersja jest trwale niszczona.
Dostęp do faktur w formie elektronicznej będą miały upoważnione osoby. Na żądanie organu administracji skarbowej, spółka zapewni dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej faktur. Faktury zakupowe będę mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum. Spółka wystąpiła o interpretację, czy dopuszczalne jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej i czy zachowuje ona prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z tak przechowywanych faktur.
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej
Zdaniem spółki, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).
Zobacz również: Polski Ład pozwala na opodatkowanie VAT usług finansowych >>
Ważna jest autentyczność pochodzenia, czytelność i integralność treści
Zdaniem spółki, szczególną rangę wymogu ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody przechowywania faktur w formie elektronicznej, z zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 7 lutego br. (0111-KDIB3-3.4012.637.2021. 2.MAZ) stwierdził, że prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
Prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.
Organ potwierdził, że podatnik zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej. Bez wpływu na prawo do odliczenia pozostaje okoliczność zniszczenia przez spółkę faktur otrzymanych w wersji papierowej.
Eksperci: Interpretacja korzystna, wkrótce system KSeF
- Przechowywanie faktur do okresu upływu przedawnienia podatkowego to obowiązek każdego podatnika. W przypadku archiwizowania faktur w formie papierowej jest to obowiązek niezwykle uciążliwy, a przy znacznej ilości dokumentów dodatkowo kosztowny – stwierdza Radosław Żuk, doradca podatkowy, partner w kancelarii Żuk & Pośpiech.
Jego zdaniem, o ile wystawianie faktur w formie elektronicznej w dużej mierze zależy od sprzedawcy, o tyle w przypadku zakupów formę faktury narzuca kontrahent. - Komentowana interpretacja indywidualna potwierdza korzystne dla podatników stanowisko, że przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej może odbywać się w formie elektronicznej. Co więcej, po zeskanowaniu faktury podatnik nie musi archiwizować formy papierowej, może posługiwać się tylko formą elektroniczną – podkreśla Radosław Żuk.
Ekspert zauważa, że takie podejście fiskusa daje możliwość zaoszczędzenia kosztów, jak również miejsca przeznaczanego na papierowe dokumenty. - Jednocześnie trzeba pamiętać, że prawdopodobnie od przyszłego roku opisywany w interpretacji dylemat podatnika zniknie, gdyż wszystkich podatników mają obowiązywać faktury elektroniczne, przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) – dodaje Radosław Żuk.
Kolejny ekspert również podkreśla, że sytuacja ulegnie zmianie w przypadku zaimplementowania rozliczeń w ramach KSeF. - Należy zaznaczyć, iż ewentualny brak spełnienia warunków formalnych jedynie w wyjątkowych przypadkach może powodować odmowę prawa od odliczenia VAT. Taka sytuacja może wystąpić, gdy podatnik nie jest w stanie udowodnić spełnienia kluczowych – materialnych warunków odliczenia (takim jak nabycie towarów czy usług wykorzystywanych do działalności gospodarczej opodatkowanej VAT) – podkreśla Jerzy Martini Partner w Martini & Wspólnicy.
Zdaniem eksperta, przez pryzmat tych zasad należy oceniać kwestię archiwizacji faktur. - Biorąc pod uwagę daleko posuniętą informatyzację sprawozdawczości VAT (m.in. JPK) fakt wystawienia faktury przez sprzedawcę jest stosunkowo łatwo weryfikowany przez administrację skarbową. Podatnik powinien natomiast udowodnić czy uprawdopodobnić, że tę fakturę faktycznie otrzymał – zauważa Jerzy Martini.
Ekspert dodaje, że skan faktury przechowywany w wersji elektronicznej należy uznać za zdecydowanie wystarczający dowód otrzymania faktury.
- Należy więc zgodzić się z przedstawioną przez dyrektora KIS interpretacją potwierdzającą prawo do odliczenia VAT w przypadku przetrzymywania faktur w formie skanów otrzymanych faktur w wersji papierowej. Wraz z postępem technologicznym zaciera się różnica pomiędzy formą dokumentu (papierową lub elektroniczną). Kwestia ta stanie się zupełnie bezprzedmiotowa w przypadku zaimplementowania rozliczeń w ramach KSeF – podkreśla Jerzy Martini.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
