Przez epidemię wiele przedsiębiorców zwalnia pracowników lub proponuje im przejście na własną działalność. Z punktu widzenia firmy, to same oszczędności. Mniejsze koszty, bo działy kadr mają mniej pracy, nie trzeba odprowadzać składek ZUS, ani przestrzegać kodeksu pracy. Z punktu widzenia zatrudnionego zalet jest mniej - niższy zasiłek chorobowy, niższe składki na przyszłą emeryturę, brak gwarancji kodeksowych. Jeśli jednak jest to jedyna możliwość na zachowanie wynagrodzenia, warto z niej skorzystać. Ostatnio coraz częściej Czytelnicy pytają serwis Prawo.pl o to, jak założyć działalność i ile to kosztuje.
- Jestem florystką. Do tej pory współpracowałam z jedną restauracją, ale ta przez epidemię tnie koszty. Właścicielka powiedziała mi, że jeśli założę działalność, pomoże mi znaleźć zlecenia. Waham się, bo obawiam się, że sobie nie poradzę, a czasy nie sprzyjają rozkręcaniu własnego biznesu. Czy można spróbować przejść na swoje, bez ponoszenia kosztów, wynajmowania biura - pyta pani Zofia? Podobne pytania zadają handlowcy, menedżerowie, marketingowcy, który od marca pracują z domu, a teraz firma chce, by robili to na własny koszt. Przez pierwsze miesiące prowadzenie działalności może być praktycznie bezkosztowe. Działalność prowadzona we własnym mieszkaniu, możne też się opłacać podatkowo. Wiele osób, które przez epidemię zaczęły pracować zdalnie z własnego M, część poniesionych wydatków z tego tytuły wrzuca w firmowe koszty. A jeśli okaże się, że biznes nie idzie, działalność gospodarczą można zawiesić lub zamknąć. Warto też pamiętać, że obecnie za sprawą tzw. Konstytucji Biznesu, jeśli przedsiębiorca zaczyna działalność i jego miesięczny przychód jest niższy, niż połowa najniższej pensji krajowej  (obecnie wynoszącej 2600 zł), w ogóle nie musi rejestrować swojej działalności. Wówczas jednak trzeba zadbać o ubezpieczenie zdrowotne.

 


Gdzie i jak zarejestrować działalność

Jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).  Ani za samą rejestrację, ani za późniejsze zmiany we wpisie, nie ponosi się żadnych opłat. Aby zarejestrować działalność można:  

  • Zarejestrować się do CEIDG za pomocą bezpłatnego Profilu Zaufanego (trzeba mieć konto na ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wypełnić wniosek,  opatrzyć elektronicznym podpisem i wysłać. Wpis jest dokonywany w momencie przyjęcia wniosku, który też trafia do US i ZUS (można od razu wybrać formę opodatkowania i płacenia składek o czym więcej niżej). Taka procedura pozwala od razu rozpocząć działalność.
  • Zarejestrować działalność można też bezpłatnie poprzez bankowość elektroniczną. Taką usługę oferują: PKO BP (serwis iPKO), mBank, ING, Santander Bank Polska. Wówczas jednak pozostałe formalności (m.in. rejestracja w ZUS, rejestracja VAT jeśli jest konieczna) trzeba załatwić w poszczególnych urzędach.
  • Wypełnić wniosek on-line w CEIDG i wysłać go. Taki wniosek otrzyma kod, który trzeba zapamiętać i wydrukować. Pozwoli on następnie potwierdzić złożenie wniosku w dowolnej gminie.  
  • Wypełniony papierowy wniosek złożyć w gminie, która przekształca go na wniosek elektroniczny.
  • Przesłać wniosek listem poleconym do wybranej gminy. Wówczas podpis musi być potwierdzony notarialnie.

Jak widać, by od razu rozpocząć działalność, bez zbędnych wizyt w urzędach, rejestracji najlepiej dokonać on-line przez stronę CEIDG. Warto pamiętać, że wniosku można określić późniejszy dzień podjęcia działalności gospodarczej, niż dzień złożenia wniosku. Data jej rozpoczęcia nie może być wcześniejsza niż dzień złożenia wniosku. Wybór daty jest ważny, bo od niej liczy się, np. okres 6 miesięcy bez składek ZUS na ubezpieczenia społeczne. 

Podatki - trzeba dobrze liczyć

Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą jest jednocześnie płatnikiem jako osoba fizyczna.  Co miesiąc odprowadza więc zaliczki z tytułu PIT. Formę opodatkowania wybiera się przy rejestracji on-line w CEIDG. Do wyboru są:

  • Zasady ogólne, czyli skala podatkowa 18 proc. i 32 proc. po przekroczeniu progu podatkowego,
  • Podatek liniowy – wynosi zawsze 19 proc., niezależnie od dochodu – to przychód pomniejszony o koszty, ale nie można rozliczać się wspólnie z małżonkiem, odliczyć ulgi na dzieci.
  • Ryczałt ewidencjonowany –  ryczałtowa stawką podatku wynosi  od 2 do 20 proc. i zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Np. dla robót budowlanych wynosi 5,5 proc. od przychodu. Tu nie można nic wrzucić w koszty.
  • Karta podatkowa -  podatek płaci się w stałej wysokości przez cały rok, niezależnie od tego czy były przychód. Jak  nie było, też trzeba zapłacić do 7. dnia miesiąca. Stawka jest ustalana przez naczelnika urzędu skarbowego. Nie ma możliwości stosowania preferencji w postaci wspólnego opodatkowania z małżonkiem lub dzieckiem

Generalnie podatek liniowy zaczyna się opłacać, gdy dochód jest większy od 85 528 zł, ponieważ w przypadku opodatkowania według skali podatkowej przekroczenie tej granicy dochodu powoduje przejście na większą stawkę podatku - 32 proc. od nadwyżki, co może być już niekorzystne. Jeśli jednak ktoś ma rodzinę, dzieci, musi policzyć czy ten sposób opodatkowania mu się opłaca. Na pierwszy rzut oka opłacalna może być karta podatkowa, ale pod warunkiem, że nie ma przestojów, usługi świadczone są tylko dla osób fizycznych, a naczelnik wyda przyjazną decyzję. Nie każdy jednak może rozliczać się kartą.

Sprawdź w LEX, czy masz prawo do karty podatkowej >>

Składki na ZUS mogą być niskie nawet przez 5 lat

Normalna  składka na ZUS od działalności gospodarczej wynosi ok. 1431,48 zł (ok. 975 składka na ubezpieczenie społeczne plus składka zdrowotna oraz na Fundusz Pracy ). Z tym, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zazwyczaj przez pierwsze, nawet pięć lat, mogą płacić niższe składki. Zakładając firmę, można  skorzystać z tzw. ulgi na start - dzięki temu przez pół roku od rejestracji przedsiębiorstwa jest się zwolnionym z opłacania składek społecznych. Wówczas trzeba tylko odprowadzać składkę zdrowotną. W 2020 r. wynosi ona 362,34 zł. Kto chce skorzystać z ulgi na start, to w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności musi zgłosić się w ZUS do ubezpieczenia zdrowotnego, z kodem tytułu ubezpieczenia, który zaczyna się od cyfr 05 40. Najprościej jest to zrobić przy wypełnieniu formularza zgłoszeniowego w trakcie rejestracji firmy w CEIDG. Wystarczy we wniosku CEIDG-1 zaznaczyć „ZZA” w punkcie 12.2 „Dołączam zgłoszenia ZUS”. Można też przesłać zgłoszenie przez aplikację e-Płatnik w PUE ZUS (Platformie Usług Elektronicznych ZUS). Jeśli korzysta się z ulgi na start, to do 10. dnia następnego miesiąca po rozpoczęciu działalności i zgłoszeniu do ubezpieczeń trzeba złożyć do ZUS deklarację ZUS DRA i zapłacić składkę zdrowotną. Mając konto w PUE ZUS, można to zrobić samodzielnie, ale także upoważnić księgową - sprawdź, jak założyć konto i upoważnić księgową. Potem tzw. samozatrudniony do końca okresu korzystania z ulgi nie musi już składać deklaracji ZUS DRA. Kolejną deklarację składa się  dopiero po upływie pół roku za miesiąc, w którym kończy się ulga. Przykładowo, gdy zaczynamy działalność we wrześniu, ZUS DRA składa się do 10 października, a kolejną do 10 marca. Przez kolejne dwa lata, ten sam przedsiębiorca będzie miał możliwość skorzystania z tzw. preferencyjnego ZUS (zwanego też czasami małym ZUS) - składki w wysokości 590,03 zł. W kwocie tej jest też już wliczona składka na ubezpieczenie zdrowotne. Z preferencyjnego ZUS nie można jednak skorzystać, jeśli świadczy się usługi na rzecz byłego pracodawcy takie same jak na etacie.

Ci których przeciętne miesięczne przychody nie przekraczają w danym roku 2,5-krotności minimalnego wynagrodzenia (w 2019 r. to 5625 zł), w następnym mogą płacić niższe tzw. mały ZUS (zwany też małym ZUS plus, by odróżnić od składek preferencyjnych nazywanych dawniej małym ZUS). W tej opcji też trzeba opłacać tylko składkę zdrowotną. By skorzystać z małego ZUS w 2020 roku, trzeba spełnić dwa kluczowe warunki:

  • przychody w 2019 roku nie mogą przekroczyć  poziomu  120 000 zł;
  • działalność w 2019 roku była prowadzona przez nie mniej niż 60 dni kalendarzowych.

 

W sumie więc można działać na małą skalę przez kilka lat i płacić niższe składki.

 


Rejestracja – o czym jeszcze warto wiedzieć

Rejestrując działalność, warto pamiętać o dobrej nazwie firmy oraz możliwe szeroko określonej działalności. W tym celu wybiera się kody Polskiej Klasyfikacji Działalności, czyli kody PKD. Lepiej zaznaczyć ich więcej, by w przypadku poszerzenia biznesu nie trzeba było dokonywać zmian. Jeśli bowiem podczas rejestracji ktoś nie poda kodu obejmującego, np. wykonania instalacji wodno-kanalizacyjnych, to nie będzie mógł za takie usługi wystawić faktury. Kody wraz z opisami zajmują kilka stron, warto więc wcześniej dobrze je przeanalizować. Tak, aby wiedzieć, co się pod którym kryje. Przykładowo osoba, która ma odpowiadać za zarządzanie może wybrać PKD 70.22.Z "Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania", który obejmuje - doradztwo i bezpośrednią pomoc dla podmiotów gospodarczych i innych jednostek.

Jednoosobowa działalność gospodarcza - REGON i NIP

Gdy pomyślnie przejdzie się przez rejestrację, to kolejnymi ważnymi formalnościami są: zdobycie Numeru Regon oraz Numeru Identyfikacji Podatkowej. Jeżeli ktoś miał nadany wcześniej NIP, nie ulega on zmianie. Jeśli jednak w chwili składania druku rejestracyjnego CEIDG-1 nie posiada się NIP-u, zostanie on nadany po rejestracji. NIP jest niezbędny do celów podatkowych – na przykład przy podatku od towarów czy usług (w przypadku płatnika VAT). Z kolei numer REGON to podstawa w kontaktach z urzędem skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Trzeba go także używać przy okazji rozliczeń oraz zawierania umów. Regon powinien też się znaleźć na wszystkich pieczęciach firmowych (zresztą tak jak NIP, adres i pełna nazwa firmy).

Konto firmowe – lepiej mieć

Co do zasady, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, nie trzeba mieć firmowego konta. Przelewy do ZUS, podatkowe można wykonywać z prywatnego, podobnie jak przyjmować płatności za wykonane usługi czy sprzedane produkty. Wielu mikroprzedsiębiorców (samozatrudnionych) nie zakładało więc oddzielnego firmowego rachunku, za którego prowadzenie banki pobierają opłaty. Tyle, że od września 2019 roku jest tzw. zwana biała lista podatników VAT, czyli wykaz określonych przydatnych informacji o przedsiębiorcach będących podatnikami VAT, który pozwala weryfikować kontrahentów. Jedną z informacji jest numer  rachunku bankowego, ale tylko firmowego. To oznacza, że nie można podać osobistego. Większość kontrahentów nie przeleje należności na konto, którego nie ma na białej liście. Tak więc zakładając firmę, trzeba od razu pomyśleć o założeniu firmowego konta. Warto też pamiętać, że wszelkie dotacje, postojowe, lepiej mieć na oddzielnym rachunku, sprawdza się on też przy kontrolach urzędu skarbowego, a opłaty bankowe za prowadzenie rachunku można w całości rozliczyć jako koszty firmy.

Księgowość można prowadzić samodzielnie

Prowadzący jednoosobową działalność, którego dochód w roku podatkowym nie przekracza 2 mln euro może prowadzić uproszczoną księgowość w formie księgi przychodów i rozchodów (KPiR), ewidencję przychodów w przypadku ryczałtowców lub kartę podatkową. Ich bowiem nie obejmują przepisy ustawy o rachunkowości. Taką księgowość wielu przedsiębiorczych Polaków prowadzi samodzielnie lub z pomocą banku. Wiele banków oferuje usługi doradcze dla klientów firmowych.  Gdy prowadzący własny biznes korzystają z usług księgowej, przy małej skali działalności, płacą ok. 100 złotych.

Uwaga na podatek od nieruchomości

Osoby, które rejestrują działalność, jako miejsce jej prowadzenia podają często własne mieszkanie czy dom. Robią tak zwłaszcza tzw. samozatrudnieni, by wrzucić w koszty wydatki na czynsz, internet, energię. Jeśli zaś mieszkanie w całości lub w wydzielonej części służy wyłącznie prowadzeniu działalności gospodarczej, to zmieni się charakter jego użytkowania i wzrośnie stawka podatku od nieruchomości. Samo zarejestrowanie firmy we własnym mieszkaniu nie jest podstawą do płacenia wyższego podatku - inaczej sytuacja wygląda, gdy przedsiębiorca wydziela np. cały pokój i tworzy w nim biuro lub gabinet lekarski, a inaczej, gdy korzysta z części danego pomieszczenia. Sprawdź, co zrobić, by nie płacić wyższego podatku od nieruchomości >>
 

Zalety i wady prowadzenia działalności:

Zalety:
  • brak kosztów założenia działalności gospodarczej,
  • brak wymogów tworzenia kapitału przedsiębiorstwa,
  • elastyczność w otwieraniu, zawieszaniu i likwidacji,
  • wybór formy opłacania podatków,
  • ograniczone obowiązki sprawozdawcze,
  • prowadzący działalność nie musi się rozliczać dokładnie z każdej złotówki
    pobranej z firmowego konta. To, co wpływa, może od razu wydać na własne potrzeby.

Wady:

  • odpowiedzialność całym majątkiem za zobowiązania, jest więc ona nieograniczona. Jeśli jednak biznes prowadzi się samodzielnie i chce początkowo
    zatrudniać jednego, maksymalnie dwóch pomocników, to nie ma się co zastanawiać nad innymi formami.
  • obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia do ZUS (choć przez pierwsze pół roku tylko składki zdrowotne, potem przez 24 miesiące można skorzystać z preferencyjnego ZUS ).