Zmienna praktyka organów podatkowych sprawia, że przedsiębiorcy powinni zachować szczególną ostrożność, by uniknąć błędów w rozliczeniach.
Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży
Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Czytaj też w LEX: Zasady ewidencjonowania obrotu przy wykorzystaniu kas rejestrujących >
Jednocześnie, na podstawie par. 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących, z obowiązku tego zwolnieni są – nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 r. – podatnicy, których obrót zrealizowany na rzecz ww. osób nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. W przypadku podatników, którzy rozpoczęli sprzedaż w trakcie roku, limit ten stosuje się proporcjonalnie do okresu jej prowadzenia.
Zobacz też procedurę w LEX: Sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej >
Na mocy par. 3 ust. 1 pkt 2 tego samego rozporządzenia do końca 2027 r. zwolnienie obejmuje także podatników, którzy po 31 grudnia 2021 r. rozpoczęli dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, o ile przewidywany obrót – w proporcji do okresu wykonywania tych czynności – nie przekroczy 20 000 zł.
Czytaj też w LEX: Zwolnienie podmiotowe z obowiązku ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas rejestrujących na przykładach >
W praktyce oznacza to, że limit zwolnienia jest stosunkowo niski, dlatego większość przedsiębiorców prowadzących sprzedaż na rzecz konsumentów lub rolników ryczałtowych musi posiadać kasę fiskalną. Zakup takiego urządzenia generuje jednak dodatkowe koszty, dlatego ustawodawca wprowadził ulgę na zakup kasy rejestrującej, aby złagodzić skutki finansowe tego obowiązku.
Czytaj w LEX: Ulga przy zakupie kas fiskalnych >
Warunki skorzystania z ulgi
Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT prawo do skorzystania z ulgi przysługuje podatnikom, którzy:
- mieli obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i w wymaganym terminie rozpoczęli ją przy użyciu kas on-line, lub
- dobrowolnie rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu kas on-line, pod warunkiem że wcześniej nie używali żadnych kas rejestrujących.
Podatnicy spełniający te warunki mogą odliczyć od podatku należnego 90 proc. ceny zakupu kasy (bez VAT), jednak nie więcej niż 700 zł na każdą kasę.
Jeżeli kwota ulgi przewyższa wartość podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik ma prawo żądać zwrotu różnicy na rachunek bankowy lub odliczyć ją w kolejnych okresach rozliczeniowych.
Warunkiem uzyskania ulgi jest dokonanie zakupu kasy nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży.
Z ulgi mogą skorzystać zarówno przedsiębiorcy rozpoczynający ewidencjonowanie, jak i ci, którzy zostali zobowiązani do wymiany dotychczasowych kas na urządzenia online (np. ze względu na prowadzenie działalności w branżach objętych obowiązkową wymianą).
Aby możliwe było odliczenie ulgi, podatnik musi:
- posiadać fakturę dokumentującą zakup kasy oraz dowód zapłaty całej należności,
- rozpocząć ewidencjonowanie w wymaganym terminie przy użyciu kas spełniających wymogi art. 111 ust. 6a ustawy o VAT.
Zobacz też procedurę w LEX: Ulga na zakup kas rejestrujących - korzystanie przez czynnych podatników VAT >
Termin odliczenia ulgi
Podatnik będący czynnym podatnikiem VAT powinien wykazać ulgę w pliku JPK_V7, w odpowiednich polach deklaracji, co umożliwia jej odliczenie od podatku należnego. Poprawne ujęcie ulgi w JPK_V7 jest kluczowe dla uznania jej przez organ podatkowy.
Natomiast przedsiębiorcy zwolnieni z VAT muszą złożyć wniosek o zwrot ulgi do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując kwotę wydaną na zakup kasy oraz numer rachunku bankowego. Dzięki temu mogą otrzymać zwrot wydatków nawet mimo braku prawa do standardowego odliczenia VAT.
Obowiązek zwrotu ulgi
Podatnicy, którzy w ciągu trzech lat od rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży:
- zakończą działalność gospodarczą, lub
- nie wykonają obowiązkowego przeglądu technicznego kasy,
- są zobowiązani do zwrotu ulgi (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT).
Czytaj też w LEX: Zakończenie działalności - a co z kasą fiskalną? >
Przeglądu technicznego należy dokonywać co najmniej raz na dwa lata, licząc od dnia fiskalizacji kasy. Obowiązek jego terminowego wykonania spoczywa na użytkowniku urządzenia. Zawieszenie działalności nie zwalnia z tego obowiązku – przegląd należy przeprowadzić niezwłocznie po wznowieniu działalności.
Ponadto, zgodnie z par. 5 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących, podatnik musi zwrócić ulgę również w przypadku, gdy:
- trwale zaprzestanie prowadzenia ewidencji, lub
- naruszy obowiązki wynikające z art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy o VAT (np. brak połączenia kasy online z CRK).
Utrata ulgi na zakup kasy fiskalnej powinna zostać wykazana bezpośrednio w pliku JPK_V7. Wykazuje się go w pozycji "Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy". Wówczas zwrot ulgi dokonywany jest wraz z zapłatą VAT za bieżący okres.
Zobacz procedurę w LEX: Utrata prawa do ulgi na zakup kasy rejestrującej >
Dla podatników zwolnionych z VAT zwrot powinien nastąpić do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot.
Ulga na kolejne kasy
Jeśli przedsiębiorca po skorzystaniu z ulgi potrzebuje dodatkowych kas (np. w związku z otwarciem nowego punktu sprzedaży), ulga nie przysługuje.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 28 sierpnia 2020 r. (nr 0111-KDIB3-2.4012.516.2020.1.MN) wyjaśnił, że ulga dotyczy wyłącznie zakupu kas w związku z pierwszym obowiązkiem ewidencjonowania lub obowiązkową wymianą kasy na kasę online.
Nabycie kolejnej kasy w toku działalności nie spełnia tych warunków, dlatego nie daje prawa do ulgi.
Sprawdź w LEX: Czy zawieszając działalność należy zwrócić ulgę na zakup kasy rejestrującej? >
Ulga przy dobrowolnej wymianie na kasę online
Podatnicy, którzy nie mają ustawowego obowiązku wymiany kasy na urządzenie online, a mimo to decydują się na jej zakup, nie mogą skorzystać z ulgi.
Prawo do odliczenia przysługuje wyłącznie przedsiębiorcom zobowiązanym do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas online lub tym, którzy rozpoczęli ją dobrowolnie po raz pierwszy.
Dobrowolna wymiana kasy w celu modernizacji sprzętu nie uprawnia do uzyskania ulgi ani zwrotu wydatków.
Jak wskazał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z 25 listopada 2021 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.725.2021.2.AZ), dniem rozpoczęcia ewidencjonowania należy uznać dzień, w którym u podatnika powstał obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy. Kolejne kasy nabyte po tej dacie nie są już objęte prawem do ulgi – także w przypadku ponownego rozpoczęcia działalności po jej wcześniejszym zakończeniu.
Sprawdź też w LEX: Czy ulga na zakup kasy rejestrującej on-line obejmuje zakup modułów fiskalnych? >
Podsumowanie
Ulga na zakup kasy fiskalnej stanowi istotny instrument wsparcia dla przedsiębiorców zobowiązanych do ewidencjonowania sprzedaży. Umożliwia częściowe zrekompensowanie kosztów zakupu kas online, jednak możliwość jej zastosowania uzależniona jest od spełnienia szeregu warunków formalnych.
Z tego względu każdy przedsiębiorca planujący zakup lub wymianę kasy fiskalnej powinien dokładnie przeanalizować przepisy i aktualne interpretacje organów podatkowych, aby uniknąć utraty prawa do ulgi lub obowiązku jej zwrotu.
Czytaj też w LEX: Zwrot, wymiana i reklamacja towaru a rejestracja obrotu na kasie fiskalnej - na przykładach >
Czytaj również: Koszty podatkowe wyzwaniem w działalności influencera
