Do podstawowych i zarazem najistotniejszych zmian będą należeć:

  1. Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wyłącznie w formie elektronicznej – chociaż obecnie zdecydowana większość biur rachunkowych (czy też podatników) prowadzi KPiR w formie elektronicznej, a nie papierowej, to od stycznia 2026 r. obowiązek ten będzie wynikał bezpośrednio z zapisów rozporządzenia, tym samym usuwając zapis o możliwości prowadzenia księgi w postaci papierowej. (Wyjątkiem są osoby prowadzące działalność na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zawartej na warunkach zlecenia.).
  2. Zmiany dotyczące spisu z natury – od 2026 roku spis z natury nie będzie musiał być podpisywany przez osoby sporządzające, a wystarczający będzie jedynie podpis właściciela firmy lub wspólników. W KPiR będzie ujmowana jedynie wartość spisu z natury.
  3. Brak możliwości dokumentowania zakupów za pomocą paragonu bez NIP – w nowym rozporządzeniu brak jest możliwości dokumentowania zakupów dokonywanych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą paragonów bez NIP dotyczących np. zakupu środków czystości lub materiałów biurowych. Brak będzie również możliwości dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych za pomocą dowodów wewnętrznych – konieczna będzie do tego celu faktura uproszczona (czyli paragon z NIP).
  4. Wyłączenie z katalogu dowodów księgowych dziennych zestawień dowodów – zestawienia te, dotychczas stanowiące jeden z dowodów księgowych, od stycznia 2026 roku nie będą mogły być ujmowane w KPiR. Ujmowane będą pojedyncze faktury, bez dokonywania zapisów zbiorczych.
  5. Korekty raportów fiskalnych – od stycznia 2026 roku podatnicy będą dokonywać korekty raportów fiskalnych na podstawie dowodów wewnętrznych, a nie – jak dotychczas – poprzez opisanie korekt na odwrotnej stronie raportów fiskalnych.
  6. Wprowadzenie nowych kolumn do podatkowej księgi przychodów i rozchodów – zmiany te są konsekwencją wejścia w życie obowiązkowego KSeF od 2026 roku. Kolumna 3 będzie służyć do wpisania numeru identyfikującego fakturę wystawioną w KSeF, natomiast w kolumnie 5 ujęciu będzie podlegać numer identyfikatora podatkowego kontrahenta.
  7. Usunięcie możliwości korzystania ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR – nowe rozporządzenie nie przewiduje możliwości zwolnienia z konieczności stosowania przepisów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dotychczas naczelnik urzędu skarbowego na wniosek niektórych kategorii podatników mógł zwolnić ich z obowiązku prowadzenia ksiąg. Od stycznia taka możliwość zostanie zlikwidowana.
  8. Bez możliwości prowadzenia uproszczonej KPiR przez niektórych rolników – od 2026 roku w rozporządzeniu nie będzie zapisu, na podstawie którego rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudniania pracowników, których roczny przychód nie przekraczał 10 000 zł, mogli prowadzić uproszczoną księgę przychodów i rozchodów.
  9. Usunięcie powtarzalnych definicji – nowe rozporządzenie nie będzie zawierać definicji, które występują już w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, takich jak m.in. pojęcie środków trwałych, przychodu czy wartości niematerialnych i prawnych.
  10. Brak miejsca przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów – od 1 stycznia zostaną usunięte przepisy wskazujące, że KPiR oraz dowody księgowe będą musiały być przechowywane m.in. w miejscu prowadzenia działalności, czy też w miejscu będącym siedzibą biura rachunkowego. Nowe przepisy nie przewidują takiego obowiązku – wskazują jedynie, że księga przychodów i rozchodów wraz z dowodami księgowymi powinna być prowadzona i przechowywana do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

 

Jak widać, chociaż zmiany na pierwszy rzut oka nie są wielkie, to jednak osoby prowadzące księgowość dla podatników powinny zwrócić na większość z nich uwagę – a przede wszystkim na obowiązek elektronicznego prowadzenia KPiR oraz konieczność aktualizacji programów księgowych w związku ze zmianą wzoru księgi przychodów i rozchodów, a konkretnie w związku z dodanymi kolumnami.

Postawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2025 poz. 1299) – wejdzie w życie 1 stycznia 2026 r.

Urszula Sałacińska-Matwiejczyk, doradca podatkowy z Północno-Wschodniej Grupy Podatkowej, ekspert Tax Alert

Czytaj również: Limit zwolnienia z VAT - ministerstwo wyjaśnia wątpliwości