9 czerwca przypada Dzień Księgowego. Z okazji swojego święta księgowi podsumowują ostatnie zmiany przepisów i wskazują, które zadania wymagać będą w najbliższej przyszłości największego zaangażowania. Podkreślają też, że nowe technologie, które wkraczają również do tego zawodu, nie odbiorą im pracy. 

Sztuczna inteligencja przyspiesza rutynowe działania

Jak zapewnia prof. Stanisław Hońko, prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, profesor w Katedrze Rachunkowości Uniwersytetu Szczecińskiego, sztuczna inteligencja może być ułatwieniem w codziennej pracy, ale wymaga też weryfikacji.

- Medialne doniesienia o tym, że sztuczna inteligencja zastąpi księgowych, są chwytliwe, ale zwykle pozbawione głębszej wiedzy o specyfice naszej pracy. Tego typu artykuły tworzą fałszywe przekonanie, że zawód księgowego nie ma przyszłości. Tymczasem zapowiedzi zmierzchu naszej profesji pojawiają się od początku XX wieku — miały nas zastąpić maszyny liczące, kalkulatory, komputery czy roboty księgowe. W rzeczywistości każda z tych technologii przyczyniła się do rozwoju zawodu, a nie jego zaniku. Podobnie będzie z AI. Księgowi od zawsze rozwijają się wraz z technologią. Nie tylko aktualizujemy wiedzę merytoryczną, ale także doskonalimy umiejętności techniczne. Uczymy się korzystać z narzędzi, które usprawniają naszą codzienną pracę. Sztuczna inteligencja nie tylko przyspiesza rutynowe zadania. Wspomaga także analizę danych, wykrywanie nieprawidłowości oraz podejmowanie profesjonalnych osądów — np. przy ocenie utraty wartości aktywów, szacowaniu rezerw czy ocenie stopnia zaawansowania kontraktów długoterminowych. Ułatwia też wizualizację informacji, co poprawia komunikację z kierownictwem i klientami - podkreśla prof. Stanisław Hońko.

Zobacz również:  Księgowi znów będą mieli więcej pracy

Dodaje jednak, ze AI to nie tylko szanse, ale i zagrożenia. Algorytmy uczą się na danych wprowadzanych przez ludzi, więc błędne informacje mogą prowadzić do błędnych wyników. Dlatego zaufanie do AI musi być ograniczone i zawsze wsparte wiedzą specjalisty. Tylko profesjonalny księgowy potrafi właściwie ocenić wyniki generowane przez sztuczną inteligencję. - Oswojenie się z tą dynamicznie rozwijającą się technologią jest dziś koniecznością. Codziennie powstają nowe aplikacje oparte na AI, które mogą nas realnie wesprzeć. Choć czas księgowych jest towarem deficytowym, warto traktować naukę nowych technologii jako inwestycję. Inwestycję, która nie tylko upraszcza pracę, ale także buduje nowoczesny wizerunek naszego zawodu — atrakcyjny również dla młodego pokolenia - uważa prof. Hońko.

 

Sprawdź również książkę: Ustawa o rachunkowości. Komentarz >>


Niewiele czasu na wdrożenie KSeF

Po spokojnym początku 2024 r. rządowe prace nad zmianą przepisów nabrały tempa, co oznacza także wiele nowych zadań dla księgowych.

Jak wskazuje Sylwia Loręcka, księgowa, ekspertka Tax Alert, jednym z największych wyzwań stojących przed księgowymi jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. 

- Pomimo iż KSeF, czyli platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, będzie wprowadzony etapami: 1 lutego 2026 r. i 1 kwietnia 2026 r., to prace powinny rozpocząć się znacznie wcześniej. Wdrożenie KSeF to proces, który w dużej jednostce może potrwać nawet kilka miesięcy. Należy przeprowadzić audyt procesu fakturowania i przetestować odpowiednie narzędzia informatyczne. Stąd ogromna rola księgowych, ale muszą oni działać wspólnie z pracownikami innych komórek organizacyjnych. Księgowi, tak naprawdę, zaczęli proces przygotowania do wdrożenia KSeF, już kilka miesięcy temu, od szkoleń i testowania narzędzi informatycznych w tym zakresie, ale największe nasilenie prac, szczególnie w mniejszych przedsiębiorstwach i biurach rachunkowych, pojawi się zapewne w drugiej połowie roku 2025. Bezproblemowe korzystanie z systemu KSeF w przyszłości, wymaga więc obecnego współdziałania pracowników działów księgowości oraz pracowników innych komórek organizacyjnych, a w przypadku biur rachunkowych współpracy z przedsiębiorcami - mówi Sylwia Loręcka.

Przypomnijmy, że Ministerstwo Finansów przedstawiło w kwietniu nową wersję projektu nowelizacji ustawy o VAT, wprowadzającego obowiązkowy KSeF (poprzednia wersja pochodzi z listopada 2024 r.) Nie zmieni się założenie, iż najwięksi polscy przedsiębiorcy będą obowiązkowo wystawiać e-faktury w systemie KSeF od 1 lutego 2026 r., a pozostali od kwietnia 2026 r. (Do weryfikacji progu 200 mln złotych, powyżej którego duże przedsiębiorstwa będą musiały korzystać  z KSeF od 1 lutego 2026 roku, brana będzie pod uwagę sprzedaż z 2024 r., a nie z 2025 r.). 

Wprowadzono natomiast szereg zmian dotyczących m.in. trybu offline i załączników do faktur. Projekt wprowadza na stałe możliwość wystawiana faktur w trybie „offline24” - na zasadzie dobrowolności. Ministerstwo Finansów wyjaśnia też, że wychodząc naprzeciw potrzebom, głównie dostawców mediów (energia, gaz itp.) zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność polegająca na umożliwieniu dla tego rodzaju działalności przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Przedsiębiorcy będą mogli przesyłać faktury z załącznikami po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia w usłudze e-Urząd Skarbowy. 

- Zmiany idą w dobrym kierunku, ministerstwo uwzględniło część postulatów przedsiębiorców. Jednak największym problemem będzie krótki termin na wdrożenie obligatoryjnego KSeF, biorąc pod uwagę dużą skalę zmian. By zdążyć, przedsiębiorcy powinni już teraz zacząć przygotowania (o ile nie zaczęli wcześniej), tymczasem ostateczna wersja przepisów ma być znana w lipcu, a rozporządzenia wykonawcze najprawdopodobniej dopiero jesienią – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.

 

Kolejnym wyzwaniem będzie obowiązkowa wysyłka ksiąg rachunkowych w formie ustrukturyzowanej do urzędu skarbowego. Przypomnijmy, że od 2025 r. największe spółki oraz członkowie podatkowych grup kapitałowych będą przesyłać do organów podatkowych ustrukturyzowane informacje z ksiąg rachunkowych – za pomocą struktury JPK CIT Podatnicy będą wysyłać dane bez wezwania, wraz z zeznaniem rocznym. Skarbówka uzyska więc regularny wgląd w ich rozliczenia.

Pozostałe firmy mają więcej czasu na odpowiednie przygotowanie się do tych obowiązków, w tym na uporządkowanie swoich planów kont, aby ułatwić automatyczne przekazywanie ksiąg w postaci elektronicznej.