Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie serwisu Prawo.pl, w KSeF 2.0 zostanie wprowadzony mechanizm, pozwalający na automatyczne zgłoszenie nadużyć administracji. Celem jest zapewnienie przedsiębiorcom możliwości szybkiego zgłaszania faktu otrzymania faktury, w stosunku do której istnieje uzasadnione przypuszczenie, że jest ona np. wynikiem oszustwa - tzw. faktury scamowej.

Nadużycie będzie mogła zgłosić osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik). Nadużycia nie może natomiast zgłaszać sam sprzedawca.

Jakie faktury będzie można zgłosić

- Z uwagi na to, że zgłoszenie nadużycia jest dodatkową funkcjonalnością systemu i nie nakłada na podatników żadnych nowych obowiązków, przepisy nie regulują powyższej kwestii. Zgłoszenie nadużycia dotyczącego danej faktury jest możliwością. Decydując się jednak na takie zgłoszenie do administracji, należy wziąć pod uwagę kilka przykładowych, obiektywnych przesłanek, których spełnienie może prowadzić do podejrzenia oszustwa - wyjaśnia MF. 

Faktury scamowe będzie można zgłosić m.in. gdy:

  • faktura otrzymana jest od podmiotu, z którym dany nabywca nigdy nie współpracował i nie współpracuje,
  • brak jest transakcji udokumentowanej fakturą (nabywca w rzeczywistości nie dokonał żadnego nabycia od podatnika, który występuje na fakturze),
  • podatnik podjął próby kontaktu z podmiotem wskazanym na fakturze jako sprzedawca, celem wyjaśnienia zasadności wystawienia faktury (np. telefonicznie, drogą e-mail), która zakończyła się niepowodzeniem, co może sugerować, że podmiot wystawiający fakturę nie jest rzetelny,
  • nabywca zweryfikował dane sprzedawcy i okazało się, że nie znajduje się on w wykazie podatników, jak również informacje na jego temat nie są dostępne w ogólnodostępnych bazach dotyczących prowadzenia działalności (np. w CEIDG, KRS itp.),
  • w otrzymanej fakturze pojawiają się oczywiste błędy językowe (ortograficzne, składniowe itp.), które sugerują, że faktura została wystawiona przez osobę zagraniczną, nieznającą zasad języka polskiego lub przy jej wystawieniu skorzystano z programów do automatycznego tłumaczenia treści na język polski,
  • na fakturze określono bardzo krótki termin płatności, wymuszający szybkie działania ze strony nabywcy (nieuzgodnione z nim wcześniej, niewynikające z żadnej umowy łączącej strony transakcji wskazane na fakturze),
  • w fakturze zawarte są adresy stron internetowych np. z informacją o nadwyżce lub niedoborze w rozliczeniach, wskazujące na wyjątkowo korzystne oferty/ceny bądź odsyłające do pochodzących z niesprawdzonego źródła załączników.

 

Jednak - jak podkreśla MF - jedna przesłanka może nie wystarczyć. Sam bowiem fakt, że w fakturze zidentyfikowano np. błędy językowe, nie przesądza o tym, że nosi ona znamiona oszustwa - może być to wynikiem zwykłego błędu ludzkiego. Dlatego tak ważna jest analiza co najmniej kilku z wyżej wymienionych przesłanek, by dokonać obiektywnej oceny całej sytuacji.

Co ważne, nie należy zgłaszać do administracji faktur, które potwierdzają rzeczywisty przebieg transakcji, ale strony transakcji toczą spór o kwotę, na którą faktura powinna być wystawiona np. w związku z reklamacją lub nienależytym wykonaniem usługi. Usługa zgłaszania nadużyć nie służy do rozwiązywania konfliktów pomiędzy stronami transakcji.

- Celem usługi jest przeciwdziałanie wyłudzeniom oraz ochrona uczciwych podatników, którzy takie nierzetelne faktury potencjalnie mogą otrzymać. Zgłaszanie faktur nie powinno być wykorzystywane również w przypadku niezadowolenia z ogólnego poziomu współpracy z danym kontrahentem (poziomu obsługi, negatywnie rozpatrzonej reklamacji) czy jako celowe działanie mające docelowo zakłócić pracę konkurencji - wyjaśnia MF.

Zgłoszenie trzeba uzasadnić

Jak wyjaśnia MF, aby zgłosić tego typu fakturę do organu, konieczne jest wpisanie uzasadnienia zgłoszenia. Zgłoszenie faktury odbywa się indywidualnie tj. jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury. Nie jest możliwe zbiorcze zgłoszenie nadużycia w stosunku do wielu faktur.

Jedna faktura może zostać zgłoszona jako nadużycie w różnych kontekstach (np. w kontekście nabywcy, jak i podmiotu trzeciego). Zgłoszenia nadużycia dotyczącego faktury w danym kontekście (np. u nabywcy) nie wpływa na oznaczenie faktury jako zgłoszonej w innych kontekstach (np. u podmiotu trzeciego).

- Administracja będzie dokonywała analizy oraz weryfikacji dokonanych zgłoszeń. Podatnik, który dokonał zgłoszenia, po jego przesłaniu nie będzie jednak informowany o przebiegu procesu weryfikacji zasadności zgłoszenia przez administrację, ani z jakim skutkiem taka weryfikacja się zakończyła - wyjaśnia ministerstwo.

Po zgłoszeniu przez podatnika nadużycia dotyczącego danej faktury, które nastąpiło np. w wyniku błędu, możliwe będzie jego wycofanie. W tym przypadku również konieczne będzie uzasadnienie wycofania. Wycofanie zgłoszenia faktury odbywa się pojedynczo, a nie zbiorczo.

Wycofania zgłoszenia o nadużyciu dotyczącym faktury może dokonać osoba lub podmiot, który posiada w KSeF uprawnienia do dostępu do faktur w danym kontekście (np. nabywca lub jego pracownik). Wycofania zgłoszenia o nadużyciu nie może natomiast dokonać sam sprzedawca lub osoba bądź podmiot uprawniony przez tego podatnika.

KSeF umożliwia sprawdzenie statusu operacji zgłoszenia nadużycia/wycofania zgłoszenia nadużycia dotyczącego faktury. System będzie zwracał informacje dotyczące zgłaszania lub wycofania zgłoszeń nadużyć dotyczących faktur. Będą one obejmowały następujący zakres:

  • aktualny status zgłoszenia faktury (czy jest zgłoszona czy je wycofano),
  • kiedy nastąpiła ostatnia zmiana zgłoszenia faktury (zgłoszenie lub wycofanie) lub jeśli faktura nigdy nie została zgłoszona to informacja o braku zmian,
  • uzasadnienie ostatniej zmiany (zgłoszenia lub wycofania).

 

Zagrożenie ze strony oszustów - uwaga na przyznawanie uprawnień do KSeF

Jak zauważa Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Chojnacka & Łagowski, w początkowym okresie po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF możemy mieć do czynienia z większą niż dotychczas aktywnością oszustów. Faktury w KSeF będą trafiać do jednego zbioru, więc przedsiębiorcom może być trudniej zweryfikować, czy dokument wystawiony na ich NIP dotyczący rzeczywistej transakcji. Dlatego powinni z wyprzedzeniem wdrożyć procedury ograniczające ryzyko.

- To bardzo dobrze, że Ministerstwo Finansów tworzy mechanizm oznaczania faktur scamowych. Należy zakładać, że w sytuacji gdy podatnicy oznaczą jako scam kilka lub kilkadziesiąt faktur wystawionych z jednego numeru NIP, podmiot posługujący się tym NIP zostanie szybko zweryfikowany. A jeśli okaże się oszustem, będzie oznaczało koniec jego działalności i konsekwencje karne. Warto jednak, by proces oznaczania podejrzanych faktur został odpowiednio usprawniony. MF wskazuje, że aby zgłosić tego typu fakturę do organu, konieczne będzie wpisanie uzasadnienia zgłoszenia. Może jednak zamiast pisać uzasadnienie, podatnik powinien mieć możliwość automatycznego oznaczenia jednej z opcji w katalogu. Byłoby to ułatwieniem nie tylko dla podatników, ale przede wszystkim dla organów podatkowych. Istnieje bowiem ryzyko, że administracja zostanie zalana zgłoszeniami o różnej wadze, co może utrudnić proces weryfikacji. Przykładowo oznaczenia podejrzenia wystawienia faktury przez podmiot istniejący powinno mieć większą wagę, niż nieprawidłowość faktury ze względu na błędy językowe. Powstaje też ryzyko, że podatnicy będą oznaczać jako scam faktury otrzymane od kontrahenta z którym są w konflikcie  – mówi Arkadiusz Łagowski.

Według niego wdrożenie KSeF to także dobry moment, by uzgodnić ze sprzedawcami, jakie dane powinny być zawarte na fakturze. Pozwoli to nabywcom zautomatyzować obieg faktur oraz przyznać dostępy do systemu określonym osobom w firmie. Należy też opracować procedury dotyczące otrzymania faktury poza KSeF (np. gdy wystawia ją podmiot zagraniczny nieposiadający w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności) oraz dostarczania faktur w razie awarii.

- Należy przede wszystkim zwrócić uwagę na to, kto w firmie będzie miał uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF. Część firm planuje przyznanie tych uprawnień dla bardzo szerokiego grona osób, co – przy braku odpowiednich procedur - może mieć negatywne konsekwencje dla pracodawcy, np. gdy faktury wystawione przez pracowników zostaną oznaczone przez kontrahenta jako scam czy uznane za tzw. puste faktury. Należy bowiem pamiętać, że zgodnie z orzecznictwem TSUE i NSA, pracodawca powinien dochować należytej staranności aby wykluczyć możliwość wystawiania przez pracowników pustych faktur – mówi Arkadiusz Łagowski.