Dokumenty, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych, należy usunąć i dokonać zmiany numeracji oraz zmodyfikować wykaz. Z kolei w dokumencie, którego się nie usuwa, należy zamazać lub wyczernić w trwały sposób dane, które zgodnie z RODO już nie powinny się tam znajdować.
Obecnie obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych nie wskazują wprost obowiązku upoważniania do przetwarzania danych osobowych. Nie oznacza to jednak, że administrator jest zwolniony z tego obowiązku. Natomiast każda osoba działająca z upoważnienia administratora i mająca dostęp do danych, przetwarza je wyłącznie na polecenie administratora
Okres niezdolności do pracy stwierdzony zaświadczeniem lekarskim - co do zasady - może obejmować nie więcej niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym zostało przeprowadzone przez lekarza badanie. Przepisy nie określają natomiast wprost maksymalnego okresu niezdolności do pracy przypadającego po dniu przeprowadzenia badania.
Kopii legitymacji emeryta-rencisty nie należy przechowywać w aktach osobowych. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Powszechnie obowiązujące przepisy prawa w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy nie zawierają szczegółowych rozwiązań dotyczących czyszczenia klimatyzacji. Należy więc uznać, że praca ta jest dozwolona pod zwykłymi warunkami - wyjaśnia ekspert LEX BHP.
Kwestie dotyczące prowadzenia list obecności nie są regulowane przepisami prawa pracy. Natomiast lista obecności powinna ograniczać się do imion i nazwisk pracowników oraz zaznaczenia obecności w ustalony przez firmę sposób - wyjaśnia Maja Grzegorczyk, ekspert w LEX Ochrona Danych Osobowych.
Nie ma przepisu, który stanowiłby podstawę wydawania pracownikom tabletek przeciwbólowych - nawet takich, które są ogólnie dostępne bez recepty lekarskiej. Tym samym wydawanie takich środków w miejscu pracy co do zasady nie powinno mieć miejsca - wyjaśnia Sebastian Kryczka z LEX Kadry.
Obowiązek utworzenia służby bhp powstaje w momencie zatrudnienia więcej niż 100 pracowników. Właściwy inspektor pracy może nakazać zwiększenie liczby pracowników służby bhp - wyjaśnia Maciej Ambroziewicz, ekspert w LEX BHP.
Jeżeli pracownik złożył zaświadczenie z urzędu pracy o odbyciu stażu, to pracodawca powinien uwzględnić okres wskazany w zaświadczeniu przy ustalaniu wymiaru urlopu oraz wysokości dodatku stażowego - wyjaśnia Katarzyna Pietruszyńska, ekspert w LEX Kadry.
Prawo do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od niższej podstawy wymiaru - tzw. mały ZUS plus - przysługuje również wspólnikowi spółki cywilnej prowadzącemu działalność gospodarczą, bowiem zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej, a nie sama spółka - wyjaśnia Maja Grzegorczyk, ekspert w LEX Kadry.
Naruszenie nakazu noszenia maseczek w pracy raczej nie powinno pozbawić przedsiębiorcy pomocy z tarczy 6.0, a na pewno sankcji takich nie można nakładać wstecz, bo przepis nie dotyczy pomocy już otrzymanej. Obowiązuje ogólna zasada niedziałania prawa wstecz - twierdzi ekspert serwisu LEX Kadry.
Jeżeli w przyjętej wewnętrznie polityce czy procedurze zarządzania systemami teleinformatycznymi znajdą się uregulowania przewidujące możliwość przesyłania niezaszyfrowanych dokumentów, ale równocześnie wdrożone zostały m.in. takie rozwiązania, które gwarantują, że osoba niepowołana nie będzie miała wglądu w treść poczty elektronicznej pracownika, to nie ma przepisów, które zakazują takich praktyk
To, czy pracownicy służby BHP mogą utrwalać nieprawidłowości za pomocą zdjęć lub nagrań wideo i czy pracodawca ma prawo przetwarzać w związku z tym dane w postaci wizerunku pracowników, budzi wątpliwości. W mojej ocenie jednak możliwe jest dokumentowanie przez pracodawcę zdjęciem/nagraniem łamania przez pracowników przepisów BHP - mówi Aleksandra Baranowska-Górecka.
Dopuszczalność lub też zakaz odbierania poczty służbowej na prywatnym komputerze powinna być jednoznacznie uregulowana w przyjętych politykach oraz regulaminach. W przypadku, gdy pracodawca wprowadza zakaz takich praktyk, pracownicy absolutnie nie mogę tego robić – wskazuje Maja Grzegorczyk, ekspert w LEX Ochrona Danych Osobowych.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznaje, że do składników wynagrodzenia zalicza się także abonamenty medyczne, a tym samym ich wartość za czas choroby będzie wyłączona spod składek ZUS - wyjaśnia Paweł Ziółkowski, ekspert w LEX Kadry.
Zamieszczenie przez pracodawcę na drzwiach biura imienia i nazwiska oraz stanowiska pracy pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jednak musi być usprawiedliwione celem działania pracodawcy – wyjaśnia ekspert LEX Ochrona Danych Osobowych.
Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określają okresu przechowywania danych osobowych udostępnionych przez pracownika pracodawcy w związku z ubieganiem się o świadczenia z zakładowego funduszu socjalnego. Pracodawca przetwarza wskazane dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń
Społeczny inspektor pracy może mieć dostęp do rejestru chorób zawodowych, jeżeli konieczność wglądu do tych dokumentów jest związana z pełnioną przez niego funkcją i wykonywanymi zadaniami - wyjaśnia Grzegorz Łyjak, ekspert w LEX Ochrona Danych Osobowych.
Informacja o wysokości wynagrodzenia pracownika jest jego prywatną sprawą i przede wszystkim jego dobrem osobistym. Pracodawca bez przepisu rangi ustawy nie może wprowadzić transparentności wynagrodzeń. Podpisywanie przez wszystkich pracowników zgody na ujawnianie informacji o wysokości osobistego wynagrodzenia może powodować wątpliwości co do dobrowolności zgody - wyjaśnia Ewa Podgórska-Rakiel, ekspert w LEX Ochrona Danych Osobowych.
Jeżeli telefon komórkowy miałby być objęty monitoringiem, np. monitoring poczty, monitoring połączeń, to pracodawca powinien spełnić wszystkie wymagania określone w kodeksie pracy, dodatkowo przekazać informację na temat przetwarzania danych w związku z prowadzonym monitoringiem - wyjaśnia Aleksandra Baranowska-Górecka, ekspert w LEX Ochrona Danych Osobowych.