- Kiedy rozpoczyna się delegacja służbowa? – pyta czytelnik.
Delegacja to inaczej podróż służbowa osoby zatrudnionej na etacie. Kodeks pracy nie ustanawia definicji tego pojęcia. Określa natomiast, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się jego siedziba lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77 [5] par. 1 k.p.). W tym przepisie są więc elementy definicji delegacji, która charakteryzuje się tym, że odbywa się ją:
- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
- na polecenie pracodawcy,
- po to, aby wykonać zadanie określone przez pracodawcę.
Czytaj w LEX: Podróż służbowa w kosztach podatkowych pracodawcy >
Przykład: Jeżeli stałym miejscem pracy etatowca jest miejscowość, w której znajduje się siedziba jego firmy, np. Konin, to delegacją będzie podróż poza granice tego miasta, czyli np. wyjazd z Konina do Wrocławia.
O ile dość łatwo określić geograficzny obszar przemieszczania się, to trudniej wskazać, od kiedy liczyć taką podróż i traktować jako czas pracy. Nie ma tu bowiem jednoznacznych przepisów i sytuacji nie ułatwiają niejednorodne stanowiska sądów. Zależy to także od charakteru pracy zatrudnionego lub decyzji pracodawcy.
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 7/2021 >>
Dojazd to nie czas pracy
Zgodnie z art. 128 par. 1 kodeksu pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Dla podróży służbowych komentarze do przepisów i literatura prawnicza wymieniają ich typową i nietypową formę.
Typowa podróż służbowa to taka, w której pracownik wykonuje stale pracę w jednym określonym miejscu pracy i co pewien czas pracodawca poleca mu wyjazd poza taki punkt.
Czytaj w LEX: Czas pracy w podróży służbowej >
Co do zasady u zatrudnionych stacjonarnie, czyli w jednym konkretnym miejscu, gdy podróżują w zakresie wykonywania umówionej pracy na określonym obszarze geograficznym, to sam przejazd w nie stanowi podróży służbowej w rozumieniu art. 77 [5] par. 1 k.p. Chodzi więc o czas dojazdu do miejscowości, do której pracownika wysłano w delegację i powrotu z niej. Potwierdzają to liczne orzeczenia sądowe, ostatnio m.in. teza 1 wyroku Sądu Najwyższego z 24 lutego 2021 r. (sygn. akt III PSKP 4/21).
Przykład: Etatowiec stale pracuje od 8 do 16, a podróżuje służbowo z Warszawy do Szczecina od 18 do 23, aby następnego dnia o 8 spotkać się w zleconej przez pracodawcę sprawie u kontrahenta. Czasu tej podróży nie wlicza się do jego czasu pracy.
Zobacz procedurę w LEX: Rozliczanie podróży służbowych - dojazdy krajowe >
Pracuje w czasie podróży
Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy podróżując służbowo, pracownik wykonuje swoje obowiązki zawodowe. Wtedy tę aktywność należy wliczyć do czasu pracy. Tak zdarza się, gdy jadąc na spotkanie do innej miejscowości pociągiem, pracownicy podczas tego przejazdu przeglądają potrzebne dokumenty, przygotowują opinie, plany, konsultują się telefonicznie lub mailowo z pracodawcą.
Zobacz procedurę w LEX: Zasady rozliczania podróży służbowych w podziale na rodzaje podróżujących >
Przykład: Pracownik jedzie wieczornym pociągiem na spotkanie, które ma odbyć się następnego dnia o 8. Pracuje w czasie tej podróży (od 18 do 23), ten czas również jest jego czasem pracy. W tym przypadku byłaby to nawet aktywność w nadgodzinach, bo przekroczył dobową 8-godzinną normę czasu pracy.
Nie ma jednak przeszkód, aby nawet typowej podróży służbowej szef nie potraktował korzystniej. Wówczas czas przejazdu do i z miejscowości, gdzie pracownik wykonuje jego polecenia, zalicza do czasu pracy. To jednak dobrowolna decyzja pracodawcy i odstępstwo od powszechnie stosowanej praktyki.
Przy tym szef musi pamiętać, że w podobny sposób postępuje z każdym pracownikiem, który wyjeżdża w delegację i wraca z niej. Im też te przejazdy zalicza do czasu pracy. Tak działa bowiem kodeksowy zakaz dyskryminacji personelu przy jego ogólnych warunkach zatrudnienia (art. 18 [3a] k.p.).
Czytaj również: WSA: Była policjantka nie zwróci pieniędzy, bo sąd nie uznaje rozporządzenia
Mobilni pracownicy
Gdy charakter pracy etatowca polega na stałym przemieszczaniu się z jednego miejsca wykonywania pracy do innego, można mówić o nietypowej podróży służbowej. Tak jest np. u zawodowych kierowców czy przedstawicieli handlowych. Ci ostatni to coraz liczniejsza grupa, która trudni się odwiedzaniem klientów i prezentowaniem produktów czy usług firmy.
W takim przypadku ich podróże wchodzą w skład obowiązków pracowniczych i w całości wliczają się do czasu pracy. Immanentną cechą obowiązków takich osób jest bowiem bezpośredni kontakt z kontrahentem, co wiąże się z koniecznością przejazdu do siedziby tego kontrahenta (innego miejsca spotkania). To zaś oznacza, że pracownik mobilny, prowadząc samochód służbowy, pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Nie można więc uznać, że w obowiązkach powierzonych takiej osobie mieszczą się tylko czynności ściśle związane z zakresem jego zadań.
Przykład: Przedstawiciel handlowy firmy farmaceutycznej dojeżdża do klienta, którym jest sieć aptek, w mieście odległym o 90 km od jego punktu zamieszkania. Czas dojazdu do klienta i powrotu od niego do domu traktuje się także jako jego czas pracy.
Zgodnie z tezą 3 wyroku SN z 24 lutego 2021 r. (sygn. akt III PSKP 4/21), czasem pracy tego, kto wykonuje obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy.
Dlaczego? W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych.
Dla Sądu Najwyższego jest przy tym obojętne, jakim środkiem transportu pracownik przemieszcza się (własnym, dostarczonym przez pracodawcę czy publicznym). Nie ma też znaczenia, czym się zajmuje w czasie przejazdu. Może więc prowadzić samochód, świadczyć pracę możliwą do wykonania w podczas przejazdu, np. ustalać telefoniczne nowe terminy, kontakty, czy odpoczywać.
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 7/2021 >>
Trzeba zapłacić
Przy określeniu zasad wynagrodzenia pracowników podróżujących służbowo istotne jest to, czy ich pracodawca należy do sfery budżetowej, czy nie. U tych, którzy należą do sfery budżetowej, stosuje się rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).
Natomiast warunki zapłaty za delegacje zatrudnionym u innych pracodawców wolno określić w układzie zbiorowym pracy (uzp) lub firmowym regulaminie wynagradzania. Pracodawca może to też zrobić w umowie o pracę, jeżeli nie ma u niego uzp lub nie musi ustalać regulaminu wynagradzania. Firma ma więc prawo samodzielnie i dość swobodnie ukształtować sposób rozliczania delegacji. Diety nie mogą być jednak niższe od tych za podróż służbową w kraju dla pracownika budżetówki. Zabrania tego art. 77 [5] par. 4 k.p. Gdyby nawet gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierały postanowień o warunkach wynagradzania za delegację, na pokrycie jej kosztów pracownikowi przysługują należności odpowiednio według przepisów dla sfery budżetowej. A zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 stycznia 2021 r. (II FSK 2451/18) dieta z tytułu podróży służbowej ma stanowić ekwiwalent kosztów związanych z podróżą służbową.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
