Zalecenie 2019/1318 w sprawie wewnętrznych programów zgodności dla kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania na podstawie rozporządzenia (WE) nr 428/2009

ZALECENIE KOMISJI (UE) 2019/1318

z dnia 30 lipca 2019 r.

w sprawie wewnętrznych programów zgodności dla kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania na podstawie rozporządzenia (WE) nr 428/2009

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 292,

uwzględniając art. 19 ust. 5 rozporządzenia Rady (WE) nr 428/2009 z dnia 5 maja 2009 r. ustanawiającego wspólnotowy system kontroli wywozu, transferu, pośrednictwa i tranzytu w odniesieniu do produktów podwójnego zastosowania ¹ ,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie Rady (WE) nr 428/2009 ustanawia wspólnotowy system kontroli wywozu, transferu, pośrednictwa i tranzytu w odniesieniu do produktów podwójnego zastosowania.

(2) Skuteczny, jednolity i spójny system kontroli wywozu produktów podwójnego zastosowania jest niezbędny do promowania bezpieczeństwa UE i bezpieczeństwa międzynarodowego oraz zapewnienia zarówno zgodności z międzynarodowymi zobowiązaniami i obowiązkami państw członkowskich i UE, zwłaszcza w odniesieniu do nierozprzestrzeniania broni, jak i promowania równych warunków działalności między unijnymi podmiotami gospodarczymi.

(3) Wspólne podejścia i praktyki dotyczące wewnętrznych programów zgodności mogą pomóc w wypracowaniu jednolitego i konsekwentnego stosowania kontroli w całej UE.

(4) Biorąc pod uwagę szybki postęp naukowy i technologiczny oraz złożoność obecnych łańcuchów dostaw, skuteczne kontrole handlu w dużej mierze zależą od świadomości eksporterów i ich aktywnych wysiłków na rzecz przestrzegania obowiązujących ograniczeń w handlu. W tym celu przedsiębiorstwa wprowadzają zazwyczaj zestaw wewnętrznych polityk i procedur, zwanych również wewnętrznym programem zgodności (ICP).

(5) Niniejsze wytyczne stanowią ramy, które pomogą eksporterom w identyfikacji ryzyka związanego z kontrolą produktów podwójnego zastosowania, zarządzaniu nim i ograniczaniu go, a także w zapewnianiu zgodności z właściwymi unijnymi i krajowymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi.

(6) Niniejsze wytyczne stanowią również ramy umożliwiające wsparcie właściwych organów państw członkowskich w ich ocenie ryzyka, w wykonywaniu ich obowiązków dotyczących podejmowania decyzji w sprawach indywidualnych, globalnych lub krajowych generalnych zezwoleń na wywóz, w sprawach zezwoleń na usługi pośrednictwa, w sprawach tranzytu niewspólnotowych produktów podwójnego zastosowania lub w sprawach zezwoleń na transfery w obrębie Wspólnoty produktów podwójnego zastosowania wymienionych w załączniku IV do rozporządzenia (WE) nr 428/2009.

(7) Wytyczne te powinny być niewiążące, a eksporterzy zachowują odpowiedzialność za wypełnienie swoich obowiązków wynikających z rozporządzenia, natomiast Komisja powinna zapewnić, by niniejsze wytyczne pozostały aktualne i przydatne z biegiem czasu,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ZALECENIE:

Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 428/2009 właściwe organy i eksporterzy państw członkowskich powinni wziąć pod uwagę niewiążące wytyczne zawarte w załączniku do niniejszego zalecenia w celu wypełnienia swoich obowiązków wynikających z tego rozporządzenia.

Sporządzono w Brukseli dnia 30 lipca 2019 r.

	W imieniu Komisji
	Cecilia MALMSTRÖM
	Członek Komisji

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK

WYTYCZNE UE DOTYCZĄCE WEWNĘTRZNEGO PROGRAMU ZGODNOŚCI W ZAKRESIE KONTROLI HANDLU PRODUKTAMI PODWÓJNEGO ZASTOSOWANIA

WPROWADZENIE

Skuteczne kontrole handlu produktami podwójnego zastosowania - towarami, oprogramowaniem komputerowym i technologiami - są niezbędne do przeciwdziałania ryzyku związanemu z rozprzestrzenianiem broni masowego rażenia (BMR) i destabilizującym gromadzeniem broni konwencjonalnej. Przedsiębiorstwa zajmujące się produktami podwójnego zastosowania są zobowiązane do przestrzegania strategicznych wymogów kontroli handlu nałożonych na mocy przepisów ustawowych i wykonawczych obowiązujących w Unii Europejskiej ²  i jej państwach członkowskich. Muszą one powstrzymać się od udziału w transakcjach, w przypadku gdy istnieją obawy, że produkty mogą być wykorzystywane w celu rozprzestrzeniania broni.

Biorąc pod uwagę dynamiczny postęp naukowy i technologiczny, złożoność obecnych łańcuchów dostaw i stale rosnące znaczenie podmiotów niepaństwowych, skuteczna kontrola handlu zależy w dużym stopniu od świadomości "przedsiębiorstw" ³  i ich aktywnych wysiłków na rzecz przestrzegania ograniczeń w handlu. W tym celu przedsiębiorstwa zazwyczaj wprowadzają szereg wewnętrznych polityk i procedur, znanych również jako wewnętrzny program zgodności, aby zapewnić zgodność z unijnymi i krajowymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania. Zakres tych polityk i procedur zależy zazwyczaj od wielkości i rodzaju działalności handlowej danego przedsiębiorstwa.

W celu wspierania przedsiębiorstw w utrzymaniu ścisłej zgodności z odpowiednimi unijnymi i krajowymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi, niniejsze wytyczne zapewniają ramy dla określenia wpływu kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania i zarządzania tymi kontrolami oraz ograniczania związanego z nimi ryzyka. Wytyczne koncentrują się na 7 podstawowych elementach umożliwiających skuteczną realizację wewnętrznego programu zgodności. Każdy kluczowy element jest szczegółowo przedstawiony w części "Oczekiwania", w której opisano cel(e) każdego podstawowego elementu, oraz w części "Jakie kroki należy podjąć?", w której dodatkowo określono działania i przedstawiono możliwe rozwiązania w zakresie opracowywania lub wdrażania procedur zgodności. Dokument ten kończy się zbiorem pomocnych pytań dotyczących wewnętrznego programu zgodności przedsiębiorstwa, a także wykazem wskaźników ryzyka zmiany zamierzonego końcowego zastosowania i znaków ostrzegawczych informujących o podejrzanych zapytaniach lub zamówieniach.

Opracowanie wytycznych UE dotyczących wewnętrznego programu zgodności w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania uwzględnia istniejące podejścia do zgodności narzędzi kontroli eksportu i opiera się na nich, w szczególności na:

- wytycznych dotyczących najlepszych praktyk w zakresie wewnętrznych programów zgodności dla produktów i technologii podwójnego zastosowania zawartych w porozumieniu z Wassenaar z 2011 r. ⁴ ,

- "Podręczniku najlepszych praktyk dla przemysłu" Grupy Dostawców Jądrowych (NSG) ⁵ ,

- elementach wewnętrznych programów zgodności zawartych w zaleceniu Komisji 2011/24/UE ⁶ ,

- wynikach czwartej konferencji w Wiesbaden (2015) w sprawie zaangażowania sektora prywatnego w strategiczną kontrolę handlu: zalecenia dotyczące skutecznego podejścia do wdrożenia rezolucji Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych nr 1540 (2004),

- stronie internetowej podręcznika wewnętrznego programu zgodności z 2017 r., prowadzonego przez Stany Zjednoczone na potrzeby kontroli wywozu i związanego z nimi programu zabezpieczenia granic ¹⁴ .

Wytyczne zawierają 7 podstawowych elementów, których nie należy traktować jako wyczerpującej listy, a ich kolejność nie powinna być postrzegana jako odzwierciedlająca malejącą hierarchię ich ważności. Stanowią one podstawę wewnętrznego programu zgodności dostosowanego do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa i mają na celu wspieranie przedsiębiorstw w ich rozważaniach na temat najbardziej odpowiednich środków i procedur zapewniających zgodność z obowiązującymi w UE i w poszczególnych państwach członkowskich przepisami ustawowymi i wykonawczymi w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania. Od przedsiębiorstw, których to dotyczy, oczekuje się wprowadzenia szeregu polityk i procesów związanych z kontrolą wywozu. W przypadku tych przedsiębiorstw struktura podstawowych elementów mogłaby ułatwić analizę porównawczą ich podejścia do kwestii

zgodności. Można oczekiwać, że podejście przedsiębiorstw do kwestii zgodności, które obejmuje politykę i procedury wewnętrzne przynajmniej w odniesieniu do wszystkich podstawowych elementów, będzie zgodne z wytycznymi UE dotyczącymi wewnętrznego programu zgodności w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania. Przedsiębiorstwom, które są w trakcie opracowywania podejścia do kwestii zgodności w dziedzinie handlu produktami podwójnego zastosowania, struktura podstawowych elementów zapewnia podstawowy i ogólny schemat zgodności przedsiębiorstwa.

Na poziomie ogólnym najważniejszym aspektem tworzenia wewnętrznego programu zgodności jest dbanie o jego adekwatność do organizacji i działań przedsiębiorstwa oraz zapewnienie zrozumiałości i przejrzystości procesów wewnętrznych, a także uwzględnienie codziennych operacji i procedur. Indywidualne wymagania i cechy charakterystyczne wewnętrznego programu zgodności będą zależeć od wielkości, struktury i zakresu konkretnej działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, ale także od strategicznego charakteru jego produktów i możliwych końcowych przeznaczeń lub użytkowników końcowych, od lokalizacji geograficznej jego klientów i złożoności wewnętrznych procesów wywozowych. Dlatego też należy podkreślić, że podczas opracowywania niniejszych wytycznych systematycznie brano pod uwagę potencjalne wyzwania wdrożeniowe dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP).

Zastrzeżenie

Niniejsze wytyczne mają charakter niewiążący i nie należy ich uznawać za porady prawne. Niniejsze wytyczne pozostają bez uszczerbku dla decyzji w sprawie zezwoleń, za które odpowiedzialne są właściwe organy na mocy rozporządzenia (WE) nr 428/2009.

Jeżeli chcą Państwo przekazać informację zwrotną dotyczącą treści niniejszego dokumentu, prosimy o kontakt z właściwym organem (zob. załącznik 3).

WYTYCZNE UE DOTYCZĄCE WEWNĘTRZNEGO PROGRAMU ZGODNOŚCI W ZAKRESIE KONTROLI HANDLU PRODUKTAMI PODWÓJNEGO ZASTOSOWANIA

Następujące podstawowe elementy mają podstawowe znaczenie dla skutecznej kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania w ramach wewnętrznego programu zgodności:

1. Zobowiązanie kadry kierowniczej wyższego szczebla do zapewnienia zgodności z przepisami

2. Struktura organizacyjna, obowiązki i zasoby

3. Szkolenia i podnoszenie świadomości

4. Kontrola transakcji i odpowiednie procedury

5. Przegląd wyników, audyty, sprawozdawczość i działania naprawcze

6. Prowadzenie ewidencji i dokumentacja

7. Bezpieczeństwo fizyczne i bezpieczeństwo informacji

W części "Czego się oczekuje?" opisano cele związane z wewnętrznym programem zgodności w odniesieniu do każdego z podstawowych elementów. W części "Jakie kroki należy podjąć?" dodatkowo określono działania i przedstawiono możliwe rozwiązania w zakresie opracowywania lub wdrażania procedur zgodności.

Z tego względu podstawowe elementy powinny być rozumiane jako "elementy składowe" procesu przygotowania wewnętrznych programów zgodności przez przedsiębiorstwa zaangażowane w handel produktami podwójnego zastosowania. Każde przedsiębiorstwo powinno opisać w swoim własnym, dostosowanym do indywidualnych potrzeb wewnętrznym programie zgodności, w jaki sposób wdraża odpowiednie podstawowe elementy, uwzględniając swoje indywidualne okoliczności.

Podejmując takie działania, wszystkie przedsiębiorstwa zaangażowane w handel produktami podwójnego zastosowania powinny rozważyć w szczególności działania zawarte w części "Jakie kroki należy podjąć?", chociaż przedsiębiorstwa mogą odstąpić od tych działań, jeżeli istnieją ku temu uzasadnione dla danego przedsiębiorstwa powody.

OCENA RYZYKA

Wewnętrzny program zgodności musi być dostosowany do wielkości, struktury i zakresu działalności, a w szczególności do specyfiki działalności handlowej przedsiębiorstwa i związanych z nią czynników ryzyka. Dlatego też, jeżeli przedsiębiorstwo chce opracować swój program zgodności w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania lub dokonać jego przeglądu, zaleca się rozpoczęcie od oceny ryzyka w celu określenia konkretnego profilu ryzyka handlowego produktów podwójnego zastosowania danego przedsiębiorstwa. Pomoże to przedsiębiorstwu zrozumieć, jakie części jego działalności muszą być objęte wewnętrznym programem zgodności i ukierunkować wewnętrzny program zgodności na konkretne okoliczności przedsiębiorstwa.

Ocena ryzyka powinna obejmować dokładną ocenę asortymentu produktów, bazy klientów i działalności gospodarczej, na które kontrola handlu produktami podwójnego zastosowania ma lub może mieć wpływ. W ocenie ryzyka należy zidentyfikować odpowiednie słabe punkty i zagrożenia, tak aby przedsiębiorstwo mogło uwzględnić sposoby ich ograniczania w ramach wewnętrznego programu zgodności. Nawet jeśli ocena ryzyka nie umożliwi określenia wszystkich słabych punktów i czynników ryzyka, z którymi dane przedsiębiorstwo może się zetknąć w przyszłości, zapewni mu ona lepsze podstawy do opracowania lub przeglądu wewnętrznego programu zgodności.

Przedsiębiorstwa często dysponują już wewnętrznymi procesami kontroli i dlatego nie muszą zaczynać od zera przy opracowywaniu wewnętrznego programu zgodności. Ocena ryzyka wspiera przedsiębiorstwo w ocenie istniejących polityk i procedur korporacyjnych pod kątem ryzyka związanego z kontrolą wywozu i w stosownych przypadkach prowadzi do zaproponowania działań mających na celu ich dostosowanie. Ponadto kolejnym krokiem, który należy rozważyć od samego początku, jest promowanie synergii pomiędzy istniejącymi politykami i wymogami kontroli wywozu. Dobrą praktyką jest na przykład umieszczanie odniesień do zasad i wymogów kontroli wywozu w kodeksie postępowania przedsiębiorstwa, jeśli jest on dostępny.

Wyniki tej oceny ryzyka będą miały wpływ na niezbędne działania i właściwe rozwiązania służące opracowaniu lub wdrożeniu odpowiednich procedur zgodności w przedsiębiorstwie.

Przedsiębiorstwo może starać się w jak największym stopniu korzystać z globalnych, obejmujących całą grupę rozwiązań dotyczących wewnętrznych programów zgodności, ale zawsze musi przestrzegać wszystkich przepisów ustawowych i wykonawczych obowiązujących w UE i państwach członkowskich.

UPOWAŻNIONY PRZEDSIĘBIORCA ⁷

Jeżeli przedsiębiorstwo ma status upoważnionego przedsiębiorcy (AEO), w celu opracowania lub przeglądu wewnętrznego programu zgodności może zostać uwzględniona ocena zgodności przedsiębiorstwa obejmująca odpowiednie działania celne.

Biorąc pod uwagę fakt, że organy celne sprawdziły ustalone czynności i procedury celne w danym przedsiębiorstwie, status AEO może być pomocny przy ustanawianiu lub weryfikowaniu procedur związanych z podstawowymi elementami wewnętrznego programu zgodności, takimi jak prowadzenie ewidencji i bezpieczeństwo fizyczne.

1. Zobowiązanie kadry kierowniczej wyższego szczebla do zapewnienia zgodności z przepisami

Efektywne wewnętrzne programy zgodności odzwierciedlają proces odgórny, w ramach którego kadra kierownicza wyższego szczebla przedsiębiorstwa nadaje znaczenie, zapewnia legalność oraz przeznacza zasoby organizacyjne, ludzkie i techniczne na potrzeby zobowiązań korporacyjnych w zakresie zgodności oraz na rzecz kultury przestrzegania przepisów.

Czego się oczekuje?

Zaangażowanie kadry kierowniczej wyższego szczebla ma na celu budowanie przywództwa w dziedzinie zgodności (dawanie przykładu) oraz budowanie kultury przestrzegania przepisów w przedsiębiorstwie w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania.

Pisemne potwierdzenie wsparcia dla wewnętrznych procedur zgodności przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla przyczynia się do podniesienia świadomości przedsiębiorstwa w zakresie celów kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania oraz zgodności z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi obowiązującymi w UE i państwach członkowskich.

Zobowiązanie to jest wyrazem wyraźnego, silnego i ciągłego zaangażowania i wsparcia ze strony kadry kierowniczej wyższego szczebla. Wynikiem tego są wystarczające zasoby organizacyjne, ludzkie i techniczne, aby przedsiębiorstwo mogło zobowiązać się do zapewnienia zgodności z przepisami. Kierownictwo w jasny i regularny sposób przekazuje pracownikom informacje na temat zaangażowania przedsiębiorstwa w celu promowania kultury przestrzegania przepisów.

Jakie kroki należy podjąć?

Opracowanie oświadczenia korporacyjnego stwierdzającego, że przedsiębiorstwo przestrzega wszystkich przepisów ustawowych i wykonawczych obowiązujących w UE i państwach członkowskich w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania.

Zdefiniowanie szczególnych oczekiwań kierownictwa w zakresie zgodności oraz podkreślenie znaczenia i wartości, jaką przywiązuje się do skutecznych procedur zgodności ⁸ .

Przekazywanie w sposób jasny i regularny informacji na temat zaangażowania przedsiębiorstwa wszystkim pracownikom (również tym, którzy nie uczestniczą w kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania) w celu promowania kultury przestrzegania przepisów ⁹ .

2. Struktura organizacyjna, obowiązki i zasoby

Wystarczające zasoby organizacyjne, ludzkie i techniczne są niezbędne do skutecznego opracowania i wdrożenia procedur zgodności. Bez jasnej struktury organizacyjnej i dobrze zdefiniowanych obowiązków, wewnętrzny program zgodności może ucierpieć z powodu braku nadzoru i niejasnego podziału ról. Posiadanie silnej struktury pomaga organizacjom w rozwiązywaniu problemów w przypadku ich wystąpienia i zapobieganiu nieautoryzowanym transakcjom.

Czego się oczekuje?

Przedsiębiorstwo posiada wewnętrzną strukturę organizacyjną, która jest określona w formie pisemnej (np. w schemacie organizacyjnym) i umożliwia prowadzenie wewnętrznych kontroli zgodności. Identyfikuje i mianuje osobę lub osoby, na których spoczywa ogólna odpowiedzialność za dopilnowanie przestrzegania zobowiązań korporacyjnych w zakresie zgodności. Należy pamiętać, że w niektórych państwach członkowskich musi to być członek kadry kierowniczej wyższego szczebla.

Wszystkie funkcje, zadania i obowiązki związane ze zgodnością są zdefiniowane, przypisane i powiązane ze sobą w sposób pozwalający kierownictwu sprawować nadzór nad ogólną zgodnością w przedsiębiorstwie. W stosownych lub nawet koniecznych przypadkach funkcje lub obowiązki związane z kontrolą wywozu (ale nie ogólna odpowiedzialność) mogą być delegowane w ramach danego podmiotu lub dzielone między przynajmniej dwa podmioty prawne w UE.

We wszystkich obszarach działalności, które są związane z handlem produktami podwójnego zastosowania, przedsiębiorstwo zatrudnia odpowiednich pracowników, którzy mają wymagane umiejętności. Co najmniej jedna osoba w przedsiębiorstwie jest (niekoniecznie wyłącznie) odpowiedzialna za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania. Funkcja ta może być dzielona między podmioty prawne w UE, o ile utrzymany zostanie odpowiedni poziom kontroli. Należy jednak zauważyć, że w niektórych państwach członkowskich UE może to nie być możliwe, ponieważ krajowe przepisy dotyczące kontroli wywozu wymagają wyznaczenia specjalnej osoby na szczeblu lokalnym.

W możliwie największym stopniu należy chronić pracowników odpowiedzialnych za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania przed konfliktem interesów. Pracownicy ci są uprawnieni do bezpośredniego zgłaszania się do osoby lub osób, które ponoszą ogólną odpowiedzialność za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania i powinni być też upoważnieni do wstrzymywania transakcji.

Pracownicy odpowiedzialni za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania muszą mieć dostęp do odnośnych tekstów prawnych, w tym do najnowszych wykazów towarów podlegających kontroli oraz wykazów dotyczących miejsc przeznaczenia i podmiotów objętych embargiem lub sankcjami. Odpowiednie procesy i procedury operacyjne i organizacyjne, istotne z punktu widzenia kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania, są dokumentowane, gromadzone i udostępniane wszystkim właściwym pracownikom.

Przedsiębiorstwo powinno posiadać aktualny zbiór udokumentowanych procesów i procedur (np. w podręczniku dotyczącym zgodności). W zależności od wielkości oraz skali działalności przedsiębiorstwo powinno rozważyć kwestię zapewnienia wsparcia informatycznego na potrzeby wewnętrznych procedur zgodności.

Jakie kroki należy podjąć?

Określenie liczby pracowników odpowiedzialnych za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania, z uwzględnieniem aspektów prawnych i technicznych, które należy wziąć pod uwagę. Powierzenie co najmniej jednej osobie w przedsiębiorstwie zadań z zakresu przestrzegania przez przedsiębiorstwo zasad handlu produktami podwójnego zastosowania i zapewnienie, by równie wykwalifikowany zastępca mógł przejąć te zadania w przypadku jej nieobecności (np. choroba, urlop itd.). W zależności od średniej wielkości zamówień, osoba ta może mieć do wykonania jedynie zadania związane z kontrolą wywozu produktów podwójnego zastosowania w niepełnym wymiarze godzin.

Wyraźne określenie, zdefiniowanie i przypisanie wszystkich funkcji, odpowiedzialności i obowiązków związanych ze zgodnością, na przykład w schemacie organizacyjnym. Wyraźne określenie funkcji pomocniczych w miarę możliwości.

Dopilnowanie, aby wewnętrzna struktura organizacyjna kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania była znana w całej organizacji oraz aby wewnętrzne zapisy dotyczące tych zadań były regularnie aktualizowane i przekazywane pracownikom. Udostępnienie w przedsiębiorstwie danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za kwestie dotyczące kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania. Jeśli obowiązki w zakresie kontroli handlu są zlecane na zewnątrz, należy zapewnić interfejs i komunikację z przedsiębiorstwem.

Określenie wiedzy i umiejętności potrzebnych personelowi prawnemu i technicznemu odpowiedzialnemu za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania. Zalecane są opisy stanowisk pracy.

W możliwie największym stopniu należy zapewnić ochronę pracowników odpowiedzialnych za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania przed konfliktem interesów. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów może zostać przydzielona do odpowiedniego działu lub pionu. Na przykład: osoba lub osoby podejmujące ostateczną decyzję, czy towary mogą być wysłane, nie wchodzą w skład działu sprzedaży, ale działu prawnego. Należy pozwolić tym pracownikom pełnić funkcję doświadczonych doradców, którzy będą nadawać kierunek decyzjom przedsiębiorstwa, by te prowadziły do transakcji spełniających wymogi zgodności.

Należy udokumentować i rozpowszechnić komplet polityk i procedur dotyczących kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania wśród wszystkich właściwych pracowników.

Należy zebrać udokumentowane zasady i procedury oraz rozważyć opracowanie podręcznika dotyczącego zgodności.

3. Szkolenia i podnoszenie świadomości

Szkolenia i podnoszenie świadomości w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania są niezbędne, aby personel mógł należycie wykonywać swoje zadania i poważnie traktować obowiązki związane z przestrzeganiem przepisów.

Czego się oczekuje?

Dzięki szkoleniom przedsiębiorstwo dba o to, aby pracownicy odpowiedzialni za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania byli świadomi wszystkich istotnych przepisów dotyczących kontroli wywozu, jak również wewnętrznego programu zgodności i wszystkich zmian w tych przepisach i programie. Przykłady materiałów szkoleniowych obejmują seminaria zewnętrzne, subskrypcję na sesje informacyjne oferowane przez właściwe organy, wewnętrzne sesje szkoleniowe itp.

Ponadto przedsiębiorstwo prowadzi działania mające na celu podnoszenie świadomości pracowników na wszystkich istotnych poziomach.

Jakie kroki należy podjąć?

Zapewnienie obowiązkowych, okresowych szkoleń dla wszystkich pracowników odpowiedzialnych za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania, aby zapewnić im wiedzę niezbędną do przestrzegania przepisów i wewnętrznego programu zgodności przedsiębiorstwa.

Zapewnienie za pomocą szkoleń, by wszyscy pracownicy, których to dotyczy, byli świadomi wszystkich odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych dotyczących kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania, strategii politycznych, wykazów kontrolnych oraz wszystkich zmian w nich, gdy tylko zostaną podane do wiadomości publicznej przez właściwe organy. Jeśli to możliwe, należy rozważyć odpowiednio dostosowane szkolenia.

Opracowanie ogólnych działań podnoszących świadomość wszystkich pracowników oraz specjalnych działań szkoleniowych, np. w zakresie zakupów, inżynierii, zarządzania projektami, wysyłki, obsługi klienta i wystawiania faktur.

Uwzględnienie, w stosownych przypadkach, wykorzystania krajowych lub unijnych inicjatyw szkoleniowych w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania.

Uwzględnienie, w miarę możliwości, wniosków wyciągniętych z przeglądów wyników, audytów, sprawozdawczości i działań naprawczych w programach szkoleniowych lub w programach mających na celu podnoszenie świadomości na temat wywozu.

4. Kontrola transakcji i odpowiednie procedury

Pod względem wdrożenia operacyjnego kontrola transakcji jest najważniejszym elementem wewnętrznego programu zgodności. Element ten obejmuje wewnętrzne środki przedsiębiorstwa mające na celu zapewnienie, aby nie dokonywano transakcji bez wymaganego zezwolenia lub z naruszeniem stosownych ograniczeń lub zakazów handlowych.

Procedury kontroli transakcji służą do zbierania i analizowania istotnych informacji dotyczących klasyfikacji produktów, oceny ryzyka transakcji, określania i stosowania zezwoleń oraz kontroli po udzieleniu zezwolenia.

Środki kontroli transakcji umożliwiają również przedsiębiorstwom opracowanie i utrzymywanie pewnych standardów staranności w zakresie obsługi podejrzanych zapytań lub zamówień.

Czego się oczekuje?

Przedsiębiorstwo ustanawia proces oceny, czy transakcja dotycząca produktów podwójnego zastosowania podlega krajowym lub unijnym kontrolom handlowym w zakresie produktów podwójnego zastosowania oraz określa mające zastosowanie procesy i procedury. W przypadku powtarzających się transakcji kontrolę należy przeprowadzać okresowo.

Ten główny element dzieli się na:

- klasyfikację produktów w podziale na towary, oprogramowanie i technologie,

- ocenę ryzyka transakcji, w tym:

- kontrole objętych embargiem, sankcjami lub "wrażliwych miejsc przeznaczenia i podmiotów", które są związane z handlem ¹⁰ ,

- kontrola deklarowanego końcowego przeznaczenia i kontrola zaangażowanych stron,

- kontrola ryzyka zmiany zamierzonego końcowego przeznaczenia,

- kontrole typu "catch-all" produktów podwójnego zastosowania niewymienionych w wykazie,

- określenie wymogów dotyczących zezwoleń oraz składanie wniosków o zezwolenie w stosownych przypadkach, w tym zezwolenie na działalność w zakresie pośrednictwa, transferu i tranzytu, oraz

- kontrole po wydaniu zezwoleń, w tym kontrole wysyłek oraz zgodność z warunkami zezwolenia.

W przypadku wątpliwości lub podejrzeń w trakcie procesu kontroli transakcji, w szczególności w odniesieniu do wyników deklarowanego końcowego przeznaczenia oraz kontroli ryzyka zmiany zamierzonego końcowego przeznaczenia, należy skonsultować się z właściwym organem w państwie członkowskim UE, w którym przedsiębiorstwo ma siedzibę.

Kontrolę transakcji, w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa i dostępnych zasobów, można przeprowadzić ręcznie lub za pomocą zautomatyzowanych narzędzi.

Jakie kroki należy podjąć?

Klasyfikacja produktu

Klasyfikacja produktu polega na określeniu, czy produkty są wymienione w wykazie. Odbywa się to poprzez porównanie charakterystyki technicznej produktu z unijnymi i krajowymi wykazami kontrolnymi produktów podwójnego zastosowania. W stosownych przypadkach należy określić, czy produkt jest objęty środkami ograniczającymi (w tym sankcjami) nałożonymi przez UE lub państwo członkowskie UE, w którym przedsiębiorstwo ma siedzibę.

Należy mieć świadomość, że produkty podwójnego zastosowania, czy to produkty fizyczne, oprogramowanie, czy technologie, z różnych względów mogą wymagać zezwolenia.

Należy zwrócić szczególną uwagę na klasyfikację komponentów i części zamiennych produktów podwójnego zastosowania oraz na klasyfikację oprogramowania i technologii podwójnego zastosowania, które można wysłać za granicę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub udostępniać za pomocą na przykład usług w chmurze.

Należy zgromadzić informacje dotyczące potencjalnego nieprawidłowego wykorzystania produktów podwójnego zastosowania w kontekście np. rozprzestrzeniania broni konwencjonalnej lub BMR. Należy rozpowszechnić te informacje w przedsiębiorstwie.

Zalecane jest zwrócenie się do dostawców o informacje dotyczące klasyfikacji materiałów, komponentów i podsystemów produktów podwójnego zastosowania, które są przetwarzane lub integrowane przez przedsiębiorstwo, w tym maszyn wykorzystywanych w produkcji. Obowiązkiem przedsiębiorstwa pozostaje sprawdzenie klasyfikacji otrzymanej od dostawców.

Zgodnie z wymogami określonymi w art. 22 ust. 10 rozporządzenia (WE) nr 428/2009 w sprawie produktów podwójnego zastosowania w dokumentach handlowych dotyczących transferów wewnątrzunijnych należy wskazać, że produkty podlegają kontroli w przypadku wywozu z UE.

Ocena ryzyka transakcji

Kontrole objętych embargiem, sankcjami lub wrażliwych miejsc przeznaczenia i podmiotów

Należy sprawdzić, czy żadna z zaangażowanych stron (pośrednicy, nabywca, odbiorca lub użytkownik końcowy) nie jest objęta środkami ograniczającymi (sankcjami) poprzez sprawdzenie w aktualnych wykazach sankcji ¹¹ .

Kontrola deklarowanego końcowego przeznaczenia i kontrola zaangażowanych stron

Należy znać swoich klientów oraz końcowe przeznaczenie ich produktów.

Należy zapoznać się z informacjami dostarczanymi przez właściwy organ w odniesieniu do unijnych i krajowych przepisów i wymogów dotyczących oświadczeń końcowego użytkownika. Nawet bez krajowego obowiązku przedłożenia prawidłowo wypełnionego i podpisanego oświadczenia końcowego użytkownika może ono być przydatnym sposobem sprawdzenia wiarygodności użytkownika końcowego lub odbiorcy, a informacje mogą być wykorzystane do ustalenia, czy w przypadku niewymienionych w wykazie produktów podwójnego zastosowania wymagane jest zezwolenie, w sytuacji gdy wyrażono obawy dotyczące końcowego przeznaczenia zgodnie z warunkami określonymi w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 428/2009 ¹² .

Należy zachować czujność w kwestii wskaźników ryzyka zmiany zamierzonego końcowego przeznaczenia oraz sygnałów dotyczących podejrzanych zapytań lub zamówień; należy np. ocenić, czy zadeklarowane końcowe przeznaczenie jest zgodne z działalnością użytkownika końcowego lub rynkami, na których działa. Załącznik 2 zawiera wykaz pytań pomocnych przy kontroli deklarowanego końcowego przeznaczenia i kontroli zaangażowanych stron.

Kontrola ryzyka zmiany zamierzonego końcowego przeznaczenia

Należy zachować czujność w kwestii wskaźników ryzyka zmiany zamierzonego końcowego przeznaczenia oraz sygnałów dotyczących podejrzanych zapytań lub zamówień. Załącznik 2 zawiera wykaz pytań pomocnych przy kontroli ryzyka takiej zmiany.

Należy zwrócić szczególną uwagę na kontrole typu "catch-all" produktów podwójnego zastosowania niewymienionych w wykazie, jeżeli kontrola zadeklarowanego końcowego przeznaczenie i kontrola zaangażowanych stron lub kontrola ryzyka zmiany zamierzonego końcowego przeznaczenia dostarczają informacji budzących obawy zgodnie z warunkami określonymi w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 428/2009.

Kontrole typu "catch-all" produktów podwójnego zastosowania niewymienionych w wykazie

Należy zapewnić, aby przedsiębiorstwo wprowadziło procedury pozwalające ustalić, czy znane są informacje budzące obawy dotyczące deklarowanego końcowego przeznaczenia (zgodnie z warunkami określonymi w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 428/2009). Jeżeli eksporter jest tego świadomy, przedsiębiorstwo zapewnia, aby wywóz nie odbywał się bez powiadomienia właściwego organu i otrzymaniu ostatecznej decyzji właściwego organu.

W przypadkach gdy eksporter jest informowany przez właściwe organy, że istnieją informacje budzące obawy dotyczące deklarowanego końcowego przeznaczenia (zgodnie z warunkami określonymi w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 428/2009), przedsiębiorstwo musi dysponować procedurami zapewniającymi szybki przepływ informacji oraz natychmiastowe wstrzymanie wywozu. Należy zapewnić, aby wywóz bez zezwolenia właściwego organu się nie odbywał.

Określenie rodzajów zezwoleń oraz składanie wniosków o zezwolenia, w tym na działalność w zakresie pośrednictwa, transferu i tranzytu

Należy zapewnić, aby w przedsiębiorstwo dysponowało danymi kontaktowymi właściwego organu kontroli wywozu.

Należy gromadzić i rozpowszechniać informacje na temat różnych rodzajów zezwoleń (w tym zezwoleń indywidualnych, globalnych i generalnych) oraz działań podlegających kontroli (w tym wywozu, pośrednictwa, transferu i tranzytu), a także na temat procedur składania wniosków o zezwolenia związanych z mającymi zastosowanie unijnymi i krajowymi kontrolami handlu produktami podwójnego zastosowania.

Należy być świadomym mniej oczywistych rodzajów wywozu podlegających kontroli (eksport za pośrednictwem chmury lub bagażu osobistego) oraz środków kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania odnoszących się do działań innych niż wywóz, takich jak pomoc techniczna lub pośrednictwo.

Kontrole po wydaniu zezwolenia, w tym kontrole wysyłek oraz zgodność z warunkami zezwolenia

Przed samą wysyłką należy przeprowadzić ostateczną kontrolę, aby upewnić się, że należycie przeprowadzono wszystkie kroki mające na celu zapewnienie zgodności. Jest to dobry moment, aby sprawdzić, czy właściwie sklasyfikowano produkty, czy zidentyfikowano sygnały ostrzegawcze, czy skutecznie przeprowadzono kontrolę podmiotów oraz czy wydano ważne zezwolenie na wysyłkę.

Ostateczna ocena ryzyka transakcji jest konieczna, gdy w międzyczasie zmienią się odpowiednie przepisy, na przykład jeżeli towar jest obecnie produktem podwójnego zastosowania wymienionym w wykazie lub użytkownik końcowy jest obecnie objęty sankcjami.

Należy wdrożyć procedurę, w ramach której możliwe będzie zatrzymanie lub zawieszenie wywozu produktów, jeżeli nie spełniono któregokolwiek z wymogów lub jeżeli pojawiły się sygnały ostrzegawcze. Produkty powinna zwalniać wyłącznie osoba odpowiedzialna za zgodność.

Należy zapewnić spełnienie warunków zezwolenia (w tym dotyczących sprawozdawczości).

Należy mieć świadomość, że wszelkie zmiany danych przedsiębiorstwa eksportującego (takich jak nazwa, adres i status prawny), danych użytkownika końcowego lub pośredników oraz szczegółowych informacji dotyczących produktów, na które wydano zezwolenia, mogą wpływać na ważność zezwolenia.

5. Przegląd wyników, audyty, sprawozdawczość i działania naprawcze

Wewnętrzny program zgodności nie jest stałym zbiorem środków, a zatem musi być dokonywany jego przegląd, musi być testowany i zmieniany, jeżeli okaże się to konieczne do zapewnienia zgodności.

Przeglądy wyników i audyty weryfikują, czy wewnętrzny program zgodności jest wdrożony w sposób zadowalający z operacyjnego punktu widzenia i czy jest zgodny z obowiązującymi krajowymi i unijnymi wymogami w zakresie kontroli wywozu.

W dobrze funkcjonującym wewnętrznym programie zgodności stosuje się jasne procedury powiadamiania dotyczące zgłaszania i eskalacji działań pracowników w przypadku podejrzewanego lub znanego incydentu niezgodności. W ramach silnej kultury przestrzegania przepisów pracownicy muszą czuć się pewnie i być spokojni, gdy w dobrej wierze zgłaszają pytania lub wątpliwości dotyczące zgodności.

Przeglądy wyników, audyty oraz procedury sprawozdawcze zaprojektowano z myślą o wykrywaniu niespójności, aby wyjaśnić i zmienić procedury, jeżeli skutkują one (lub mogą skutkować) niezgodnością.

Czego się oczekuje?

Przedsiębiorstwo opracowuje procedury przeglądu wyników, aby weryfikować codzienną pracę nad zgodnością w przedsiębiorstwie oraz sprawdzać, czy działania związane z kontrolą wywozu są prawidłowo realizowane zgodnie z wewnętrznym programem zgodności. Przegląd wyników przeprowadza się wewnętrznie i umożliwia on wczesne wykrycie przypadków niezgodności oraz opracowanie środków następczych mających na celu ograniczanie szkód. Przegląd wyników ogranicza zatem ryzyko dla przedsiębiorstw.

Przedsiębiorstwo posiada zatem wdrożone procedury dotyczące audytów w formie systematycznych, ukierunkowanych i udokumentowanych inspekcji mających na celu potwierdzenie, że wewnętrzny program zgodności jest prawidłowo wdrożony. Audyty mogą być przeprowadzane wewnętrznie lub przez wykwalifikowanych specjalistów zewnętrznych.

Sprawozdawczość to szereg procedur dla pracowników odpowiedzialnych za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania i innych odpowiednich pracowników dotyczących środków zgłaszania i eskalacji, które należy zastosować w przypadku podejrzewanych lub znanych incydentów niezgodności w dziedzinie handlu produktami podwójnego zastosowania. Nie odnosi się to do zewnętrznych obowiązków sprawozdawczych, np. w przypadku gdy przedsiębiorstwo jest zarejestrowane do korzystania z generalnych unijnych zezwoleń na wywóz, zgodnie z warunkami rozporządzenia (WE) nr 428/2009.

Działania naprawcze to szereg działań zaradczych mających na celu zagwarantowanie właściwego wdrożenia wewnętrznego programu zgodności i wyeliminowanie zidentyfikowanych słabych punktów w procedurach zgodności.

Jakie kroki należy podjąć?

Należy w ramach codziennych działań zastosować losowe mechanizmy kontroli w celu monitorowania przepływu pracy w przedsiębiorstwie związanej z kontrolą handlu, aby wszelkie nadużycia były wykrywane na wczesnym etapie. Innym podejściem jest zastosowanie zasady "dwóch par oczu", która zakłada przegląd i dwukrotne sprawdzanie decyzji związanych z kontrolą handlu.

Należy opracować i przeprowadzać audyty, aby poddać kontroli koncepcję, stosowność i skuteczność wewnętrznego programu zgodności.

Należy zapewnić uwzględnienie w audycie wszystkich aspektów wewnętrznego programu zgodności.

Należy zapewnić, aby pracownicy czuli się pewnie i byli spokojni, gdy w dobrej wierze zgłaszają pytania lub wątpliwości dotyczące zgodności.

Należy ustanowić procedury sygnalizowania nieprawidłowości i eskalacji regulujące postępowanie pracowników w sytuacjach podejrzewanego lub znanego incydentu niezgodności związanej z produktami podwójnego zastosowania. Możliwość tę można również zaoferować osobom trzecim.

Należy udokumentować na piśmie wszelkie naruszenia krajowych i unijnych przepisów dotyczących kontroli produktów podwójnego zastosowania oraz związane z nimi środki naprawcze.

Należy zastosować skuteczne środki naprawcze, aby dostosować działania kontroli wywozu lub wewnętrzny program zgodności zgodnie z ustaleniami przeglądu wyników, audytu systemu wewnętrznego programu zgodności lub sprawozdawczości. Zaleca się udostępnienie tych ustaleń, w tym zmian w procedurach i ustaleń dotyczących środków naprawczych, pracownikom i kierownictwu odpowiedzialnym za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania. Po wdrożeniu działań naprawczych zaleca się poinformowanie o zmienionych procedurach wszystkich zaangażowanych w nie pracowników.

Dialog z właściwym organem może przyczynić się do ograniczenia szkód oraz zapewnienia potencjalnych sposobów wzmocnienia kontroli wywozu przedsiębiorstwa.

6. Prowadzenie ewidencji i dokumentacja

Proporcjonalne, dokładne i identyfikowalne prowadzenie ewidencji działań związanych z kontrolą produktów podwójnego zastosowania ma zasadnicze znaczenie dla wysiłków przedsiębiorstwa w zakresie zgodności. Kompleksowy system prowadzenia ewidencji pomoże przedsiębiorstwu przeprowadzać przeglądy wyników oraz audyty zgodnie z unijnymi lub krajowymi wymogami dotyczącymi zatrzymywania dokumentacji oraz ułatwi współpracę z właściwymi organami w przypadku postępowania dotyczącego kontroli produktów podwójnego zastosowania.

Czego się oczekuje?

Prowadzenie ewidencji obejmuje szereg procedur i wytycznych dotyczących zgodnego z prawem przechowywania dokumentów, zarządzania ewidencją oraz identyfikowalności działań związanych z kontrolą handlu produktami podwójnego zastosowania. Prowadzenie ewidencji niektórych dokumentów jest wymogiem prawnym, ale w najlepszym interesie przedsiębiorstwa może być również prowadzenie ewidencji innych dokumentów (np. wewnętrzny dokument opisujący decyzję techniczną o zaklasyfikowaniu produktu). Utworzenie i prawidłowe zarchiwizowanie wymaganych dokumentów pozwala na skuteczniejsze ich wyszukiwanie i pozyskiwanie podczas codziennych działań kontrolnych związanych z handlem produktami podwójnego zastosowania, a także podczas okresowych audytów.

Jakie kroki należy podjąć?

Należy sprawdzić wymogi prawne dotyczące prowadzenia ewidencji (okres przechowywania, zakres dokumentów itp.) w stosownych przepisach UE lub w krajowych przepisach państwa członkowskiego, w którym przedsiębiorstwo ma siedzibę.

Aby zapewnić dostępność wszystkich stosownych dokumentów, należy rozważyć określenie wymogów dotyczących przechowywania dokumentów w umowach z pośrednikami, w tym ze spedytorami i dystrybutorami.

Należy stworzyć odpowiedni system archiwizowania i dostępu do informacji na potrzeby kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania. Zarówno w przypadku systemów papierowych, jak i elektronicznych niezbędne są funkcje indeksowania i wyszukiwania.

Należy zapewnić, aby dokumenty związane z kontrolą wywozu były prowadzone w sposób spójny i mogły zostać niezwłocznie udostępnione właściwemu organowi lub innym stronom zewnętrznym w celu przeprowadzenia inspekcji lub audytu.

Zaleca się prowadzenie ewidencji kontaktów z właściwym organem również w odniesieniu do kontroli końcowego przeznaczenia lub użytkownika końcowego (użytkowników końcowych) w przypadku produktów podwójnego zastosowania niewymienionych w wykazie oraz w przypadku doradztwa w zakresie klasyfikacji technicznej.

7. Bezpieczeństwo fizyczne i bezpieczeństwo informacji

Kontrole handlu produktami podwójnego zastosowania, w tym oprogramowaniem i technologiami, są przeprowadzane ze względu na bezpieczeństwo krajowe lub międzynarodowe oraz do celów polityki zagranicznej. Ze względu na ich wrażliwość produkty podwójnego zastosowania powinny być zatem "chronione", a ustanowienie odpowiednich środków bezpieczeństwa przyczynia się do ograniczenia ryzyka nieuprawnionego usunięcia produktów podlegających kontroli lub uzyskania do nich dostępu. Środki bezpieczeństwa fizycznego są istotne, ale ze względu na sam charakter podlegającego kontroli oprogramowania lub technologii w formie elektronicznej, zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi handlu produktami podwójnego zastosowania może być szczególnie trudne oraz wymaga ponadto zastosowania środków bezpieczeństwa informacji.

Czego się oczekuje?

Bezpieczeństwo fizyczne i bezpieczeństwo informacji jest powiązane z szeregiem procedur, które mają na celu zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do produktów podwójnego zastosowania lub usunięciu ich przez pracowników, wykonawców, dostawców lub odwiedzających. Procedury te przyczyniają się do rozwoju kultury bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie i zapewniają, aby produkty podwójnego zastosowania, w tym oprogramowanie i technologie, nie zginęły, nie zostały łatwo skradzione lub wywiezione bez ważnego zezwolenia.

Jakie kroki należy podjąć?

Bezpieczeństwo fizyczne

Należy zapewnić, zgodnie z oceną ryzyka przedsiębiorstwa, ochronę produktów podwójnego zastosowania podlegających kontroli przed nieuprawnionym usunięciem przez pracowników lub osoby trzecie. Środki, które można uwzględnić, to na przykład fizyczna ochrona produktów, ustanowienie obszarów organicznego dostępu oraz kontrola dostępu lub wyjść pracowników.

Bezpieczeństwo informacji

Należy ustanowić podstawowe środki i procedury ochronne na potrzeby bezpiecznego przechowywania oprogramowania lub technologii podwójnego zastosowania w formie elektronicznej oraz dostępu do nich, w tym kontrole antywirusowe, szyfrowanie plików, ścieżki i rejestry audytu, kontrola dostępu użytkowników oraz zapora sieciowa. Jeżeli ma to zastosowanie w przypadku danego przedsiębiorstwa, należy rozważyć wprowadzenie środków ochronnych w zakresie przesyłania oprogramowania lub technologii do chmury, przechowywania ich w chmurze lub przekazywania ich za pośrednictwem chmury.

ZAŁĄCZNIK  1

Pytania pomocnicze dotyczące wewnętrznego programu zgodności przedsiębiorstwa

Przedsiębiorstwa lub władze mogą wykorzystać poniższy niewyczerpujący wykaz pytań pomocniczych dotyczących wewnętrznego programu zgodności przedsiębiorstwa. Pytania odnoszą się do wszystkich głównych elementów, ale niekoniecznie do każdego opisanego etapu.

Pytania te mogą być pomocne przy opracowywaniu wewnętrznego programu zgodności albo na późniejszym etapie do wykonania przeglądu istniejącego wewnętrznego programu zgodności. Nie mogą one zastępować oceny wewnętrznego programu zgodności przedsiębiorstwa w zestawieniu ze szczegółowymi informacjami zawartymi w sekcjach "Czego się oczekuje?" oraz "Jakie kroki należy podjąć?" głównej części niniejszych wytycznych. Odpowiedzi na te pytania nie należy również traktować jako dowodu zapewnienia właściwego wewnętrznego programu zgodności do celów kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania.

1. Zobowiązanie kadry kierowniczej wyższego szczebla do zapewnienia zgodności z przepisami

- Czy w zobowiązaniu kadry kierowniczej wyższego szczebla jasno określono zaangażowanie przedsiębiorstwa w stosowanie dostępnych kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania?

- Czy oświadczenie jest łatwo dostępne dla wszystkich pracowników?

2. Struktura organizacyjna, obowiązki i zasoby

- Czy w przedsiębiorstwie wyznaczono osobę lub osoby odpowiedzialne za odpowiadanie na pytania pracowników dotyczące procedur zgodności, podejrzanych zapytań lub potencjalnych naruszeń? Czy dane kontaktowe tej osoby odpowiedzialnej lub tych osób odpowiedzialnych są dostępne dla wszystkich pracowników, których to dotyczy?

- Których części lub działań przedsiębiorstwa dotyczy kontrola handlu produktami podwójnego zastosowania i zapewnianie zgodności?

- W której części przedsiębiorstwa znajdują się pracownicy zajmujący się zgodnością z przepisami dotyczącymi handlu produktami podwójnego zastosowania? Czy istnieje możliwość wystąpienia konfliktu interesów?

- W przypadku gdy zdecydują się Państwo na outsourcing zarządzania zgodnością z przepisami dotyczącymi handlu produktami podwójnego zastosowania, jak zorganizowana jest interakcja zleceniobiorcy z Państwa przedsiębiorstwem?

- Ile osób jest zatrudnionych wyłącznie do obsługi zarządzania kontrolą produktów podwójnego zastosowania albo ma to uwzględnione w zakresie swoich obowiązków oprócz innych zadań? Czy dostępne są osoby, które mogłyby się tym zająć w ich zastępstwie?

- Jak wygląda organizacja relacji między pracownikami odpowiedzialnymi za kontrolę wywozu a kadrą kierowniczą wyższego szczebla, np. w zakresie możliwości wymiany informacji?

- Czy w przedsiębiorstwie dokumentuje się i rozpowszechnia komplet strategii i procedur dotyczących kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania wśród całego odpowiedniego personelu? W jakim formacie?

- Czy dostępne są narzędzia elektroniczne, które wspomagają procedury zgodności w Państwa przedsiębiorstwie?

3. Szkolenia i podnoszenie świadomości

- Czy przedsiębiorstwo zapewnia (dostosowane do indywidualnych potrzeb) szkolenia w zakresie zgodności lub działania podnoszące świadomość?

- Jakiego rodzaju szkolenia w zakresie zgodności lub działania w zakresie podnoszenia świadomości w tym obszarze oferuje przedsiębiorstwo? Przykłady to: seminaria zewnętrzne, subskrypcja na sesje informacyjne oferowane przez właściwe organy, wewnętrzne sesje szkoleniowe itp.

- W jaki sposób pracownikom odpowiedzialnym za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania zapewnia się dostęp do wszystkich odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych?

4. Kontrola transakcji i odpowiednie procedury

4.1. Klasyfikacja produktu

- Czy wszystkie produkty związane z wywozem są oceniane w odniesieniu do unijnych i krajowych wykazów kontrolnych produktów podwójnego zastosowania lub środków ograniczających i kto jest za to odpowiedzialny?

- Czy przedsiębiorstwo jest zaangażowane w elektroniczną transmisję oprogramowania lub technologii podwójnego zastosowania? Jeżeli tak, w jaki sposób przedsiębiorstwo zapewnia zgodność w dziedzinie przekazu elektronicznego oprogramowania lub technologii?

- Czy określono procedury dla pracowników uzyskujących dostęp do technologii lub oprogramowania objętych kontrolą podczas pobytu za granicą?

- Czy klasyfikacja otrzymanych lub wytworzonych przez przedsiębiorstwo produktów jest rejestrowana?

- Czy zmiany w krajowych i unijnych wykazach produktów podwójnego zastosowania mają odzwierciedlenie w procedurach przedsiębiorstwa związanych z klasyfikacją?

- Biorąc pod uwagę art. 22 ust. 10 rozporządzenia (WE) nr 428/2009 w sprawie produktów podwójnego zastosowania, czy w dokumentach handlowych dotyczących transferów wewnątrzunijnych produktów podwójnego zastosowania wskazano, że produkty podlegają kontroli w przypadku wywozu z UE?

4.2. Ocena ryzyka transakcji

W załączniku 2 znajduje się niewyczerpujący wykaz pytań dotyczących sygnałów ostrzegawczych, który może wspomóc proces kontroli w przedsiębiorstwie mających na celu wykrywanie podejrzanych zapytań od klientów.

- Jakie są procedury postępowania w przypadku pozytywnych i negatywnych wyników oceny ryzyka transakcji?

- W jaki sposób rozwiązuje się problem fałszywie pozytywnych wyników (tj. niepotrzebnego sygnału budzącego obawy) oceny ryzyka transakcji?

Kontrole objętych embargiem, sankcjami lub wrażliwych miejsc przeznaczenia i podmiotów

- W jaki sposób w Państwa przedsiębiorstwie uwzględnia się środki ograniczające (w tym sankcje) na etapie oceny ryzyka transakcji?

Kontrola deklarowanego końcowego przeznaczenia i kontrola zaangażowanych stron

- Jakie są wewnętrzne procedury dotyczące procesu kontroli deklarowanego końcowego przeznaczenia oraz kontroli zaangażowanych stron?

- W jaki sposób przeprowadzana jest kontrola (nowych) zaangażowanych stron? Czy przeprowadzają Państwo okresowo ponowne kontrole obecnych klientów?

Kontrole typu "catch-all" produktów podwójnego zastosowania niewymienionych w wykazie

- W jaki sposób zbiera się i wykorzystuje istotne informacje na temat deklarowanego końcowego przeznaczenia (w rozumieniu przepisów dotyczących kontroli typu "catch-all" ¹³ )?

Kontrola ryzyka zmiany zamierzonego końcowego przeznaczenia

- Czy w Państwa przedsiębiorstwie określono procedury dotyczące kontroli ryzyka zmiany zamierzonego końcowego przeznaczenia?

4.3. Określenie rodzajów zezwoleń oraz składanie wniosków o zezwolenia, w tym na działalność w zakresie pośrednictwa, transferu i tranzytu podlegających kontroli

- W jaki sposób zapewnia się, by w każdym konkretnym przypadku występowano o zezwolenie odpowiedniego rodzaju (indywidualne, globalne lub generalne unijne zezwolenie) lub je stosowano?

- W jaki sposób zapewnia się, by mniej oczywiste rodzaje wywozu i inne działania podlegające ograniczeniom były uznawane za takie i nie odbywały się wbrew z przepisom UE i państw członkowskich dotyczącym kontroli produktów podwójnego zastosowania?

4.4. Kontrole po wydaniu zezwolenia, w tym kontrole wysyłek oraz zgodność z warunkami zezwolenia

- Czy przed wysyłką odbywa się ostateczna ocena ryzyka transakcji?

- W jaki sposób zapewnia się spełnienie warunków zezwoleń (w tym dotyczących sprawozdawczości)?

5. Przegląd wyników, audyty, sprawozdawczość i działania naprawcze

- Czy odpowiednie dzienne procedury operacyjne przedsiębiorstwa podlegają (losowemu) przeglądowi wyników w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania?

- Czy w przedsiębiorstwie obowiązują procedury audytu wewnętrznego lub zewnętrznego?

- Czy w przedsiębiorstwie obowiązują procedury eskalacji lub sygnalizowania nieprawidłowości?

- Jakie działania naprawcze podejmuje się w przedsiębiorstwie w przypadku niezgodności?

6. Prowadzenie ewidencji i dokumentacja

- Jakie są procedury przedsiębiorstwa w zakresie archiwizowania i dostępu do dokumentów związanych z kontrolą handlu produktami podwójnego zastosowania? Czy w przedsiębiorstwie rozważono uwzględnienie ewidencji wcześniejszych kontaktów z właściwym organem?

- Czy pracownicy odpowiedzialni za kontrolę handlu produktami podwójnego zastosowania oraz odpowiedni partnerzy handlowi znają wymogi prawne dotyczące prowadzenia ewidencji?

- Czy ewidencję sprawdza się pod kątem kompletności, dokładności i jakości?

7. Bezpieczeństwo fizyczne i bezpieczeństwo informacji

- Czy w przedsiębiorstwie wdraża się środki cyberbezpieczeństwa mające na celu ochronę oprogramowania i technologii podwójnego zastosowania oraz zapewnienie, aby nie zaginęły, nie zostały łatwo skradzione lub wywiezione bez ważnego zezwolenia?

- Czy w przedsiębiorstwie stosuje się rozwiązania umożliwiające zidentyfikowanie istotnych kroków i związanych z nimi luk w bezpieczeństwie fizycznym i informacyjnym dotyczących produktów podwójnego zastosowania?

ZAŁĄCZNIK  2

Sygnały ostrzegawcze związane z podejrzanymi zapytaniami

Zwracanie uwagi na oznaki podejrzanych zapytań lub zamówień jest niezbędne, aby przeciwdziałać ryzyku rozprzestrzeniania broni masowego rażenia, środków jej przenoszenia i destabilizującego gromadzenia broni konwencjonalnej. Zdecydowanie zaleca się przekazywanie takich informacji właściwym organom i w niektórych przypadkach może to być obowiązkowe na mocy unijnych i krajowych przepisów ustawowych i wykonawczych. W przypadku wątpliwości należy skonsultować się z właściwym organem.

Poniższy niewyczerpujący wykaz sygnałów ostrzegawczych opiera się na istniejących najlepszych praktykach i powstał na podstawie:

- wykazu pytań pomocniczych dla przemysłu z porozumienia z Wassenaar (wykaz uzgodniony na posiedzeniu plenarnym w 2003 r., a jego przegląd uzgodniony na posiedzeniu plenarnym w 2018 r.),

- Compliance Code of Practice [Kodeks postępowania w zakresie zgodności] z 2010 r. (Department for Business Innovation & Skills [Departament ds. innowacji i umiejętności biznesowych], Zjednoczone Królestwo), oraz

- podejść dotyczących wewnętrznych programów zgodności dla właściwych organów w innych państwach członkowskich UE.

Na podstawie doświadczenia przedsiębiorstwa można uzupełnić lub zmienić poniższy wykaz. Państwo najlepiej wiedzą, jakie elementy mogą być podejrzane w państwa obszarze działalności.

Należy zachować czujność, jeżeli wykryto co najmniej jeden z poniższych sygnałów ostrzegawczych:

Państwa produkty

- Produkt wciąż jest opracowywany lub nie ma jeszcze wielu klientów na rynku krajowym.

- Cechy produktu są lepsze pod względem technicznym od cech produktów uznanych konkurentów.

- Klient poprosił o nietypowe dostosowanie produktu standardowego lub prośby o modyfikacje budzą obawy dotyczące potencjalnych zastosowań dostosowanego produkt.

- Produkt ma znane podwójne, wojskowe lub wrażliwe zastosowanie.

Końcowe przeznaczenie i użytkownik końcowy

- Jest to nowy klient i Państwa wiedza o nim jest niepełna, niespójna lub w jawnych źródłach trudno jest znaleźć o nim informacje.

- Deklarowanym użytkownikiem końcowym jest przedsiębiorstwo handlowe, dystrybutor lub podmiot z siedzibą w strefie wolego handlu, więc mogą Państwo nie wiedzieć, gdzie ostatecznie trafiają produkty Państwa przedsiębiorstwa.

- Użytkownik końcowy jest związany z wojskiem, przemysłem obronnym lub rządowym organem badawczym, a deklarowane zastosowanie końcowe ma charakter cywilny.

- Klient sprawia wrażenie, jakby nie był zaznajomiony z produktem i jego właściwościami użytkowymi (np. wykazuje oczywisty brak wiedzy technicznej).

- Klient zamawia produkt, który jest zbyt zaawansowany do zamierzonego zastosowania.

- Dane kontaktowe w zapytaniach (np. numery telefonu, adresy e-mail i adresy) pochodzą z innych państw niż podane przedsiębiorstwo lub z czasem się zmieniają.

- Przedsiębiorstwo ma obcą nazwę (np. w języku niespodziewanym dla państwa, w którym znajduje się siedziba przedsiębiorstwa).

- Na stronie internetowej przedsiębiorstwa brakuje treści w porównaniu do tego, co zwykle znajduje się na stronie internetowej.

- Klient niechętnie przekazuje informacje na temat końcowego przeznaczenia produktów (np. za pośrednictwem oświadczenia użytkownika końcowego), niechętnie udziela jasnych odpowiedzi na pytania handlowe lub techniczne, które są rutynowe w normalnych negocjacjach, lub niechętnie dostarcza oświadczenie użytkownika końcowego.

- Wyjaśnienie dotyczące tego, dlaczego produkty są potrzebne, jest nieprzekonujące, zważywszy na normalną działalność klienta lub stopień zaawansowania technicznego produktów.

Wysyłka

- Wymagania klienta dotyczące wysyłki, opakowania lub etykietowania są nietypowe. Klient odmawia zastosowania zwykłych międzynarodowych terminów handlowych dla wysyłki, plombowania kontenerów lub samochodów ciężarowych oraz potwierdzenia odbioru przez odbiorcę lub użytkownika końcowego.

Warunki finansowe i umowne

- niezwykle korzystne warunki płatności, takie jak płacenie nieracjonalnie wysokiej ceny, pełna płatność z góry lub gotowość natychmiastowego dokonania pełnej płatności gotówką.

- Płatności dokonują inne podmioty niż klient lub podani pośrednicy i odbywa się to inną drogą niż wysyłka produktów.

- Klient odmawia rutynowej instalacji, szkolenia lub usług konserwacyjnych.

- Miejsce instalacji znajduje się na obszarze pod ścisłą kontrolą bezpieczeństwa lub jest to miejsce, do którego dostęp jest znacznie ograniczony.

- Miejsce instalacji jest nietypowe ze względu na linię biznesową eksportera lub ze względu na instalowany sprzęt.

- Istnieją nietypowe wymagania dotyczące nadmiernej poufności w odniesieniu do miejsc przeznaczenia, klientów lub specyfikacji produktów.

- Istnieją wymogi dotyczące nadmiernej liczby części zamiennych lub brak zainteresowania częściami zamiennymi.

Zdecydowanie zaleca się udostępnianie informacji o podejrzanych zapytaniach właściwym organom i stanowi to dobrą praktykę biznesową. Ponadto, w stosownych przypadkach, wymiana informacji w ramach łańcucha dostaw przedsiębiorstw i z innymi eksporterami może okazać cenna w świetle ryzyka, że podmioty zajmujące się rozprzestrzenianiem broni wysyłają wnioski do różnych przedsiębiorstw, mając nadzieję, że jeden z wniosków zostanie przyjęty lub w celu uzyskania krytycznej ilości materiału z różnych źródeł (w przypadku gdy każdy pojedynczy wniosek nie budzi jeszcze podejrzeń). W przypadku wątpliwości należy skonsultować się z właściwym organem.

ZAŁĄCZNIK  3

Wykaz właściwych organów kontroli wywozu w państwach członkowskich UE

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:52016XC0820(01)&from=PL

1 Dz.U. L 134 z 29.5.2009, s. 1.

2 Rozporządzenie (WE) nr 428/2009.

3 Do celów niniejszego dokumentu termin "przedsiębiorstwa" powinien być rozumiany w szerokim zakresie. Obejmuje on podmioty badawcze, akademickie i inne podmioty kwalifikujące się jako "eksporterzy" zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 428/2009. Niniejsze wytyczne nie zawierają (na tym etapie) konkretnych wskazówek dla poszczególnych zaangażowanych sektorów i podmiotów.

4 Zob. również https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf.

5 Zob. również http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

6 Zalecenie Komisji 2011/24/UE z dnia 11 stycznia 2011 r. w sprawie certyfikacji przedsiębiorstw sektora obronności na mocy art. 9 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/43/WE w sprawie uproszczenia warunków transferów produktów związanych z obronnością we Wspólnocie (Dz.U. L 11 z 15.1.2011, s. 62).

14

7 Zob. również https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en.

8 W oświadczeniu o zaangażowaniu przedsiębiorstwa można na przykład stwierdzić, że w żadnym wypadku wywóz, pośrednictwo, tranzyt lub transfer nie mogą być dokonywane wbrew przepisom ustawowym i wykonawczym obowiązującym w UE i państwach członkowskich w zakresie kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania przez jakąkolwiek osobę działającą w imieniu przedsiębiorstwa. W celu lepszego zrozumienia konieczności kontroli wywozu, w oświadczeniu można zwięźle wyjaśnić cele tych kontroli. Można w nim również podkreślić znaczenie przestrzegania przez pracowników kontroli wywozu, tak aby pracownicy rozumieli możliwe scenariusze niezgodności, informując o ryzyku nieautoryzowanych transakcji i możliwych konsekwencjach (karnych, dotyczących reputacji, finansowych, dyscyplinarnych itp.) dla przedsiębiorstwa i zaangażowanych pracowników. Zaleca się, aby zobowiązanie kierownictwa do zachowania zgodności z przepisami było jak najprostsze.

9 Przedsiębiorstwa mogłyby również rozważyć publiczne rozpowszechnienie oświadczenia za pośrednictwem korporacyjnych stron internetowych i innych kanałów komercyjnych w celu poinformowania osób trzecich o zobowiązaniu przedsiębiorstwa do przestrzegania zasad kontroli wywozu.

10 Tzw. "wrażliwe miejsca przeznaczenia i podmioty" to nie tylko miejsca przeznaczenia objęte embargiem lub sankcjami, ale także inne miejsca przeznaczenia, do których wysyłka (niektórych) produktów podwójnego zastosowania może mieć decydujące znaczenie w określonych przypadkach, na przykład ze względu na rozprzestrzenianie BMR lub obawy dotyczące praw człowieka, zgodnie z ustaleniami właściwych organów. W odniesieniu do obaw związanych z prawami człowieka należy zauważyć, że mogą mieć zastosowanie inne rozporządzenia, np. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/125 (Dz.U. L 30 z 31.1.2019, s. 1) wprowadzające kontrole wywozu towarów, które mogłyby być wykorzystywane do wykonywania kary śmierci lub tortur.

11 Skonsolidowany wykaz sankcji UE (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) i mapa sankcji UE (https://www.sanctionsmap.eu) mogą być przydatne przy przeprowadzaniu kontroli dotyczących sankcji.

12 Jeżeli klient nie jest zaznajomiony z wnioskiem o oświadczenie końcowego użytkownika, należy rozważyć sporządzenie (jednostronicowego) listu uzupełniającego wyjaśniającego podstawy kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania i wskazującego, że wymagany dokument przyspiesza proces ubiegania się o zezwolenie lub może nawet być niezbędny, aby je otrzymać.

13 Art. 4 rozporządzenia (WE) nr 428/2009.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2019.205.15
• Rodzaj: Zalecenie
• Tytuł: Zalecenie 2019/1318 w sprawie wewnętrznych programów zgodności dla kontroli handlu produktami podwójnego zastosowania na podstawie rozporządzenia (WE) nr 428/2009
• Data aktu: 30/07/2019
• Data ogłoszenia: 05/08/2019
• Data wejścia w życie: 30/07/2019