Decyzja 2018/1343 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2016

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1343

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia komitetowi zarządzającemu Urzędu absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0085/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. ustanawiające Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) oraz Urząd ⁴ , w szczególności jego art. 13,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0069/2018),

1. udziela komitetowi zarządzającemu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, komitetowi zarządzającemu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1344

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Europejskiego Trybunału Obrachunkowego pt. "Szybka analiza przypadku: realizacja 5-procentowej redukcji stanowisk" opublikowane w dniu 21 grudnia 2017 r.,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0069/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  ostateczny budżet Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2016 wyniósł 4 246 000 EUR, co stanowi wzrost o 5,69 % w porównaniu z 2015 r.; mając na uwadze, że cały budżet Urzędu pochodzi z budżetu Unii na rok 2016;

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

1. zauważa, że, zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału, w marcu 2016 r. Urząd rozpoczął postępowanie o udzielenie zamówienia w celu podpisania jednej umowy ramowej z dwoma istniejącymi szkołami międzynarodowymi w Rydze z myślą o dzieciach swoich pracowników; zauważa, że podczas gdy w specyfikacjach technicznych zamówienia stwierdzono, iż Urząd zawrze jedną wielokrotną umowę ramową w systemie kaskadowym z dwoma podmiotami gospodarczymi, to w kryteriach udzielenia zamówienia przewidziano, iż wybór szkoły należy do rodziców; stwierdza w związku z tym, że umowa ramowa na kwotę 400 000 EUR podpisana w lipcu 2016 r. opiera się na sprzecznych koncepcjach, wywołując niepewność prawa po stronie Urzędu i szkół; zauważa ponadto, że w tym konkretnym przypadku umowa ramowa nie była konieczna; z zadowoleniem przyjmuje odpowiedź Urzędu, w której stwierdzono, że w przyszłości będzie on stosować bezpośrednie umowy ze szkołami bez udzielania zamówienia;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2016 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 96,20 %, co oznacza wzrost o 0,55 % w porównaniu z rokiem 2015; zauważa, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 77,19 %, co oznacza spadek o 3,12 % w porównaniu z rokiem 2015;

3. zauważa, że według sprawozdania Trybunału Urząd podpisał w marcu 2016 r. umowę o wartości 60 000 EUR o świadczenie profesjonalnego wsparcia w zakresie kadr i usług doradczych; wyraża zaniepokojenie faktem, że jedynym kryterium wyboru w postępowaniu o udzielenie zamówienia była cena; podkreśla, że zatrudnienie konsultanta bez rozpatrzenia jego kompetencji i wiedzy fachowej jako kryteriów udzielenia zamówienia nie zapewnia najlepszej relacji jakości do ceny; z zadowoleniem przyjmuje reakcję Urzędu, który ma wypowiedzieć umowę ramową i wprowadzić inną strategię nabywania niezbędnych usług;

4. zauważa, że według sprawozdania Trybunału przewidywania budżetowe na 2014 r. dotyczące składek pochodzących od krajowych organów regulacyjnych państw Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA), mających w Urzędzie status obserwatora, nie zrealizowały się z powodu braku umów z państwami EFTA;

Zobowiązania i przeniesienia

5. zauważa, że według informacji uzyskanych od Urzędu łączna kwota przeniesionych na 2016 r. środków na zobowiązania i na płatności wyniosła 615 957,25 EUR; wskazuje, że kwotę przeniesionych środków w wysokości 44 896,19 EUR (7,29 %) anulowano;

6. zauważa, że przeniesienia są często częściowo lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Urząd z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Polityka kadrowa

7. zauważa, że na koniec 2016 r. Urząd zatrudniał 27 pracowników (łącznie z pracownikami zatrudnionymi na czas określony, pracownikami kontraktowymi i oddelegowanymi ekspertami krajowymi); zauważa, że po cięciach dokonanych w 2015 r., kiedy zredukowano jedno stanowisko, Urząd musiał dodatkowo zmniejszyć liczbę stanowisk, ponieważ zwrócono się doń o przekazanie jednego stanowiska do puli realokacji na potrzeby agencji;

8. zauważa z niepokojem, że według sprawozdania Trybunału na temat realizacji 5-procentowej redukcji stanowisk, opublikowanym w dniu 21 grudnia 2017 r., na Urząd negatywny wpływ wywarł najwyższy możliwy poziom cięć, a mianowicie redukcja o 12,5 % bez względu na fakt, iż na mocy rozporządzenia (UE) 2015/2120 Organowi Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej przydzielono dodatkowe zadania bez odpowiedniego dostosowania zasobów Urzędu; podkreśla konieczność zapewnienia odpowiednich zasobów ludzkich w celu zagwarantowania realizacji mandatu Urzędu oraz sprawnego prowadzenia codziennej działalności przez Urząd;

9. zauważa na podstawie planu zatrudnienia, że na dzień 31 grudnia 2016 r. obsadzonych było 14 stanowisk (z łącznej liczby 15 stanowisk zatwierdzonych w budżecie Unii), podobnie jak w 2015 r.;

10. zauważa, że na dzień 30 maja 2017 r., stosunek kobiet do mężczyzn wynosił 42,31 % do 57,69 %; zauważa jednak z niepokojem, że stosunek kobiet do mężczyzn w zarządzie wynosi 28 % do 72 %;

11. zauważa, że według sprawozdania Trybunału, w 2016 r. średni okres zatrudnienia w Urzędzie wynosił 2,58 roku, a poziom rotacji personelu był wysoki i wyniósł 25 %; odnotowuje, że sytuacja ta wpływa negatywnie na skuteczność działania Urzędu i stanowi zagrożenie dla wdrażania jego programu prac; przyjmuje do wiadomości, że przyczyną wysokiego poziomu rotacji personelu może być wysokość stosowanego współczynnika korekty wynagrodzeń dla państwa przyjmującego (73 % na dzień 1 lipca 2016 r.); zauważa, że Urząd dostrzega, iż wysoka rotacja personelu stanowi czynnik ryzyka, co zostało odnotowane w rejestrze ryzyka jako istotne ryzyko, a zarząd nieustannie pracuje nad wprowadzeniem technik ograniczania ryzyka; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o podjętych lub planowanych działaniach w celu zmniejszenia ryzyka i właściwego rozwiązania problemu, jak zatrzymać pracowników;

12. podkreśla, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym powinna stanowić element polityki kadrowej Urzędu; podkreśla, że budżet przeznaczony na działalność związaną z dobrostanem pracowników wynosi około 827,60 EUR na pracownika, co odpowiada 2 dniom na pracownika; zauważa, że średnia długość zwolnienia chorobowego wynosi 2,82 dnia na pracownika Działu Administracji i Finansów i 6,23 dnia na pracownika Działu ds. Zarządzania Programami; wzywa Urząd, aby wyjaśnił przyczyny takich rozbieżności;

13. docenia fakt, że Urząd przyjął nowe przepisy wykonawcze dotyczące polityki ochrony godności osoby i zapobiegania molestowaniu; popiera szkolenia organizowane w celu zwiększenia świadomości pracowników i proponuje regularne organizowanie sesji szkoleniowych i informacyjnych dotyczących tych kwestii;

14. przyjmuje z zadowoleniem fakt, że w 2016 r. do Urzędu nie wpłynęły żadne skargi, nie wszczęto postępowań sądowych ani nie zgłoszono przypadków związanych z zatrudnianiem lub zwalnianiem personelu;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, przejrzystość i demokracja

15. zauważa, że opracowano projekt wewnętrznej polityki dotyczącej informowania o nieprawidłowościach i zgłoszono go Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 ⁷ ; zauważa z uznaniem, że Urząd zorganizował wewnętrzne szkolenia na temat wartości etycznych, konfliktu interesów, zapobiegania nadużyciom finansowym i zgłaszania nieprawidłowości;

16. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Urząd zamieścił w skonsolidowanym rocznym sprawozdaniu z działalności za rok 2016 rozdział dotyczący przejrzystości i rozliczalności;

Główne osiągnięcia

17. z zadowoleniem przyjmuje trzy główne osiągnięcia Urzędu w 2016 r. w ramach wsparcia Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej ("BEREC"), a mianowicie:

- wsparcie BEREC w przyjmowaniu wytycznych w sprawie neutralności sieci, obejmujących przetwarzanie bezprecedensowo dużej liczby odpowiedzi (blisko 500 000) otrzymanych w trakcie konsultacji społecznych, które odbyły się w okresie od dnia 6 czerwca do dnia 18 lipca 2016 r., oraz dziedzinę roamingu, co przyniosło dodatkowe korzyści użytkownikom końcowym usług łączności elektronicznej,

- zlecenie przeprowadzenia dwóch badań na temat neutralności sieci oraz połączeń i przejęć,

- rozwijanie polityki przejrzystości, między innymi wdrażając zaktualizowaną strategię komunikacyjną i plan komunikacji BEREC;

Kontrole wewnętrzne

18. dostrzega, że w 2015 r. Urząd kontynuował wysiłki na rzecz osiągnięcia pełnej zgodności ze standardami kontroli wewnętrznej (ICS) i na początku 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) sfinalizowała wszystkie zalecenia dotyczące wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej; docenia, że w 2016 r. Urząd zlecił niezależnemu konsultantowi ocenę standardów kontroli wewnętrznej, którą przeprowadzono w listopadzie i grudniu 2016 r.; z zadowoleniem stwierdza, że niezależny konsultant uznał, iż ogólnie standardy kontroli wewnętrznej są wdrażane skutecznie;

Audyt wewnętrzny

19. zauważa, że IAS przeprowadziła pełną ocenę ryzyka obejmującą główne procedury Urzędu, zarówno w wymiarze operacyjnym - zgodnie z jego misją, jak i administracyjnym - w celu wsparcia zadań operacyjnych; zauważa, że IAS - na podstawie wyników oceny ryzyka i biorąc pod uwagę obecny profil ryzyka Urzędu - obniżyła liczbę audytów w przyszłości oraz zamierza przeprowadzać jedną lub dwie usługi atestacyjne w okresie trzyletnim;

20. z zadowoleniem zauważa, że do końca 2016 r. Urząd podjął wszelkie niezbędne kroki i przedstawił odpowiedzi dotyczące wszystkich otwartych zaleceń wynikających z audytu z 2015 r., i w związku z powyższym audytorzy IAS zalecili zamknięcie otwartych pozycji;

Inne uwagi

21. zauważa, że według sprawozdania Trybunału, Urząd powinien wspólnie z Komisją rozpatrzyć zlecanie okresowej zewnętrznej oceny wyników co najmniej raz na pięć lat, jak ma to miejsce w przypadku większości agencji; zauważa z uznaniem, że Urząd jest gotowy do współpracy z Komisją w zakresie przyszłych ocen;

22. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ⁸  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 31.

2 Zob. przypis 1.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

5 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

6 Dz.U. C 113 z 30.3.2016, s. 159.

7 Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

8 Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2018.248.167
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2018/1343 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2016
• Data aktu: 18/04/2018
• Data ogłoszenia: 03/10/2018