Decyzja 2016/1540 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego za rok budżetowy 2014

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1540

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 (05584/2016 - C8-0072/2016),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2002 r. ustanawiające Europejską Agencję Bezpieczeństwa Morskiego ⁴ , w szczególności jego art. 19,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Transportu i Turystyki (A8-0102/2016),

1. udziela dyrektorowi zarządzającemu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi zarządzającemu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1541

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Transportu i Turystyki (A8-0102/2016),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego (zwanej dalej "Agencją") na rok budżetowy 2014 wyniósł 52 403 276 EUR, co stanowi spadek o 9,37 % w porównaniu z 2013 r.;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2014 Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2013

1. wyraża zadowolenie w związku z faktem, że Trybunał Obrachunkowy nie przedstawił żadnych uwag w odniesieniu do zarządzania finansami przez Agencję w 2014 r.; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja sporządziła spis z natury sprzętu administracyjnego, oraz zwraca się do niej o przyspieszenie prac nad poprawą procedur księgowych i informacji dotyczących kosztów w zakresie wytworzonych wewnętrznie wartości niematerialnych;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zauważa, że działania w zakresie monitorowania budżetu w roku budżetowym 2014 umożliwiły wykonanie budżetu w 94,78 %, a wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 93,77 %;

Zobowiązania i przeniesienia

3. odnotowuje, że ani w rocznym sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego, ani w rocznym sprawozdaniu z działalności Agencji nie stwierdzono żadnych godnych uwagi kwestii związanych z poziomem przeniesień w 2014 r.; zwraca uwagę, że z roku budżetowego 2013 przeniesiono kwotę 5 178 491 EUR; z zadowoleniem odnotowuje, że anulowano jedynie 3,80 % środków przeniesionych z 2013 r.;

4. ubolewa - zwłaszcza w kontekście nowych ram prawnych Agencji - że wskaźnik wykonania zobowiązań w 2014 r. był niższy od wytyczonego przez Komisję celu na poziomie 95 %, co poskutkowało nałożeniem przez Komisję kary w odniesieniu do projektu budżetu na 2016 r.; wzywa Agencję do wyjaśnienia powodów, dla których cel na poziomie 95 % nie został osiągnięty; nalega, aby Agencja poprawiła wykonanie budżetu i obniżyła ten poziom do pułapów ustalonych przez Komisję;

Przesunięcia

5. zauważa, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem z działalności Agencji poziom i charakter przesunięć w roku 2014 nie wykracza poza ramy określone w przepisach finansowych Agencji; zwraca uwagę, że wszystkie przesunięcia dokonane przez Agencję na rok 2014 były poniżej progu 10 % środków zapisanych na dany rok budżetowy w linii budżetowej, z której jest dokonywane przesunięcie;

Procedury udzielania zamówień i naboru pracowników

6. zwraca uwagę na fakt, że w roku budżetowym 2014 Agencja ogłosiła 82 postępowania o udzielenie zamówienia, w tym 15 z zastosowaniem specjalnej procedury negocjacyjnej i 67 z zastosowaniem otwartej procedury negocjacyjnej dotyczącej zamówień o niskiej wartości; odnotowuje ponadto, że kwota wypłacona z tytułu umów w sprawie zamówień publicznych podpisanych w 2014 r. wyniosła 3 432 061 EUR;

7. na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego stwierdza, że Agencja na koniec roku dysponowała 210 stanowiskami w planie zatrudnienia, z czego obsadzonych było 198; ponadto w budżecie przewidziano 30 stanowisk dla pracowników kontraktowych, z czego 29 było obsadzonych, a także 18 stanowisk dla oddelegowanych ekspertów krajowych, z czego obsadzonych było 15; stwierdza, że Agencja, antycypując redukcję zatrudnienia i ewoluujące priorytety prac, zmniejszyła liczbę stanowisk dotyczących funkcji ogólnych o trzy; na podstawie informacji przedstawionych przez Agencję odnotowuje, że aby skuteczniej reagować na zwiększone obciążenie pracą, zidentyfikować wiedzę fachową, jaką dysponuje obecnie Agencja, oraz wspierać politykę mobilności wewnętrznej, Agencja stworzyła bazę danych kapitału ludzkiego, stanowiącą instrument wsparcia zarządzania wewnętrznego;

8. odnotowuje wyniki pierwszej analizy porównawczej dotyczącej stanowisk w Agencji, która wykazała, że 20,3 % personelu zajmuje się wsparciem administracyjnym i koordynacją, 70,8 % - zadaniami operacyjnymi, a 6,6 % - kontrolą i zadaniami finansowymi;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

9. na podstawie informacji przekazanych przez Agencję odnotowuje, że jej Rada Administracyjna zmieniła swój regulamin; zwraca uwagę, że te zmienione przepisy wynikają z tego, że członkowie Rady Administracyjnej i ich zastępcy muszą przedstawiać - oprócz podpisanej deklaracji finansowej i deklaracji poufności - swoje CV, które zostanie opublikowane na stronie internetowej Agencji; zwraca uwagę, że publikacja tych CV miała nastąpić do października 2015 r.; ponadto zwraca uwagę, że na stronie internetowej Agencji znajdują się już CV jej dyrektora zarządzającego oraz kadry zarządzającej wyższego szczebla;

10. zwraca uwagę, że w listopadzie 2015 r. Agencja przyjęła strategię zapobiegania oszustwom i ich wykrywania, opracowaną przy pełnej zgodności z wytycznymi Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych; zakłada, że szereg dodatkowych działań zostanie wdrożonych w latach 2015-2016; wzywa Agencję do informowania organu udzielającego absolutorium o stanie wdrożenia tych działań;

11. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że według badania przeprowadzonego w 2014 r. przez Agencję wśród zainteresowanych stron, Agencja jest postrzegana jako wysoce profesjonalna i dysponująca dużą techniczną wiedzą fachową do realizacji swej misji; zauważa z zaniepokojeniem, że w badaniu tym jako słaby punkt wymieniono przejrzystość, i zwraca się do Agencji o podjęcie działań mających na celu zmianę postrzegania tej kwestii przez zainteresowane strony;

Wyniki

12. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja opracowuje średniookresowe cele i plany działania, aby poprawić wyniki w zakresie realizacji strategicznych celów określonych w pięcioletniej strategii przyjętej przez Radę Administracyjną w 2013 r.; w tym kontekście ubolewa, że wieloletnie ramy finansowe Unii na okres 2014-2020, w jawnej sprzeczności z nowym zakresem prawnym Agencji określonym w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 100/2013 ⁷ , mogą narzucić dostosowanie strategii Agencji ze względu na ograniczenia finansowe;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

13. zwraca uwagę, że jednym z głównych elementów systemu kontroli wewnętrznej Agencji jest kontrola i rejestracja wyjątków od ustanowionych uregulowań, strategii politycznych, zasad i procedur; zauważa, że w 2014 r. zarejestrowano ogółem 11 takich wyjątków, z których dziewięć było wyjątkami ex ante, a dwa - wyjątkami ex post; na podstawie informacji przekazanych przez Agencję odnotowuje, że w niezbędnych przypadkach przeprowadzono działania naprawcze lub przedstawiono wyjaśnienia, aby uniknąć wystąpienia podobnych sytuacji w przyszłości;

Audyt wewnętrzny

14. odnotowuje, że w 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła w Agencji audyt dotyczący podstawowych elementów wiarygodności; zwraca uwagę, że według Służby Audytu Wewnętrznego system kontroli wewnętrznej wprowadzony przez kierownictwo Agencji daje wystarczającą pewność co do osiągnięcia celów biznesowych określonych na potrzeby sprawozdania rocznego oraz związanego z tym procesu poświadczania wiarygodności;

15. zauważa, że w momencie przeprowadzania audytu nie istniał sformalizowany i udokumentowany proces sporządzania sprawozdania rocznego, w związku z czym niektóre podmioty zaangażowane w ten proces mogły nie zdawać sobie w pełni sprawy ze swoich zadań; odnotowuje, że w wyniku audytu Agencja opracowała plan działań dotyczący wszystkich zaleceń zawartych w sprawozdaniu z audytu, który następnie został zatwierdzony przez Służbę Audytu Wewnętrznego; zwraca uwagę, że Agencja zweryfikowała i udokumentowała proces opracowywania sprawozdania rocznego, aby zapewnić jasne wytyczne i definicje zadań i kompetencji wszystkich podmiotów zaangażowanych w proces przygotowywania, oceny i zatwierdzania sprawozdania rocznego;

Inne uwagi

16. z zadowoleniem odnotowuje, że Agencja aktywnie dążyła do synergii z innymi agencjami; zwraca w szczególności uwagę, że Agencja współdzieli system zapewniania ciągłości działania w Madrycie z Europejskim Wspólnym Przedsięwzięciem na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej oraz Europejską Agencją Kontroli Rybołówstwa; odnotowuje, że ze względu na bliskość geograficzną Agencja nawiązała ścisłą współpracę z Europejskim Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii w obszarze zasobów ludzkich, infrastruktury i ICT;

17. wzywa Agencję do udoskonalenia procedur i praktyk służących ochronie interesów finansowych Unii oraz do czynnego włączenia się w proces udzielania absolutorium, który jest zorientowany na wyniki;

18. podkreśla wkład Agencji w zapewnianie bezpieczeństwa morskiego, w zapobieganie zanieczyszczaniu wód przez statki w Europie, a także pomoc udzieloną państwom członkowskim i Komisji w ramach prawa międzynarodowego i unijnego; ubolewa nad tym, że mimo poszerzenia zakresu kompetencji o nowy zbiór podstawowych zadań oraz wprowadzenia nowych zadań pomocniczych, które mają być realizowane przez Agencję w następstwie wejścia w życie rozporządzenia (UE) nr 100/2013 w lutym 2013 r., w 2014 r. zaczęły obowiązywać cięcia budżetowe i redukcja personelu; z zadowoleniem przyjmuje i wspiera współpracę Agencji z innymi agencjami europejskimi w zakresie kryzysu uchodźczego i potwierdza, że Agencji należy zapewnić takie zasoby finansowe, materialne i kadrowe, jakich potrzebuje do skutecznego wypełniania zadań, w tym w sytuacjach, gdy prowadzi działania o decydującym znaczeniu wykraczające poza jej mandat, np. gdy za pośrednictwem swoich pracowników służy pomocą w postaci wiedzy fachowej i wsparcia operacyjnego w celu opanowania kryzysu uchodźczego;

19. podkreśla, że wiedza fachowa i potencjał wewnętrzny Agencji umożliwiają rozszerzenie jej działań i świadczonych usług na bardziej globalną skalę, przyczyniając się tym samym do poszerzenia zasięgu unijnych ram regulacyjnych oraz norm w zakresie bezpieczeństwa i ochrony środowiska;

20. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 28 kwietnia 2016 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 216.

2 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 216.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 208 z 5.8.2002, s. 1.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

7 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 100/2013 z dnia 15 stycznia 2013 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa na Morzu (Dz.U. L 39 z 9.2.2013, s. 30).

8 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2016)0159 (zob. s 447 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2016.246.295
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2016/1540 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego za rok budżetowy 2014
• Data aktu: 28/04/2016
• Data ogłoszenia: 14/09/2016