Decyzja 2015/1641 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1641

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Kolegium ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Kolegium absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL) i uchylającą decyzję 2000/820/WSiSW ⁵ , w szczególności jej art. 16,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0086/2015),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego absolutorium z wykonania budżetu Kolegium za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0086/2015),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym budżet Europejskiego Kolegium Policyjnego (zwanego dalej Kolegium) na rok budżetowy 2013 zamknął się kwotą 8 450 640 EUR; mając na uwadze, że cały budżet Kolegium pochodzi z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2013 ("sprawozdanie Trybunału") Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Kolegium jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1. na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego zauważa, że w odniesieniu do trzech uwag przedstawionych w sprawozdaniu Trybunału za rok 2011 r. i określonych w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 jako "niepodjęte", a także w odniesieniu do jednej uwagi określonej jako "w trakcie realizacji" podjęte zostało jedno działanie naprawcze określone w sprawozdaniu Trybunału jako "zrealizowane", dwa określono jako "w trakcie realizacji", a jedno jako "nie dotyczy"; zauważa ponadto, że w odniesieniu do sześciu uwag zawartych w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęte zostało jedno działanie naprawcze w związku z zeszłorocznymi uwagami, które obecnie określono jako "zrealizowane", dwa określono jako "nie dotyczy", dwa jako "w trakcie realizacji", a jedno jako "niepodjęte";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Kolegium uznaje, że:

- dostępność informacji na temat wpływu działań Kolegium na obywateli Unii zapewniona jest na stronie internetowej Kolegium dzięki corocznemu publikowaniu strategicznych dokumentów, w tym sprawozdania rocznego, a także poprzez inne narzędzia służące komunikacji, jak np. materiały wideo i specjalistyczne sekcje strony internetowej,

- zarząd podjął decyzję o powierzeniu Komisji części działu księgowości, począwszy od kwietnia 2014 r.; odnotowuje starania podjęte przez Kolegium na rzecz zmniejszenia swych wydatków administracyjnych;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2013 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 94,89 % oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 92,46 %; przyjmuje do wiadomości starania Kolegium na rzecz znaczącego zwiększenia poziomu wykonania płatności o 21 % z 76 %, co odnotowano w roku 2012;

Zobowiązania i przeniesienia

4. zauważa z zaniepokojeniem, że poziom przeniesień na 2014 r. środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki w tytule II (wydatki administracyjne), gdzie wyniósł 30,46 %; zauważa, że w tytule III (wydatki operacyjne) poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania wyniósł 17,91 %; na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że przeniesienia w tytule II wynikają głównie z przyczyn niezależnych od Kolegium, takich jak przypadające na 2014 r. płatności za usługi i towary zamówione i otrzymane zgodnie z planem w roku 2013;

5. stwierdza ponadto, że poziom przeniesień środków Kolegium zmniejszył się z 20 % dla operacji w latach 2012- 2013 do 11 % dla operacji w latach 2013-2014; odnotowuje działania podjęte przez Kolegium, lecz apeluje do Kolegium o dalszą poprawę poziomów przeniesień w celu zwiększenia zgodności z zasadą jednoroczności budżetu;

6. wyraża zaniepokojenie, że z kwoty 1 669 930 EUR w postaci środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2012 r., w roku 2013 anulowano 303 740 EUR (18,19 %); zapewnia, że anulowane zobowiązania wynikają głównie z niższych niż pierwotnie szacowano zwrotów kosztów w ramach umów o dotację na 2012 r.; odnotowuje, że kwota anulowanych środków wskazuje na potrzebę uzyskiwania od beneficjentów na koniec roku bardziej dokładnych informacji dotyczących faktycznie poniesionych kosztów; wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych niezwłocznie w celu zaradzenia tym niedostatkom;

Przesunięcia

7. upewnił się, na podstawie informacji otrzymanych od Kolegium, że wdrożyło ono nową procedurę dotyczącą przesunięć budżetowych, która usprawniła strukturę budżetu wraz ze ściślejszym nadzorowaniem wykonania budżetu;

8. zauważa, że w 2013 r. Kolegium dokonało dziewięciu przesunięć budżetowych na kwotę 500 000 EUR w ramach tego samego tytułu; odnotowuje, że wszystkich przesunięć dokonano zgodnie z rozporządzeniem finansowym i przepisami wykonawczymi; zauważa ponadto, że usprawnienie procedur budżetowych przyczyniło się do tendencji spadkowej w odniesieniu do poziomów przesunięć budżetowych;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru

9. na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego z niepokojem zauważa, że procedury naboru Kolegium wciąż nie są w pełni przejrzyste, ponieważ niektóre elementy proceduralne wciąż są niekompletne, niewystarczająco jasne lub niezgodne; odnotowuje działania Kolegium mające na celu poprawę procesu naboru poprzez przekształcenie i usprawnienie stosownych instrukcji pracy, wzorców i list kontrolnych; wzywa Kolegium do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wpływie, jaki zmienione procedury mają na nabór rozpoczęty w 2014 r., i oczekuje na wyniki przyszłych kontroli Trybunału Obrachunkowego dotyczących procedur naboru;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

10. odnotowuje, że Kolegium zaplanowało przegląd istniejących ustaleń w celu opracowania konkretnej strategii w zakresie zapobiegania konfliktom interesów mającej zastosowanie do jego pracowników, a także innych zainteresowanych stron bezpośrednio współpracujących z Kolegium, lecz niezatrudnionych przez nie; przyjmuje do wiadomości, że zarząd Kolegium w listopadzie 2014 r. przyjął politykę zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi;

11. odnotowuje opublikowanie na stronie internetowej Kolegium deklaracji o braku konfliktu interesów złożonych przez dyrektora, wicedyrektora oraz szefa służb administracyjnych; zauważa, że w następstwie przyjęcia w listopadzie 2014 r. polityki zapobiegania konfliktom interesów Kolegium zażądało od członków zarządu opublikowania ich deklaracji o braku konfliktu interesów i życiorysów na stronie internetowej Kolegium;

12. wzywa Kolegium do opublikowania do czerwca 2015 r. deklaracji o braku konfliktu interesów pracowników Kolegium, członków Zarządu, członków grup roboczych/komitetu nadzoru audytu oraz oddelegowanych ekspertów krajowych;

13. ubolewa, że Kolegium nie udzieliło odpowiedzi na pytanie związane z ewentualnymi inicjatywami na rzecz zwiększenia przejrzystości kontaktów agencji z lobbystami; wzywa Kolegium do udzielenia odpowiedzi do końca maja 2015 r.;

Audyt wewnętrzny

14. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) przeprowadziła audyt, aby ocenić adekwatność struktury systemu kontroli wewnętrznej dotyczącego podprocesów zarządzania zasobami ludzkimi przez Kolegium oraz skuteczne wdrażanie tego systemu; odnotowuje, że IAS stwierdziła, iż istniejący wewnętrzny system kontroli daje uzasadnioną pewność co do realizacji celów merytorycznych dotyczących stosownych procesów w zakresie zasobów ludzkich;

15. zwraca uwagę, że IAS przyjrzała się realizacji swoich wcześniejszych zaleceń w ramach przeglądu dokumentacji i stwierdziła, że na koniec roku żadne krytyczne lub bardzo ważne zalecenia nie pozostają otwarte;

16. odnotowuje starania Kolegium na rzecz wdrożenia zaleceń z kontroli Europejskiego Trybunału Obrachunkowego i IAS dotyczących szybkiego wdrożenia planów działania; odnotowuje, że wskaźnik wdrożenia zaleceń wyniósł na koniec 2013 r. 83 %;

Inne uwagi

17. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w październiku 2014 r. Kolegium oficjalnie wznowiło działalność w nowej siedzibie w Budapeszcie; wspiera wysiłki Kolegium, by przeprowadzka do nowej siedziby odbywała się zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami; przyjmuje ponadto do wiadomości, że w związku z tym została zainicjowana i zatwierdzona przez zarząd korekta budżetu na rok budżetowy 2014;

18. przyjmuje do wiadomości, że przeniesienie Kolegium z Bramshill do nowej siedziby w Budapeszcie skutkuje oszczędnościami wynoszącymi 200 000 EUR w skali roku; z zadowoleniem przyjmuje te oszczędności kosztów operacyjnych Kolegium oraz fakt, że korzystanie z pomieszczeń biurowych w nowej siedzibie Kolegium jest nieodpłatne, a infrastruktura jest zapewniona przez okres co najmniej dziesięciu lat; zwraca się do Kolegium o włączenie do swojego następnego rocznego sprawozdania z działalności przeglądu oszczędności dokonanych w zakresie kosztów operacyjnych;

19. z zaniepokojeniem odnotowuje toczącą się dyskusję na temat przyszłości Kolegium, która utrudnia planowanie i realizację działalności;

20. z zaniepokojeniem zauważa, że Kolegium nie udzieliło wystarczającej odpowiedzi na pytanie organu udzielającego absolutorium dotyczące opłacalnych i ekologicznych rozwiązań dla środowiska pracy; wzywa Kolegium do zaradzenia tej sytuacji;

21. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 51.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 51.

3 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

4 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

5 Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.255.183
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/1641 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2013
• Data aktu: 29/04/2015
• Data ogłoszenia: 30/09/2015