Rozporządzenie wykonawcze 2015/840 w sprawie kontroli przeprowadzanych przez organy odpowiedzialne w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego

ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) 2015/840

z dnia 29 maja 2015 r.

w sprawie kontroli przeprowadzanych przez organy odpowiedzialne w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego ¹ , w szczególności jego art. 27 ust. 5,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Organy odpowiedzialne odpowiadają za zarządzanie wydatkami i kontrolę nad nimi w ramach rozporządzenia (UE) nr 514/2014. W tym celu przeprowadzają one kontrole administracyjne i kontrole na miejscu.

(2) Skuteczne kontrole administracyjne przeprowadzane przez organy odpowiedzialne powinny przede wszystkim polegać na analizie deklaracji finansowych składanych przez beneficjentów. Bardziej szczegółowe kontrole poszczególnych dokumentów potwierdzających należy przeprowadzać jedynie wtedy, gdy analiza wykaże nieścisłości lub nieprawidłowości. W celu zapewnienia wystarczającego poziomu pewności i jednoczesnego zmniejszenia obciążeń administracyjnych należy również doprecyzować, w jakich okolicznościach organy odpowiedzialne mogą polegać na zaświadczeniu audytora.

(3) Kontrole na miejscu powinny obejmować zarówno aspekty finansowe, jak i operacyjne, i mogą wymagać przeprowadzenia na różnych etapach projektu. Należy zatem określić zakres każdego typu kontroli na miejscu w celu zapewnienia, aby były one przeprowadzane w jak najbardziej efektywny sposób.

(4) Operacyjne kontrole na miejscu powinny odbywać się w trakcie realizacji projektów, tak aby działania naprawcze mogły zostać podjęte w odpowiednim czasie. Kontrole takie powinny mieć zastosowanie zarówno do próby projektów, które są nadal w toku pierwszego dnia danego roku budżetowego, jak i do projektów, które rozpoczną się w ciągu tego roku budżetowego.

(5) W celu zapewnienia wystarczającego poziomu pewności i jednoczesnego zmniejszenia obciążeń administracyjnych należy określić okoliczności, w których ryzyko wystąpienia błędu jest nieznaczne, a w konsekwencji liczba kontroli finansowych na miejscu może ulec ograniczeniu. Należy jednak także określić działania, które należy podjąć w przypadku wystąpienia istotnego poziomu błędu, aby uzyskać wystarczającą pewność co do legalności i prawidłowości wydatków Unii.

(6) Należy doprecyzować główne elementy kontroli finansowych na miejscu. W szczególności organy odpowiedzialne muszą sprawdzać niekomercyjny charakter projektów wspieranych w ramach programów krajowych. Powinny one badać, czy te projekty nie otrzymują podwójnego finansowania wydatków w ramach programów krajowych i innych programów unijnych w odniesieniu do wszystkich okresów programowania, w tym finansowania zapewnianego przez agencje.

(7) Dokumenty potwierdzające powinny być przechowywane przez określony czas po zakończeniu każdego projektu w celu umożliwienia organom odpowiedzialnym, Komisji (w tym OLAF-owi) i Trybunałowi Obrachunkowemu przeprowadzenie kontroli.

(8) Aby umożliwić stosowanie niniejszego rozporządzenia bezpośrednio po zatwierdzeniu krajowych programów, powinno ono wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(9) Zjednoczone Królestwo i Irlandia są związane rozporządzeniem (UE) nr 514/2014, a w konsekwencji również niniejszym rozporządzeniem.

(10) Nie naruszając motywu 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, Dania nie jest związana rozporządzeniem (UE) nr 514/2014 ani niniejszym rozporządzeniem.

(11) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł  1

Kontrole administracyjne

1. Organ odpowiedzialny przeprowadza kontrole administracyjne dotyczące wszystkich deklaracji finansowych składanych przez beneficjentów w celu uzyskania finansowania unijnego, zgodnie z odpowiednimi umowami o udzielenie dotacji określonymi w art. 1 lit. d) rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1042/2014 ²  ("deklaracje finansowe"). Kontrole te obejmują przynajmniej następujące elementy:

a) kontrole mające na celu potwierdzenie poprawności formalnej i dokładności arytmetycznej deklaracji finansowych;

b) kontrole w celu potwierdzenia, że projekt osiągnął cele określone w umowie o udzielenie dotacji lub że czynione są postępy w kierunku osiągnięcia tych celów;

c) analityczny przegląd w celu oceny właściwości deklarowanych wydatków w deklaracjach finansowych i ich zgodności z wymogami określonymi w umowie o udzielenie dotacji i z obowiązującymi przepisami unijnymi i krajowymi.

2. W przypadku gdy kontrole administracyjne wykazują niezgodności lub nieprawidłowości, organ odpowiedzialny przeprowadza szczegółowe kontrole w celu oceny legalności i prawidłowości wydatków, w szczególności w drodze przeglądu próby dokumentów potwierdzających.

3. Organ odpowiedzialny może zażądać od beneficjenta uzyskania zaświadczenia audytora i sprawozdania z audytu obejmujących wszystkie aspekty, o których mowa w ust. 1 lit. a) i c), wydanych przez niezależnego audytora. W takim przypadku organ odpowiedzialny określa zakres kontroli przeprowadzanych przez niezależnego audytora oraz wzór sprawozdania z audytu.

Artykuł  2

Zasady ogólne dotyczące kontroli na miejscu

Organ odpowiedzialny przeprowadza na miejscu kontrole finansowe i operacyjne.

Kontrole na miejscu przeprowadzane są w oparciu o dokumentację i zapisy prowadzone przez beneficjentów projektu.

Niezapowiedziane kontrole na miejscu mogą być przeprowadzane zgodnie z prawem krajowym, w przypadkach w których poziom pewności mógłby zostać podważony, gdyby powiadomiono o nich wcześniej.

Artykuł  3

Kontrole finansowe na miejscu

1. Kontrole finansowe na miejscu mają na celu zapewnienie wystarczającego poziomu pewności co do legalności i prawidłowości transakcji i umów będących podstawą deklaracji finansowych.

2. Organ odpowiedzialny sprawdza, czy:

a) wydatki w deklaracjach finansowych są zgodne z zapisami księgowymi i dokumentami potwierdzającymi będącymi w posiadaniu beneficjentów projektu;

b) wydatki w deklaracjach finansowych spełniają wymogi kwalifikowalności określone w umowie o udzielenie dotacji oraz w obowiązujących przepisach unijnych i krajowych;

c) źródła finansowania są zgodne z art. 16 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

3. Nie naruszając przepisów art. 4 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, kontrole finansowe na miejscu obejmują co najmniej 10 % sumy wkładu Unii na rzecz projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznych sprawozdaniach finansowych, o których mowa w art. 39 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

Artykuł  4

Ograniczenie lub intensyfikacja kontroli finansowych na miejscu

1. Organ odpowiedzialny ustala poziom wskaźnika błędu we wkładzie Unii skontrolowanym w rocznych sprawozdaniach finansowych, o których mowa w art. 39 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 za rok budżetowy N.

2. Organ odpowiedzialny może ograniczyć zakres kontroli finansowych na miejscu w następnym roku budżetowym N+1, jeżeli spełnione zostaną dwa następujące warunki:

a) poziom błędu jest niższy niż 2 % wkładu Unii skontrolowanego w rocznych sprawozdaniach finansowych za rok budżetowy N;

b) kontrole finansowe na miejscu przeprowadzane od początku programu krajowego obejmują przynajmniej 10 % całkowitej łącznej kwoty wkładu finansowego Unii do wszystkich projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznych sprawozdaniach finansowych od początku programu.

3. W przypadku gdy poziom błędu jest większy lub równy 2 % wkładu Unii skontrolowanego w rocznych sprawozdaniach finansowych za rok budżetowy N, organ odpowiedzialny przeprowadza analizę wagi takiego błędu w celu ustalenia skali i skutków błędów oraz ustalenia, czy poziom błędu jest reprezentatywny dla wszystkich zadeklarowanych płatności. Organ odpowiedzialny podejmuje konieczne środki zapobiegawcze i naprawcze, w tym dodatkowe kontrole, oraz przedstawia wyniki swojej analizy w rocznym sprawozdaniu podsumowującym, o którym mowa w art. 59 ust. 5 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ³ .

Kontrole finansowe na miejscu na następny rok budżetowy (N+1) obejmują odsetek całkowitej łącznej kwoty wkładu finansowego Unii na rzecz projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznym sprawozdaniu finansowym za rok budżetowy N+1, który jest wyższy niż odpowiadający mu odsetek w roku budżetowym N. Wyższy odsetek nie może jednak wynosić mniej niż 10 %. Ponadto do roku budżetowego N+1 kontrole finansowe na miejscu przeprowadzane od początku programu krajowego obejmują przynajmniej 10 % całkowitej łącznej kwoty wkładu finansowego Unii do wszystkich projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznych sprawozdaniach finansowych od początku programu.

Jeżeli poziom błędu wykazany w wyniku wzmożonych kontroli przeprowadzonych w roku N+1 spadnie poniżej 2 %, organ odpowiedzialny przeprowadza w następnym roku budżetowym (N+2) kontrole finansowe na miejscu obejmujące przynajmniej 10 % całkowitej łącznej kwoty wkładu finansowego Unii na rzecz projektów zgłoszonych jako zakończone w rocznym sprawozdaniu finansowym za rok budżetowy N+2.

Artykuł  5

Kontrole operacyjne na miejscu

1. Podczas przeprowadzania kontroli operacyjnych na miejscu organ odpowiedzialny sprawdza, czy przedmiotowe przedsięwzięcie jest realizowane zgodnie z umową o udzielenie dotacji. W szczególności organ ten sprawdza, czy wskaźniki przedstawione przez beneficjentów są wiarygodne, a projekt przebiega bez zbędnych opóźnień.

2. 4  Kontrole operacyjne na miejscu w roku budżetowym N obejmują przynajmniej 20 % liczby projektów realizowanych w ciągu tego roku budżetowego zgodnie z odpowiednimi rocznymi sprawozdaniami, o których mowa w art. 39 rozporządzenia (UE) nr 514/2014. Jeżeli osiągnięcie tego minimalnego poziomu nie jest możliwe w roku budżetowym N ze względu na pandemię COVID-19, kontrole, które nie zostały przeprowadzone w roku budżetowym N, przeprowadza się na późniejszym etapie w okresie programowania.

Artykuł  6

Metoda próby w ramach kontroli na miejscu

Organ odpowiedzialny przeprowadza kontrole na miejscu na podstawie próby projektów reprezentujących odpowiednie różne rodzaje i rozmiary projektów, transakcje, beneficjentów i sposoby realizacji. Próba powinna uwzględniać wszystkie czynniki ryzyka, a także aspekty kosztów i korzyści kontroli.

Artykuł  7

Sprawozdania z kontroli

1. Organ odpowiedzialny sporządza sprawozdanie z każdej kontroli administracyjnej i kontroli na miejscu, które zawiera następujące informacje:

a) pełna identyfikacja projektu i odpowiadająca mu umowa o udzielenie dotacji;

b) imię i nazwisko i podpis kontrolującego;

c) imię i nazwisko beneficjenta;

d) rodzaj kontroli (administracyjna, finansowa, operacyjna na miejscu lub mieszana);

e) w stosownych przypadkach - zakres kontroli;

f) wydatki wchodzące w zakres kontroli i wydatki (próba) faktycznie zweryfikowane;

g) kwota wydatków uznana za niekwalifikowalną; oraz

h) opis głównych ustaleń, słabych stron, błędów i nieprawidłowości, dodatkowych kontroli i przeprowadzonych analiz, zaleceń i zaproponowanych działań naprawczych oraz reakcji beneficjenta.

2. Sprawozdanie z kontroli może być przedstawione w formie listy kontrolnej.

Artykuł  8

Warunki szczegółowe

W przypadku gdy instytucja odpowiedzialna występuje jako organ wdrażający, o którym mowa w art. 8 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1042/2014, kontrole administracyjne i kontrole na miejscu, o których mowa w art. 1 i 2 niniejszego rozporządzenia, są przeprowadzane przez podmiot lub osobę, które są funkcjonalnie niezależne od podmiotów lub osób zarządzających projektami.

Artykuł  9

Przechowywanie dokumentów potwierdzających

1. Organ odpowiedzialny zapewnia przechowywanie do dyspozycji Komisji (w tym OLAF-a) i Trybunału Obrachunkowego przez przynajmniej cztery lata następujące po roku budżetowym, w którym ostateczna płatność została zadeklarowana, wszelkich zapisów, dokumentów i metadanych dotyczących zadeklarowanych wydatków i dochodów przeznaczonych na określony cel oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.

W tym celu organ odpowiedzialny określa przepisy dotyczące przechowywania zapisów, dokumentów i metadanych przez beneficjentów.

2. W przypadku stwierdzenia przez organ odpowiedzialny nieprawidłowości dokumenty potwierdzające, o których mowa w ust. 1, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres przynajmniej trzech lat następujących po roku, w którym przedmiotowe kwoty zostały całkowicie odzyskane od beneficjenta i przekazane na rzecz programu krajowego.

3. W przypadku rozpoczęcia procedury kontroli zgodności rozliczeń, o której mowa w art. 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, dokumenty potwierdzające, o których mowa w ust. 1, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres przynajmniej jednego roku następującego po roku, w którym ta procedura została zakończona.

4. Jeżeli decyzja o zgodności jest przedmiotem postępowania przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, odpowiednie dokumenty potwierdzające są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej jednego roku następującego po roku, w którym takie postępowanie zostało zakończone.

5. Dokumenty potwierdzające, o których mowa w ust. 1, 2, 3 i 4, są przechowywane do dyspozycji Komisji w formie papierowej lub w formie elektronicznej.

Dokumentacja może być przechowywana w formie elektronicznej wyłącznie, jeżeli prawo krajowe danego państwa członkowskiego dopuszcza wykorzystywanie dokumentów elektronicznych jako dowodu przeprowadzenia transakcji leżących u ich podstaw w ramach postępowań prowadzonych przed sądami krajowymi.

6. Państwa członkowskie mogą ustanowić dłuższy okres przechowywania dokumentów potwierdzających.

Artykuł  10

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w państwach członkowskich zgodnie z Traktatami.

Sporządzono w Brukseli dnia 29 maja 2015 r.

	W imieniu Komisji
	Jean-Claude JUNCKER
	Przewodniczący

1 Dz.U. L 150 z 20.5.2014, s. 112.

2 Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1042/2014 z dnia 25 lipca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wyznaczenia organów odpowiedzialnych oraz ich obowiązków w dziedzinie zarządzania i kontroli, a także w odniesieniu do statusu i obowiązków organów audytowych (Dz.U. L 289 z 3.10.2014, s. 3).

3 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

4 Art. 5 ust. 2 zmieniony przez art. 1 rozporządzenia nr 1019/2020 z dnia 13 lipca 2020 r. (Dz.U.UE.L.2020.225.13) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 15 lipca 2020 r.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.134.1
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Rozporządzenie wykonawcze 2015/840 w sprawie kontroli przeprowadzanych przez organy odpowiedzialne w związku z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego
• Data aktu: 29/05/2015
• Data ogłoszenia: 30/05/2015
• Data wejścia w życie: 31/05/2015