Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedzią Instytutu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedzią Instytutu

(2012/C 388/19)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Instytut Innowacji i Technologii (zwany dalej "Instytutem") z siedzibą w Budapeszcie został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 294/2008⁽¹⁾. Celem Instytutu jest przyczynianie się do zrównoważonego wzrostu gospodarczego w Europie i zwiększania konkurencyjności przez wzmocnienie potencjału innowacyjnego państw członkowskich i Unii Europejskiej. Instytut przyznaje dotacje wspólnotom wiedzy i innowacji (WWiI), które łączą instytucje szkolnictwa wyższego, instytucje badawcze i sektor przedsiębiorstw, co przyczynia się do wzrostu innowacyjności i przedsiębiorczości⁽²⁾.

2. W dniu 8 czerwca 2011 r. Komisja przyznała Instytutowi autonomię finansową. Okres objęty kontrolą za rok budżetowy 2011 trwał zatem od 8 czerwca do 31 grudnia 2011 r.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Instytut systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Instytutu obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Instytutu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Instytutu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Instytutu⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji⁽¹¹⁾.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Wskaźnik wykonania budżetu Instytutu za objęty kontrolą okres autonomii finansowej (zob. pkt 2) był niski. Z porównania płatności z zaciągniętymi zobowiązaniami wynika, że wskaźnik wyniósł 56 % w tytule I (wydatki osobowe), 30 % w tytule II (wydatki administracyjne) i 11 % w tytule III (wydatki operacyjne).

14. Umowy o dotację, w ramach których płatności dokonano w 2011 r., były systematycznie podpisywane przez Komisję Europejską (Dyrekcja Generalna ds. Edukacji i Kultury) oraz przez Instytut dopiero po zrealizowaniu większości działań. Między wrześniem a grudniem 2011 r. Instytut dokonał płatności końcowych⁽¹²⁾ w wysokości 4,2 mln euro, związanych z trzema umowami o dotację, które podpisano na długo po rozpoczęciu działalności⁽¹³⁾. Praktyka ta jest wątpliwa z punktu widzenia należytego zarządzania finansami.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 11 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 97 z 9.4.2008, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Instytutu.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Instytutu.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 28 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 10 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eit.europa.eu

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁽¹²⁾ Komisja Europejska dokonała płatności zaliczkowych.

⁽¹³⁾ W jednym przypadku umowę podpisano 14 dni przed końcem okresu realizacji, trwającego 13 miesięcy.

ZAŁĄCZNIK 

Europejski Instytut Innowacji i Technologii (Budapeszt)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 173 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia Europejska i państwa członkowskie czuwają nad zapewnieniem warunków niezbędnych dla konkurencyjności przemysłu Unii. W tym celu, zgodnie z systemem wolnych i konkurencyjnych rynków, ich działania zmierzają do: - przyspieszenia dostosowania przemysłu do zmian strukturalnych, - wspierania środowiska sprzyjającego inicjatywom i rozwojowi przedsiębiorstw w całej Unii, a zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, - wspierania środowiska sprzyjającego współpracy między przedsiębiorstwami, - sprzyjania lepszemu wykorzystaniu potencjału przemysłowego polityk innowacyjnych, badań i rozwoju technologicznego.
Kompetencje Instytutu (rozporządzenie Rady (WE) nr 294/2008)	Cele Celem Instytutu jest przyczynianie się do zrównoważonego wzrostu gospodarczego w Europie i zwiększania konkurencyjności przez wzmocnienie potencjału innowacyjnego państw członkowskich i Wspólnoty. EIT realizuje ten cel, propagując i łącząc ze sobą szkolnictwo wyższe, innowacje i badania na najwyższym poziomie Zadania Aby osiągnąć swój cel, Instytut: a) ustala swoje dziedziny priorytetowe; b) podnosi świadomość wśród potencjalnych podmiotów partnerskich i zachęca do udziału w swojej działalności; c) wybiera i wyznacza WWiI w priorytetowych dziedzinach oraz określa ich prawa i obowiązki w drodze umowy, zapewnia im odpowiednie wsparcie, stosuje odpowiednie środki kontroli jakości, stale monitoruje i okresowo ocenia ich działalność, zapewnia koordynację pomiędzy poszczególnymi WWiI na odpowiednim poziomie; d) gromadzi fundusze ze źródeł publicznych i prywatnych oraz wykorzystuje swoje zasoby zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. W szczególności stara się pozyskiwać znaczną i coraz większą część swojego budżetu ze źródeł prywatnych i z dochodu generowanego przez własne działania; e) zachęca do uznawania w państwach członkowskich nadanych przez instytucje szkolnictwa wyższego będące podmiotami partnerskimi stopni naukowych i dyplomów, które mogą być oznaczone jako stopnie naukowe i dyplomy EIT; f) wspiera upowszechnianie dobrych praktyk służących integracji trójkąta wiedzy w celu wypracowania wspólnej kultury innowacji i transferu wiedzy; g) dąży do osiągnięcia pozycji światowej klasy podmiotu doskonałości w zakresie szkolnictwa wyższego, badań i innowacji; h) zapewnia komplementarność i synergię między działalnością EIT a innymi programami wspólnotowymi.
Zarządzanie	Rada Zarządzająca Skład: W skład Rady Zarządzającej Instytutu wchodzi 18 członków mianowanych, przy czym należy zapewnić równowagę między członkami mającymi doświadczenie i wysoki poziom wiedzy w dziedzinie przedsiębiorczości, szkolnictwa wyższego i badań naukowych oraz czterech członków przedstawicieli wskazanych przez wspólnoty wiedzy i innowacji (WWiI). Jak przewidziano w rozporządzeniu, czterech członków przedstawicieli zidentyfikowanych przez WWiI dołączyło do składu Rady w 2011 r. Komisja Europejska pełni rolę obserwatora. Zadania: Rada Zarządzająca odpowiada za kierowanie działalnością Instytutu, wybór, wyznaczenie i ocenę WWiI oraz za wszelkie inne decyzje strategiczne. Komitet Wykonawczy Skład: Komitet Wykonawczy składa się z pięciu członków Rady Zarządzającej, w tym przewodniczącego i jego zastępcy. Na czele Komitetu stoi przewodniczący Rady Zarządzającej. Zadania: Komitet Wykonawczy nadzoruje pracę Instytutu i podejmuje konieczne decyzje między posiedzeniami Rady Zarządzającej. Dyrektor Powołuje go Rada Zarządzająca. Odpowiada przed Radą za zarządzanie administracją i finansami Instytutu. Jest prawnym przedstawicielem Instytutu. Jose Manuel Leceta został powołany 19 maja 2011 r. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Instytutowi w roku 2011	Ostateczny budżet 65,85 mln euro (Autonomię finansową przyznano Instytutowi 8 czerwca 2011 r. - do tego momentu budżet był wykonywany przez Komisję Europejską) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r.: Stanowiska zatwierdzone w planie: 52 (35) Stanowiska obsadzone: 40 (24) Inne stanowiska: 0 (0) Ogółem: 40 (24), w tym wykonujący zadania: - operacyjne: 19 (10) - administracyjne i pomocnicze: 21 (14)
Produkty i usługi w roku 2011	- Udział przewodniczącego Rady Zarządzającej w nieformalnym posiedzeniu Rady ds. Konkurencyjności w dniu 12 kwietnia 2011 r. - Organizacja pierwszej konferencji dla zainteresowanych podmiotów w Budapeszcie na Węgrzech pod tytułem "Wizja przyszłości Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii" w dniu 14 kwietnia 2011 r. - Przedłożenie Komisji Europejskiej projektu strategicznego planu innowacji (SPI) Instytutu w dniu 15 czerwca 2011 r. - Udział dyrektora Instytutu w imprezie "Przyjaciele Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii" (Friends of EIT), której gospodarzem był Parlament Europejski wspólnie z Komisarz A. Vassiliou oraz dyrektorami generalnymi WWiI, która miała miejsce 21 września 2011 r. - Organizacja pierwszej konferencji o nazwie "Młodzież i przedsiębiorczość" (Youth and Entrepreneurship), która miała miejsce w Krakowie w dniach 20-21 października 2011 r. i w której wzięło udział 200 osób. - Uruchomienie forum Instytutu z WWiI (platformy stworzonej w celu nawiązania regularnego dialogu między dyrektorem Instytutu a dyrektorami generalnymi WWiI). Pierwsze forum miało miejsce w Budapeszcie w dniu 11 listopada 2011 r. - Wspólny wkład przewodniczącego Rady Zarządzającej Instytutu, dyrektora Instytutu i dyrektorów generalnych WWiI przedstawiony na pierwszej konwencji w sprawie innowacyjności zorganizowanej przez Komisję Europejską w dniach 5-6 grudnia 2011 r. Liczba partnerów WWiI stale wzrasta, z 75 w 2010 r. do około 400 w 2012 r. Całkowity wkład Instytutu wyniósł około 160 mln euro (nieco mniej niż 25 % łącznego budżetu WWiI) na lata 2010-2012. Niektóre z kluczowych wyników osiągniętych przez WWiI w 2010 i 2011 r. obejmują między innymi: WWiI "Klimat": podmiot prawny, o własnej strukturze finansowania, zespół zarządzający pod kierownictwem dyrektora generalnego, pięć centrów wspólnej realizacji i sześć regionalnych centrów innowacji. Między innymi WWiI wprowadziła też letni kurs na temat kształcenia kontekstowego (Contextual Learning Journey Summer School) z 50 uczestnikami w 2010 r. i 70 w 2011 r., a także portfolio 12 innowacyjnych projektów i 4 projekty pionierskie oraz program "Pioneers into Practice". EIT ICT Labs: podmiot prawny, o własnej strukturze finansowania, posiada zespół zarządzający pod kierownictwem dyrektora generalnego oraz pięć centrów wspólnej realizacji. Między innymi zrealizowano projekt Master School - szkoły, której program obejmował 7 technicznych przedmiotów kierunkowych i 1 przedmiot dodatkowy w dziedzinie innowacji i przedsiębiorczości; kursy letnie, w których wzięło udział 368 studentów, system wsparcia dla przedsiębiorczości w każdym punkcie centralnym, zorganizowanie szkoleń w 19 firmach, w tym powstanie czterech nowych przedsiębiorstw przy wsparciu WWiI, 5 nowych potencjalnych produktów i usług. KIC InnoEnergy: podmiot prawny, o własnej strukturze finansowania, posiada zespół zarządzający pod kierownictwem dyrektora generalnego oraz sześć centrów wspólnej realizacji. Między innymi zrealizowano 4 programy magisterskie i 3 programy wykonawcze, w których udział wzięło 155 studentów, przyznano 120 stypendiów, wprowadzono portfolio 35 projektów innowacyjnych w sześciu obszarach tematycznych z udziałem 45 przedsiębiorstw, zaprezentowano 82 biznesplany dla nowych przedsięwzięć, objęto opieką 27 przedsiębiorstw, wstępnie zidentyfikowano 56 patentów, zarejestrowano 7 nowych patentów, wdrożono 45 procesów związanych z technologiami WWiI w 29 MŚP; 20 potencjalnych produktów i usług. - Pierwsze przykłady udanych działań WWiI. - 129 332 odwiedziny strony internetowej (138 072).
Źródło: Informacje przekazane przez Instytut.

ODPOWIEDŹ INSTYTUTU

14. Istnieje sezonowy podział wydatków, w szczególności odnośnie do dotacji. Umowy o dotację zawarto na początku roku i z tego powodu płatności w ramach prefinansowania wykonano, zanim Instytut uzyskał autonomię finansową. Jako że dotacje stanowią około 90 % budżetu Instytutu, ich wpływ na wykonanie budżetu jest znaczny. Wskaźniki wykonania są dużo wyższe za cały rok kalendarzowy niż za okres autonomii finansowej objęty kontrolą. Aby jednak poprawić wykonanie budżetu, Instytut wprowadził miesięczne sprawozdania z wdrożenia budżetu oraz proces oceny w celu szczegółowego oszacowania wykonania budżetu i programu prac EIT, dzięki czemu w razie konieczności w ciągu roku możliwe jest opracowanie we właściwym momencie działań naprawczych lub wprowadzających zmiany.

Inne uwagi

EIT przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i zobowiązuje się do zmniejszenia różnicy czasu między datą rozpoczęcia umów o dotację a datą podpisania. Różnicę tę zmniejszono w latach 2010-2012 (tj. umowę o dotację na 2012 r. podpisano z WWiI w marcu i kwietniu). Jednocześnie EIT, we współpracy z WWiI, przyjął plan działania uwzględniający opracowanie szablonów planów i sprawozdań biznesowych, co umożliwi podpisanie umów o dotację na rok 2013 na początku 2013 r. (tj. w styczniu).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2012.388.110
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedzią Instytutu.
• Data aktu: 11/09/2012
• Data ogłoszenia: 15/12/2012