Przyjęte przez Radę w dniu 4 listopada 2020 r.(2020/C 406/01)
(Dz.U.UE C z dnia 26 listopada 2020 r.)
PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 81 ust. 2,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,
uwzględniając opinię Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego 1 ,
uwzględniając opinię Komitetu Regionów 2 ,
stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą 3 ,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Rozporządzenie nr 1393/2007 Parlamentu Europejskiego i Rady 4 było w przeszłości zmieniane. Ze względu na konieczność dokonania dalszych znaczących zmian i w celu zapewnienia jasności rozporządzenie to powinno zostać przekształcone.
(2) Unia postawiła sobie za cel utrzymanie i rozwój unijnej przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, a w jej obrębie zapewnienie swobodnego przepływu osób. W celu stworzenia takiej przestrzeni Unia ma przyjmować, wśród innych środków, środki z zakresu współpracy sądowej w sprawach cywilnych, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania rynku wewnętrznego.
(3) W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rynku wewnętrznego i rozwoju przestrzeni sprawiedliwości w sprawach cywilnych w Unii konieczna jest dalsza poprawa i przyspieszenie przekazywania i doręczania między państwami członkowskimi dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych i handlowych, przy jednoczesnym zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa i ochrony przy przekazywaniu takich dokumentów, zagwarantowaniu praw adresatów oraz zapewnieniu ochrony prywatności i danych osobowych. Niniejsze rozporządzenie ma na celu poprawę skuteczności i przyspieszenie procedur sądowych przez ich uproszczenie i usprawnienie w zakresie doręczania dokumentów sądowych i pozasądowych w Unii, a jednocześnie ma przyczyniać się do zmniejszenia opóźnień i kosztów w odniesieniu do osób fizycznych i przedsiębiorstw. Zapewnienie większej pewności prawa oraz uproszczenie, usprawnienie i cyfryzacja postępowań będzie zachęcać osoby fizyczne i przedsiębiorstwa do dokonywania transakcji transgranicznych, pobudzając tym samym wymianę handlową w Unii, a w konsekwencji poprawiając funkcjonowanie rynku wewnętrznego.
(4) W niniejszym rozporządzeniu ustanowione zostały przepisy dotyczące doręczania dokumentów sądowych i pozasądowych w państwach członkowskich w sprawach cywilnych lub handlowych. Nie powinno być ono stosowane do doręczania dokumentów sądowych i pozasądowych w innych sprawach, takich jak sprawy skarbowe, celne lub administracyjne.
(5) Doręczanie transgraniczne powinno być rozumiane jako doręczanie z jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego.
(6) Niniejszego rozporządzenia nie powinno się stosować do doręczania dokumentów upoważnionemu przedstawicielowi strony w państwie członkowskim forum, powinno być ono natomiast stosowane do doręczania dokumentów stronie w innym państwie członkowskim, jeżeli takie doręczenie wymagane jest na mocy prawa państwa członkowskiego forum, niezależnie od doręczenia dokumentu przedstawicielowi strony.
(7) Jeżeli adresat nie ma znanego adresu do doręczeń w państwie członkowskim forum, ale ma jeden lub kilka adresów do doręczeń w jednym lub kilku innych państwach członkowskich, dokument należy przekazać takiemu innemu państwu członkowskiemu do celów jego doręczenia na mocy niniejszego rozporządzenia. Sytuacji tej nie należy traktować jako doręczenia krajowego w państwie członkowskim forum. W szczególności dokumentu nie należy doręczać adresatowi przy użyciu fikcji doręczenia, jak publikacja na sądowej tablicy ogłoszeń lub złożenie dokumentu w aktach sądowych.
(8) Do celów niniejszego rozporządzenia pod pojęciem "dokumenty pozasądowe" należy rozumieć dokumenty sporządzone lub poświadczone przez organ publiczny lub urzędnika państwowego oraz inne dokumenty, których formalne przekazanie adresatowi mającemu miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim jest niezbędne do celów dochodzenia, udowodnienia lub ochrony prawa lub roszczenia wynikających z prawa cywilnego lub handlowego. Pod pojęciem "dokumenty pozasądowe" nie należy rozumieć dokumentów wydawanych przez organy administracyjne do celów postępowania administracyjnego.
(9) Skuteczne i szybkie postępowania sądowe w sprawach cywilnych wymagają bezpośredniego przekazywania dokumentów sądowych i pozasądowych w szybkim trybie między wyznaczonymi przez państwa członkowskie organami lokalnymi. Państwa członkowskie powinny móc wyznaczyć, na okres pięciu lat, różne jednostki przekazujące i przyjmujące albo jedną lub więcej jednostek do wykonywania obu tych zadań. Powinno być jednak możliwe przedłużanie takiego wyznaczenia co pięć lat.
(10) Dążąc do zapewnienia szybkiego przekazywania dokumentów między państwami członkowskimi do celów ich doręczenia, należy korzystać z wszelkich odpowiednich nowoczesnych technologii porozumiewania się, z zastrzeżeniem spełnienia określonych warunków związanych z integralnością i wiarygodnością otrzymywanych dokumentów. Z tego powodu, co do zasady, wszelkie przekazywanie informacji i wymiana dokumentów między jednostkami i organami wyznaczonymi przez państwa członkowskie powinny być prowadzone za pośrednictwem bezpiecznego i niezawodnego zdecentralizowanego systemu informatycznego składającego się z krajowych systemów informatycznych, które są połączone i technicznie interoperacyjne, na przykład - z zastrzeżeniem dalszego rozwoju technicznego - w oparciu o e-CODEX. W związku z tym należy utworzyć zdecentralizowany system informatyczny służący do wymiany danych na podstawie niniejszego rozporządzenia. Zdecentralizowany charakter tego systemu informatycznego umożliwiałby wymianę danych wyłącznie między jednym państwem członkowskim a innym państwem członkowskim, bez udziału w takiej wymianie jakichkolwiek instytucji Unii.
(11) Z zastrzeżeniem ewentualnego przyszłego postępu technologicznego, bezpiecznego zdecentralizowanego systemu informatycznego i jego elementów nie należy rozumieć jako stanowiących koniecznie kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zdefiniowaną w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 5 .
(12) Komisja powinna być odpowiedzialna za utworzenie, utrzymanie i przyszły rozwój oprogramowania wzorcowego, które państwa członkowskie powinny móc wykorzystywać zamiast krajowego systemu informatycznego, zgodnie z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadą domyślnej ochrony danych. Komisja powinna zaprojektować, rozwijać i utrzymywać oprogramowanie wzorcowe zgodnie z wymogami i zasadami dotyczącymi ochrony danych określonymi w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 6 i (UE) 2016/679 7 , w szczególności zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania i zasadą domyślnej ochrony danych. Oprogramowanie wzorcowe powinno również zawierać odpowiednie środki techniczne i zapewniać możliwość stosowania środków organizacyjnych niezbędnych do zapewnienia poziomu bezpieczeństwa i interoperacyjności, który jest odpowiedni do wymiany informacji w zakresie doręczania dokumentów.
(13) W odniesieniu do elementów zdecentralizowanego systemu informatycznego, za które odpowiada Unia, podmiot zarządzający powinien dysponować wystarczającymi zasobami, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie tego systemu.
(14) Organ lub organy właściwe na mocy prawa krajowego powinny być odpowiedzialne jako administratorzy w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2016/679 w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych, którego dokonują na podstawie niniejszego rozporządzenia do celów przekazywania dokumentów między państwami członkowskimi.
(15) Przekazanie dokumentów za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego może się okazać niemożliwe ze względu na zakłócenia działania tego systemu. Inne środki porozumiewania się mogłyby być także bardziej odpowiednie w wyjątkowych okolicznościach, na przykład w sytuacji, w której nadanie postaci elektronicznej obszernej dokumentacji stanowiłoby nieproporcjonalne obciążenie administracyjne dla jednostki przekazującej lub gdy oryginał dokumentu w wersji papierowej jest konieczny do oceny jego autentyczności. Jeżeli nie korzysta się ze zdecentralizowanego systemu informatycznego, przekazanie powinno się odbywać z wykorzystaniem najbardziej odpowiednich środków alternatywnych. Takie środki alternatywne powinny obejmować, między innymi, przekazanie w możliwie najszybszy i bezpieczny sposób z wykorzystaniem innych bezpiecznych środków elektronicznych lub drogą pocztową.
(16) Aby zwiększyć zakres transgranicznego przekazywania dokumentów drogą elektroniczną za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego, dokumentom takim nie powinno się odmawiać skutków prawnych ani nie powinny być one uznawane za niedopuszczalne jako dowody w postępowaniach wyłącznie z tego powodu, że mają one postać elektroniczną. Zasada ta nie powinna jednak naruszać oceny skutków prawnych takich dokumentów lub dopuszczalności takich dokumentów jako dowody zgodnie z prawem krajowym. Nie powinna ona także naruszać prawa krajowego w zakresie konwersji dokumentów.
(17) Aby ułatwić przekazywanie i doręczanie dokumentów między państwami członkowskimi, należy stosować formularze określone w załączniku I. Do przekazywanego dokumentu należy dołączyć wniosek sporządzony przy użyciu formularza A zawartego w załączniku I. Formularz ten należy wypełnić się w języku urzędowym wezwanego państwa członkowskiego lub jeżeli w tym państwie członkowskim jest kilka języków urzędowych, w języku urzędowym lub w jednym z języków urzędowych miejsca, w którym ma być dokonane doręczenie, lub w innym języku, którego użycie zostało wskazane jako dopuszczalne przez to państwo członkowskie. Każde państwo członkowskie powinno wskazać język urzędowy lub języki urzędowe Unii, inne niż jego własne, których użycie dopuszcza.
(18) Jednostce przekazującej należy przesłać automatycznie potwierdzenie odbioru przy użyciu formularza D zawartego w załączniku I, za pośrednictwem zdecentralizowanego systemu informatycznego lub przy użyciu innych środków, jak najszybciej, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od wpływu dokumentu.
(19) Ważne jest, aby w przypadku otrzymania poświadczenia o niemożności doręczenia dokumentów jednostka przekazująca miała możliwość dowiedzenia się, czy organy wezwanego państwa członkowskiego wystąpiły z wnioskami do rejestrów mieszkańców lub innych baz danych, jeżeli takie rejestry lub bazy danych istnieją, w celu ustalenia nowego adresu osoby, której ma zostać doręczony dokument. Państwa członkowskie powinny zatem poinformować Komisję o tym, czy ich organy występują z takimi wnioskami z własnej inicjatywy w przypadku, gdy adres wskazany we wniosku o doręczenie jest nieprawidłowy. Niniejsze rozporządzenie nie powinno jednak nakładać na organy państw członkowskich obowiązku występowania z takimi wnioskami.
(20) W przypadku gdy wniosek o doręczenie nie może zostać zrealizowany na podstawie przekazanych informacji lub dokumentów, gdy nie wchodzi w zakres stosowania niniejszego rozporządzenia, gdy doręczenie jest niemożliwe ze względu na niespełnienie warunków formalnych lub gdy wniosek przesłano do jednostki przyjmującej, która nie jest właściwa miejscowo, jednostka przyjmująca powinna podjąć działania przewidziane w niniejszym rozporządzeniu bez zwłoki, która byłaby nieuzasadniona, nieracjonalna i niepotrzebna w świetle konkretnych okoliczności, w tym środków porozumiewania się, którymi dysponuje.
(21) Szybkie przekazywanie dokumentów, wymaga, aby były one doręczane w terminie kilku dni od ich wpływu. Doręczenie dokumentów powinno zostać dokonane jak najszybciej, nie później jednak niż w terminie miesiąca od ich wpływu do jednostki przyjmującej.
(22) Jednostka przyjmująca powinna w dalszym ciągu podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokonania doręczenia dokumentu również wówczas, gdy dokonanie doręczenie nie było możliwe w terminie jednego miesiąca od wpływu dokumentu, na przykład z powodu nieobecności pozwanego w miejscu zamieszkania w czasie urlopu lub z powodu jego nieobecności w miejscu pracy w związku z wyjazdem służbowym. Jednak aby uniknąć sytuacji, w której obowiązek podejmowania działań przez jednostkę przyjmującą w celu dokonania doręczenia dokumentu byłby nieograniczony w czasie, jednostka przekazująca powinna mieć możliwość wskazania, przy użyciu formularza A zawartego w załączniku I, terminu, po którego upływie doręczenie nie jest już konieczne.
(23) W celu zapewnienia skuteczności niniejszego rozporządzenia okoliczności, w których można odmówić przyjęcia dokumentu, który ma zostać doręczony, powinny być ograniczone do wyjątkowych sytuacji.
(24) We wszystkich przypadkach, w których dokument, który ma zostać doręczony, nie został sporządzony w języku urzędowym lub w jednym z języków urzędowych miejsca doręczenia, jednostka przyjmująca powinna poinformować adresata na piśmie przy użyciu formularza L zawartego w załączniku I, że adresat może odmówić przyjęcia dokumentu, który ma zostać doręczony, jeżeli dokument nie został sporządzony w języku, który adresat rozumie, lub w języku urzędowym lub jednym z języków urzędowych miejsca doręczenia. Jeżeli adresat skorzystał z prawa do odmowy przyjęcia dokumentu, zasada ta powinna mieć również zastosowanie w przypadku kolejnych doręczeń. Prawo do odmowy przyjęcia dokumentu powinno mieć również zastosowanie w przypadku doręczania dokumentów za pośrednictwem przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, w przypadku doręczania drogą pocztową, w przypadku doręczania elektronicznego oraz w przypadku doręczeń bezpośrednich. Powinna istnieć możliwość konwalidowania doręczenia dokumentu, którego przyjęcia odmówiono, poprzez doręczenie adresatowi tłumaczenia tego dokumentu.
(25) Jeżeli do dokumentu, który ma zostać doręczony, załączono tłumaczenie, powinno być ono poświadczone lub w inny sposób uznane za nadające się do celów postępowania zgodnie z prawem państwa członkowskiego, z którego pochodzi dokument. Tłumaczenie powinno zostać udostępnione państwu członkowskiemu, w którym ma nastąpić doręczenie. Tłumaczenie dokumentów na inny język w celu zapewnienia zgodności z niniejszym rozporządzeniem nie ma wpływu na możliwość zakwestionowania przez odbiorcę poprawności tłumaczenia zgodnie z prawem państwa członkowskiego forum.
(26) Jeżeli adresat odmówił przyjęcia dokumentu, a sąd lub organ, przed którym toczy się postępowanie zdecydował - po weryfikacji - że odmowa ta nie była uzasadniona, sąd lub organ powinien rozważyć odpowiedni sposób poinformowania adresata o tej decyzji zgodnie z prawem krajowym. Do celów weryfikacji, czy odmowa była uzasadniona, sąd lub organ powinien uwzględnić wszystkie istotne informacje dotyczące danej sprawy, aby ustalić znajomość języków adresata. W stosownych przypadkach, oceniając znajomość języków adresata, sąd lub organ mogą wziąć pod uwagę elementy faktyczne, na przykład dokumenty sporządzone przez adresata w danym języku, fakt, czy zawód adresata wymaga szczególnej znajomości języków, czy adresat jest obywatelem państwa członkowskiego forum lub czy we wcześniejszym okresie adresat miał przez dłuższy czas miejsce zamieszkania lub siedzibę w tym państwie członkowskim.
(27) Ze względu na różnice proceduralne między państwami członkowskimi rzeczywista data doręczenia może być różna w poszczególnych państwach członkowskich. Z uwagi na tego typu sytuacje oraz potencjalne trudności, jakie się z tym wiążą, niniejsze rozporządzenie powinno określać system, w którym datę doręczenia ustala się na podstawie prawa wezwanego państwa członkowskiego. Jeżeli jednak zgodnie z prawem danego państwa członkowskiego dokument należy doręczyć w określonym terminie, datą, którą należy brać pod uwagę w odniesieniu do wnioskodawcy, powinna być data ustalona na podstawie prawa tego państwa członkowskiego. Ten system podwójnej daty istnieje jedynie w ograniczonej liczbie państw członkowskich. Jeżeli państwa członkowskie stosują ten system, powinny powiadomić o tym Komisję, która powinna udostępnić taką informację w formie elektronicznej za pośrednictwem Europejskiej Sieci Sądowej w sprawach cywilnych i handlowych, ustanowionej decyzją Rady 2001/470/WE 8 , na europejskim portalu "e-Sprawiedliwość".
(28) W celu ułatwienia dostępu do wymiaru sprawiedliwości państwa członkowskie powinny ustanowić jednorazową opłatę w stałej wysokości z tytułu czynności urzędnika sądowego lub osoby właściwej na mocy prawa wezwanego państwa członkowskiego. Opłata ta powinna być zgodna z zasadami proporcjonalności i niedyskryminacji. Wymóg dotyczący jednorazowej opłaty w stałej wysokości nie powinien uniemożliwiać państwom członkowskim wprowadzenia różnych opłat za różne rodzaje doręczenia, pod warunkiem że państwa te przestrzegają tych zasad.
(29) Każde państwo członkowskie powinno mieć prawo do dokonywania doręczeń dokumentów osobom mającym miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim bezpośrednio drogą pocztową - listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub równoważną przesyłką. Powinno być możliwe korzystanie z usług pocztowych, prywatnych lub publicznych, do doręczania dokumentów w różnych postaciach listownych, w tym pakietów listów.
(30) Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej 9 bezpośrednie doręczenie drogą pocztową na mocy niniejszego rozporządzenia należy uznać za skuteczne, nawet jeżeli dokument nie został dostarczony adresatowi do rąk własnych, o ile został on doręczony na adres domowy adresata do rąk osoby dorosłej, która mieszka w tym samym gospodarstwie domowym lub jest zatrudniona w nim przez adresata i która jest zdolna i gotowa do przyjęcia danego dokumentu, chyba że prawo państwa członkowskiego forum dopuszcza wyłącznie możliwość doręczenia tego dokumentu adresatowi do rąk własnych.
(31) Skuteczne i szybkie transgraniczne postępowania sądowe wymagają funkcjonowania bezpośrednich, szybkich i bezpiecznych kanałów doręczania dokumentów osobom znajdującym się w innych państwach członkowskich. W związku z tym powinna istnieć możliwość dokonywania doręczeń dokumentów bezpośrednio z wykorzystaniem środków elektronicznych adresatowi, który ma znany adres do doręczeń w innym państwie członkowskim. Warunki zastosowania takiego rodzaju bezpośredniego doręczania elektronicznego powinny być tego rodzaju, aby zapewniały, aby doręczania elektronicznego dokonywano wyłącznie przy użyciu środków elektronicznych dostępnych do celów krajowego doręczania dokumentów na mocy prawa państwa członkowskiego forum oraz powinny one zapewniać istnienie odpowiednich zabezpieczeń chroniących interes adresatów, w tym wysokich standardów technicznych i wymogu wyraźnej zgody adresata.
(32) Powinno być możliwe doręczanie adresatowi dokumentów drogą elektroniczną z wykorzystaniem kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 910/2014 pod warunkiem, że adresat udzielił uprzedniej wyraźnej zgody na wykorzystywanie środków elektronicznych do celów doręczania dokumentów w toku postępowania. W takich przypadkach uprzednia wyraźna zgoda mogłaby zostać udzielona w odniesieniu do konkretnego postępowania lub mogłaby mieć postać ogólnej zgody na doręczanie dokumentów w toku postępowania przy użyciu tych środków doręczania. Zgody takiej można by również udzielić wtedy, gdy zgodnie z prawem państwa członkowskiego forum dokumenty procesowe mogą być doręczane za pośrednictwem systemu elektronicznego, a adresat udzielił zgody na korzystanie z tego systemu w odniesieniu do doręczania dokumentów, zanim doręczono mu dokumenty za pośrednictwem tego systemu.
(33) Powinno być możliwe doręczanie adresatowi dokumentów drogą elektroniczną bez wykorzystywania kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 910/2014 pod warunkiem, że adresat udzielił sądowi lub organowi, przed którym toczy się postępowanie, lub stronie, która jest odpowiedzialna za doręczanie w ramach takiego postępowania, uprzedniej wyraźnej zgody na przesyłanie w toku tego postępowania wiadomości e-mail na konkretny adres poczty elektronicznej, pod warunkiem że otrzymano potwierdzenie odbioru dokumentu przez adresata. Adresat powinien potwierdzić odbiór dokumentu poprzez podpisanie potwierdzenia odbioru i jego zwrot lub poprzez przesłanie zwrotnej wiadomości e-mail z adresu poczty elektronicznej, który adresat wskazał do celów doręczeń. Powinno być możliwe podpisanie potwierdzenia odbioru elektronicznie. W celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazu państwa członkowskie powinny móc określić dodatkowe warunki, po spełnieniu których będą one akceptować doręczanie elektroniczne przy użyciu poczty elektronicznej, jeżeli prawo tych państw ustanawia bardziej rygorystyczne warunki w odniesieniu do doręczania przy użyciu poczty elektronicznej lub jeżeli ich prawo nie zezwala na takie doręczanie przy użyciu poczty elektronicznej. Warunki takie mogą dotyczyć kwestii takich jak identyfikacja nadawcy i odbiorcy, integralność przesyłanych dokumentów i ochrona przekazywania przed ingerencją zewnętrzną.
(34) Każda osoba mająca interes prawny w danym postępowaniu sądowym powinna mieć możliwość dokonywania doręczeń dokumentów bezpośrednio przez urzędników sądowych, innych urzędników lub inne właściwe osoby w państwie członkowskim, w którym ma być dokonane doręczenie, pod warunkiem że prawo tego państwa członkowskiego zezwala na tego typu bezpośrednie doręczanie.
(35) W przypadku gdy prawo krajowe i niniejsze rozporządzenie pozwalają na wydanie przez sąd wyroku, nawet jeżeli sąd nie otrzyma poświadczenia doręczenia lub dostarczenia dokumentu wszczynającego postępowanie lub dokumentu równorzędnego, należy podjąć wszelkie uzasadnione starania w celu uzyskania tego poświadczenia za pośrednictwem właściwych organów lub jednostek wezwanego państwa członkowskiego, zanim wydany zostanie wyrok, zgodnie z wszelkimi innymi wymogami chroniącymi interes pozwanego. O ile nie jest to niezgodne z prawem krajowym, należy podjąć wszelkie uzasadnione starania w celu poinformowania pozwanego o wszczęciu postępowania sądowego z wykorzystaniem wszelkich dostępnych kanałów komunikacji, w tym nowoczesnych technologii porozumiewania się, jeżeli sąd, przed którym toczy się postępowanie, zna adres lub konto użytkownika pozwanego.
(36) Komisja powinna opracować podręcznik zawierający informacje istotne dla właściwego stosowania niniejszego rozporządzenia. Podręcznik ten powinien zostać udostępniony za pośrednictwem Europejskiej Sieci Sądowej w sprawach cywilnych i handlowych. Komisja i państwa członkowskie powinny dołożyć wszelkich starań w celu zapewnienia, aby zawarte w podręczniku informacje były aktualne i kompletne, zwłaszcza w zakresie danych kontaktowych jednostek przyjmujących i przekazujących.
(37) Przy obliczaniu okresów i terminów przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu powinno się stosować rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 10 .
(38) W celu aktualizowania formularzy zawartych w załączniku I do niniejszego rozporządzenia lub wprowadzania do nich zmian technicznych należy przekazać Komisji uprawnienia do przyjmowania aktów zgodnie z art. 290 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej w odniesieniu do zmian tego załącznika. Szczególnie ważne jest, aby w czasie prac przygotowawczych Komisja prowadziła stosowne konsultacje, w tym na poziomie ekspertów, oraz aby konsultacje te prowadzone były zgodnie z zasadami określonymi w Porozumieniu międzyinstytucjonalnym z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa 11 . W szczególności, aby zapewnić Parlamentowi Europejskiemu i Radzie udział na równych zasadach w przygotowaniu aktów delegowanych, instytucje te otrzymują wszelkie dokumenty w tym samym czasie co eksperci państw członkowskich, a eksperci tych instytucji mogą systematycznie brać udział w posiedzeniach grup eksperckich Komisji zajmujących się przygotowaniem aktów delegowanych.
(39) W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonywania niniejszego rozporządzenia, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 12 .
(40) Niniejsze rozporządzenie powinno mieć pierwszeństwo przed postanowieniami dwu- lub wielostronnych umów lub porozumień zawartych przez państwa członkowskie, które mają ten sam zakres stosowania co niniejsze rozporządzenie, w szczególności Konwencji haskiej z dnia 15 listopada 1965 r. o doręczeniu za granicą dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych lub handlowych, w stosunkach między państwami członkowskimi, które są stronami tych umów lub porozumień. Niniejsze rozporządzenie nie stanowi przeszkody dla stosowania lub zawierania przez państwa członkowskie umów lub porozumień mających na celu przyspieszenie lub uproszczenie przekazywania dokumentów, pod warunkiem że takie umowy lub porozumienia będą zgodne z niniejszym rozporządzeniem.
(41) Należy w pełni przestrzegać i szanować, zgodnie z prawem Unii, podstawowe prawa i wolności wszystkich zaangażowanych osób, w szczególności prawo do równego dostępu do wymiaru sprawiedliwości, do niedyskryminacji i do ochrony danych osobowych i prywatności.
(42) Informacje przekazywane na podstawie niniejszego rozporządzenia powinny być odpowiednio chronione. Taka ochrona objęta jest zakresem stosowania rozporządzenia (UE) 2016/679 oraz dyrektywy 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady 13 . Dane osobowe, które nie są istotne w kontekście rozpatrywania indywidualnej sprawy, należy natychmiast usuwać.
(43) Zgodnie z pkt 22 i 23 Porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 13 kwietnia 2016 r. w sprawie lepszego stanowienia prawa Komisja powinna przeprowadzić ewaluację niniejszego rozporządzenia na podstawie informacji zebranych dzięki szczególnym mechanizmom w zakresie monitorowania, aby ocenić faktyczne skutki niniejszego rozporządzenia oraz potrzebę podjęcia dalszych działań. W przypadku gdy państwa członkowskie zbierają dane dotyczące doręczania dokumentów na podstawie niniejszego rozporządzenia, w szczególności informacje na temat liczby przekazanych wniosków i otrzymanych wniosków, liczby spraw, w przypadku których przekazanie odbyło się z wykorzystaniem środka innego niż zdecentralizowany system informatyczny, liczby otrzymanych poświadczeń o niemożności doręczenia dokumentów i liczby otrzymanych przez jednostki przekazujące powiadomień o odmowie przyjęcia dokumentów ze względów językowych, powinny one przekazać Komisji takie dane do celów monitorowania. Oprogramowanie wzorcowe opracowane przez Komisję jako system back-end powinno w zaprogramowany sposób zbierać dane niezbędne do celów monitorowania, a dane takie należy przekazywać Komisji. Jeżeli państwa członkowskie postanowią korzystać z krajowych systemów informatycznych zamiast oprogramowania wzorcowego opracowanego przez Komisję, systemy takie mogą być wyposażone w funkcję zaprogramowanego zbierania tych danych, w takim przypadku dane takie należy przekazywać Komisji.
(44) Ponieważ cele niniejszego rozporządzenia nie mogą zostać osiągnięte w sposób wystarczający przez państwa członkowskie ze względu na różnice w przepisach krajowych dotyczących właściwości oraz uznawania i wykonywania orzeczeń, natomiast ze względu na bezpośrednie stosowanie i wiążący charakter niniejszego rozporządzenia możliwe jest, ich lepsze osiągnięcie na poziomie Unii może ona podjąć działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w tym artykule niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów.
(45) Zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię dnia 13 września 2019 r. 14 .
(46) Aby zwiększyć dostępność i czytelność przepisów, należy uchylić rozporządzenie (WE) nr 1393/2007 i zastąpić je niniejszym rozporządzeniem.
(47) Zgodnie z art. 3 oraz art. 4a ust. 1 Protokołu nr 21 w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Zjednoczone Królestwo i Irlandia powiadomiły o chęci uczestniczenia w przyjęciu i stosowaniu niniejszego rozporządzenia.
(48) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu nr 22 w sprawie stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszego rozporządzenia i nie jest nim związana ani go nie stosuje,
PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Sporządzono w ...
| W imieniu Parlamentu Europejskiego |
W imieniu Rady |
| Przewodniczący |
Przewodniczący |
