Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu.
SPRAWOZDANIEdotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu
(Dz.U.UE C z dnia 6 grudnia 2017 r.)
WPROWADZENIE
Najważniejsze dane liczbowe dotyczące Urzędu
| 2015 | 2016 | |
| Budżet (w mln euro) (1) | 384,2 | 421,3 |
| Łączna liczba personelu na dzień 31 grudnia | 848 | 910 |
| (1) Kwota budżetu obejmuje rezerwę na nieprzewidziane zdarzenia. Źródło: Dane przekazane przez Urząd. | ||
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
| OPINIA |
| 4. Trybunał zbadał: |
| a) sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 4 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 5 za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r.; |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania, |
| zgodnie z wymogami art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE). |
| Wiarygodność rozliczeń |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 5. W opinii Trybunału sprawozdanie Urzędu za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2016 r. oraz wyniki transakcji, przepływy pieniężne i zmiany w aktywach netto za zakończony w tym dniu rok budżetowy, zgodnie z przepisami regulaminu finansowego Urzędu i z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opierają się one na powszechnie przyjętych międzynarodowych standardach rachunkowości sektora publicznego. |
| Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| Dochody |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości dochodów leżących u podstaw rozliczeń |
| 6. W opinii Trybunału dochody leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Płatności |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń |
| 7. W opinii Trybunału płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2016 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Zadania kierownictwa i osób odpowiedzialnych za zarządzanie |
| 8. Na mocy art. 310-325 TFUE oraz regulaminu finansowego Urzędu kierownictwo odpowiada za sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego zgodnie z powszechnie przyjętymi międzynarodowymi standardami rachunkowości sektora publicznego oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Do zadań kierownictwa należy także zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznych umożliwiającego sporządzenie i prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem. Kierownictwo odpowiada również za dopilnowanie, by ujęte w sprawozdaniu finansowym działania, transakcje finansowe i informacje były zgodne z odpowiednimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Kierownictwo Urzędu ponosi ostateczną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw sprawozdania. |
| 9. Przy sporządzaniu sprawozdania kierownictwo odpowiada za ocenę zdolności Urzędu do kontynuacji działalności, za ujawnienie, w stosownych przypadkach, problematycznych kwestii związanych z kontynuacją działalności oraz za prowadzenie rachunkowości przy założeniu kontynuacji działalności. |
| 10. Do zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie należy nadzór nad sprawozdawczością finansową Urzędu. |
| Zadania Trybunału dotyczące kontroli sprawozdania i transakcji leżących u jego podstaw |
| 11. Celem Trybunału jest uzyskanie wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe, a także przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie bądź innym organom udzielającym absolutorium, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego wiarygodności rozliczeń oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u ich podstaw. Wystarczająca pewność oznacza wysoki poziom pewności, lecz nie stanowi gwarancji, że kontrola zawsze wykaże istotne zniekształcenia lub niezgodności, jeżeli takie istnieją. Mogą one być spowodowane nadużyciem lub błędem i są uważane za istotne, jeżeli można zasadnie oczekiwać, że pojedynczo lub łącznie wpłyną one na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie takiego sprawozdania. |
| 12. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania rocznego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u jego podstaw z wymogami przepisów prawa Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności (lecz nie na potrzeby sformułowania opinii na temat skuteczności systemu kontroli wewnętrznej) Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdania oraz do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw. Kontrola obejmuje również ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych dokonanych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania. |
| 13. Jeżeli chodzi o dochody, Trybunał weryfikuje dotacje otrzymane od Komisji Europejskiej i ocenia stosowane przez Urząd procedury poboru opłat i innych dochodów. |
| 14. Jeżeli chodzi o wydatki, Trybunał bada transakcje płatnicze po tym, jak wydatki zostaną poniesione, zaksięgowane i zatwierdzone. Zaliczki bada się po przedstawieniu przez odbiorcę środków uzasadnienia ich właściwego wykorzystania oraz po przyjęciu tego uzasadnienia przez Urząd na drodze rozliczenia danej zaliczki, w tym samym roku lub w latach kolejnych. |
| Inne kwestie |
| 15. Nie podważając wyrażonych przez siebie opinii, Trybunał zwraca uwagę na fakt, że w dniu 29 marca 2017 r. Zjednoczone Królestwo poinformowało Radę Europejską o decyzji dotyczącej wystąpienia z Unii Europejskiej. Umowa określająca warunki wystąpienia będzie przedmiotem negocjacji. Budżet Urzędu jest w pełni finansowany z opłat wnoszonych przez podmioty gospodarcze działające na terenie UE. Kwota opłat różni się z roku na rok w zależności od liczby rejestracji i przedłużeń znaków towarowych i wzorów. Decyzja Zjednoczonego Królestwa o wystąpieniu z UE może w przyszłości spowodować spadek dochodów Urzędu. |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
UWAGI DOTYCZĄCE NALEŻYTEGO ZARZĄDZANIA FINANSAMI I WYNIKÓW
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Klaus-Heiner LEHNE | |
| Prezes |
ZAŁĄCZNIKDziałania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
| 2013 | Urząd posiada plan zapewnienia ciągłości działania oraz zarządzania w sytuacjach kryzysowych, zgodnie z którym około 25 funkcji musi być cały czas obsadzonych przez dyżurujących pracowników. Środki budżetowe na dodatki za dyżury są wprawdzie zatwierdzane co roku przez Komitet Budżetowy Urzędu, jednak wypłacona w 2013 r. kwota (402 458 euro) znacznie przekracza wysokość tego rodzaju dodatków wypłacanych przez inne agencje, które muszą zapewnić ciągłość działania. | zrealizowane |
| 2014 | W swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Urzędu za 2013 r. Trybunał zakwestionował kwotę przekazaną na dodatki za dyżury (0,40 mln euro). W 2014 r. płatności te były jeszcze wyższe (0,44 mln euro). W listopadzie 2014 r. Urząd dokonał przeglądu swojej polityki i zredukował liczbę funkcji, za które przysługują dodatki za dyżury, z 25 do 17. Finansowe skutki tej decyzji powinny być widoczne od 2015 r. (1). Dziewięciu pracowników, z których siedmiu należy do kadry kierowniczej, otrzymało w ramach dodatku za dyżury po ponad 11 000 euro każdy. | zrealizowane |
| 2015 | W tytule III stwierdzono wysoki poziom przeniesień środków na 2016 r. Wyniosły one 12,9 mln euro, co stanowi 36 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule (w 2014 r. było to 14,1 mln euro, czyli 38 %). Przeniesienia te związane były głównie z umowami o współpracy z urzędami krajowymi, które składają zestawienia poniesionych wydatków dopiero po zakończeniu roku. | nie dotyczy |
| 2015 | Świadczenie usług opartych na procedurze negocjacji, bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, ogranicza konkurencję do jednej strony negocjującej i dlatego powinno być stosowane wyłącznie w wyjątkowych przypadkach. Stosując tę procedurę, w 2015 r. Urząd przedłużył sześć umów ramowych, a przedłużenie to dotyczyło usług o wartości 1,9 mln euro (w 2014 r. było to 12 umów ramowych na usługi o wartości 12,6 mln euro) (2). Korzystanie z tej procedury przez Urząd nie może być uznane za "wyjątkowe", biorąc pod uwagę liczbę, wartość i częstotliwość takich umów. Procedura ta nie spełniała też wymogów formalnych (3). | zrealizowane |
| 2015 | Urząd zwraca część lub całość wynagrodzenia brutto oddelegowanych ekspertów krajowych ich pracodawcom. Jest to odejście od stosowanej przez Komisję praktyki, zgodnie z którą pracodawcy oddelegowanych ekspertów krajowych nadal opłacają ich wynagrodzenia. W 2015 r. zwrócono w ten sposób 1,9 mln euro. | zrealizowane |
| 2015 | Z dniem 31 grudnia 2015 r. dziewięciu pracowników Urzędu oddelegowano w interesie służby do Izby Odwoławczej Urzędu. Regulamin pracowniczy UE nie przewiduje jednak takiej delegacji (4). | Zrealizowane (5) |
| (1) W 2015 r. Urząd wypłacił 285 242 euro w ramach dodatku za dyżury. Do otrzymania tego dodatku uprawnione były osoby pracujące na 13 stanowiskach. (2) Umowy ramowe przedłużone na podstawie art. 134 ust. 1 lit. f) rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 (Dz. U. L 362 z 31.12.12, s. 1). (3) Zgodnie z art. 134 ust. 3 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012. (4) Art. 37 lit. a) rozporządzenia nr 31/EWG, 11/EWEA ustanawiającego regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Dz.U. 45 z 14.6.1962, s. 1385/62). (5) W 2016 r. Urząd podjął dodatkowe działania, by zapewnić niezależność Izby od Urzędu. | ||
ODPOWIEDŹ URZĘDU
Wstępną wartość umowy ramowej trudno było oszacować podczas przeprowadzania przetargu, ze względu na to, że specyfikacje celów i działań obejmujących ostatnie dwa lata kontraktu były bezpośrednio powiązane z Planem Strategicznym 2020 8 (SP2020), który w tym czasie nie był jeszcze szczegółowo opracowany. Niemniej należy zauważyć, że przeprowadzono odpowiednie działania naprawcze w kolejnej umowie ramowej, w której szacowane wielkości odpowiadają szczegółowemu wykazowi wykonanych działań.
Jeżeli chodzi o potencjalne wykorzystanie części, Urząd rozważy je w przypadku przetargów o podobnym charakterze.
Odnośnie do uwagi Trybunału dotyczącej zneutralizowanej konkurencji cenowej oraz zwiększonej zależności od wykonawcy w wyniku oczekiwania ofert o ustalonej cenie od pojedynczych wykonawców, należy zauważyć, że jedynie 50 % konkretnych umów podpisanych w ramach tej umowy ramowej zawiera stałe ceny. W tym kontekście Urząd powołał zespół specjalistów zajmujących się zarządzaniem kontraktami w całej instytucji oraz przyjął ramy zarządzania dostawcami umożliwiające mu ocenę właściwości ofert o ustalonej cenie oraz, w stosownych przypadkach, powrót do innego mechanizmu kontraktowego, takiego jak "Quoted Times & Means" lub, w ostateczności, "Times & Means". Ponadto ponowne otwarcie mechanizmu konkurencyjnego pociąga za sobą zwiększone koszty administracyjne i okazuje się bardziej czasochłonne niż pozostałe rozwiązania.
Również w stosunku do kolejnych umów ramowych Urząd stosuje mieszane wielokrotne umowy ramowe, częściowo kaskadując je, a częściowo ponownie je otwierając w odniesieniu do usług o tym charakterze.
Jak wskazał Trybunał Obrachunkowy, EUIPO pozostaje głównym klientem CdT, generując ponad połowę jego przychodu w 2016 r., nawet biorąc pod uwagę, że Urząd wykorzystuje pamięci tłumaczeniowe dotyczące własności intelektualnej 9 , utworzone na podstawie tłumaczeń dotyczących własności intelektualnej, powstałych w ciągu ostatnich 20 lat. W 2016 r. z tych pamięci można było uzyskać 96 % terminów potrzebnych do tłumaczeń dotyczących własności intelektualnej. 4 % treści dotyczących własności intelektualnej wymagających przetłumaczenia przez CdT kosztowało Urząd 15,5 mln euro.
Zgodnie ze swoją misją EUIPO zawsze starał się oferować użytkownikom systemów rejestracji praw własności intelektualnej najlepszą jakość za najniższą możliwą cenę, aby w ten sposób wspierać unijną przedsiębiorczość. W związku z tym Urząd obniżył opłaty za znak towarowy o 50 %, co stanowi oczywisty zysk dla użytkowników, szczególnie MŚP. Oszczędności związane z wyżej opisaną praktyką odegrały rolę w tej znaczącej obniżce.
Odnośnie do wyrażonej przez Trybunał Obrachunkowy obawy dotyczącej potencjalnego powielania wysiłków i związanych z nimi kosztów na poziomie Unii Europejskiej Urząd uważa, że utrzymanie i ponowne wykorzystanie dostępnych mu archiwów nie stanowi poważnego kosztu, ani nie wiąże się z poważnym wysiłkiem. Urząd nieprzerwanie dokonuje analizy sposobów zapewniania najwyżej jakości za poniesione koszty w ramach istniejących ram prawnych.
CdT jest kluczowym partnerem umożliwiającym Urzędowi wypełnienie jego misji. Uwzględniając postęp w rozwoju tłumaczeń automatycznych, Urząd uważa, że sprawą najwyższej wagi jest wspólne podejmowanie działań leżących we wspólnym interesie strategicznym w najbliższej i przewidywalnej przyszłości w celu stworzenia nowoczesnego i zrównoważonego modelu biznesowego, który będzie służył jednakowo wszystkim zainteresowanym stronom.
| Identyfikator: | Dz.U.UE.C.2017.417.187 |
| Rodzaj: | informacja |
| Tytuł: | Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Urzędu. |
| Data aktu: | 2017-12-06 |
| Data ogłoszenia: | 2017-12-06 |
