Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu

(2010/C 338/19)

(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwany dalej Urzędem), z siedzibą w Parmie, został ustanowiony na mocy rozporządzenia (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 28 stycznia 2002 r.⁽¹⁾. Główne zadania Urzędu obejmują dostarczanie informacji naukowych będących podstawą do przygotowywania prawodawstwa Unii oraz gromadzenie i analizę danych umożliwiających określanie i kontrolę obszarów ryzyka, a także informowanie o nich w sposób niezależny⁽²⁾.

2. Budżet Urzędu na 2009 r. wyniósł 71,4 mln euro (łącznie z uruchomioną rezerwą w wysokości 2 mln euro) w porównaniu z 66,4 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Urząd pracowników wyniosła na koniec roku 326 w porównaniu z 318 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Urzędu obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁶⁾.

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁷⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁸⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur

zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁹⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹⁰⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu⁽¹¹⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Urzędu na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Do budżetu na 2009 r. Urząd wpisał zróżnicowane środki na dotacje naukowe i projekty współpracy naukowej o łącznej wartości 7,9 mln euro. Na koniec roku 6 mln euro (75 %) związanych z nimi środków na płatności musiano anulować, z czego 3,1 mln euro stanowiły środki przekraczające potrzeby określone przez Urząd. Świadczy to, że Urząd powinien wzmocnić procesy budżetowe związane ze swoimi środkami zróżnicowanymi oraz planowanie i monitorowanie ich wieloletniego wykonania.

14. Z 9,3 mln euro środków przeniesionych z 2008 r. w tytule III (działania operacyjne) 1,8 mln euro (19 %) musiano anulować na koniec roku, głównie ze względu na opóźnienia w realizacji dotacji naukowych z 2007 i 2008 r. Wskazuje to, że Urząd powinien wzmocnić zarządzanie kontraktami oraz monitorowanie przekazywania sprawozdań i zestawień poniesionych wydatków.

15. Początkowy budżet na 2009 r. w wysokości 4,2 mln euro przeznaczony na informatykę zwiększono za pomocą przesunięć budżetowych w kwocie 2,5 mln euro. Środki te wykorzystano przede wszystkim na sfinansowanie projektów dotyczących doradztwa w zakresie sprzętu i oprogramowania w ramach programu prac na 2010 r. Świadczy to o trudnościach w wykonaniu programu prac na 2009 r. i stanowi naruszenie zasad jednoroczności i specyfikacji budżetu.

INNE KWESTIE

16. W ośmiu umowach o dotację naukową w 2008 r. Urząd wypłacił dodatkowe zaliczki o wartości 383.627 euro bez uzyskania dokumentów potwierdzających wykorzystanie pierwszych transzy zaliczek.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniach 14 i 16 września 2010 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w danym roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji o przesunięciach środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽⁷⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁸⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 17 czerwca 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 24 czerwca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.efsa.europa.eu/en/funding/accounts.htm

Tabela

Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności (Parma)

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Kompetencje Urzędu określone w rozporządzeniu (WE) nr 178/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady		Zarządzanie	Środki udostępnione Urzędowi w 2009 r. (w 2008 r.)	Produkty i usługi w 2009 r. (w 2008 r.)
Swobodny przepływ towarów. (art. 28 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) Dążąc do popierania interesów konsumentów i zapewnienia wysokiego poziomu ochrony konsumentów, Unia przyczynia się do ochrony zdrowia, bezpieczeństwa i interesów gospodarczych konsumentów, jak również wspierania ich prawa do informacji, edukacji i organizowania się w celu zachowania ich interesów.	Cele	Zadania	1. Zarząd	Budżet	Ocena ryzyka i współpraca naukowa - produkty(*)
(art. 169 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) Wspólna polityka handlowa. (art. 206 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	- Zapewnienie doradztwa naukowego i wsparcia naukowotechnicznego w zakresie prawodawstwa i polityk mających bezpośredni lub pośredni wpływ na bezpieczeństwo żywności i pasz,	- Doradztwo i badania naukowe,	Skład	71,4 (66,4) mln euro, w tym dotacja Unii: 100 % (100 %).	- Opinie komitetu naukowego/ paneli naukowych dotyczące wniosków: 331 (227),
	- dostarczanie obiektywnych informacji o ryzyku w zakresie bezpieczeństwa żywności,	- wspieranie rozwoju jednolitych metod oceny ryzyka,	14 członków mianowanych przez Radę (w porozumieniu z Parlamentem Europejskim i Komisją) oraz jeden przedstawiciel Komisji.	Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r.	- wnioski dotyczące oceny partnerskiej w zakresie pestycydów: 28 (nowe),
	- przyczynianie się do osiągnięcia wysokiego poziomu ochrony zdrowia i życia ludzkiego,	- udzielanie wsparcia Komisji,	Zadania Przyjmowanie programu prac, budżetu oraz nadzór nad ich wykonaniem.	355 (335) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 326 (318) + 81 (77) innych stanowisk (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci narodowi). Pracownicy ogółem: 407 (395), z czego wykonujący zadania:	- uzasadnione opinie: 76 (nowe). Razem 1: 435 (227)
	- gromadzenie i analiza danych, które umożliwiają scharakteryzowanie i monitorowanie ryzyka.	- poszukiwanie, analiza i podsumowywanie danych naukowotech-nicznych,	2. Dyrektor zarządzający Mianowany przez Zarząd z listy kandydatów przedstawionej przez Komisję oraz po przesłuchaniu w Parlamencie Europejskim.	- operacyjne: 324 (298),	- Tematyczne opinie komitetu naukowego/paneli naukowych: 81 (84),
		- identyfikacja i charakteryzowanie powstającego ryzyka,	3. Forum doradcze	- administracyjne: 83 (97).	- oświadczenia komitetu naukowego/paneli naukowych: 44 (10),
		- stworzenie sieci organizacji działających w podobnych obszarach,	Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego.		- wytyczne komitetu naukowego/ paneli naukowych: 9 (23),
		- pomoc naukowo-techniczna w zarządzaniu kryzysowym,	Zadania Doradzanie dyrektorowi zarządzającemu.		- oświadczenia Urzędu: 8 (2),
		- poprawa współpracy międzynarodowej,	4. Komitet naukowy i panele naukowe		- wytyczne Urzędu: 5 (6), - raporty naukowe lub techniczne: 54 (116),
		- dostarczanie opinii publicznej i zainteresowanym stronom wiarygodnych, obiektywnych i zrozumiałych informacji,	Przygotowywanie opinii naukowych Urzędu.		- raporty dotyczące zgromadzonych danych: bd. (21).
		- uczestnictwo w systemie szybkiego ostrzegania prowadzonym przez Komisję.	5. Kontrola zewnętrzna		Razem 2: 201 (262)
			Trybunał Obrachunkowy.		Łącznie (1+2) 636 (489)
			6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu		(*) Uwaga: W celach porównawczych dane (za 2008 r.) zostały dostosowane, aby uwzględnić obecną klasyfikację produktów Urzędu. Łączna liczba produktów nie zmieniła się.
			Parlament działający na zalecenie Rady.		Informowanie o doradztwie naukowym i ułatwianie dialogu z zainteresowanymi stronami
					- Opinie naukowe poparte działaniami informacyjnymi: 34 % (20 %),
					- konsultacje publiczne: 66 (38),
					- odwiedziny strony internetowej: 2,4 mln (2,1),
					- abonenci elektronicznego biuletynu: 25 690 (21 140),
					- informacje dla mediów: 9 038 (11 652),
					- zapytania ze strony mediów: 694 (676),
					- komunikaty prasowe: 21 (30),
					- internetowe tematy informacyjne: 50 (39),
					- wywiady: 72 (123).
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

13. Urząd skontaktował się z Komisją w sprawie poprawy swojej procedury budżetowej i uniknięcia powtórzenia w 2010 r. sytuacji opisanej przez Trybunał. Urząd pragnie zaznaczyć, że w 2009 r. po raz pierwszy wprowadził pojęcie środków zróżnicowanych w stosunku do projektów dotyczących współpracy naukowej i, na podstawie tego doświadczenia, przyjął środki mające na celu poprawę planowania i monitorowania wykorzystania swoich środków zróżnicowanych.

14. Przyznanie dotacji naukowych w latach 2007-2008 było nowym doświadczeniem dla Urzędu. Doświadczenie pokazało, że czas potrzebny na dostarczenie przez beneficjentów sprawozdań naukowych spełniających normy jakości Urzędu był zbyt krótki.

Po skonsultowaniu sie ze wszystkimi podmiotami, w kwietniu 2010 r. przyjęto środki mające na celu poprawę w zakresie opracowywania i monitorowania projektów oraz oceny ofert finansowych.

Ponadto Urząd potwierdza zakończenie przyznawania wszystkich dotacji za okres 2007/2008.

15. Urząd przyjmuje do wiadomości konieczność dalszego usprawnienia planowania i monitorowania projektów informatycznych i w tym celu, w 2010 r., wprowadził dodatkowe kontrole.

16. Urząd przyjmuje do wiadomości uwagę Trybunału i zobowiązuje się przyjąć środki mające na celu lepsze wstępne określenie i udokumentowanie warunków potrzebnych do uruchomienia ewentualnego dodatkowego prefinansowania.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2010.338.108
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 16/09/2010
• Data ogłoszenia: 14/12/2010