Przeprowadzanie kontroli kancelarii komorniczej.
ROZPORZĄDZENIEMINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCIz dnia 21 stycznia 2019 r.w sprawie przeprowadzania kontroli kancelarii komorniczej
Na podstawie art. 178 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (Dz. U. poz. 771, 1443, 1669 i 2244 oraz z 2019 r. poz. 55) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
§ 1.
Rozporządzenie określa:1)
szczegółowy tryb przeprowadzania kontroli kancelarii komorniczej, prowadzonej na podstawie art. 176 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych, zwanej dalej "ustawą", w tym skład zespołu do jej przeprowadzenia;2)
szczegółowy tryb przeprowadzania kontroli finansowej kancelarii komorniczej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości na podstawie art. 173 ust. 1 ustawy, w tym skład zespołu do jej przeprowadzenia;3)
wzór formularza sprawozdania prezesa sądu rejonowego z wyników nadzoru administracyjnego, składanego na podstawie art. 177 ustawy;4)
wzór formularza protokołu wyników kontroli okresowej kancelarii komorniczej;5)
wzór formularza protokołu wyników kontroli finansowej kancelarii komorniczej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości.§ 2.
Ilekroć w rozporządzeniu używa się pojęć:1)
sędzia dokonujący kontroli - należy przez to rozumieć również prezesa właściwego sądu rejonowego dokonującego kontroli osobiście;2)
okres objęty kontrolą - należy przez to rozumieć okres między datą zakończenia ostatniej kontroli kancelarii komorniczej a datą rozpoczęcia kolejnej kontroli.§ 3.
1.
Prezes właściwego sądu rejonowego, w przypadku, o którym mowa w art. 177 ustawy, składa wniosek do prezesa sądu okręgowego o wydanie zarządzenia zezwalającego na odstąpienie od przeprowadzenia kontroli kancelarii komorniczej najpóźniej na miesiąc przed wskazanym w § 5 ust. 1 terminem sporządzenia planu kontroli na dany rok.2.
Prezes sądu okręgowego wydaje zarządzenie o odstąpieniu od przeprowadzenia kontroli w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 1.3.
Prezes sądu rejonowego sporządza sprawozdanie z wyników nadzoru administracyjnego, o którym mowa w art. 177 ustawy, w terminie 3 miesięcy od dnia zawiadomienia o zarządzeniu prezesa sądu okręgowego o odstąpieniu od przeprowadzenia kontroli.4.
Do sprawozdania z wyników nadzoru administracyjnego, o którym mowa w art. 177 ustawy, dołącza się:1)
odpisy złożonych przez danego komornika sądowego, zwanego dalej "komornikiem", sprawozdań rocznych dotyczących okresu objętego sprawozdaniem;2)
oświadczenie komornika co do liczby skarg na czynności komornika w trybie art. 767 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360, z późn. zm.), zwanej dalej "k.p.c.", które zostały złożone w okresie objętym kontrolą do innego sądu niż ten, przy którym komornik działa;3)
oświadczenie komornika co do liczby czynności podejmowanych wobec komornika z urzędu w trybie art. 759 § 2 k.p.c. w okresie objętym kontrolą przez inny sąd niż ten, przy którym komornik działa.5.
W przypadku odstąpienia od przeprowadzenia kontroli w danym roku, kolejnej kontroli podlega pełen okres działalności komornika między datą zakończenia ostatniej kontroli a datą rozpoczęcia kolejnej kontroli (okres objęty kontrolą).6.
Wzór sprawozdania z wyników nadzoru administracyjnego jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.§ 4.
Zarządzenia, zawiadomienia, żądania i inne dokumenty sporządzane w związku z czynnościami nadzorczymi lub planowaniem kontroli sporządza się na piśmie. Dokumenty te można doręczać za pośrednictwem telefaksu lub poczty elektronicznej za potwierdzeniem transmisji danych.Rozdział 2Planowanie kontroli
Planowanie kontroli
§ 5.
1.
Kontroli okresowych kancelarii komorniczych dokonuje się na podstawie planu kontroli sporządzanego przez prezesa właściwego sądu rejonowego w terminie do dnia 15 marca każdego roku.2.
Plan kontroli okresowych obejmuje wszystkich komorników działających przy sądzie rejonowym. Określa się w nim komorników, których kancelarie zostaną poddane kontroli w danym roku kalendarzowym, podstawy odstąpienia od przeprowadzenia kontroli poszczególnych kancelarii, jak również terminy kontroli.3.
Wyznaczone terminy kontroli okresowych uwzględniają faktyczne możliwości ich przeprowadzenia, ze szczególnym uwzględnieniem liczby komorników poddawanych kontroli i możliwości organizacyjnych sądu, w tym liczby osób, które powinny wejść w skład zespołu kontrolnego, jak też zakresu obciążenia tych osób spoczywającymi na nich obowiązkami.4.
Niezwłocznie po sporządzeniu planu kontroli prezes sądu rejonowego przesyła go prezesowi sądu okręgowego, który w terminie 2 tygodni od otrzymania planu kontroli zatwierdza go bądź dokonuje w nim zmian. Niewprowadzenie zmian w planie kontroli we wskazanym terminie jest tożsame z zatwierdzeniem planu kontroli.5.
Informacje o planowanych kontrolach prezes sądu rejonowego przesyła naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego po zatwierdzeniu planu kontroli, nie później jednak niż na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.Rozdział 3Przebieg kontroli
Przebieg kontroli
§ 6.
1.
Prezes właściwego sądu rejonowego wydaje zarządzenie o przeprowadzeniu kontroli.2.
Kontroli dokonuje zespół składający się z wyznaczonego sędziego oraz głównego księgowego sądu, przy którym działa komornik, lub jego zastępcy. W uzasadnionych przypadkach główny księgowy lub jego zastępca do przeprowadzenia kontroli może wyznaczyć podległego mu księgowego. W razie potrzeby w skład zespołu może zostać wyznaczona większa liczba osób.3.
W przypadkach, o których mowa w art. 176 ust. 6 ustawy, prezes właściwego sądu rejonowego składa wniosek do prezesa właściwego sądu okręgowego o wyznaczenie sędziego wizytatora lub inspektora biurowości co najmniej na miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia kontroli.4.
W przypadku konieczności zarządzenia kontroli doraźnej, przepisu ust. 3 w zakresie terminu złożenia wniosku do prezesa sądu okręgowego nie stosuje się.5.
Kontrola trwa do miesiąca. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w razie zlecenia przeprowadzenia kontroli w trybie przewidzianym w art. 176 ust. 4 ustawy biegłemu rewidentowi, specjaliście z danej dziedziny lub innej wyspecjalizowanej instytucji, prezes sądu rejonowego może przedłużyć ten termin na czas niezbędny do sprawnego przeprowadzenia kontroli.6.
Czynności kontrolne mogą być podejmowane, w zależności od decyzji osób wyznaczonych do przeprowadzenia kontroli, w siedzibie kancelarii komornika lub w siedzibie sądu rejonowego, przy którym działa komornik.§ 7.
1.
W zawiadomieniu o kontroli okresowej kancelarii komorniczej, o którym mowa w art. 176 ust. 2 ustawy, wskazuje się:1)
termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli;2)
okres objęty kontrolą;3)
osoby wyznaczone do przeprowadzenia kontroli.2.
Sędzia wyznaczony do przeprowadzenia kontroli może żądać od komornika wyjaśnień oraz wydawać zarządzenia.3.
W razie odmowy podporządkowania się przez komornika lub osobę przez niego zatrudnioną zgłoszonym żądaniom i wydanym zarządzeniom, wyznaczony sędzia niezwłocznie powiadamia o tym fakcie zlecającego kontrolę prezesa sądu rejonowego. W powiadomieniu sędzia wyznaczony do przeprowadzenia kontroli może zasygnalizować potrzebę rozważenia przez prezesa sądu zastosowania środków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy.§ 8.
Sędzia dokonujący kontroli okresowej bada:1)
szybkość, sprawność i rzetelność postępowania;2)
dopuszczalność przyjmowania przez komornika spraw z wyboru wierzyciela;3)
prawidłowość powierzenia czynności asesorom komorniczym;4)
przestrzeganie przez komornika kultury pracy, w tym utrzymywania kancelarii komorniczej na poziomie odpowiednim do godności urzędu i posiadanych środków;5)
czy pobierane przez komornika należności odpowiadają obowiązującym przepisom;6)
prawidłowość prowadzenia biurowości na podstawie urządzeń ewidencyjnych;7)
inne kwestie objęte zakresem kontroli okresowej.§ 9.
1.
Badania, o których mowa w § 8, dokonuje się na podstawie analizy akt spraw, które sędzia dokonujący kontroli wybiera w sposób losowy z przedłożonej mu przez komornika listy spraw, z podziałem na kategorie wymienione w ust. 2. W protokole kontroli wyjaśnia się przyjęte kryterium losowego doboru spraw, z wyjątkiem kategorii spraw określonych w ust. 2 pkt 2.2.
Badaniu podlegają akta:1)
5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą prowadzona była egzekucja z nieruchomości lub została ona w tym okresie zakończona, przy czym powinny to być sprawy, w których plan podziału sporządził komornik i nie zostały od niego wniesione zarzuty;2)
3 spraw zarejestrowanych w każdym z repertoriów Km, Kmp, GKm, Kms, Kmn, w których najwcześniej zostało wszczęte postępowanie egzekucyjne (łącznie akta 15 spraw);3)
5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą postępowanie egzekucyjne zostało umorzone, przy czym przynajmniej połowę powinny stanowić sprawy, w których umorzenie postępowania nastąpiło na wniosek wierzyciela;4)
5 spraw zakończonych, w których w okresie objętym kontrolą wyegzekwowano w całości należności objęte tytułem wykonawczym;5)
5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą miała miejsce sprzedaż ruchomości;6)
5 spraw z repertorium Kmp, w których w okresie objętym kontrolą egzekucja okazała się bezskuteczna;7)
5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą prowadzona była egzekucja świadczeń niepieniężnych;8)
5 spraw, w których w okresie objętym kontrolą prowadzono postępowanie o wykonanie postanowienia o udzieleniu zabezpieczenia.3.
Komornik w terminie 2 tygodni od dnia zawiadomienia go o terminie kontroli okresowej, nie później jednak niż na 3 dni przed zaplanowanym terminem rozpoczęcia kontroli, przedstawia sędziemu dokonującemu kontroli listę spraw, o której mowa w ust. 1.4.
W przypadku braku dostatecznej liczby spraw określonej kategorii, fakt ten komornik sygnalizuje na przedłożonej liście spraw, wskazując sygnatury wszystkich spraw prowadzonych w danej kategorii.5.
Sędzia dokonujący kontroli stwierdza w protokole kontroli brak dostatecznej liczby spraw określonej kategorii. Jeżeli czynności podejmowane w jednej sprawie pozwalają zaliczyć ją jednocześnie do 2 lub więcej kategorii wymienionych w ust. 2, można poprzestać na kontroli tej samej sprawy. Liczba spraw, o których mowa w ust. 2, nie może być mniejsza niż 40.6.
Sędzia dokonujący kontroli może zażądać przedstawienia większej liczby spraw określonej kategorii niż wskazane w ust. 2, w szczególności jeśli przemawiają za tym wyniki przeprowadzonej analizy, w tym liczba i charakter stwierdzonych uchybień.7.
Akta prowadzone w systemie teleinformatycznym udostępnia się sędziemu dokonującemu kontroli przez zapewnienie mu wglądu do tych akt w systemie teleinformatycznym, a nadto - na żądanie sędziego - przez przedłożenie pomocniczego zbioru dokumentów dotyczącego sprawy. W uzasadnionych przypadkach sędzia może zażądać przedstawienia wydruku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym.§ 10.
Badania dopuszczalności przyjmowania spraw z wyboru wierzyciela dokonuje się na podstawie analizy akt spraw, o których mowa w § 9 ust. 2, prowadzonych przez komornika urządzeń ewidencyjnych oraz informacji statystycznych zawartych w sprawozdaniach rocznych składanych przez komornika za okres objęty kontrolą oraz za rok bezpośrednio poprzedzający kontrolę.§ 11.
1.
Badania prawidłowości prowadzenia biurowości kancelarii komorniczej odbywa się przy okazji analizy akt spraw, o których mowa w § 9 ust. 2, ze szczególnym uwzględnieniem:1)
treści zapisów dokonywanych w karcie rozliczeniowej akt;2)
sposobu zakładania i prowadzenia akt sprawy, w tym dbałości o właściwą kolejność dołączania do akt pism przychodzących i wychodzących oraz numerację kart, jak również prawidłowości dołączania do pism przychodzących kopert pozwalających na ustalenie daty nadania pisma;3)
sposobu dołączania do pism wychodzących dotyczących ich zwrotnych potwierdzeń odbioru i czytelności informacji zawartych na tych potwierdzeniach odnośnie do treści doręczanej korespondencji;4)
sposobu zabezpieczania w aktach spraw tytułów wykonawczych, prawidłowości nanoszenia na nich wzmianek o wyniku egzekucji oraz zachowania trybu zwrotu tytułu wykonawczego wierzycielowi.2.
Kontrola prawidłowości prowadzenia biurowości kancelarii komorniczej obejmuje również badanie, czy urządzenia ewidencyjne są zakładane i prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.§ 12.
1.
W ramach dokonywanej kontroli dokonuje się okresowej kontroli finansowej w następującym zakresie:1)
badania przestrzegania przez komornika przepisów o ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych;2)
ustalenia, czy nie wystąpiły niedobory finansowe na rachunkach kancelarii komorniczych, o których mowa w art. 154 ust. 2 ustawy.2.
W razie wyznaczenia przez naczelnika urzędu skarbowego upoważnionego pracownika, naczelnik ten informuje prezesa sądu rejonowego o osobie pracownika i jego danych kontaktowych najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem kontroli.3.
W razie wyznaczenia przez naczelnika urzędu skarbowego upoważnionego pracownika, pracownik ten dokonuje kontroli prawidłowości i terminowości przekazywania przez komornika należności budżetu państwa, o których mowa w art. 149 ust. 2 ustawy, z uwzględnieniem treści przekazywanych przez komornika informacji, o których mowa w art. 149 ust. 5 ustawy.4.
Naczelnik urzędu skarbowego lub upoważniony pracownik, o którym mowa w ust. 2, sporządza sprawozdanie z wyników kontroli określonej w ust. 3. Odpis sprawozdania naczelnik urzędu skarbowego przesyła prezesowi sądu rejonowego w terminie 10 dni od dnia zakończenia kontroli. Sprawozdanie dołącza się do protokołu kontroli.5.
Do protokołu okresowej kontroli finansowej, sporządzanego przez głównego księgowego, jego zastępcę lub wyznaczonego księgowego, o których mowa w § 6 ust. 2, stosuje się odpowiednio wzór formularza protokołu kontroli finansowej kancelarii komorniczej, z uwzględnieniem zakresu i charakteru podejmowanych czynności nadzorczych.§ 13.
1.
Protokół kontroli sporządza się w terminie 21 dni od dnia jej zakończenia. Odpis protokołu doręcza się komornikowi.2.
Komornik ma prawo zgłosić na piśmie uwagi i zastrzeżenia do treści protokołu w terminie 14 dni od dnia doręczenia odpisu protokołu, z wyjątkiem uwag dotyczących kryterium losowego doboru spraw przyjętego przez sędziego dokonującego kontroli, o którym mowa w § 9 ust. 1.3.
Zespół dokonujący kontroli ustosunkowuje się na piśmie do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń w terminie wskazanym przez prezesa właściwego sądu.4.
Uwagi i zastrzeżenia, o których mowa w ust. 2, oraz stanowisko zespołu dokonującego kontroli załącza się do protokołu kontroli.5.
Do protokołu kontroli okresowej kancelarii komorniczej dołącza się:1)
protokół z kontroli przeprowadzonej przez księgowego;2)
sprawozdanie z kontroli przesłane przez naczelnika urzędu skarbowego;3)
oświadczenie komornika co do liczby skarg na czynności komornika zgłoszonych w trybie art. 767 k.p.c., które zostały złożone w okresie objętym kontrolą do innego sądu niż ten, przy którym komornik działa;4)
oświadczenie komornika co do liczby czynności podejmowanych wobec komornika z urzędu w trybie art. 759 § 2 k.p.c. w okresie objętym kontrolą przez inny sąd niż ten, przy którym komornik działa.§ 14.
Po ewentualnym zajęciu stanowiska wobec zgłoszonych przez komornika uwag i zastrzeżeń, a jeżeli uwag nie zgłoszono - po upływie 30 dni od dnia zakończenia kontroli, prezes sądu zobowiązuje komornika do złożenia na piśmie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, wyznaczając mu w tym celu odpowiedni termin, nie dłuższy niż 30 dni.§ 15.
Wzór protokołu kontroli okresowej kancelarii komorniczej jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.Rozdział 4Szczególne rodzaje kontroli
Szczególne rodzaje kontroli
§ 16.
1.
Prezes sądu rejonowego może zarządzić przeprowadzenie kontroli doraźnej w każdym czasie, w szczególności w przypadku stwierdzenia uchybień w działalności komornika.2.
W przypadku zarządzenia kontroli doraźnej przepisy § 4, § 6 oraz § 8-14 stosuje się odpowiednio, z uwzględnieniem zleconego zakresu kontroli.3.
W przypadku zarządzenia kontroli doraźnej, najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia przedstawia się komornikowi odpis zarządzenia prezesa sądu rejonowego, który zawiera wskazanie osób dokonujących kontroli i jej zakresu.§ 17.
1.
Do kontroli finansowej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości na podstawie art. 173 ust. 1 ustawy stosuje się odpowiednio § 4 oraz § 12-14.2.
Zakres kontroli finansowej i ostateczny termin jej dokonania określa każdorazowo zarządzenie Ministra Sprawiedliwości o zleceniu kontroli finansowej.3.
Określenie dokładnego terminu kontroli finansowej należy do odpowiednich służb, upoważnionych osób lub instytucji, którym Minister Sprawiedliwości zlecił dokonanie kontroli.4.
Wyznaczając termin kontroli, zawiadamia się o nim, nie później niż na 7 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem kontroli, naczelnika urzędu skarbowego.5.
Protokół kontroli finansowej dokonanej na podstawie art. 173 ust. 1 ustawy doręcza się również prezesowi właściwego sądu rejonowego.6.
Wzór protokołu kontroli finansowej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.§ 18.
Protokoły kontroli doraźnych, protokoły przeprowadzanych przez organy nadzoru administracyjnego wizytacji i lustracji sporządza się zgodnie ze wzorem protokołu kontroli okresowej kancelarii komorniczej, z uwzględnieniem zakresu i charakteru podejmowanych czynności nadzorczych.Rozdział 5Przepis przejściowy i końcowy
Przepis przejściowy i końcowy
§ 19.
W roku 2019 i 2020 badanie dopuszczalności przyjmowania spraw z wyboru, o którym mowa w § 11, odbywa się przez analizę sprawozdań statystycznych do ruchu spraw składanych przez komornika co pół roku.§ 20.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.Metryka aktu
| Identyfikator: | Dz.U.2019.259 |
| Rodzaj: | rozporządzenie |
| Tytuł: | Przeprowadzanie kontroli kancelarii komorniczej. |
| Data aktu: | 2019-01-21 |
| Data ogłoszenia: | 2019-02-11 |
| Data wejścia w życie: | 2019-02-12 |