CUW po dekadzie: cyfryzacja, KSeF, CRU i cyberbezpieczeństwo głównymi wyzwaniami

Po 10 latach funkcjonowania samorządowe centra usług wspólnych wchodzą w kolejny etap rozwoju. Kluczowe stają się cyfryzacja, analityka danych oraz nowe obowiązki prawne, w tym KSeF, Centralny Rejestr Umów i regulacje z zakresu cyberbezpieczeństwa. II Forum Samorządowych Centrów Usług Wspólnych pokazało, jak zmienia się rola CUW i jakie wyzwania stoją przed samorządami w najbliższych miesiącach.

Samorządowe Centra Usług Wspólnych (CUW) funkcjonują w Polsce już od 10 lat. Tegoroczna edycja Forum, organizowanego przez Wolters Kluwer, miała charakter jubileuszowy i stanowiła okazję do podsumowania dotychczasowych doświadczeń oraz oceny efektywności centralizacji usług w administracji samorządowej. Forum, które obyło się w formule hybrydowej, zgromadziło kilkuset przedstawicieli administracji samorządowej, ekspertów oraz praktyków zajmujących się funkcjonowaniem CUW. Dyskusje i wystąpienia eksperckie koncentrowały się na tym, w jakim stopniu CUW wspierają nowoczesne i oszczędne zarządzanie w administracji oraz jakie wyzwania stoją przed nimi w najbliższych latach.

Cyfryzacja, cyberbezpieczeństwo i AI

Otwierając wydarzenie, Alicja Pollesch, wiceprezes zarządu Wolters Kluwer Polska, dyrektor strategii oraz fuzji i przejęć wskazała, że przez 10 lat CUW ewaluowały. Zwróciła uwagę, że przyszłość stawia przed nimi konkretne wyzwania: pierwsze to cyfryzacja, drugie - cyberbezpieczeństwo, trzecie - sztuczna inteligencja.

W cyfryzacji nie chodzi już o zamianę papieru na PDF. Chodzi o przemyślenie procesów na nowo, od dokumentów, przez finanse i kadry, po raportowanie i zarządzanie danymi. O przejście do spójnego, zintegrowanego środowiska pracy. Cyberbezpieczeństwo to dzisiaj nie tylko kwestie IT, to element codziennego zarządzania. Sztuczna inteligencja już teraz może wspierać analizę informacji, pracę z dokumentami czy wyszukiwanie wiedzy, ale musi być używana odpowiedzialnie, zgodnie z prawem, transparentnie i z kontrolą jakości. W administracji nie może być gadżetem. Ma realnie pomagać ludziom – wskazała Alicja Pollesch.

Dlatego – jak podkreśliła, rola CUW-ów będzie rosła. Coraz częściej będą one lokalnymi centrami kompetencji, miejscem, gdzie spotykają się prawo, finanse, organizacja i technologia.

CUW mogą być liderem zmiany w samorządzie inicjować cyfryzację, porządkować procesy i wspierać inne jednostki – podkreśliła wiceprezes WK.

Jak dojrzałe cyfrowo są CUW-y

Dr Paweł Modrzyński z Wydziału Zarządzania Politechniki Bydgoskiej, opierając się na wynikach ponad 120 ankiet, zaprezentował wstępne wyniki badań, pokazujące rzeczywisty obraz dojrzałości cyfrowej w centrach usług wspólnych. Z badań wynika, że centralizacja i standaryzacja usług poprawiły nadzór finansowy oraz organizację pracy. Analiza funkcjonowania CUW pokazuje jednak, że potencjał cyfrowy tych jednostek wciąż nie jest w pełni wykorzystywany – zwłaszcza w obszarze analityki i zarządzania strategicznego.

Większość CUW powstała w latach 2016-2017, na skutek zmian ustawowych. Są to dziś jednostki posiadające doświadczenie organizacyjne i dobrze uregulowane - formalnie funkcjonują na podstawie uchwał, regulaminów i polityk rachunkowości. Jednocześnie:

• ponad 40 proc CUW nie zostało ujętych w dokumentach strategicznych JST,
• tylko ok. 27 proc. zostało powiązanych ze strategią rozwoju.

W praktyce oznacza to, że CUW powstawały jako odpowiedź na bieżące problemy (kosztowe, kadrowe), a nie jako element długofalowej koncepcji zarządzania.

Możemy powiedzieć, że systemy pomagają nam wykonywać czynności, ale rzadziej pozwalają zarządzać procesem jako całością. W praktyce oznacza to, że mamy centralizację, ale nie zawsze oznacza ona centralną analitykę. Możemy pozyskiwać dane, ale ich nie analizujemy – wskazał dr Paweł Modrzyński.

Brak KPI - główna luka systemowa

Dr Modrzyński podkreślił, że największym problemem pozostaje brak mierników efektywności (KPI):

• 80 proc. CUW nie posiada żadnych formalnych wskaźników (KPI),
• ok. 18 proc. stosuje je w sposób nieformalny,
• jedynie 2 proc. posiada formalny system KPI.

W efekcie rzadko mierzy się koszt jednostkowy usług,trudno ocenić produktywność i efektywność, a wskaźniki nie są powiązane z oceną pracy ani wynagrodzeniami kadry zarządzającej. W praktyce oznacza to, że systemy pomagają wykonywać zadania, ale nie wspierają zarządzania procesowego i strategicznego.

Mocne strony: standaryzacja i kontrola

Największym sukcesem CUW jest poprawa nadzoru nad finansami: ujednolicenie planów kont i polityk rachunkowości, możliwość porównywania budżetów jednostek, lepsza kontrola wydatków publicznych. To szczególnie istotne w obszarach masowych, np. w oświacie, gdzie wcześniej porównywanie kosztów było znacząco utrudnione.

Ekspert zwrócił uwagę, że CUW pełnią dziś przede wszystkim funkcję operacyjną:

• 61 proc.  jednostek działa głównie wykonawczo,
• jedynie ok. 26 proc. analizuje dane regularnie,

W części przypadków analiza ma charakter sporadyczny lub nie występuje wcale.

Choć dane są wykorzystywane w sprawozdawczości i budżetowaniu, rzadko prowadzą do trwałych zmian w zarządzaniu JST – podkreślił Paweł Modrzyński.

Poziomy dojrzałości – dominacja etapu pośredniego

Rozkład poziomów dojrzałości pokazuje, że:

• ok. 10 proc. CUW pozostaje na poziomie podstawowym,
• blisko 49 proc. osiągnęło poziom standaryzacji (silna formalizacja i porównywalność, ale ograniczone KPI i raportowanie zarządcze),
• ok. 31 proc. jest zintegrowanych procesowo (rozwinięte integracje i automatyzacje procesowe, ale niepełna analityka decyzyjna),
• tylko 8 proc. korzysta z danych zarządczo (raportowanie, porównania i dane wspierają decyzje JST w sposób regularny),
• zaledwie 2,3 proc. ma charakter strategiczno-analityczny, czyli wykorzystuje dane w decyzjach strategicznych i wpływa trwale na decyzje JST.

Średni poziom dojrzałości cyfrowej wynosi ok. 48,7 proc., co potwierdza zatrzymanie rozwoju na etapie pośrednim. Zdaniem dr Modrzyńskiego pierwsza faza rozwoju CUW zakończyła się sukcesem centralizacji i standaryzacji. Kolejna powinna koncentrować się na:

• wdrożeniu KPI,
• rozwoju analityki danych,
• automatyzacji raportowania,
• przypisaniu właścicieli procesów,
• powiązaniu CUW ze strategią JST.

Przyszłość tych jednostek zależy od ich zdolności do przekształcenia się z centrów obsługi w centra analityczne, które realnie wspierają decyzje zarządcze i rozwój samorządów – podsumował dr Modrzyński. 

Zaznaczył, że CUW może stać się narzędziem nadzor właścicielskiego JST, ale wymaga to przejścia od raportowania do zarządzania informacją.

Nowe obowiązki: KSeF, CRU, NIS2 i KSC

Ważnym elementem forum była analiza zmian prawnych, mających bezpośredni wpływ na funkcjonowanie CUW. Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów oraz Krzysztof Rogowski, dyrektor departamentu analiz Krajowej Administracji Skarbowej, omówili wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur. Radca prawna Joanna Martyniuk‑Placha przedstawiała natomiast nowe obowiązki związane z uruchomieniem od 1 lipca 2026 r. Centralnego Rejestru Umów.

Istotne miejsce w programie forum zajęły także kwestie cyberbezpieczeństwa i budowania odporności organizacyjnej. CUW muszą też zrealizować obowiązki wnikające ze znowelizowanych przepisów ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa, implementujących dyrektywę NIS2. Marcin Grabarczyk, dyrektor pionu transferu technologii i rozwoju biznesu NASK, podkreślił, że kluczowe jest powiązanie obowiązków regulacyjnych z rzeczywistymi zagrożeniami, takimi jak ransomware, phishing czy ataki na łańcuch dostaw, oraz ocena, które działania faktycznie wzmacniają poziom bezpieczeństwa. Fundamentem nowego modelu jest zarządzanie ryzykiem cyberbezpieczeństwa, obejmujące zarówno środki techniczne, jak i organizacyjne, w tym procedury reagowania na incydenty oraz współpracę z CSIRT.

Największym ryzykiem nie jest cyberatak, ale brak systemowego podejścia do jego zapobiegania. Obowiązki regulacyjne stanowią mechanizm ochronny, a nie wyłącznie wymóg formalny – podkreślił Marcin Grabarczyk.

W dyskusji wybrzmiały argumenty, że zarówno JST, jak i CUW, działają w warunkach ograniczonych zasobów, także kadrowych, a reżim zamówień publicznych wprowadza wysoki poziom formalizacji i wydłuża procesy.

Jędrzej Gizicki ze spółki Provider, twórcy systemu SmartCUW, zwrócił uwagę, że szybkimi krokami zbliża się obowiązek wdrożenia przez JST i CUW elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Obowiązek ten wejdzie w życie 1 stycznia 2028 r. Wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów jest kolejnym wyzwaniem dla CUW w 2026 r.

Wyzwaniem jest zmiana przyzwyczajeń pracowników, przygotowanie procedur i regulacji,  kwestia JRWA, a także zróżnicowany poziom cyfryzacji jednostek. Ważne jest również, aby system EZD był dopasowany do potrzeb konkretnej organizacji – wskazał Jędrzej Gizicki.

Podkreślił, że w tym kontekście ważne jest aby JST i CUW nie odkładały decyzji o wdrożeniu EDZ do ostatniej chwili.

Zarządzanie, kadry i organizacja CUW

Wśród omawianych tematów znalazły się również zagadnienia związane z zarządzaniem centrami usług wspólnych. Dyskutowano o tym, jak budować skuteczne struktury organizacyjne oraz jak usprawniać procesy wewnętrzne. Duży nacisk położono na rozwój kompetencji menedżerskich kadry kierowniczej, w tym umiejętności zarządzania zespołem, komunikacji i budowania kultury organizacyjnej opartej na współpracy.

Program forum uwzględniał również kwestie związane z nadzorem nad funkcjonowaniem CUW. Omawiano zasady przygotowania do kontroli i audytów oraz najczęstsze błędy popełniane przez jednostki samorządowe. Eksperci analizowali także korzyści i potencjalne ryzyka wynikające z centralizacji usług, wskazując na konieczność odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i prawnego.