Rozporządzenie wykonawcze 2015/378 ustanawiające zasady dotyczące stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wprowadzenia procedury rocznego rozliczania rachunków i wprowadzenia kontroli zgodności rozliczeń

ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) 2015/378

z dnia 2 marca 2015 r.

ustanawiające zasady dotyczące stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wprowadzenia procedury rocznego rozliczania rachunków i wprowadzenia kontroli zgodności rozliczeń

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego ¹ , w szczególności jego art. 45 ust. 2 oraz 47 ust. 6,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Komisja powinna podjąć decyzję w sprawie rocznego rozliczenia rachunków w odniesieniu do każdego programu krajowego i w sprawie kontroli zgodności rozliczeń. W związku z tym należy określić ustalenia dotyczące realizacji tych zadań, w tym wymiany informacji między Komisją a państwami członkowskimi i terminów, których należy przestrzegać w każdej sprawie.

(2) Zjednoczone Królestwo i Irlandia są związane rozporządzeniem (UE) nr 514/2014, a w konsekwencji również niniejszym rozporządzeniem.

(3) Nie naruszając motywu 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, Dania nie jest związana rozporządzeniem (UE) nr 514/2014 ani niniejszym rozporządzeniem.

(4) Aby umożliwić bezzwłoczne zastosowanie środków przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu i nie opóźniać przygotowania wniosków o płatność przez państwa członkowskie, niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

(5) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł  1

Roczne rozliczenie rachunków

1. Komisja ocenia kwalifikowalność każdego zgłoszonego projektu we wniosku o płatność salda rocznego, o którym mowa w art. 1 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2015/377 ² , w odniesieniu do celów przepisów szczegółowych określonych w rozporządzeniu (UE) nr 514/2014 i postanowień programów krajowych zatwierdzonych zgodnie z art. 14 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.

Przy podejmowaniu decyzji o płatności salda rocznego Komisja powinna również uwzględnić informacje zawarte w:

a) rocznym sprawozdaniu z wykonania określonym w art. 54 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;

b) wniosku o płatność salda rocznego w art. 1 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2015/377.

2. Komisja rozlicza wszystkie kwoty zadeklarowane w przedłożonych rachunkach, jeśli nie ma wątpliwości co do ich kompletności, rzetelności i prawidłowości.

3. Komisja może wymagać dalszych informacji, w przypadku gdy przedłożone informacje są niekompletne lub niejasne, gdy istnieje niezgodność, różnice interpretacji lub wszelkie inne niespójności dotyczące wniosku o płatność.

4. Przedmiotowe państwo członkowskie na wniosek Komisji przedstawia dodatkowe informacje w terminie określonym w tymże wniosku. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek państwa członkowskiego złożony przed upływem tego terminu, Komisja może przyjąć wniosek o możliwość późniejszego przedstawienia informacji i ustalić nowy termin.

Jeśli dane państwo członkowskie nie przedstawi dodatkowych informacji w terminie lub jeśli udzielona przez nie odpowiedź jest niezadowalająca, Komisja może podjąć decyzję dotyczącą rozliczenia na podstawie posiadanych informacji.

5. Komisja informuje państwo członkowskie o swojej decyzji dotyczącej płatności salda rocznego, w tym o powodach, dla których wszelkie rachunki lub kwoty ujęte na rachunkach nie zostały zapłacone.

W przypadku gdy rachunki lub kwoty na rachunkach nie zostały zapłacone przez Komisję, państwo członkowskie może przedstawić dodatkowe informacje, aby Komisja mogła rozważyć zapłacenie tych rachunków lub kwot w następnym roku budżetowym.

6. 3  Jeśli kwota zatwierdzona przez Komisję w decyzji w sprawie rozliczenia rocznych rachunków za rok budżetowy N jest niższa niż kwota rocznych płatności zaliczkowych na rok budżetowy N, tę drugą kwotę rozlicza się z tą pierwszą. Wszelkie nierozliczone płatności zaliczkowe są rozliczane w kolejnych procedurach rozliczania rachunków.

Akapit pierwszy stosuje się również w przypadkach, w których państwo członkowskie składa roczne rachunki wykazujące zerowe płatności.

7. 4  (skreślony).

8. Ustępy 1-5 niniejszego artykułu są stosowane odpowiednio do kwot odzyskanych.

Artykuł  2

Kontrola zgodności rozliczeń i korekty finansowe dokonywane przez Komisję

1. Jeśli Komisja uznaje, że wydatki nie były zgodne z zasadami unijnymi i krajowymi, powiadamia ona przedmiotowe państwo członkowskie o wynikach kontroli, o środkach naprawczych, które mają zostać podjęte w celu zapewnienia zgodności ze wspomnianymi zasadami, oraz o poziomie korekty finansowej, który uznaje za odpowiedni do jej ustaleń.

Powiadomienia należy dokonać zgodnie z art. 47 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i należy w nim zawrzeć odniesienie do niniejszego artykułu.

2. Państwo członkowskie odpowiada w ciągu dwóch miesięcy od momentu otrzymania powiadomienia. W odpowiedzi państwo członkowskie ma możliwość w szczególności:

a) wykazać Komisji, że projekt(-y) kwalifikuje(-ą) się do otrzymania płatności;

b) wykazać Komisji, że zakres niezgodności lub ryzyka w przypadku wkładu Unii w programy krajowe jest mniejszy niż stwierdzony przez Komisję;

c) powiadomić Komisję o środkach naprawczych, jakie podjęło w celu zapewnienia zgodności z zasadami unijnymi i krajowymi, i o dacie ich wprowadzenia; oraz

d) powiadomić Komisję, czy przydatne byłoby zorganizowanie spotkania dwustronnego.

W uzasadnionych przypadkach Komisja może, na podstawie uzasadnionego wniosku państwa członkowskiego, zezwolić na przedłużenie dwumiesięcznego okresu maksymalnie o dwa miesiące. Wniosek należy kierować do Komisji przed upływem początkowego okresu dwóch miesięcy.

3. Komisja formalnie przekazuje państwu członkowskiemu ustalenia, których dokonała na podstawie informacji otrzymanych w ramach procedury rozliczenia zgodności rachunków.

4. Po przekazaniu swoich ustaleń państwom członkowskim Komisja przyjmuje, jeśli to konieczne, jedną lub więcej decyzji na podstawie art. 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 w celu wykluczenia z finansowania unijnego wszelkich wydatków dokonanych niezgodnie z zasadami Unii.

Komisja może kontynuować postępowanie w ramach kolejnych procedur rozliczenia zgodności rachunków aż do wprowadzenia środków naprawczych przez państwo członkowskie.

Artykuł  3

Decyzja o nierozpoczynaniu lub zaniechaniu procedury rozliczenia zgodności rachunków

Komisja może podjąć decyzję o nierozpoczynaniu lub o zaniechaniu procedury rozliczenia zgodności rachunków zgodnie z art. 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, jeżeli spodziewa się, że ewentualna korekta finansowa będąca skutkiem niezgodności wykrytej w wyniku dochodzenia nie będzie przekraczała 50 000 EUR oraz 2 % konkretnych wydatków, które uznano za niezgodne.

Artykuł  3a  ⁵

Kryteria stwierdzania uchybień w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli

1. Komisja opiera swoją ocenę skutecznego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli na wynikach wszystkich dostępnych audytów przeprowadzanych przez państwa członkowskie, służby Komisji i Trybunał Obrachunkowy, wynikach dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych lub na wszelkich innych informacjach o zgodności z kryteriami desygnacji, o których mowa w art. 2 ust. 1 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1042/2014 ⁶ .

Ocena Komisji obejmuje wewnętrzne środowisko kontrolne programu krajowego, działania w dziedzinie zarządzania i kontroli właściwej instytucji, a także działania w zakresie kontroli i audytu prowadzone przez instytucję audytową, i jest prowadzona w oparciu o weryfikację zgodności z kluczowymi wymogami określonymi w tabeli 1 w załączniku.

2. Zgodność z podstawowymi wymogami, o których mowa w ust. 1, zgodnie z kategoriami określonymi w tabeli 2 w załączniku, jest wykorzystywana do oceny skuteczności funkcjonowania każdej właściwej instytucji oraz do wyciągnięcia ogólnego wniosku w sprawie systemu zarządzania i kontroli. Przy wyciąganiu tego ogólnego wniosku należy uwzględnić wszelkie czynniki łagodzące lub obciążające.

3. Przypadki, w których ocenia się, że którykolwiek z kluczowych wymogów 2, 4, 5, 8, 11, 12 lub 14 z tabeli 1 w załączniku lub większa liczba kluczowych wymogów z tej tabeli należy do kategorii 3 lub 4 określonych w tabeli 2 w załączniku, uznaje się za poważny rodzaj uchybienia w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli.

Artykuł  3b  ⁷

Kryteria stosowania i ustalania poziomu korekt finansowych

1. Komisja stosuje korekty finansowe w przypadku stwierdzenia jednego lub większej liczby pojedynczych lub systemowych nieprawidłowości bądź jednego lub większej liczby uchybień w skutecznym funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli ("uchybienia systemowe").

Do celów niniejszego rozporządzenia nieprawidłowość oznacza jakiekolwiek naruszenie prawa unijnego lub krajowego lub jakiegokolwiek naruszenie przepisów krajowych wynikające z działania lub zaniechania działania ze strony beneficjenta lub beneficjentów, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej poprzez obciążenie tego budżetu nieuzasadnionym wydatkiem.

Kwota korekty finansowej ustalana jest w miarę możliwości indywidualnie dla każdego przypadku i jest ona równa dokładnej kwocie wydatków nienależnie poniesionych z budżetu ogólnego Unii.

W przypadku stwierdzenia przez Komisję nieprawidłowości w reprezentatywnej próbie wydatków w całości lub części programu krajowego, przy jednoczesnym braku opłacalności weryfikacji prawidłowości innych wydatków, korekta może zostać ustalona poprzez ekstrapolację wyników badania próby na resztę populacji, z której pochodzi próba.

W przypadku stwierdzenia przez Komisję nieprawidłowości systemowych lub uchybień systemowych, przy jednoczesnym braku możliwości dokładnego ustalenia wysokości korekty nawet poprzez ekstrapolację, do wydatków zadeklarowanych w odniesieniu do części systemu objętej nieprawidłowościami stosuje się korektę finansową według stawki zryczałtowanej, z zastosowaniem orientacyjnych kryteriów i skali stawek określonych w ust. 2 i 3.

Korekty według stawki zryczałtowanej mogą być również stosowane w odniesieniu do pojedynczych nieprawidłowości.

2. Wysokość korekty według stawki zryczałtowanej ustala się przy uwzględnieniu następujących czynników:

a) wagi nieprawidłowości lub uchybienia systemowego w odniesieniu do całego systemu lub jego części, lub w odniesieniu do rodzajów zgłaszanych wydatków;

b) stopnia ryzyka narażenia budżetu Unii na straty w wyniku danej nieprawidłowości lub uchybienia systemowego;

c) podatności wydatków na nadużycia finansowe w wyniku danej nieprawidłowości lub uchybienia systemowego;

d) wszelkich czynników łagodzących lub obciążających.

3. Wysokość korekty ustalana jest w następujący sposób:

a) w przypadku gdy nieprawidłowości lub poważne uchybienia systemowe są na tyle zasadnicze, częste lub rozpowszechnione, że oznaczają całkowitą niewydolność systemu, która naraża na ryzyko legalność i prawidłowość wszystkich odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 100 %;

b) w przypadku gdy nieprawidłowości lub poważne uchybienia systemowe są na tyle częste i rozpowszechnione, że oznaczają szczególnie poważną niewydolność systemu, która naraża na ryzyko legalność i prawidłowość bardzo dużego odsetka odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 25 %;

c) w przypadku gdy nieprawidłowości lub poważne uchybienia systemowe wynikają z częściowego, słabego lub sporadycznego funkcjonowania systemu, które naraża na ryzyko legalność i prawidłowość dużego odsetka odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 10 %;

d) w przypadku gdy nieprawidłowości lub poważne uchybienia systemowe wynikają z niespójnego funkcjonowania systemu, które naraża na ryzyko legalność i prawidłowość istotnego odsetka odnośnych wydatków, stosuje się stawkę zryczałtowaną w wysokości 5 %.

Zgodnie z zasadą proporcjonalności stawka może zostać obniżona do 2 %, jeśli uznaje się, że charakter i waga nieprawidłowości lub uchybienia systemowego nie uzasadniają zastosowania stawki korekty w wysokości 5 %.

4. Jeśli z powodu niepodjęcia przez właściwą instytucję odpowiednich działań naprawczych w następstwie zastosowania w danym roku budżetowym korekty finansowej te same nieprawidłowości lub uchybienia stwierdza się w kolejnym roku budżetowym, wówczas z uwagi na utrzymywanie się tych nieprawidłowości lub uchybień stawkę korekty można zwiększyć do poziomu nieprzekraczającego następnej w kolejności stawki według skali stawek określonej w ust. 3.

Artykuł  4

Wejście w życie

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w państwach członkowskich zgodnie z Traktatami.

Sporządzono w Brukseli dnia 2 marca 2015 r.

	W imieniu Komisji
	Jean-Claude JUNCKER
	Przewodniczący

ZAŁĄCZNIK ⁸  

Kluczowe wymogi dotyczące systemów zarządzania i kontroli oraz klasyfikacja tych wymogów pod względem ich skutecznego funkcjonowania

(o których mowa w art. 3a rozporządzenia wykonawczego (UE) 2015/378)

Tabela 1

Kluczowe wymogi

	Kluczowe wymogi dotyczące systemów zarządzania i kontroli	Podmioty/instytucje, których to dotyczy	Zakres
1	Odpowiedni opis i rozdzielność funkcji oraz należyte systemy zgłaszania i monitorowania, w przypadkach gdy właściwa instytucja powierza wykonywanie zadań innemu podmiotowi	Właściwa instytucja/ instytucja delegowana	Środowisko wewnętrzne
2	Odpowiedni wybór projektów	Właściwa instytucja/ instytucja delegowana	Działania kontrolne
3	Odpowiednie informowanie beneficjentów, potencjalnych beneficjentów i opinii publicznej	Właściwa instytucja/ instytucja delegowana	Wewnętrzne informowanie i komunikacja
4	Odpowiednie kontrole	Właściwa instytucja/ instytucja delegowana	Działania kontrolne
5	Skuteczne systemy i procedury gwarantujące przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i kontroli w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu	Właściwa instytucja/ instytucja delegowana	Działania kontrolne
6	Wiarygodne systemy komputerowe służące prowadzeniu księgowości, przechowywaniu i przekazywaniu danych finansowych i danych na temat wskaźników, do celów monitorowania i sprawozdawczości;	Właściwa instytucja/ instytucja delegowana	Działania kontrolne/ wewnętrzne informowanie i komunikacja
7	Skuteczne wdrożenie procedur zapobiegania nieprawidłowościom oraz ich wykrywania i korygowania, w tym proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych	Właściwa instytucja/ instytucja delegowana	Działania kontrolne
8	Odpowiednie procedury sporządzania rachunków rocznych, deklaracji zarządczej oraz rocznego podsumowania ostatecznych sprawozdań z audytu i kontroli	Właściwa instytucja/ instytucja delegowana	Działania kontrolne
9	Odpowiednia i kompletna ewidencja kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot anulowanych	Właściwa instytucja/ instytucja delegowana	Działania kontrolne
10	Odpowiedni opis i rozdzielność funkcji, niezależność funkcjonalna od właściwej instytucji oraz odpowiednie systemy zapewniające, aby wszelkie inne podmioty, które przeprowadzają audyty, dysponowały konieczną niezależnością funkcjonalną oraz uwzględniały uznane w skali międzynarodowej standardy audytu	Instytucja audytowa	Środowisko wewnętrzne
11	Odpowiednie audyty systemu	Instytucja audytowa	Działania kontrolne
12	Odpowiednie audyty wydatków	Instytucja audytowa	Działania kontrolne
13	Odpowiednie audyty rachunków	Instytucja audytowa	Działania kontrolne
14	Odpowiednie procedury przedstawiania wiarygodnej opinii audytowej oraz sprawozdań z audytu	Instytucja audytowa	Działania kontrolne

Tabela 2

Klasyfikacja kluczowych wymogów dotyczących systemów zarządzania i kontroli pod względem ich funkcjonowania

Kategoria 1	Funkcjonuje prawidłowo. Nie są potrzebne żadne lub potrzebne są tylko niewielkie usprawnienia.
Kategoria 2	System funkcjonuje. Potrzebne są pewne usprawnienia.
Kategoria 3	System funkcjonuje częściowo. Potrzebne są znaczne usprawnienia.
Kategoria 4	Zasadniczo nie funkcjonuje.

1 Dz.U. L 150 z 20.5.2014, s. 112.

2 Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/377 z dnia 2 marca 2015 r. ustanawiające wzory dokumentów wymaganych do płatności salda rocznego zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego (Zob. s. 17 niniejszego Dziennika Urzędowego).

3 Art. 1 ust. 6 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia nr (UE) 2017/646 z dnia 5 kwietnia 2017 r. (Dz.U.UE.L.2017.92.36) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 26 kwietnia 2017 r.

4 Art. 1 ust. 7 skreślony przez art. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia nr (UE) 2017/646 z dnia 5 kwietnia 2017 r. (Dz.U.UE.L.2017.92.36) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 26 kwietnia 2017 r.

5 Art. 3a dodany przez art. 1 pkt 2 rozporządzenia nr (UE) 2017/646 z dnia 5 kwietnia 2017 r. (Dz.U.UE.L.2017.92.36) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 26 kwietnia 2017 r.

6 Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1042/2014 z dnia 25 lipca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wyznaczenia organów odpowiedzialnych oraz ich obowiązków w dziedzinie zarządzania i kontroli, a także w odniesieniu do statusu i obowiązków organów audytowych (Dz.U. L 289 z 3.10.2014, s. 3).

7 Art. 3b dodany przez art. 1 pkt 2 rozporządzenia nr (UE) 2017/646 z dnia 5 kwietnia 2017 r. (Dz.U.UE.L.2017.92.36) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 26 kwietnia 2017 r.

8 Załącznik dodany przez art. 1 pkt 3 rozporządzenia nr (UE) 2017/646 z dnia 5 kwietnia 2017 r. (Dz.U.UE.L.2017.92.36) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 26 kwietnia 2017 r.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.64.30
• Rodzaj: rozporządzenie
• Tytuł: Rozporządzenie wykonawcze 2015/378 ustanawiające zasady dotyczące stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wprowadzenia procedury rocznego rozliczania rachunków i wprowadzenia kontroli zgodności rozliczeń
• Data aktu: 2015-03-02
• Data ogłoszenia: 2015-03-07
• Data wejścia w życie: 2015-03-08