Decyzja 2012/623/UE w sprawie zamknięcia ksiąg Europejskiej Agencji Leków za rok budżetowy 2010

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

w sprawie zamknięcia ksiąg Europejskiej Agencji Leków za rok budżetowy 2010

(2012/623/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 17 października 2012 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Leków za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego na temat rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Leków za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 726/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady⁽³⁾ ustanawiające Europejską Agencję Leków, w szczególności jego art. 68,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A7-0107/2012),

1. odracza zamknięcie ksiąg Europejskiej Agencji Leków za rok budżetowy 2010;

2. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Leków, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 27.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 136 z 30.4.2004, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu agencji Unii Europejskiej za rok budżetowy 2010: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola agencji Unii Europejskiej

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji z dnia 14 listopada 2011 r. dla Parlamentu Europejskiego i Rady na temat działań podjętych w następstwie decyzji o udzieleniu absolutorium za rok budżetowy 2009 (COM(2011) 736) oraz dokumenty robocze służb Komisji towarzyszące temu sprawozdaniu (SEC(2011) 1350 i SEC(2011) 1351),

– uwzględniając komunikat Komisji z dnia 11 marca 2008 r. zatytułowany "Przyszłość agencji europejskich" (COM(2008) 135),

– uwzględniając swoją rezolucję z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie absolutorium za rok 2009 - wyniki, zarządzanie finansami i kontrola agencji UE⁽¹⁾,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽³⁾, w szczególności jego art. 96,

– uwzględniając specjalne sprawozdanie nr 5/2008 Trybunału Obrachunkowego zatytułowane "Agencje Unii: osiąganie rezultatów",

– uwzględniając specjalne sprawozdania roczne⁽⁴⁾ Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego agencji zdecentralizowanych za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając analizę Parlamentu zatytułowaną "Możliwości i wykonalność ustanowienia wspólnego działu wsparcia dla agencji UE", wydaną 7 kwietnia 2009 r.,

– uwzględniając swoją rezolucję z dnia 15 września 2011 r. w sprawie wysiłków UE w walce z korupcją⁽⁵⁾, swoją deklarację z dnia 18 maja 2010 r. w sprawie działań Unii na rzecz walki z korupcją⁽⁶⁾ oraz komunikat Komisji do Parlamentu Europejskiego, Rady, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów na temat zwalczania korupcji w UE (COM(2011) 308),

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinie Komisji Zatrudnienia i Spraw Socjalnych i Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0103/2012),

A. mając na uwadze, że w przedmiotowej rezolucji przedstawiono, w odniesieniu do każdego organu w rozumieniu art. 185 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002, horyzontalne uwagi towarzyszące decyzjom o absolutorium, zgodnie z art. 96 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 oraz art. 3 załącznika VI do Regulaminu Parlamentu Europejskiego,

B. mając na uwadze, że w ostatnich latach liczba agencji zwiększyła się znacznie, z 3 w 2000 r. do 24 w 2010 r.,

C. mając na uwadze, że decyzje dotyczące ustanowienia i przydziału lokalizacji agencji podjęte przez Radę w ostatnich latach są przyczyną wysokich wydatków i nieskutecznego funkcjonowania przedmiotowych agencji, ponieważ przy ich podejmowaniu nie uwzględniono kwestii związanych ze skutecznością, co poskutkowało wyznaczeniem odległych lokalizacji i ich wysokimi kosztami,

D. mając na uwadze, że budżet zdecentralizowanych agencji w latach 2007-2010 znacznie wzrósł, z 1.055.000.000 EUR (dla 21 agencji) do 1.658.000.000 EUR (dla 24 agencji),

E. mając na uwadze, że wkład Unii w agencje zdecentralizowane w roku budżetowym 2010 wyniósł ponad 620.000.000 EUR,

F. mając na uwadze, że w związku z przyjęciem wyżej wymienionego komunikatu Komisji z dnia 11 marca 2008 r. Parlament, Rada i Komisja ponownie uruchomiły projekt mający na celu określenie wspólnych ram prawnych dla agencji i utworzenie w 2009 r. międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji,

G. mając na uwadze, że wspomniana międzyinstytucjonalna grupa robocza zebrała się po raz siódmy na szczeblu politycznym w dniu 13 grudnia 2011 r., oraz mając na uwadze, że omówiła następujące kwestie: kryteria tworzenia nowych agencji, wybór siedziby agencji i umowy w sprawie siedziby, skład zarządów, procedury mianowania dyrektorów, ocenę i wyniki, program wieloletni i wsparcie administracyjne,

H. mając na uwadze, że przedstawienie specjalnego sprawozdania Trybunału Obrachunkowego w sprawie analizy kosztów agencji Unii Europejskiej planowano na okres do końca 2011 r., oraz mając na uwadze, że w dniu 15 lutego 2012 r. do Trybunału Obrachunkowego wpłynęło pismo zawierające dokument podsumowujący z wypisami danych z lat 2008-2010 na temat kosztów zarządzania agencjami, zarządzania finansowego i skuteczności operacyjnej; mając na uwadze, że w piśmie z dnia 18 kwietnia 2012 r. Trybunał Obrachunkowy poinformował organ udzielający absolutorium, że nie zamierza sporządzić specjalnego sprawozdania w sprawie analizy kosztów agencji Unii Europejskiej,

I. WSPÓLNE WYZWANIA DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA FINANSAMI

Zarządzanie środkami budżetowymi (z uwzględnieniem ich przeniesienia i anulowania)

1. wzywa Komisję, aby corocznie dostarczała organowi udzielającemu absolutorium skonsolidowane informacje na temat całkowitych rocznych środków przydzielanych każdej z agencji z budżetu ogólnego Unii; podkreśla, że dokument ten powinien zawierać następujące informacje:

– początkowy wkład Unii w budżet agencji,

– środki finansowe pochodzące z odzyskania nadwyżki,

– całkowity wkład Unii w budżet agencji,

– wysokość wkładu Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA);

/tir

wzywa Komisję, aby corocznie dostarczała organowi udzielającemu absolutorium skonsolidowane informacje na temat, w stosownych przypadkach, wysokości dochodów uzyskanych przez agencje oraz wysokości wkładu państw członkowskich i osób trzecich;

2. wzywa Komisję do dostarczenia, w przejrzysty i porównywalny sposób, informacji wymienionych w ust. 1 za rok budżetowy 2010 oraz za poprzednie lata budżetowe celem umożliwienia Parlamentowi i opinii publicznej porównania wkładu UE w każdą z agencji na przestrzeni kilku lat; umożliwi to również jasność, przejrzystość i kontrolę publiczną nad wydatkowaniem środków unijnych;

3. wzywa Komisję, aby wstrzymała zwiększanie budżetów agencji, a nawet rozważyła możliwość zmniejszenia wkładu Unii w ich budżety; wzywa także agencje do ograniczenia kosztów bieżących i ogólnych, między innymi poprzez połączenie agencji wykonujących podobne lub pokrywające się zadania, lub mających wiele lokalizacji, oraz do wprowadzenia mechanizmów jasno pokazujących wykorzystanie i rozliczenie każdego EUR oraz do znacznych oszczędności środków unijnych;

4. domaga się, aby agencje systematycznie uzasadniały budżet korygujący i przesunięcia w swoich sprawozdaniach finansowych i sprawozdaniach rocznych z zarządzania budżetem i finansami;

5. zauważa, że niektóre agencje mają trudności z terminowym wykonaniem swoich budżetów oraz że środki są przyznawane na przedsięwzięcia, które nie są powiązane z rokiem budżetowym; wyraża swoje zaniepokojenie w związku z tym, że znaczne środki budżetowe są przydzielane pod koniec roku budżetowego; uważa, że może to wskazywać na to, że środki unijne są w niektórych przypadkach wykorzystywane niepotrzebnie; wzywa Trybunał Obrachunkowy, a w szczególności same agencje, do dostarczenia dodatkowych informacji i uzasadnienia - dotyczy to takich agencji jak Cedefop, Wspólnotowy Urząd Ochrony Odmian Roślin (CPVO), EFSA, EMSA, Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji (ENISA), Europejska Agencja Kolejowa (ERA), Eurojust i Agencja Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA), które wydały ponad 25 % swoich środków budżetowych w ciągu ostatnich dwóch miesięcy 2010 r., a także takich agencji jak CEPOL, CPVO, Frontex i, ponownie, EMSA, które stale wykazują wysoki odsetek przenoszonych środków, które należy anulować;

6. wyraża swoje zaniepokojenie w związku z tym, że w przypadku takich agencji, jak ECHA, ENISA, ERA, Eurofound, FRA, CEPOL, EU-OSHA, EFSA, Eurojust, Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (ECDC), Frontex, UHRW, wskaźnik kwot narosłych w porównaniu do przeniesionych środków w 2010 r. był niższy niż 50 %; wzywa wymienione agencje do przedstawienia dodatkowych informacji i uzasadnienia, ponieważ przedstawione dane wskazują, że ponad połowa przeniesionych środków jest powiązana z działaniami podjętymi w kolejnym roku, co w przypadku braku uzasadnienia stanowi naruszenie zasady jednoroczności;

7. zauważa dużą liczbę przeniesień i anulowań środków operacyjnych w niektórych agencjach w roku budżetowym 2010, których Trybunał Obrachunkowy nie uznał za istotne lub nieuzasadnione w swoich sprawozdaniach za rok budżetowy 2010; z tego względu z zadowoleniem przyjąłby od Trybunału informacje na temat kryteriów zastosowanych przy ocenie, co stanowi istotne lub nieuzasadnione przeniesienie;

8. zaznacza, że wysoki poziom przenoszenia i anulowania środków często wskazuje na niezdolność agencji do zarządzania znacznie podwyższonym budżetem; domaga się, żeby zdolność absorpcyjna i czas niezbędny do realizacji dodatkowych zadań odgrywały większą rolę w przyszłych decyzjach budżetowych; wzywa do zmniejszenia rocznego budżetu danej agencji w razie niepodjęcia żadnych działań strukturalnych w celu zajęcia się tą sprawą;

9. wzywa agencje do usprawnienia swojego zarządzania zobowiązaniami, planowania wewnętrznego i ogólnego prognozowania dochodów celem ograniczenia wysokich kwot przeniesionych środków i wysokiego poziomu anulowania; przypomina agencjom, że muszą udoskonalić swój system programowania i monitorowania oraz wcześniej zaczynać postępowania o udzielenie zamówienia celem ograniczenia przenoszenia środków; wzywa ponadto Komisję do przygotowania wytycznych i zachowania wysokiego poziomu kontroli w tym zakresie;

10. uznaje jednak, że ze względu na swoje struktury finansowe niektóre agencje, takie jak EMA, pod koniec każdego roku budżetowego odnotowują wysoki poziom przenoszenia środków; wzywa te agencje do ustanowienia odpowiedniego mechanizmu umożliwiającego im określanie, we właściwym czasie, swojego szacunkowego poziomu przenoszenia środków; jest zdania, że taki mechanizm ma podstawowe znaczenie dla oceny, czy poziom przenoszenia środków pod koniec roku jest uzasadniony, a także dla oceny zdolności agencji do odpowiedniego zarządzania swoimi budżetami;

11. uznaje fakt, że niektóre agencje działające w obszarze przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości są agencjami operacyjnymi i że wykonanie ich budżetu może zależeć od czynników zewnętrznych;

12. wyraża zadowolenie z zamiaru dalszego ograniczenia przenoszenia środków przez Cedefop dzięki zastosowaniu ujednoliconych wzorów wykonania budżetu (zobowiązania, płatności) oraz postępów w zamówieniach; uważa ten środek za praktykę, którą powinny naśladować inne agencje;

13. wskazuje, że zanim pojęte zostaną decyzje o zlecaniu zadań na zewnątrz i o łączeniu, należy przeprowadzić gruntowną analizę, dzięki której można będzie ocenić, czy koszty administracyjne agencji można zmniejszyć np. w dziedzinach budżetowania i zarządzania personelem; w związku z tym powołuje się na analizę pt. "Możliwości i wykonalność ustanowienia wspólnego działu wsparcia dla agencji UE", którą Parlament przeprowadził już w 2009 r.;

14. przypomina, że budżet agencji musi być zrównoważony; podkreśla, że niektóre agencje dzięki swej działalności generują zyski, co czasami powoduje powstanie nadwyżki; jest zdania, że w przypadku agencji finansowanych w całości z budżetu Unii Europejskiej nadwyżka wygenerowana w roku n powinna zostać wyraźnie odliczona z dotacji unijnej na rok n + 1;

15. zwraca się do agencji o zbadanie swoich wewnętrznych procesów administracyjnych w celu zmniejszenia obciążenia administracyjnego; zwraca szczególną uwagę na procesy udzielania zamówień i naboru, w przypadku których można osiągnąć znaczące oszczędności;

16. nalega, by podczas przygotowywania przyszłych planów zasobów agencje porównały swoje koszty administracyjne z kosztami zbliżonych agencji oraz by podczas obsadzania stanowisk wzięły pod uwagę tabelę porównawczą ocen pracowników administracyjnych;

17. uważa również, że w przypadku agencji, które w części się samofinansują, klienci powinni ponosić pełne koszty usług świadczonych przez te agencje, w tym również składek wnoszonych przez pracodawcę do systemu emerytalno-rentowego; uwzględniając rozwiązanie problemu ewentualnych braków w stosunku do prognoz dotyczących dochodów z honorariów od klientów i konieczności zapewnienia dostępności niezbędnych środków finansowych dla agencji, wzywa Komisję, aby przeanalizowała potrzebę i ewentualne modalności związane ze stworzeniem oddzielnej rezerwy, która będzie wykorzystywana w przejrzysty sposób;

18. wzywa wszystkie odnośne podmioty budżetowe do przestrzegania swoich obowiązków w ramach procedury budżetowej, do dostarczania odpowiedniego uzasadnienia wniosków dotyczących budżetów agencji (tj. wniosków dotyczących prowizorium budżetowego, jego zwiększenia lub zmniejszenia) oraz do większej ostrożności w przyszłości przy podejmowaniu decyzji o zwiększeniu budżetów niektórych agencji, mając na uwadze czas niezbędny do realizacji nowych zadań; jest zdania, że budżety agencji należy opierać na ich rzeczywistych potrzebach; wzywa zatem Komisję i wszystkie właściwe strony uczestniczące w procedurze budżetowej do możliwie szybkiego wdrożenia zalecenia Trybunału Obrachunkowego dotyczącego stosowania przez agencje podejścia budżetowania od zera podczas sporządzania swoich budżetów, co oznacza, że budżety poszczególnych agencji są sporządzane bez odniesienia do kwot historycznych, lecz z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb poszczególnych agencji;

19. wzywa agencje do maksymalnego zmniejszenia liczby opóźnionych płatności poprzez zastosowanie środków naprawczych; jest głównie zaniepokojony tym, że opóźnione płatności zwiększają ryzyko związane z koniecznością płacenia odsetek i opłat za opóźnione płatności, na które nie przewidziano środków w budżecie;

20. wzywa także agencje do starannego i pełnego informowania o wyjątkach zgodnie ze standardem kontroli wewnętrznej nr 16;

/pkt

Uchybienia w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia

21. zwraca uwagę na uchybienia w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia; wzywa agencje do zwiększenia skuteczności swoich systemów kontroli wewnętrznej w celu uniknięcia lub wykrycia trwałych błędów zagrażających legalności i prawidłowości transakcji agencji;

22. wzywa agencje do odpowiedniego wzmocnienia postępowań o udzielenie zamówienia, a zwłaszcza zezwoleń na udzielanie zamówień na poziomie decyzji o finansowaniu i programu prac; zwraca na przykład uwagę, że w przypadku EMSA brak danych wspierających decyzje finansowe dotyczące planowanych zamówień operacyjnych może narazić na szwank ważność decyzji agencji;

23. wzywa agencje, aby włączyły do swego rocznego programu prac jasne informacje dotyczące koperty finansowej przeznaczonej na zamówienia oraz orientacyjną liczbę i rodzaj planowanych kontraktów; niepokoi się, że w rocznym planie pracy agencje nie ujawniają jednoznacznie wszystkich informacji, o jakich mowa w rozporządzeniu finansowym i przepisach wykonawczych do rozporządzenia; zauważa, że ten niedostatek widać szczególnie u EMSA i ERA;

24. wzywa agencje do zadbania o uwzględnienie kompleksowych, dokładnych i terminowych informacji na temat wyjątków w rocznym sprawozdaniu z działalności, szczegółowe listy kontrolne i schematy pozwolą agencjom dokładnie określić obowiązki i role wszystkich pracowników, co pozwoli na wyśledzenie ewentualnych nieprawidłowości;

25. poza tym wzywa agencje do zapewnienia, by o procedurze negocjacyjnej, która powinna być stosowana w ściśle określonych warunkach, należycie i natychmiast informować organ administracyjny, aby był on w pełni poinformowany o zakresie tych procedur;

26. wzywa też agencje do rozwoju kontroli ex post i składania z nich sprawozdań celem zapewnienia odpowiednich działań następczych w przypadku potencjalnych nieprawidłowości; popiera w tym względzie inicjatywy służące stworzeniu centralnej i skoordynowanej komórki na szczeblu zarządzania wewnętrznego każdej z agencji celem ograniczenia ryzyka nieefektywnego wykorzystania środków i nieskoordynowanego monitorowania kontraktów;

27. wyraża zadowolenie z inicjatywy EFSA dotyczącej sporządzania instrukcji w zakresie zamówień, w której zostaną określone role i obowiązki na każdym etapie tego procesu i która będzie regularnie aktualizowana; uważa, że pozostałe agencje powinny również zastosować takie rozwiązanie;

28. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Trybunał Obrachunkowy był w stanie uzyskać racjonalną pewność, że roczne sprawozdania finansowe wszystkich agencji działających w obszarze przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości za rok budżetowy 2010 są we wszystkich istotnych aspektach wiarygodne i że transakcje leżące u ich podstaw są legalne i prawidłowe; zwraca uwagę, że absolutorium z wykonania budżetu tych agencji powinno nadal opierać się na wynikach osiąganych w ciągu całego roku;

II. WSPÓLNE WYZWANIA DOTYCZĄCE WYNIKÓW

/pkt

Program wieloletni (PW)

29. wzywa agencje do przygotowania wieloletnich programów strategicznych i wytycznych dostosowanych do specyfiki realizowanych przez nie działań; uważa, że ważne jest, aby wieloletnie planowanie działań (celów i środków ich osiągania) zostało powiązane z wieloletnim planowaniem zasobów (przede wszystkim budżetu i personelu) oraz w przejrzysty sposób przekładało się na roczny program prac; ponadto wzywa agencje do konsultacji z Parlamentem w tej sprawie;

30. zachęca agencje do stworzenia wieloletniego, strategicznego planu informatycznego wspierającego realizowane przez nie działania operacyjne;

/pkt

Roczny program prac (RPP)

31. uważa, że stosowana przez agencje procedura wewnętrzna wspierająca ustalenie RPP ma duży wpływ na rzetelność informacji, które agencja przekazuje zainteresowanym podmiotom i organowi udzielającemu absolutorium; w związku z tym wzywa agencje do zachowania spójności w planowaniu, właściwych procedurach i wytycznych oraz przygotowania odpowiedniej dokumentacji wspierającej RPP celem udzielenia informacji dotyczących wszystkich przewidzianych do wykonania działań i zasobów przewidzianych dla danego działania;

32. uważa, że istnieje pilna potrzeba, by komisje właściwe dla agencji ponownie jak najdokładniej zbadały roczne programy prac agencji i dostosowały je do bieżących okoliczności i priorytetów politycznych;

33. w związku z tym oczekuje pogłębienia współpracy z Komisją przy opracowywaniu rocznych planów prac;

34. wzywa do ścisłej współpracy agencji, by zapewnić skuteczną koordynację rocznych programów prac;

35. przede wszystkim apeluje, aby agencje podjęły działania zapewniające, że RPP będzie wystarczająco szczegółowy i będzie zawierać wszystkie wymagane informacje (tzn. informacje dotyczące wszystkich działań realizowanych przez agencje oraz zasobów przewidzianych na realizację tych działań), a także będzie dodatkowo obejmować szczegółowe informacje i oszacowania dotyczące wydatków przeniesionych na następny rok;

36. w tym względzie zachęca agencje do oparcia przygotowywanych przez nie RPP na wzorze ułatwiającym ich porównanie; w związku z tym wzywa Komisję do przygotowania wytycznych dotyczących tego wzoru;

37. obawia się, że podział obowiązków związanych z przygotowaniem i przyjęciem RPP nie został określony w decyzji o powołaniu niektórych agencji (np. Eurojust); uważa, że może to doprowadzić do nieporozumień oraz braku odpowiedzialności za przygotowanie i przyjęcie RPP; oczekuje na wniosek Komisji dotyczący zmiany podstawy prawnej;

/pkt

Sprawozdanie z działalności rocznej (SDR)

38. wzywa agencje do ujednolicenia struktury rocznego sprawozdania z działalności według formatu stosowanego przez dyrekcje generalne Komisji (DG), a co za tym idzie przekazania szczegółowych i kompletnych informacji w sprawie wykonania SDR, budżetu i planu polityki kadrowej, wskaźników zarządzania budżetem takich jak wydatki pod koniec roku finansowego (tj. zobowiązania budżetowe podjęte przez agencję w ciągu ostatnich trzech miesięcy roku), systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej, ustaleń z audytów wewnętrznych/zewnętrznych oraz działań następczych po sformułowaniu zaleceń audytowych, zaleceń organu udzielającego absolutorium oraz poświadczeń wiarygodności dyrektora wykonawczego; wzywa agencje do ujęcia w SDR informacji wynikających ze sprawozdań finansowych oraz ze sprawozdań w sprawie zarządzania budżetem i finansami planowanym w kontekście procedury udzielenia absolutorium, uwzględniając limity czasowe na przygotowanie skonsolidowanych sprawozdań rocznych Unii;

39. wymaga, aby struktura SDR każdej agencji uwzględniała elementy wspólne oparte na najlepszych praktykach stosowanych w agencjach z myślą o ułatwieniu porównania; w tym względzie wzywa Komisję do opracowania orientacyjnego wzoru we współpracy z agencjami;

40. wzywa dyrektorów agencji do przekazania Trybunałowi Obrachunkowemu, Parlamentowi, Radzie i Komisji swoich SDR za rok n oraz oceny zarządów do dnia 1 lipca roku n + 1;

41. wyraża zadowolenie z tego, że w swoim SDR za 2010 r. Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy zawarła szczegółowe dane porównawcze za kolejne lata umożliwiające organowi udzielającemu absolutorium przeprowadzenie bardziej efektywnej oceny wyników agencji; uważa, że pozostałe agencje powinny pójść za jej przykładem;

42. wzywa agencje do podjęcia dalszych działań zmierzających do zapewnienia, że SDR skutecznie przełożą się na RPP; podkreśla, że jest to kluczowy element pozwalający na dokonanie właściwej oceny działań oraz rezultatów działalności agencji w kontekście wkładu Unii, a co za tym idzie ustalenie wyników agencji; w tym względzie zaleca przygotowanie SDR i RPP przede wszystkim Europejskiej Agencji Chemikaliów, Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu i Europolowi; zauważa jednak, że pewne agencje (np. Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii i Organ Nadzoru Europejskiego Globalnego Systemu Nawigacji Satelitarnej) wykazały się brakami w tym zakresie, a planowane przez nie zasoby na działania (budżet zadaniowy) były niezgodne ze strukturą organizacyjną agencji, co uniemożliwiło skontrolowanie wykonania budżetu;

43. z zadowoleniem przyjmuje zamiar wprowadzenia przez Cedefop i Europejską Agencję Chemikaliów wykresu Gantta do każdego ze swych kluczowych działań operacyjnych w SDR za 2010 r.; przypomina agencjom, że te wykresy pozwalają szybko określić ilość czasu, jaką każdy pracownik poświęcił danemu projektowi, oraz zachęca do stosowania podejścia ukierunkowanego na osiąganie rezultatów; zachęca agencje do tego, aby wykres Gantta stał się częścią programowania każdego z działań operacyjnych;

/pkt

Ocena agencji

44. wzywa agencje do przeprowadzenia i przedstawienia co dwa lata zleconej przez Komisję, Parlament lub Trybunał Obrachunkowy, kompleksowej oceny działań, wyników i skuteczności oraz opublikowania sprawozdania na ich stronach internetowych; następnie, agencje należy wezwać do przygotowania planu działania uwzględniającego plan działań następczych oparty na wnioskach z oceny wyników i rocznego sprawozdania z postępu prac;

/pkt

Sprawozdanie dotyczące art. 96

45. przypomina, że zgodnie z art. 96 ust. 2 ramowego rozporządzenia finansowego od agencji wymaga się przedłożenia organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania ze środków podjętych w oparciu o spostrzeżenia i zalecenia sformułowane przez organ udzielający absolutorium w poprzednich sprawozdaniach z udzielenia absolutorium;

46. wyraża ubolewanie, że informacje przedłożone przez agencje w sprawozdaniach dotyczących art. 96 pochodzą od agencji i że w związku z tym nie można w pełni potwierdzić precyzyjności ich oświadczeń oraz przyjąć za pewnik; w związku z tym wzywa międzyinstytucjonalną grupę roboczą ds. agencji regulacyjnych do rozpatrzenia zawarcia przepisu w sprawie utworzenia i wdrożenia mechanizmu weryfikacji dotyczącego informacji przedkładanych przez agencje w sprawozdaniach w sprawie art. 96, aby umożliwić organowi udzielającemu absolutorium uzyskanie pewności co do prawdziwości otrzymanych informacji oraz sumiennego przestrzegania uwag i zaleceń sformułowanych przez Parlament w poprzednich rezolucjach w sprawie udzielenia absolutorium;

/pkt

Tabela załączona do sprawozdania rocznego Trybunału Obrachunkowego

47. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że agencje przedstawiły w tabeli załączonej do poszczególnych sprawozdań Trybunału Obrachunkowego za rok 2010 zestawienie działań zrealizowanych w latach 2010 i 2009, tak aby pozwolić organowi udzielającemu absolutorium na lepszą ocenę ich wyników na przestrzeni dwóch lat; zauważa, że organ udzielający absolutorium domagał się tego od czasów procedury udzielenia absolutorium agencjom za rok 2008;

/pkt

Rola koordynatora sieci agencji

48. wyraża uznanie dla Europejskiej Agencji Chemikaliów za skuteczne pełnienie roli koordynatora sieci agencji podczas procedury udzielania absolutorium na rok 2010; uważa, że rozwijające się wspólne przedsiębiorstwa powinny pójść za jej przykładem;

III. WSPÓLNE WYZWANIA DOTYCZĄCE PRZEJRZYSTOŚCI

/pkt

Strona internetowa agencji

49. nalega, aby za pośrednictwem swoich stron internetowych agencje przedłożyły informacje niezbędne do zapewnienia przejrzystości, w szczególności przejrzystości finansowej; przede wszystkim nalega, aby agencje udostępniły na swoich stronach internetowych wykaz wszystkich zamówień udzielonych w ostatnich trzech latach, wykaz członków ich zarządów wraz z oświadczeniem o ewentualnym konflikcie interesów oraz wykaz wszystkich przedsiębiorstw, które zawarły umowy PPP lub które mają inne powiązania handlowe z agencjami; wzywa Komisję do kontynuowania działań zmierzających do pełnego udostępnienia tych informacji oraz objęcia ich systemem przejrzystości finansowej;

/pkt

Stosunki z zainteresowanymi podmiotami

50. wzywa agencje do zapewnienia, że wykonają powierzone im funkcje we współpracy z poszczególnymi zainteresowanymi podmiotami;

51. wzywa agencje do zwiększenia zaangażowania instytucji europejskich, zwłaszcza Parlamentu, w planowanie roczne;

/pkt

Konflikt interesów

52. wzywa agencje do przyjęcia skutecznych procesów, które w należyty sposób uwzględniają zarzuty o konflikt interesów w agencjach lub zarządzie, zwłaszcza w Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Lotniczego, Europejskiej Agencji Środowiska i Europejskim Urzędzie ds. Bezpieczeństwa Żywności;

53. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywy niektórych agencji, na przykład Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa, której jednostka audytu wewnętrznego przygotowała i przeprowadziła wewnętrzne szkolenie poświęcone etyce i rzetelności w agencji; wyraża szczególne zadowolenie z tego, że szkolenie to jest obowiązkowe dla wszystkich pracowników i ma na celu podniesienie świadomości na temat wartości etycznych i organizacyjnych, a zwłaszcza etycznego postępowania, unikania konfliktów interesów, zapobiegania nadużyciom i zgłaszania nieprawidłowości;

54. wzywa agencje do uważnego zewidencjonowania i oceny systemów kontroli w celu zapobieżenia konfliktowi interesów między ich pracownikami a biegłymi zatrudnionymi w agencji; ponadto wzywa zarząd agencji do przyjęcia i stosowania wobec swoich członków bardziej restrykcyjnych reguł i mechanizmów weryfikacji w celu zagwarantowania ich pełnej niezależności od interesów prywatnych; po raz kolejny przypomina, że renoma agencji zostanie narażona na szwank, jeżeli agencja będzie posądzona o konflikt interesów, co będzie miało negatywny wpływ na renomę Unii;

55. przypomina, że Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich skrytykował EFSA za sposób, w jaki ocenił on potencjalne konflikty interesów oraz przypadki "syndromu drzwi obrotowych"; wzywa inne agencje do stosowania skutecznych procedur służących wykrywaniu wszelkich konfliktów interesów oraz przeciwdziałaniu im; zauważa też, że należy określić okres przejściowy ("cooling-off") dla osób, które wcześniej zajmowały stanowisko dyrektora agencji lub pełniły ważną funkcję w ramach agencji;

56. w związku z tym wzywa agencje, aby przedłożyły właściwym komisjom Parlamentu i Komisji Kontroli Budżetowej szczegółowy przegląd procedur, kryteriów i mechanizmów weryfikacji stosowanych w celu uniknięcia przypadków "syndromu drzwi obrotowych" i konfliktów interesów jeżeli funkcja ta jest wykonywana wraz z odpowiednikami krajowymi, nalega, aby agencje jasno określiły tę wspólnie wykonywaną funkcję w celu uniknięcia luk w odpowiedzialności za przypadki konfliktów interesów;

57. ponawia ponadto wezwanie do Komisji o przedstawienie informacji na temat istnienia i stosowania przepisów dotyczących okresów przejściowych ("cooling-off") i w porównywalnych przypadkach we wszystkich agencjach przed końcem 2012 r.;

58. z zadowoleniem przyjmuje wyrażony przez Trybunał Obrachunkowy zamiar przeprowadzenia kompleksowej analizy polityki agencji w zakresie zarządzania sytuacjami, w jakich występuje konflikt interesów, w celu zapobieżenia konfliktom interesów, przy uwzględnieniu opracowanej przez OECD definicji konfliktu interesów i odpowiednich uregulowań tej organizacji w tym zakresie;

59. przypomina, że we wspomnianej powyżej rezolucji z dnia 15 września 2011 r. w sprawie wysiłków UE w walce z korupcją Parlament wezwał m.in. Komisję i agencje unijne do zapewnienia większej spójności poprzez sformułowanie kodeksów postępowania lub uzupełnienie już istniejących dokumentów tego typu o minimalne, przejrzyste reguły dotyczące konfliktów interesów;

60. przypomina, że konflikty interesów są przyczyną korupcji, nadużyć, niewłaściwego zarządzania funduszami i kadrami, faworyzowania i wywierają szkodliwy wpływ na bezstronność decyzji i jakość prac oraz umniejszają zaufanie obywateli do instytucji unijnych, w tym agencji;

/pkt

Nabór dyrektorów agencji

61. wzywa międzyinstytucjonalną grupę roboczą do opracowania szczegółowych zasad mianowania dyrektorów agencji celem wprowadzenia otwartej, przejrzystej i rzetelnej procedury naboru; w związku z tym wzywa międzyinstytucjonalną grupę roboczą do zapewnienia, że w swoim wspólnym oświadczeniu wspomni o tym, iż kandydaci wybrani na stanowisko dyrektorów agencji są poddawani publicznemu wysłuchaniu przed komisjami Parlamentu;

62. zwraca uwagę, że w przypadku Europejskiego Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych, Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego oraz Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych (agencje, które ustanowiono w 2010 r., a które rozpoczęły działalność w 2011 r.) rada nadzorcza mianuje dyrektora wykonawczego, jednak po zatwierdzeniu jego kandydatury przez Parlament jako organ udzielający absolutorium; podkreśla, że procedura ta powinna stać się regułą mianowania dyrektorów wykonawczych wszystkich agencji;

/pkt

Zapobieganie nadużyciom

63. wzywa agencje do bardziej aktywnego działania w dziedzinie stwierdzania nadużyć i zapobiegania im oraz właściwego i systematycznego informowania o tych działaniach; podkreśla, że należy sformalizować, rozszerzyć i wesprzeć funkcję, jaką Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wykonuje wobec agencji;

/pkt

System ostrzegania

64. uważa, że jeżeli Komisja ma uzasadnione obawy, iż agencja zamierza podjąć decyzję lub zaangażować się w działania, które mogą nie być zgodne z mandatem agencji, mogą naruszać prawo unijne lub stać w rażącej sprzeczności z celami unijnej polityki, ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia o tym Parlamentu i Rady, aby umożliwić im podjęcie właściwego działania;

IV. WSPÓLNE WYZWANIA DOTYCZĄCE ZASOBÓW LUDZKICH

/pkt

Procedury rekrutacyjne

65. nalega, aby agencje przyjęły niezbędne środki poprawienia zgodności z prawem, przejrzystości i bezstronności procesów naboru; zwraca uwagę na występujące w wielu agencjach uchybienia podczas procedur naboru pracowników, które narażają na szwank przejrzystość tych procedur lub naruszają zasadę równego traktowania w zakresie stosowania kryteriów kwalifikujących; zauważa w szczególności, że Trybunał Obrachunkowy wielokrotnie informował o następujących uchybieniach:

– nie istnieją dowody, że kryteria wyboru oraz progi punktowe wymagane do zaproszenia kandydatów na testy pisemne oraz rozmowę kwalifikacyjną zostały określone przed rozpoczęciem procesu oceny,

– dokumentacja procedur rekrutacyjnych jest niepełna,

– nierówne traktowanie podczas procedury rekrutacyjnej kandydatów z wewnątrz/zewnątrz,

– ograniczona konkurencja;

/tir

uważa, że uchybienia te ograniczają zdolność agencji do: reagowania na prawdopodobne zarzuty o arbitralne podejmowanie decyzji w sprawie naboru personelu; podejmowania decyzji odwoławczych;

66. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę Europejskiego Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego w sprawie ustanowienia w 2010 r. narzędzia naboru on-line RECON - Recruitment Online, które pomoże Centrum w przyspieszeniu, zwiększeniu efektywności i przejrzystości procesu naboru; wzywa wszystkie agencje do stosowania tej procedury;

67. uważa, że każdego roku ma miejsce wymiana pracowników, w tym dyrektorów, między agencjami; wzywa Komisję do przedłożenia Parlamentowi wykazu wszystkich członków personelu, w tym dyrektorów oraz osób zajmujących stanowiska kierownicze, które zmieniły miejsce pracy w jednej agencji na inną agencję lub inną instytucję unijną przynajmniej od 2008 r.;

68. wzywa Komisję do przedłożenia Parlamentowi szczegółowego wykazu kryteriów stosowanych w celu zapewnienia niezależności, niezawisłości i odpowiednich kwalifikacji personelu pochodzącego z naboru, w tym kryteriów mających na celu zakończenie lub zapobieganie konfliktom interesów oraz stosowanie odstraszających kar za ujawnione nieprawidłowości;

69. ubolewa nad tym, że w 2010 r. w niektórych agencjach nadal odnotowano wysoki wskaźnik wakatów; zwraca się do tych agencji o podjęcie wszelkich niezbędnych kroków celem uniknięcia takiej sytuacji w przyszłości;

/pkt

Szczególnie istotne zadania powierzane pracownikom czasowym

70. ponownie wzywa agencje do dopilnowania, by szczególnie istotne zadania nie były powierzane pracownikom czasowym; ubolewa nad tym, że niektóre agencje zatrudniły pracowników czasowych w celu wykonania szczególnie istotnych zadań lub dostępu do szczególnie chronionych informacji; podkreśla niebezpieczeństwo potencjalnych naruszeń zasad bezpieczeństwa w związku z dostępem pracowników czasowych do szczególnie chronionych informacji lub brakiem ich wiedzy o procedurze, którą należy zastosować, albo o faktycznych konfliktach interesów;

/pkt

Elastyczne godziny pracy - urlop

71. wzywa wszystkie agencje do poinformowania właściwego organu udzielającego absolutorium o liczbie dni urlopu przyznanych dla każdej kategorii w ramach programów ruchomego czasu pracy i urlopów wyrównawczych w 2010 r.;

V. WYZWANIA DOTYCZĄCE SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

72. zachęca agencje do dalszego ulepszania swoich systemów kontroli wewnętrznej, aby wzmacniały roczne poświadczenie wiarygodności dyrektora; podkreśla również, że dla agencji ważne jest stworzenie stanowiska w zakresie zarządzania ryzykiem umożliwiającego rejestrację zagrożeń oraz tworzenie planów działań prewencyjnych;

/pkt

Służba Audytu Wewnętrznego (IAS)

73. zauważa, że zgodnie z obowiązującymi przepisami agencje nie mają jako takiego obowiązku udostępniania sprawozdań IAS Komisji Kontroli Budżetowej; uznaje to za wadę przepisów; uważa za konieczne, aby sprawozdania audytora wewnętrznego były udostępniane członkom Komisji Kontroli Budżetowej, ewentualnie w warunkach ograniczonego dostępu; wzywa współprawodawców do wprowadzenia w bieżących negocjacjach poprawek do rozporządzeń finansowych, tak aby audytor wewnętrzny miał obowiązek przekazywać sprawozdania organowi udzielającemu absolutorium za pośrednictwem sekretariatu Komisji Kontroli Budżetowej;

74. uważa, że rola IAS jako audytora wewnętrznego agencji zdecentralizowanych jest bardzo ważna; podkreśla zwłaszcza, że IAS wydaje niezależne opinie na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz wydaje zalecenia dotyczące poprawy warunków wykonywania operacji oraz wspierania należytego gospodarowania finansami agencji;

75. w związku z tym zwraca się do zarządów agencji, aby przyjęły zalecenia IAS, by jak najszybciej wprowadzić środki w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i wyjaśnienia organowi udzielającemu absolutorium przyczyn odmów i opóźnień we wdrażaniu zaleceń IAS;

VI. WYZWANIA DOTYCZĄCE SYSTEMU KONTROLI ZEWNĘTRZNEJ

/pkt

Trybunał Obrachunkowy przeprowadza audyt agencji

76. zwraca uwagę, że zarówno IAS, jak i Trybunał Obrachunkowy wydają agencjom zalecenia dotyczące usunięcia ich niedociągnięć; z zadowoleniem przyjmuje wysiłki obydwu instytucji audytowych zmierzające do udzielania agencjom przydatnych porad w sprawie możliwości usunięcia ich niedociągnięć; stanowczo przypomina agencjom, że powinny poważnie potraktować wydane zalecenia oraz powinny podjąć działania niezbędne w celu usunięcia ich niedociągnięć; domaga się, by IAS informowała organ władzy budżetowej o niedociągnięciach wykrytych w sprawozdaniach sporządzonych przez dyrektorów agencji zgodnie z art. 72 ust. 5 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 oraz do jawnego opublikowania zaleceń wydanych agencjom w celu zagwarantowania interesu publicznego, a w związku z tym również skuteczności ich zadań audytowych;

77. odnotowuje wydanie przez Trybunał Obrachunkowy 32 dokumentów publicznych dotyczących agencji w 2010 r., które zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz są dostępne na stronach internetowych zarówno Trybunału Obrachunkowego, jak i Komisji Kontroli Budżetowej; zachęca zatem Trybunał Obrachunkowy do dalszego gruntownego i bezstronnego wykonywania funkcji audytowej w odniesieniu do agencji oraz uwzględnienia ustaleń i zaleceń w wydawanych publicznych sprawozdaniach rocznych i specjalnych, co pozwoli organowi władzy budżetowej na udzielenie absolutorium w pełni, a także do zapewnienia stałej informacji dla obywateli Unii;

78. zauważa, że postępowania o udzielenie zamówienia są przedmiotem corocznych audytów agencji przeprowadzanych przez Trybunał Obrachunkowy; udziela Trybunałowi Obrachunkowemu poparcia w jego zadaniach kontroli zewnętrznej, aby zagwarantować, że Trybunał Obrachunkowy dołoży wszelkich starań, by uzyskać jak najpełniejsze informacje w sprawie procedur udzielania zamówień, co ma na celu stwierdzenie, że zaproszenia agencji do przygotowania zamówień, ich publikacja i ocena, a także fazy zarządzania zamówieniami w pełni respektują zasadę maksymalnej i otwartej konkurencji oraz zasadę gospodarnego wykorzystywania środków, oraz że Trybunał Obrachunkowy może zweryfikować faktyczne obroty spółek, którym każda z agencji udzieliła zamówienia, w celu upewnienia się, że obroty nie wiążą się ze zmianą oficjalnej nazwy wykonawcy;

79. zwraca się do Trybunału Obrachunkowego o stworzenie, na podstawie istotnych danych zgromadzonych podczas audytu, publicznej bazy danych w łatwo dostępnym formacie (np. w plikach Excel lub CSV), obejmującej między innymi:

– zobowiązania budżetowe podjęte w ciągu trzech ostatnich miesięcy roku,

– przeniesione wydatki w odniesieniu do budżetu agencji,

– rozbieżności między szacowanymi (ex ante) i faktycznymi (ex post) przeniesionymi wydatkami,

– średni zapas środków pieniężnych w skali miesiąca,

– wydatki anulowane w odniesieniu do średnich zapasów środków pieniężnych w skali roku,

– zyski z oprocentowania względem średnich zapasów środków pieniężnych agencji,

– średnie zapasy środków pieniężnych w odniesieniu do średnich wydatków w skali dnia,

– liczbę unikatowych użytkowników strony internetowej agencji oraz publikacje/komunikaty prasowe opublikowane przez agencje w odniesieniu do środków przydzielonych na stosunki publiczne;

/tir

w związku z tym apeluje do agencji o terminowe dostarczanie Trybunałowi Obrachunkowemu niezbędnych danych i oszacowań;

80. zwraca się do Trybunału Obrachunkowego o stworzenie łatwo dostępnej i przejrzystej procedury rankingu agencji przy wykorzystaniu ważnych wskaźników w takich dziedzinach, jak dobre zarządzanie finansami i budżetem, niskie koszty zarządzania i efektywna skuteczność operacyjna, a także o dostarczenie podstawowych danych w łatwo dostępnym formacie (np. w plikach Excel lub CSV);

/pkt

Sprawozdania Trybunału Obrachunkowego w sprawie rocznych sprawozdań finansowych

81. przypomina, że podczas udzielania agencjom wcześniejszego absolutorium organ udzielający absolutorium wezwał Trybunał Obrachunkowy do przekazania dalszych informacji w sprawie:

– efektywności systemów kontroli wewnętrznej w każdej agencji,

– potencjalnych konfliktów interesów w agencjach,

– oceny rocznego sprawozdania z działań każdej agencji,

– wyników agencji;

82. z zadowoleniem przyjmuje dołączenie przez Trybunał Obrachunkowych do swojej oceny rocznego sprawozdania z działań agencji specjalnej tabeli zawierającej porównanie operacji z roku 2009 i 2010, dzięki czemu opinia publiczna zostanie poinformowana o tych działaniach;

83. przypomina, że Trybunał Obrachunkowy występuje jako zewnętrzny niezależny organ kontroli między innymi w celu umożliwienia obywatelom Europy korzystania z przysługującego im prawa do informacji o tym, jak wydawane są ich pieniądze i jak agencje są zarządzane; w tym kontekście przypomina, że agencje służą interesowi publicznemu i powinny być wiarygodne dla obywateli, których interesom mają służyć; wzywa Trybunał Obrachunkowy, żeby przekazywał organowi udzielającemu absolutorium możliwie najbardziej szczegółowe informacje dotyczące działań następczych podejmowanych w związku z wcześniejszymi audytami oraz nieprawidłowości, które Trybunał uznał za nie dość ważne, aby o nich wspomnieć, w celu wspierania organu udzielającego absolutorium w jego roli polegającej na kontrolowaniu agencji;

/pkt

Dwa sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego: jedno planowane, ale niezrealizowane, drugie ma zostać opublikowane w 2012 r.

84. obawia się, że pomimo informacji przedłożonych przez Trybunał Obrachunkowy w jego rocznym programie prac na 2011 r. oraz ponawianych wniosków Parlamentu sprawozdanie specjalne dotyczące analizy kosztów agencji nie zostało przedstawione; stwierdza, że Trybunał Obrachunkowy podejmował wysiłki w celu udzielenia Parlamentowi informacji na temat analizy kosztów agencji; jest jednak zaskoczony tym, że w dniu 15 lutego 2012 r. przewodniczący Trybunału Obrachunkowego przesłał do przewodniczącego Parlamentu pismo wraz z załącznikiem, w którym to piśmie zasadniczo stwierdził, że załącznik ten (i) nie jest sprawozdaniem specjalnym w sprawie analizy kosztów agencji; (ii) ma charakter niepubliczny; oraz (iii) nadaje się do wykorzystania na potrzeby udzielenia absolutorium za 2011 r., mimo że dane zawarte w załączniku obejmują lata 2008-2010; wyraża ubolewanie, że Trybunał Obrachunkowy nie zamierza sporządzić specjalnego sprawozdania w sprawie analizy kosztów agencji, jak stwierdzono w piśmie Trybunału skierowanym do organu udzielającego absolutorium w dniu 18 kwietnia 2012 r.;

85. zwraca uwagę, że Trybunał Obrachunkowy opublikuje sprawozdanie specjalne w sprawie konfliktów interesów w zarządzaniu agencjami do końca czerwca 2012 r.; wyrażając zaniepokojenie, że niektóre agencje raz po raz borykają się z przypadkami obejmującymi konflikt interesów, z zadowoleniem przyjmuje tę decyzję i wzywa Trybunał Obrachunkowy, by wzmożył prace zmierzające do przedstawienia specjalnego sprawozdania w planowanym terminie;

/pkt

Przekazywanie audytów Trybunału Obrachunkowego dotyczących agencji podmiotom zewnętrznym

86. uważa, że jeżeli audytorzy sektora prywatnego muszą być zaangażowani w zewnętrzny audyt sprawozdań finansowych agencji, nabór i mianowanie prywatnych audytorów powinien się odbywać zgodnie z właściwymi regułami, w tym dotyczącymi przejrzystych zamówień publicznych, oraz, w miarę potrzeb, należy wprowadzić mechanizmy kontroli gwarantujące, że prace dotyczące zgodności z prawem i regulowania dochodów i wydatków oraz rzetelności sprawozdań finansowych agencji wykonuje się zgodnie z wymaganymi standardami; uważa też, że za poszczególne aspekty audytów zewnętrznych przekazanych na zewnątrz, w tym przekazane ustalenia audytowe, w całości odpowiada Trybunał Obrachunkowy, który będzie musiał zarządzać wszystkimi wymaganymi procedurami administracyjnymi i dotyczącymi zamówień oraz sfinansować je z własnego budżetu bez ubiegania się o budżet dodatkowy, ponieważ zadanie to należy do kompetencji Trybunału Obrachunkowego; ponadto dzisiejszy kryzys nie zezwala na przydzielenie dodatkowych budżetów na wykonywanie zadań, za które odpowiadają instytucje unijne, w tym przypadku Trybunał Obrachunkowy;

87. wzywa Trybunał Obrachunkowy do zapobiegania jakimkolwiek konfliktom interesów podczas wykonywania niezależnego audytu agencji;

88. uważa też, że jeżeli stosuje się przekazywanie wykonania zadań poza jednostką, sprawozdanie niezależnych rewidentów powinno zostać niezwłocznie opublikowane przez niezależnych rewidentów i Trybunał Obrachunkowy; w związku z tym Parlament wymaga od Trybunału Obrachunkowego powstrzymania się od nakładania klauzul tajności na zamówienie udzielone potencjalnemu niezależnemu rewidentowi w odniesieniu do publikowania sprawozdań w formie przygotowanej przez niezależnego wykonawcę; jednocześnie Trybunał Obrachunkowy musi wziąć odpowiedzialność za niezależny audyt i podjąć odpowiednie działania;

VII. ZARZĄDZANIE AGENCJAMI

/pkt

Zarząd

89. zwraca uwagę, że liczące wiele osób zarządy niektórych agencji oraz charakter ich członków i duża fluktuacja kadrowa wśród nich mogą powodować nieskuteczność organu decyzyjnego; w związku z tym apeluje do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji o zajęcie się tą sprawą oraz o przeprowadzenie ponownej oceny charakteru statusu członków zarządów, zakresu kompetencji i aspektów związanych z konfliktem interesów; ponadto proponuje, aby wziąć pod uwagę możliwość połączenia organów zarządczych agencji zajmujących się podobnymi dziedzinami w celu zmniejszenia kosztów posiedzeń;

90. zwraca uwagę na odpowiedzialność w zakresie zarządzania agencjami i kontroli nad nimi, jaka spoczywa na zarządzie; ocenia, że niektóre decyzje zarządu mogą mieć szkodliwy wpływ na zarządzanie agencją, np. odrzucenie jednego bądź kilku zaleceń audytora wewnętrznego bez ważnego uzasadnienia; wzywa do ponownego rozważenia pozycji Komisji w zarządach agencji i do przyznania jej prawa do głosowania oraz mniejszości blokującej w odniesieniu do decyzji dotyczących zarządzania budżetem, finansami i administracyjnego; zwraca się ponadto do Komisji o informowanie organu udzielającego absolutorium o decyzjach podjętych przez zarząd, które byłyby sprzeczne z zasadą należytego zarządzania budżetem i finansami agencji lub z rozporządzeniem finansowym;

91. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że podjęto działania w odpowiedzi na uwagi Trybunału Obrachunkowego w sprawie wprowadzenia ściślejszego monitoringu i kontroli przesunięć środków, a ponadto oczekuje, że w przyszłości budżety agencji nadal będą podlegały ścisłemu nadzorowi; jest zdania, że problemy związane z opracowywaniem budżetu według działalności pojawiają się z powodu praktycznych trudności w podziale wydatków na personel, wydatków administracyjnych i operacyjnych, w przypadku gdy dziedziny działalności dotyczą informacji, usług doradztwa i środków budowania zaufania;

92. wzywa agencje do przejrzystszego przedstawienia w sprawozdaniu z działalności stanu zatrudnienia obejmującego również pracowników kontraktowych; oczekuje porozumienia w międzyinstytucjonalnej grupie roboczej ds. agencji, jako że porozumienie takie wniesie istotny wkład do sposobu finansowania i działania agencji;

93. z zaniepokojeniem zauważa, że w przypadku ośmiu agencji, tj. CEPOL, ECHA, EFSA, Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (EMCDDA), EMSA, Europejskiej Fundacja Kształcenia (ETF), FRA i Frontex, średni koszt przypadający na posiedzenie zarządu oraz na członka zarządu wyniósł w 2010 r. między 1.017 EUR a 6.175 EUR; jest zdania, że koszt ten jest wygórowany oraz że konieczne jest jego radykalne zmniejszenie;

/pkt

Wsparcie administracyjne

94. ponadto wzywa agencje do wzięcia pod uwagę poniższych możliwości przy rozważaniu prawdopodobnego wsparcia administracyjnego po to, by agencje mogły działać w sposób jak najbardziej efektywny:

– połączenie mniejszych agencji w celu uzyskania oszczędności oraz uniknięcia nakładania się na siebie celów oraz zapobieżenia dalszemu wydatkowaniu budżetu Unii,

– podział służb między agencjami albo poprzez zbliżenie lokalizacji, albo obszarów polityki; w tym względnie pochwala inicjatywę EMSA-CFCA polegającą na podziale funkcji Służby Audytu Wewnętrznego; uważa to jednak za początek, który należy kontynuować poprzez restrukturyzację i połączenie, co będzie dotyczyło agencji;

95. wzywa Komisję lub Trybunał Obrachunkowy, żeby dokonały oceny wszystkich agencji, tak by ustalić i przeanalizować:

– potencjalne synergie i i przypadki niepotrzebnych lub dublujących się działań agencji,

– nadmierne koszty ogólne związane z lokalizacją siedziby;

/tir

oraz żeby przygotowały kompleksową ocenę kosztów, korzyści i skutków, w której przeanalizują połączenie lub zamknięcie niektórych agencji, w razie gdyby wartość dodana lub skuteczność danej agencji nie były wystarczające, a także żeby powiadomiły Parlament o tej sprawie najpóźniej do udzielenia absolutorium za rok 2011;

96. wzywa Komisję i Radę do wzięcia pod uwagę faktycznej potrzeby każdej agencji i konieczności oszczędzania pieniędzy unijnych podatników w czasie kryzysu finansowego i gospodarczego, a także uwzględnienia, że niektóre państwa członkowskie są zainteresowane posiadaniem agencji w ich konkretnym państwie z przyczyn innych niż publiczny interes Unii;

/pkt

Procedury dyscyplinarne

97. przypomina, że Parlament od czasu rezolucji o udzieleniu absolutorium na rok 2006 wzywał agencje do rozważenia możliwości utworzenia międzyagencyjnej rady dyscyplinarnej w celu bezstronnego stosowania sankcji dyscyplinarnych włącznie z wykluczeniem; zwraca uwagę na nadal występujące trudności w realizacji tego projektu; wzywa jednak agencję koordynującą sieć agencji do ustanowienia sieci pracowników znajdujących się na odpowiednim szczeblu hierarchii zawodowej, by zostać członkami rady dyscyplinarnej;

VIII. UWAGI DOTYCZĄCE AGENCJI: WSPÓLNA KONCEPCJA

98. wyraża zadowolenie z bieżących prac międzyinstytucjonalnej grupy ds. agencji, której zadaniem jest zbadanie roli i statusu zdecentralizowanych agencji w instytucjonalnej strukturze Unii, utworzenia, struktury i działania tych agencji, a także spraw finansowych, budżetowych, kontrolnych i zarządczych; wzywa międzyinstytucjonalną grupę roboczą do przygotowania projektu wniosku dotyczącego wspólnego stanowiska Parlamentu, Rady i komisji w sprawie agencji;

99. wzywa Komisję do wysunięcia propozycji organizacji i wdrożenia profesjonalnego systemu zarządzania środkami pieniężnymi w posiadaniu agencji;

100. zwraca się do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej o określenie obszarów, na których zadania agencji są powielane i nakładają się na siebie, oraz o rozważenie możliwości połączenia niektórych agencji;

101. jest przekonany, że korzyści, jakie agencje odniosłyby w związku z podziałem służb administracyjnych, byłyby zbliżone do korzyści płynących ze współpracy między Komitetem Regionów i Europejskim Komitetem Ekonomiczno-Społecznym; apeluje do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej o rozważenie kwestii geograficznego rozproszenia agencji, co w znacznej mierze przyczynia się do ich nadmiernych kosztów oraz utrudnia współpracę; jest przekonany, że gdyby agencje były zgrupowane tylko w kilku miejscach, wówczas mogłyby wspólnie ponosić koszty ogólne i koszty zarządzania, a w szczególności koszty związane z IT, personelem i zarządzaniem finansami;

102. na zakończenie oświadcza, że szczególnie w czasach kryzysu rzeczywistą wartość dodaną agencji należy uważnie i szybko przeanalizować w celu uniknięcia wszelkich nieobowiązkowych wydatków i wydatków, które nie są bezwzględnie konieczne, aby właściwie odnieść się do konkretnych potrzeb, obaw i oczekiwań dotyczących zaufania do naszych instytucji; podkreśla, że Unia i jej państwa członkowskie nie mogą prosić obywateli Unii o oszczędzanie pieniędzy, jeśli same tego nie robią; apeluje o uczciwość w odniesieniu do podstawowych oszczędności dokonywanych przez organy unijne - w tym agencje - jeśli takich oszczędności wymaga się od obywateli, którzy są podatnikami wnoszących wkład w budżet Unii;

103. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej rezolucji agencjom objętym obecną procedurą udzielania absolutorium, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu.

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 250 z 27.9.2011, s. 269.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁽⁴⁾ Dz.U. C 368 z 16.12.2011.

⁽⁵⁾ Teksty przyjęte, P7_TA(2011) 388.

⁽⁶⁾ Dz.U. C 161 E z 31.5.2011, s. 62.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2012.286.387
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2012/623/UE w sprawie zamknięcia ksiąg Europejskiej Agencji Leków za rok budżetowy 2010
• Data aktu: 10/05/2012
• Data ogłoszenia: 17/10/2012