SPRAWOZDANIE Z ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMISEKCJA 1 - PARLAMENT EUROPEJSKI
ROK BUDŻETOWY 2011
(2012/C 164/01)
(Dz.U.UE C z dnia 9 czerwca 2012 r.)
WSTĘP
1. W niniejszym sprawozdaniu przeanalizowano zarządzanie budżetem i finansami Parlamentu Europejskiego w roku budżetowym 2011. Przedstawiono w skrócie wykorzystanie środków finansowych oraz zdarzenia, które miały znaczny wpływ na działalność w omawianym roku (części I i II) oraz przegląd wyników uzyskanych w stosunku do celów wyznaczonych na 2011 r. (część III).
2. Sprawozdanie sporządzono zgodnie z art. 122 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(1) (zwanego dalej "rozporządzeniem finansowym"), art. 185 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(2) (zwanego dalej "przepisami wykonawczymi") oraz art. 13 ust. 2 przepisów wewnętrznych dotyczących wykonywania budżetu Parlamentu Europejskiego(3). Analiza oparta jest na sprawozdaniu tymczasowym sporządzonym przez księgowego.
I. ZARZĄDZANIE FINANSAMI: UWAGI OGÓLNE
3. Środki końcowe Parlamentu wyniosły 1.685.829.393 EUR, czyli 20,03 % pułapu z działu V ram finansowych(4). Poniższa tabela 1 przedstawia wykonanie budżetu Parlamentu Europejskiego w roku budżetowym 2011.
Tabela 1
Wykorzystanie środków
| Rodzaj środków |
Środki w 2011 r. (EUR lub %)
|
Środki w 2010 r. (EUR lub %)
|
Zmiana 2010/2011 |
| Środki |
|
|
|
| Środki początkowe |
1 685 829 393 |
1 607 363 235 |
5 % |
| Budżet korygujący |
- |
9 397 164 |
- |
| Środki końcowe |
1 685 829 393 |
1 616 760 399 |
4 % |
| Środki końcowe |
|
|
|
| Środki na zobowiązania |
1 570 478 058 |
1 552 290 272 |
1 % |
| % środków końcowych |
93 % |
96 % |
-3 % |
| Środki na płatności |
1 347 577 674 |
1 321 261 642 |
2 % |
| % zobowiązań |
86 % |
85 % |
1 % |
| Przeniesienia na kolejny rok |
|
|
|
| Automatyczne przeniesienia na kolejny rok(*) |
222 900 384 |
231 028 630 |
-4 % |
| % środków końcowych |
13 % |
14 % |
-1 % |
| % zobowiązań |
14 % |
15 % |
-1 % |
| Przeniesienia nieautomatyczne (niezaangażowane środki przeniesione na kolejny rok)(**) |
21 700 000 |
9 240 000 |
135 % |
| % środków końcowych |
1,3 % |
0,6 % |
1 % |
| Umorzenia |
|
|
|
| Środki umorzone |
93 651 335 |
55 230 127 |
70 % |
| % środków końcowych |
5,6 % |
3,4 % |
2 % |
| Przeniesienia z roku poprzedniego |
|
|
|
| Automatyczne przeniesienia z roku poprzedniego |
231 028 630 |
180 265 823 |
28 % |
| Płatności z wykorzystaniem środków przeniesionych |
207 438 331 |
156 561 474 |
32 % |
| % przeniesień |
90 % |
87 % |
3 % |
| Kwota środków umorzonych |
23 590 299 |
23 704 349 |
0 % |
| Przeniesienia nieautomatyczne z roku poprzedniego |
9 240 000 |
10 100 000 |
-9 % |
| Płatności z wykorzystaniem środków przeniesionych |
- |
8 383 750 |
-100 % |
| % przeniesień |
0 % |
83 % |
-83 % |
| Środki w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel w danym roku |
|
|
|
| Środki w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel w danym roku |
23 815 077 |
110 298 523 |
- 78 % |
| Środki na zobowiązania |
12 284 019 |
13 916 325 |
- 12 % |
| % środków z przyznanych dochodów |
52 % |
13 % |
39 % |
| Środki na płatności |
10 081 911 |
10 247 794 |
- 2 % |
| % środków na płatności pochodzących z dochodów przeznaczonych na określony cel |
82 % |
74 % |
8 % |
| Środki w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel w danym roku |
11 531 058 |
96 382 198 |
- 88 % |
| Środki w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel przeniesione na kolejny rok |
107 592 247 |
110 017 852 |
|
| Środki w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel przeniesione na kolejny rok |
- 2 % |
| Środki w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel przeniesione z roku poprzedniego |
|
|
|
| Środki w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel przeniesione z roku poprzedniego |
110 017 852 |
20 637 870 |
433 % |
| Środki na zobowiązania |
20 580 678 |
15 646 888 |
32 % |
| Środki na płatności |
15 204 926 |
10 100 531 |
51 % |
| % zobowiązań |
74 % |
65 % |
9 % |
|
Uwaga: (*) Artykuł 9 ust. 1 i art. 9 ust. 4 rozporządzenia finansowego.
(**) Artykuł 9 ust. 1, art. 9 ust. 2 lit. a) i art. 9 ust. 5 rozporządzenia finansowego.
|
A. Dochody
4. Całkowita kwota dochodów zaksięgowanych na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiła 173.293.432 EUR (243.094.204 EUR w 2010 r.), w tym 23.815.077 EUR dochodu przeznaczonego na określony cel (110.298.523 EUR w 2010 r.).
B. Budżet początkowy i budżety korygujące
5. Środki w budżecie końcowym Parlamentu na 2011 r. wynosiły 1.685.829.393 EUR, czyli o 4 % więcej w porównaniu z budżetem na 2010 r. (1.616.760.399 EUR).
C. Zobowiązania i płatności
6. Zobowiązania wyniosły ogółem 1.570.478.058 EUR, czyli 93 % środków końcowych (2010 r.: 96 %). Płatności wyniosły 1.347.577.674 EUR, czyli 86 % zaciągniętych zobowiązań (2010 r.: 85 %).
D. Przeniesienia z 2011 na 2012 r.
7. Przeniesienia automatyczne na rok budżetowy 2012 wyniosły 222.900.384 EUR, czyli 14 % ogółu zaangażowanych środków (2010 r.: 15 %). Środki niezaangażowane do końca roku i przeniesione na rok budżetowy 2012 (przeniesienia nieautomatyczne) osiągnęły całkowitą kwotę 21.700.000 EUR - tj. 1,3 % środków końcowych (2010: 0,6 %) - i zostały wykorzystane do celów przedstawionych w tabeli 2.
Tabela 2
Cel przeniesień nieautomatycznych na 2012 r.
| (EUR) |
| Artykuł |
Cel |
Kwota |
|
2003 "Zakup nieruchomości"
|
Budynek TREBEL - projekt nabycia |
15 000 000 |
|
2001 "Opłaty za użytkowanie wieczyste"
|
Rozbudowa budynku Konrad Adenauer w Luksemburgu |
6 200 000 |
|
2005 "Budowa budynków"
|
Rozbudowa budynku Konrad Adenauer w Luksemburgu |
500 000 |
| Ogółem |
21 700 000 |
E. Przeniesienia z 2010 na 2011 r.
8. "Automatyczne" przeniesienia środków na 2011 r. osiągnęły całkowitą kwotę 231.028.630 EUR (2010 r.: 180.265.823 EUR). Płatności z wykorzystaniem środków przeniesionych wyniosły 207.438.331 EUR, czyli 90 % (2010 r.: 87 %). Kwota środków umorzonych wyniosła zatem 23.590.299 EUR i pozostaje stabilna w porównaniu z 2010 r. (23.704.349 EUR). Umorzenia dotyczyły głównie następujących pozycji budżetowych: artykułu 1 0 0 "Wynagrodzenia i dodatki", artykułu 3 2 4 "Produkcja i rozpowszechnianie", artykułu 2 0 0 "Budynki", artykułu 1 4 0 "Inni pracownicy i osoby zapewniające świadczenia z zewnątrz", artykułu 2 0 2 "Koszty związane z budynkami" i artykułu 2 1 4 "Wyposażenie i instalacje techniczne".
9. W tabeli 3 przedstawiono umorzone kwoty i główne powody umorzenia.
Tabela 3
Główne powody umorzenia automatycznych przeniesień z 2010 na 2011 r.
| Artykuł |
Środki umorzone |
Główne przyczyny umorzenia |
| Artykuł 1 0 0 "Wynagrodzenia i dodatki" |
5 984 533 |
Przeniesienie z 2009 r. było niewystarczające, co doprowadziło do przeszacowania przeniesienia z 2010 r. na 2011 r. przy braku dowodów statystycznych i nie całkiem rozwiniętych systemach sprawozdawczości, co wynika z wprowadzenia rzeczywistego systemu zwrotu kosztów dopiero w 2009 r. (nowy statut posła). |
|
Artykuł 3 2 4 "Produkcja
i rozpowszechnianie"
|
3 241 725 |
Pozycje 3 2 4 2 i 3 2 4 8: Te pozycje budżetowe są wykorzystywane przez centralne służby DG COMM i biura informacyjne. Biura są często zmuszone do odwoływania szeregu zaplanowanych działań z uwagi na ograniczone zasoby ludzkie. Pozycja 3 2 4 4: Wydatki w tej pozycji szacuje się na podstawie obowiązujących przepisów, czyli w przypadku zaproszonych oficjalnie grup na podstawie potencjalnej liczby odwiedzających przypadającej na posła do PE.
Jako że cały ten zakres działalności zarządza się środkami zaliczkowymi, całkowita zaciągnięta kwota została przeniesiona na koniec roku w celu zapewnienia uiszczenia zaliczek. W przypadku programu wizyt w instytucjach Unii Europejskiej (EUVP) wydatkami tymi zarządza się ponadto wspólnie z Komisją.
|
| Artykuł 2 0 0 "Budynki" |
2 747 374,34 |
Budynek im. Konrada Adenauera: Opóźnienie biur analiz w przedstawianiu ofert przetargowych wynikało z bankructwa jednego z podwykonawców i w konsekwencji nie wykorzystano części środków przeniesionych z pozycji 2 0 0 8 na honoraria, których nie wypłacono. Ponadto opóźnienie w realizacji prac geotermicznych jest powodem niewykorzystania części środków przeniesionych automatycznie z pozycji 2 0 0 5. |
| Artykuł 1 4 0 "Inni pracownicy i osoby zapewniające świadczenia z zewnątrz" |
2 301 620,71 |
Większość przesuniętych środków figuruje w pozycji 0 1 4 0 2 i dotyczy wypłaty wynagrodzeń dla pomocniczych tłumaczy konferencyjnych. Wypłat dokonuje Komisja (SCIC), a ich rozliczenie dokonuje się następnie między rachunkami PE i Komisji. Mimo że znana jest ilość usług oraz opracowano statystyki dotyczące średnich kosztów, trudno jest dokonać precyzyjnych szacunków, gdyż wszystkie szczegóły podejmowanych zadań pozostają nieokreślone, dopóki pomocniczy tłumacze konferencyjni nie zgłoszą się po rozliczenie. Z tego względu trudno jest przesunąć jedynie właściwą sumę środków potrzebnych na pokrycie zobowiązań, które przyjęto w drugim półroczu. Ponadto należy utrzymać rezerwę na nieprzewidziane wydatki w celu pokrycia ewentualnej indeksacji wynagrodzeń wypłaconych w ciągu roku. (Wynagrodzenia pomocniczych tłumaczy konferencyjnych są dostosowane do wynagrodzeń urzędników i dlatego podlegają tym samym decyzjom o indeksacji, które podejmuje się w stosunku do pracowników instytucji).
|
| Artykuł 2 0 2 "Koszty związane z budynkami" |
2 288 301,72 |
Pozycje 2 0 2 2 i 2 0 2 4: niewielkie oszczędności w wyniku tańszego zafakturowania prac wykonanych we własnym zakresie, niż to szacowano na początku. |
| Artykuł 2 1 4 "Wyposażenie i instalacje techniczne" |
1 724 614,59 |
Pozycja 2 1 4 0/09: 1,2 mln EUR przyznano w grudniu 2010 r. w celu pokrycia kosztów zamówienia udzielonego w procedurze przetargowej 2010/S 124-188886 (CC EP/DGCOMM/AV/02/10). Zamówienie to dotyczyło usług objętych pozycją 1 tego przetargu. Jednak kontrahent odesłał podpisane zamówienie dopiero 23 grudnia i do połowy czerwca nie zdołał przedstawić dokumentacji na potrzeby kryteriów wykluczenia. Urzędnik zatwierdzający nie mógł zatem podpisać zamówienia do stycznia 2011 r. Pierwotne środki musiały zatem zostać umorzone, a kwota na pokrycie kosztów zamówienia przeniesiona na 2011 r. |
10. Nieautomatyczne przeniesienia na 2011 r. dokonane zgodnie z art. 9 ust. 2a wyniosły 9.240.000 EUR. Dotyczyły pozycji 2 0 0 3 "Zakup nieruchomości".
11. Środki przeniesione w sposób nieautomatyczny do celów nabycia i zagospodarowania Domu Europy w Sofii nie mogły zostać wypłacone z powodu usterek i niezgodności prac dotyczących zagospodarowania budynku. Instytucje zleciły nadzór nad pracami lokalnej firmie architektonicznej. W trakcie nadzorów firma stwierdziła i udokumentowała niską jakość wykonania. W celu zachowania dowodów niskiej jakości wykonania na potrzeby ewentualnego postępowania sądowego Parlament wszczął procedurę zachowania dowodów, prowadzoną przez niezależnego eksperta. W tej sytuacji nie dokonano dotychczas żadnej płatności. Obowiązująca umowa przewiduje całkowitą zapłatę dopiero po zakończeniu i odbiorze prac remontowych.
F. Środki dostępne w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel
12. Udostępnione w 2011 r. dochody przeznaczone na określony cel wyniosły 23.815.077 EUR (2010 r.: 110.298.523 EUR). Poziom realizacji zobowiązań wyniósł 52 % (2010 r.: 13 %). Płatności wyniosły 10.081.911 EUR, czyli 82 % zaciągniętych zobowiązań (2010 r.: 74 %).
13. Saldo w wysokości 107.592.247 EUR zostało przesunięte na rok budżetowy 2012 (dochody przeznaczone na określony cel). Jeżeli chodzi o dochody przeznaczone na określony cel w tym roku, ich całkowita kwota wyniosła 23.815.077 EUR. Źródło środków z dochodów przeznaczonych na określony cel w 2011 r. przeanalizowano na poniższym wykresie.
Wykres 1
Środki w ramach dochodów przeznaczonych na określony cel w 2011 r. z podziałem na rozdziały
grafika
14. Przesunięte na 2010 r. dochody przeznaczone na określony cel wyniosły 110.017.852 EUR (2010: 20.637.870 EUR). Zaciągnięte zobowiązania wyniosły 20.580.678 EUR (2010: 15.646.888 EUR). Płatności dokonane w 2011 r. stanowiły 74 % zaciągniętych zobowiązań (2010 r.: 65 %).
15. Większość przeniesionych na 2011 r. środków z dochodów przeznaczonych na określony cel pochodzi z rozdziału 2 0 i wynika z przekazania przez państwo belgijskie w dniu 27 stycznia 2010 r. kwoty 85.987.000 EUR w ramach zwrotu kosztów za teren, na którym położone są budynki D4 i D5 i kosztów rozbudowy dachu nad stacją Bruksela-Luksemburg. Kwoty tej nie wykorzystano w 2011 r. i przeniesiono na rok budżetowy 2012. Przewiduje się wykorzystanie tych środków na projekt TREBEL.
G. Umorzenia
16. Środki w wysokości 93 651 335 (2010 r.: 55.230.127 EUR) stanowiące 5,6 % środków końcowych (2010 r.: 3,4 %) zostały umorzone. Główne powody umorzenia przedstawione są w poniższej tabeli:
Tabela 4
Główne powody umorzenia środków bieżących w 2011 r.
|
|
Kwota umorzona (EUR) |
% umorzenie/ linia |
Główne przyczyny umorzenia |
| 4 2 2 |
Asystenci posłów |
18 679 355 |
9,87 % |
Niewypłacenie w 2011 r. rocznego dostosowania wynagrodzeń akredytowanych asystentów w następstwie decyzji Rady. Zwiększenie o 1.500 EUR/miesiąc w 2010 r. i 1.500 EUR/miesiąc w 2011 r. puli środków przeznaczonych dla posłów na pomoc parlamentarną nie przełożyło się na proporcjonalne zwiększenie liczby umów. |
| 1 2 0 |
Wynagrodzenia i inne świadczenia |
10 712 562 |
1,95 % |
Wpływ przejść na emeryturę, wolniejsze niż zakładano wykorzystanie stanowisk "lizbońskich" (2010 i 2011 r.) zarówno przez dyrekcje generalne, jak i grupy polityczne, oraz wpływ przeniesień wewnętrznych. Niewypłacenie rocznego dostosowania wynagrodzeń, w sprawie którego do tej pory Rada nie podjęła decyzji.
|
| 1 0 9 |
Rezerwa przeznaczona na 18 nowych posłów - Traktat z Lizbony |
9 400 264 |
100 % |
Nie wykorzystano rezerwy dla 18 nowych posłów do PE, którzy mają być powołani zgodnie z protokołem załączonym do traktatu lizbońskiego (data rozpoczęcia ich mandatu - 1 grudnia 2011 r.). |
| 3 2 4 |
Produkcja i rozpowszechnianie |
7 957 323 |
9,30 % |
Pozycje 3 2 4 2, 3 2 4 4 i 3 2 4 5: Niski poziom wykorzystania w tych pozycjach wynika z trudności, z jakimi borykają się biura informacyjne przy dokładnym szacowaniu swoich potrzeb budżetowych i w realizacji ich budżetu. Podejmuje się działania w celu poprawy trafności szacunków i skuteczności realizacji budżetu w celu osiągnięcia maksymalnych poziomów realizacji. Pozycja 3 2 4 8: Niższe ceny nowozawieranych umów ramowych. Ponadto całkowita umorzona kwota 878.875 EUR została umorzona z uwagi na wyniki wezwania do składania wniosków o dotacje, które nie przyniosło wystarczająco dużo projektów, którym warto byłoby przyznać dotację. 715.000 EUR umorzono w wyniku kłopotów z wszczęciem dwóch procedur przetargowych, co oznaczało, że nie można było ich zakończyć przed końcem roku. |
| 1 0 0 |
Wynagrodzenia i dodatki |
7 325 583 |
3,92 % |
Szacowana nadwyżka wynika z tego, że budżet na rok 2011 oparto na preliminarzu wydatków sporządzonym w styczniu 2010 r., kiedy nie można było dokładnie określić finansowych skutków wdrożenia statutu posła. |
|
ŚRODKI REZERWOWE |
6 100 000 |
100 % |
Końcowa kwota linii |
| 1 4 0 |
Inni pracownicy i osoby zapewniające świadczenia z zewnątrz |
4 241 621 |
4,34 % |
Nadwyżka w pozycji 1 4 0 0 "Inni pracownicy" wynika z niewypłacenia w 2011 r. rocznego dostosowania wynagrodzeń i niezbędnego marginesu działania budżetowego, który cechuje tę pozycję (rytm fakturowania spółek, którym zleca się prace czasowe, oraz księgowania dochodów przeznaczonych na określony cel). |
| 3 0 0 |
Koszty podróży służbowych pracowników i przejazdów pomiędzy trzema miejscami pracy |
3 869 533 |
12,98 % |
Brak aktualizacji pułapów zwrotu kosztów hotelowych i diet dziennych, którą brano pod uwagę przy sporządzaniu budżetu, oraz lepsza kontrola kosztów transportu. |
| 2 0 2 |
Koszty związane z budynkami |
2 688 538 |
2,63 % |
Wynika to głównie z oszczędności w pozycji 2 0 2 6 (Ochrona i nadzór nad budynkami). Oszczędności w tej pozycji wynikały z jednej strony z racjonalizacji wydatków na ochronę i współpracy między ochroną ogólną a ochroną przeciwpożarową, a z drugiej strony z kar nałożonych na firmę zapewniającą ochronę budynków i osób w Brukseli z powodu nieprzestrzegania umowy i warunków zamówienia. Kwota ta pozwoliła na absorpcję kosztu związanego z opóźnieniem w internalizacji zadań w zakresie akredytacji i przyjmowania odwiedzających wskutek trudności napotkanych w trakcie procedur obsadzania stanowisk. |
| 3 2 0 |
Zamawianie ekspertyz |
2 492 196 |
24,72 % |
Ze względów politycznych i operacyjnych przy przyznawaniu środków na ekspertyzy Konferencja Przewodniczących Komisji traktuje komisje tymczasowe jak komisje stałe. Ich ewentualne zapotrzebowanie na ekspertyzy, a czasem ich rzeczywisty czas rozpatrywania spraw, są jednak trudniejsze do przewidzenia. W 2011 r. niepełne wykorzystanie środków dotyczy dwóch komisji tymczasowych. Po pierwsze, zostały one rozwiązane w połowie roku, mimo że pula środków na ekspertyzy ustalona została na pełny rok, po drugie, nawet jeżeli komisje te potrzebowały obecności ekspertów, rzadko zwracały się do Parlamentu o zwrot kosztów. Polityczna presja na uzyskanie wyników oznaczała ponadto, że nie można było zdecydować się na przewlekłą procedurę przetargową.
|
H. Przesunięcia
17. W trakcie roku budżetowego zatwierdzono dziewięć przesunięć typu "C" na mocy art. 24 i 43 rozporządzenia finansowego(5). Wyniosły one ogółem 62.104.026 EUR, czyli 3,7 % środków końcowych (2010 r.: 13 przesunięć, które stanowiły 5,2 % środków końcowych). Przewodniczący zatwierdził dziewięć przesunięć typu "P" na mocy art. 22 ust. 1 rozporządzenia finansowego(6) w kwocie 11.799.520 EUR, czyli 0,7 % środków końcowych (2010 r.: 6 przesunięć, które stanowiły 0,2 % środków końcowych). Podział przesunięć w zależności od podstawy prawnej oraz ich celu przedstawiony jest w poniższych tabelach.
18. Podsumowując, w 2011 r. zatwierdzonych zostało osiemnaście przesunięć typu "C" i "P" na kwotę 73.903.546 EUR, czyli 4,4 % środków końcowych (2010 r.: 19 przesunięć w wysokości 88.284.059 EUR, które stanowiły 5,5 % środków końcowych).
Tabela 5
Przesunięcia według podstawy prawnej
| Liczba przesunięć |
Kwota przesunięcia (EUR) |
% środków końcowych |
Przesunięcia typu "C" (art. 24 i 43)
| 9 przesunięć typu "C" |
62 104 026 |
3,7 % |
Przesunięcia typu "P" (art. 22 ust. 1)
| 9 przesunięć typu "P" |
11 799 520 |
0,7 % |
| Przesunięcia typu C+P |
73 903 546 |
4,4 % |
Tabela 6
Analiza przesunięć typu "C" według pozycji w budżecie, do której dokonano przesunięcia
| (EUR) |
| Pozycja w budżecie, do której ma zostać dokonane przesunięcie |
Przesunięcie |
Kwota przesunięcia |
| 1 2 0 0 |
Wynagrodzenie i zwroty kosztów |
C1 |
714 026 |
| 1 4 2 0 |
Usługi zewnętrzne |
C6 |
800 000 |
| 2 0 0 3 |
Zakup nieruchomości |
C7 |
23 190 000 |
| C9 |
15 000 000 |
| 2 0 0 7 |
Zagospodarowanie pomieszczeń służbowych |
C2 |
2 500 000 |
| 2 1 0 0 |
Sprzęt i oprogramowanie z zakresu technologii informacyjnych i innowacyjnych |
C4 |
900 000 |
| 2 1 0 2 |
Usługi zewnętrzne z zakresu technologii informatycznych i innowacyjnych |
C4 |
2 500 000 |
|
|
C8 |
3 200 000 |
| 2 3 2 0 |
Koszty prawne i odszkodowania |
C5 |
100 000 |
| 4 2 2 0 |
Asystenci posłów |
C3 |
13 200 000 |
|
Ogółem |
62 104 026 |
Tabela 7
Analiza przesunięć typu "C" według kategorii wydatków i celu przesunięcia
| Kategoria wydatków, do której dokonuje się przesunięcia |
Cel |
Kwota przesunięcia (EUR) |
% |
| Polityka dotycząca nieruchomości |
Dom Historii Europejskiej (C2) |
2 500 000 |
4 |
| Budynek Montoyer 70 w BRU i budynek B w STR (C7) |
23 190 000 |
37 |
| Budynek TREBEL (C9) |
15 000 000 |
24 |
| Polityka w zakresie nieruchomości ogółem |
40 690 000 |
66 |
| IT |
Dodatkowe wydatki na projekty infrastrukturalne (C8) |
3 200 000 |
5 |
| Mobilność informatyczna, średnioterminowy plan strategiczny w zakresie TIK, plan IT na 2011 r. |
3 400 000 |
5 |
| IT ogółem |
6 600 000 |
11 |
| Personel |
Plan zatrudnienia (C1) |
714 026 |
1 |
| Personel ogółem |
714 026 |
1 |
| Wielojęzyczność |
Zwiększony popyt na tłumaczenia (C6) |
800 000 |
1 |
| Wielojęzyczność ogółem |
800 000 |
1 |
| Posłowie |
Dodatek na koszty pomocy parlamentarnej (C3) |
13 200 000 |
21,3 |
| Posłowie ogółem |
13 200 000 |
21,3 |
| Pozostałe koszty administracyjne |
Pokrycie kosztów prawnych - np. w sprawie zarwania się podwieszanego sufitu w STR (C5) |
100 000 |
0,2 |
| Inne wydatki administracyjne ogółem |
100 000 |
0,2 |
| Łącznie |
62 104 026 |
100 |
H.1. Przesunięcia środków tymczasowych
19. W niniejszej sekcji przeanalizowano wykorzystanie środków z rozdziału 10 0 "Środki tymczasowe" i rozdziału 10 1 "Rezerwy na nieprzewidziane wydatki". Rozdziały te, znajdujące się w tytule 10 "Inne wydatki", są dalej nazywane "środkami tymczasowymi" w dalszej części niniejszego sprawozdania. Tytuł 10 "Inne wydatki" stanowił główne źródło przesunięć (54 %, tj. 33.814.026 EUR).
20. W ramach tej kwoty 15.600.000 EUR przeznaczono na politykę nieruchomości, 714.026 EUR na personel, 13.200.000 EUR na posłów, 800.000 EUR na wielojęzyczność, 3.400.000 EUR na IT i 100.000 EUR na administrację. Cel przesunięć środków tymczasowych przedstawiono w tabeli 6.
Tabela 8
Pozycja w budżecie, z której dokonano przesunięcia
| (EUR) |
| Pozycja źródłowa |
Pozycja docelowa |
Przeniesienie |
Cel |
Kwota przesunięcia |
| Rozdział 10 0 |
2 0 0 7 |
C2 |
Uwolnienie rezerwy na wydatki związane z Domem Historii Europejskiej po przedstawieniu sprawozdania |
2 500 000 |
| Rozdział 10 1 |
2 0 0 3 |
C7 |
Uwolnienie rezerwy i przeniesienie z pozycji Wynagrodzenia i Zwrot kosztów na nabycie budynku Montoyer 70 w BRU i budynku B w STR |
13 100 000 |
| Polityka w zakresie nieruchomości ogółem |
15 600 000 |
| Rozdział 10 0 |
1 2 0 0 |
C1 |
Uwolnienienie rezerwy w związku z dostosowaniem 30 stanowisk (przesunięcie pracowników kontraktowych) |
714 026 |
| Personel ogółem |
714 026 |
| Rozdział 10 0 |
4 2 2 0 |
C3 |
Uwolnienie rezerwy na wydatki na asystentów parlamentarnych |
13 200 000 |
| Posłowie ogółem |
13 200 000 |
| Rozdział 10 1 |
1 4 2 0 |
C6 |
Uwolnienie rezerwy na tłumaczenia zewnętrzne, zwiększenie popytu na tłumaczenia |
800 000 |
| Wydatki na wielojęzyczność ogółem |
800 000 |
| Rozdział 10 0 |
2 1 0 0 |
C4 |
Uwolnienie rezerwy na wydatki na IT związane z "IT Mobility Project" (inwestycja + świadczenie usług) |
900 000 |
| 2 1 0 2 |
C4 |
Uwolnienie rezerwy na wydatki na IT związane z "IT Mobility Project" (inwestycja + świadczenie usług) |
2 500 000 |
| IT ogółem |
3 400 000 |
| Rozdział 10 1 |
2 3 2 0 |
C5 |
Uwolnienie rezerwy na nieprzewidziane wydatki na koszty prawne |
100 000 |
| Administracja ogółem |
100 000 |
| Razem |
33 814 026 |
H.2. Przesunięcia z innych źródeł
21. W niniejszej części omówiono przesunięcia ze źródeł innych niż tytuł 10 "Inne wydatki". Z innych tytułów przesunięto łączną kwotę 28.290.000 EUR. Największa część przesuniętych środków (89 %) pochodziła z pozycji przeznaczonych na politykę w dziedzinie nieruchomości, a dalszą część przesunięć dokonano z pozycji przeznaczonych na technologie informatyczne (11 %). Zestawienie tych przesunięć przedstawiono w tabeli 9.
22. Zestawienie przesunięć "P" znajduje się w tabeli 10.
Tabela 9
Źródło przesunięć "C" - ze źródeł innych niż środki tymczasowe
| (EUR) |
| Pozycja źródłowa |
Przesunięcie |
Cel |
Kwota przesunięcia |
| 1 2 0 0 |
C7 |
Uwolnienie rezerwy i przeniesienie z pozycji Wynagrodzenia i Zwrot kosztów na nabycie budynku Montoyer 70 w BRU i budynku B w STR |
10 090 000 |
| 2 3 5 0 |
C8 |
Przeniesienia z pozycji Telekomunikacja i Dziennik Urzędowy w celu pokrycia kosztów rozmaitych projektów infrastrukturalnych (ICT, Brussels Data Centre itp.) |
3 094 400 |
| 3 2 4 0 |
105 600 |
| 1 0 0 4 |
C9 |
Pokrycie raty za nabycie budynku TREBEL |
2 000 000 |
| 1 0 0 5 |
2 000 000 |
| 1 0 1 0 |
2 000 000 |
| 1 2 0 0 |
7 000 000 |
| 1 2 0 4 |
2 000 000 |
| Razem |
28 290 000 |
Tabela 10
Cel przesunięć "P"
| (EUR) |
| Pozycja docelowa |
Przeniesienie |
Opis |
Kwota przesunięcia |
| 1 0 0 0 Wynagrodzenia i dodatki |
P7 |
Przeniesienie środków z dwóch powodów: po pierwsze, zakładane na 2011 r. dostosowanie wynagrodzeń okazało się nieco wyższe od założeń; po drugie, potrzeba środków na pokrycie ewentualnych wynagrodzeń grudniowych 18 nowych posłów "lizbońskich". |
360 000 |
| 1 0 3 3 Uzupełniające (dobrowolne) ubezpieczenia emerytalne |
P8 |
Przeniesienie środków w celu zapłaty składek PE do końca roku. Z powodu pokrywania składek niezapłaconych przez posłów w ubiegłych latach w 2011 r. PE jest także zobowiązany do zapłacenia 2/3 składki na uzupełniające (dobrowolne) ubezpieczenia emerytalne posłów. |
11 000 |
| 2 0 0 3 "Zakup nieruchomości" |
P9 |
Przeniesienie środków umożliwiające odpowiednie pokrycie budżetowe dla umów związanych z nabyciem Domu Europy w Sofii po końcu roku. |
8 222 520 |
| 2 1 0 2 "Usługi zewnętrzne z zakresu technologii informatycz- |
P2 |
Przeniesienie środków w celu zapewnienia dalszego prowadzenia "rutynowych działań" na odpowiednim poziomie. |
758 000 |
| nych i innowacyjnych" |
P5 |
Niedoszacowane wydatki, przeniesienie środków w celu pokrycia dodatkowych wydatków na Streamline i serwis NAP. |
188 000 |
| 3 2 4 1 Publikacje w formie cyfrowej i tradycyjnej |
P1 |
Przeniesienie ma na celu pokrycie wydatków na zmiany projektów lub nowe projekty w dziedzinie Intranetu, nowe |
800 000 |
| podejście do zlecania na zewnątrz opracowania modeli dokumentów i wyższe niż oczekiwano koszty publikacji "Fiches techniques". |
|
| P6 |
Wzrost potrzebny do umożliwienia kontynuacji programu Intranetu i programu oszczędności papieru. |
600 000 |
| 3 2 4 3 "Wszechnica Parlamentu Europejskiego" |
P3 |
Przeniesienie środków w celu zapewnienia finansowania wydatków, których nie dało się przewidzieć w trakcie opracowywania budżetu na rok 2011, w szczególności niektórych zakupów towarów/usług i zobowiązań umownych. |
600 000 |
|
3 2 4 5 Organizacja sympozjów, seminariów i imprez kulturalnych
|
P4 |
Przeniesienie środków w celu zorganizowania Konferencji o prawach człowieka - Sieć Sacharowa. Imprezę tę przewidziano w budżecie na rok 2011. |
260 000 |
| Ogółem |
11 799 520 |
II. ZARZĄDZANIE FINANSAMI W PODZIALE NA ROZDZIAŁY
23. W niniejszej części omówiono wykorzystanie środków w poszczególnych rozdziałach, ich udział w ogólnym budżecie oraz zmiany w wykorzystaniu środków w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym. W czterech rozdziałach ujęto 70 % całości środków na zobowiązania. Chodzi o rozdział 1 0 ("Posłowie"), rozdział 1 2 ("Urzędnicy i pracownicy czasowi"), rozdział 2 0 ("Budynki i koszty dodatkowe") oraz rozdział 4 2 ("Wydatki związane z asystentami posłów").
24. W tabeli 11 przedstawiono, rozdział po rozdziale, ewolucję przyznanych środków w 2011 r. w porównaniu z rokiem budżetowym 2010. Wykresy 2 i 3 przedstawiają schematycznie odpowiednie części i ewolucję, jaka nastąpiła między 2010 i 2011 r.
Tabela 11
Zestawienie przyznanych środków w 2011 r. i 2010 r.
| Rozdział |
Treść |
2011 (EUR) |
2010 (EUR) |
Zmiana (EUR) |
Zmiana w % |
| 1 0 |
Posłowie |
195 411 480 |
207 680 220 |
- 12 268 740 |
- 6 |
| 1 2 |
Urzędnicy i pracownicy czasowi |
540 454 419 |
532 628 082 |
7 826 337 |
1 |
| 1 4 |
Inni pracownicy i świadczenia zewnętrzne |
118 800 097 |
106 585 463 |
12 214 634 |
11 |
| 1 6 |
Inne wydatki dotyczące pracowników instytucji |
14 489 624 |
13 339 919 |
1 149 705 |
9 |
| Tytuł 1 - Pracownicy instytucji |
869 155 619 |
860 233 684 |
8 921 935 |
1 |
| 2 0 |
Budynki i koszty dodatkowe |
195 529 891 |
186 396 513 |
9 133 378 |
5 |
| 2 1 |
Informatyka, sprzęt i majątek ruchomy |
117 290 772 |
137 467 641 |
- 20 176 869 |
- 15 |
| 2 3 |
Bieżące wydatki administracyjne |
9 652 197 |
10 373 435 |
- 721 238 |
- 7 |
| Tytuł 2 - Budynki, umeblowanie, wyposażenie i różne wydatki operacyjne |
322 472 860 |
334 237 589 |
- 11 764 729 |
- 4 |
| 3 0 |
Posiedzenia i narady |
32 807 760 |
30 180 428 |
2 627 332 |
9 |
| 3 2 |
Doradztwo i informacja: zakup, archiwizacja, produkcja i rozpowszechnianie |
92 059 312 |
97 821 408 |
- 5 762 096 |
- 6 |
| Tytuł 3 - Wydatki związane z wykonywaniem przez instytucję jej zadań zwyczajowych |
124 867 072 |
128 001 836 |
- 3 134 764 |
- 2 |
| 4 0 |
Wydatki specjalne niektórych instytucji i organów |
83 078 152 |
76 088 322 |
6 989 831 |
9 |
| 4 2 |
Wydatki związane z asystentami posłów |
170 564 354 |
153 418 841 |
17 145 513 |
11 |
| 4 4 |
Posiedzenia i inna działalność posłów oraz byłych posłów |
340 000 |
310 000 |
30 000 |
10 |
| Tytuł 4 - Wydatki związane z wykonywaniem przez instytucję jej zadań specjalnych |
253 982 506 |
229 817 163 |
24 165 344 |
11 |
| Tytuł 10 - Inne wydatki |
0 |
0 |
0 |
- |
| Ogółem |
1 570 478 058 |
1 552 290 272 |
18 187 786 |
1 |
Wykres 2
Wydatki w 2011 r. według rozdziałów
grafika
Wykres 3
Porównanie zmian wysokości przyznanych środków w roku 2010 i 2011 w poszczególnych rozdziałach
grafika
A. Rozdział 1 0 "Posłowie"
25. Wydatki na posłów (12 % ogólnych wydatków w roku budżetowym 2011) spadły o 12 mln EUR, co oznacza spadek o 6 % w stosunku do 2010 r. Spadek wydatków w tym rozdziale wynika m.in. ze zmniejszenia środków w pozycjach 1 0 0 4 "Zwykłe koszty podróży" (-7 %) i 1 0 2 0 "Dodatki przejściowe" (-88 %).
26. Około 5 % środków w tym rozdziale anulowano. Umorzenia te wynikają w szczególności z faktu, że pierwsze szacunki dotyczące budżetu na 2011 r. sporządzono na początku 2010 r., kiedy nie znano jeszcze skutków stosowania nowego statutu posła.
27. W tej sytuacji zobowiązania w pozycji 1 0 0 0 "Wynagrodzenia" wyniosły 67.373.854 EUR (34 % zobowiązań rozdziału 1 0), natomiast 69.748.957 EUR przeznaczono na pozycję 1 0 0 4 "Zwykłe koszty podróży" (36 % zobowiązań rozdziału 1 0). Środki z tej ostatniej pozycji przeznaczone były na pokrycie kosztów podróży i pobytu związanych z wyjazdami do miejsc pracy PE i powrotami oraz kosztów innych podróży służbowych.
28. W 2011 r.(7) posłowie odbyli ogółem 17 572 podróże w celu uczestniczenia w posiedzeniach plenarnych w Strasburgu i Brukseli, 31 222 podróże w celu uczestniczenia w posiedzeniach komisji oraz 2 378 podróży, aby udać się na posiedzenia grup politycznych w Brukseli(8). Jeśli chodzi o wyjazdy poza zwyczajowe miejsca pracy Parlamentu, 1 160 podróży dotyczyło posiedzeń komisji, a 1 671 - posiedzeń grup politycznych, do których doliczyć należy 1 413 wyjazdów związanych z posiedzeniami delegacji parlamentarnych.
29. W pozycji 1 0 0 6 "Zwrot kosztów ogólnych" zobowiązania wyniosły 37.843.364 EUR (19 % zobowiązań rozdziału 1 0). Z tych środków finansowane są wydatki wynikające z działalności parlamentarnej posłów. Zwrot kosztów wynosi 4.299 EUR na posła.
B. Rozdział 1 2 "Urzędnicy i pracownicy czasowi"
30. Środki ujęte w tym rozdziale stanowiły 34 % ogólnych wydatków w roku budżetowym 2011, co oznacza, że rozdział ten jest największą kategorią wydatków. W stosunku do roku ubiegłego nastąpił ich jednoprocentowy wzrost. Zmiana ta wynika głownie ze wzrostu środków w pozycji 1200 "Wynagrodzenia i świadczenia" (+2 %).
31. W rozdziale 1 2 ok. 99 % wydatków wiązało się z pozycją 1 2 0 0 "Wynagrodzenia i świadczenia", zaś kwota zaciągniętych zobowiązań wyniosła 535.880.699 EUR. Środki dostępne w linii na koniec roku miały na celu zapewnienie wypłaty rocznego dostosowania wynagrodzeń, w którego sprawie dotychczas Rada nie podjęła decyzji. Poza rocznym dostosowaniem rytm wykorzystywania środków z jednego roku budżetowego na następny wynosi +4,62 %. Należy zauważyć, że pozycję 1 2 0 0 cechuje nadwyżka środków w 2011 r., dzięki czemu pozycja ta stanowiła źródło pewnej liczby przesunięć dokonanych w ciągu roku budżetowego.
32. W 2011 r. do Sekretariatu Generalnego przyjęto 321 urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony, do grup politycznych przyjęto 77 pracowników zatrudnionych na czas określony, a także zatrudniono 395 akredytowanych asystentów posłów. Ogółem na dzień 31 grudnia 2011 r. w Parlamencie Europejskim zatrudnionych było 5 778 urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony. Sekretariat Generalny zatrudniał 5 031 osób należących do tych kategorii personelu, podczas gdy grupy polityczne - 747.
33. Co się tyczy podziału pracowników ze względu na płeć, na dzień 31 grudnia 2011 r. kobiety zajmowały 25 % stanowisk kierowników wydziałów, 31 % stanowisk dyrektorów i 45 % stanowisk dyrektorów generalnych. Poniższy wykres przedstawia podział ogółu pracowników pod względem stanowiska i płci.
Wykres 4
Pracownicy Sekretariatu Generalnego w podziale na płeć
grafika
C. Rozdział 1 4 "Inni pracownicy i świadczenia zewnętrzne"
34. Środki ujęte w tym rozdziale stanowiły 8 % wydatków w roku 2011. Zaobserwowany w stosunku do 2010 r. wzrost o 11 % wynika z wyższych wydatków w ramach pozycji 1 4 0 0 "Inni pracownicy" (21 %) i artykułu 1 4 2 "Usługi zewnętrzne" (22 %). Ok. 48 % środków rozdziału 1 4 przeznaczono na pozycję 1 4 0 2 "Tłumacze konferencyjni", a 26 % - na pozycję 1 4 0 0 "Inni pracownicy".
35. W pozycji 1 4 0 2 "Tłumacze konferencyjni" zobowiązania wyniosły ogółem 56.964.283,06 EUR i obejmowały, w szczególności w ramach współpracy międzyinstytucjonalnej, wynagrodzenia, składki na ubezpieczenie społeczne, koszty podróży i diet pomocniczych tłumaczy konferencyjnych, zatrudnionych przez Parlament do obsługi posiedzeń zwołanych przez Parlament lub inne instytucje, które mogą korzystać z obsługi przez tłumaczy ustnych Parlamentu (posiadających status urzędników lub pracowników zatrudnionych na czas określony).
36. Parlamentarni tłumacze ustni oraz pomocniczy tłumacze konferencyjni przepracowali w 2011 r. 110 098 dni (2010 r.: 109 256 dni), obsługując Parlament i inne instytucje(9), którym Parlament świadczy usługi w zakresie tłumaczenia ustnego (wzrost o 0,4 % w porównaniu z 2010 r.). Parlamentarni tłumacze ustni przepracowali 53 325 dni (wzrost o 1,8 % w porównaniu z 2010 r.), a tłumacze konferencyjni posiadający status pracowników pomocniczych - 56 773 dni (spadek o 0,9 % porównaniu z 2010 r.).
37. W ramach pozycji 1 4 0 0 "Inni pracownicy" zobowiązania wyniosły ogółem 30.538.391 EUR. Środki ujęte w tej pozycji pokrywają wynagrodzenia - w tym zwroty kosztów i dodatki - innych pracowników, w tym pracowników kontraktowych i miejscowych oraz specjalnych doradców, a także składki pracodawców na różne rodzaje ubezpieczeń społecznych oraz koszty związane ze stosowaniem wskaźników korygujących do wynagrodzeń tych pracowników, jak też koszty zatrudnienia pracowników czasowych agencji. Na dzień 31 grudnia 2011 r. w Parlamencie zatrudnionych było 727 pracowników kontraktowych. Podział pracowników kontraktowych ze względu na grupę funkcyjną przedstawiono na wykresie 5.
Wykres 5
Pracownicy kontraktowi w podziale na grupy funkcyjne
grafika
D. Rozdział 1 6 "Inne wydatki dotyczące pracowników instytucji"
38. Wydatki w rozdziale 1 6 (1 % ogólnych wydatków w roku budżetowym 2011) wzrosły o 1 mln EUR, co oznacza wzrost o 9 % w stosunku do 2010 r.
39. W ramach tego rozdziału 37 % zobowiązań dotyczyło pozycji 1 6 5 4 "Centrum Małego Dziecka oraz inne żłobki", 27 % pozycji 1 6 1 2 "Doskonalenie zawodowe", a 18 % pozycji 1 6 5 2 "Bieżące koszty działalności restauracji i stołówek".
40. Zewnętrzne zarządzanie żłobkiem i pokojem rodzinnym Parlamentu w Brukseli oraz wydatki pochodne stanowią najważniejszą część pozycji 1 6 5 4. Ogólne środki zaangażowane w ramach tej pozycji wyniosły 5.350.000 EUR i były przeznaczone na pokrycie udziału Parlamentu w łącznych wydatkach na Centrum Małego Dziecka i żłobki zewnętrzne, z którymi zostały zawarte umowy.
41. W pozycji 1 6 1 2 "Doskonalenie zawodowe" zaangażowane środki wynosiły 3.913.225 EUR i były przeznaczone na pokrycie wydatków na szkolenia mające na celu doskonalenie umiejętności personelu oraz podniesienie wydajności i sprawności instytucji. W 2011 r. w wewnętrznych kursach językowych uczestniczyły 4 154 osoby (2010 r.: 4 757(10)), a ponadto 403 osoby (2010 r.: 392) wzięły udział w kursach poza miejscem pracy. Poza tym 1 478 osób (2010 r.: 733) uczestniczyło w kursach informatycznych, a 1 336 osób (2010 r.: 998) - w szkoleniach z dziedziny finansów. W szkoleniach organizowanych przez Europejską Szkołę Administracji wzięło udział ok. 230 pracowników (2010 r.: 85). W odniesieniu do szkoleń innych niż językowe, 5 244 osoby (2010 r.: 6 853) uczęszczały na kursy wewnętrzne, natomiast 239 (2010 r.: 198) - na kursy zewnętrzne. Zobowiązania w ramach pozycji 1 6 5 2 "Bieżące koszty działalności restauracji i stołówek" wyniosły 2.600.000 EUR. Restauracje i stołówki odwiedziło około 1 554 000 klientów, a centrum handlowe około 157 000.
E. Rozdział 2 0 "Budynki i koszty dodatkowe"
42. Środki ujęte w tym rozdziale stanowiły 12 % wydatków w 2011 r. i wzrosły o 5 % w stosunku do roku 2010. Wzrost środków w pozycjach 2 0 0 3 "Zakup nieruchomości", 2 0 0 7 "Zagospodarowanie pomieszczeń służbowych" i 2 0 2 2 "Utrzymanie, konserwacja, administracja i sprzątanie budynków" został częściowo zrównoważony spadkiem w pozycjach 2 0 0 0 "Czynsze", 2 0 0 1 "Opłaty za użytkowanie wieczyste", 2 0 0 8 "Zarządzanie nieruchomościami - wydatki specjalne" i 2 0 2 6 "Ochrona i nadzór budynków".
43. Podział środków rozdziału 2 0 ze względu na charakter wydatków przedstawiono schematycznie na poniższym wykresie.
Wykres 6
Rozbicie wydatków w rozdziale 2 0 w ujęciu procentowym
grafika
44. Zobowiązania zaciągnięte w ramach pozycji 2 0 2 2 "Utrzymanie, konserwacja, administracja i sprzątanie budynków" (22 % środków rozdziału) wyniosły 43.815.033 EUR i pokryły koszty wykonywanej na mocy aktualnych umów konserwacji pomieszczeń, wind, instalacji grzewczych, klimatyzacji i drzwi przeciwpożarowych, a także koszty malowania, napraw itd.
45. Zobowiązania zaciągnięte w ramach pozycji 2 0 2 6 "Ochrona i nadzór budynków" (19 % środków rozdziału) wyniosły ogółem 36.279.710 EUR i zostały wykorzystane w głównej mierze na pokrycie kosztów ochrony i nadzoru nad budynkami Parlamentu w każdym z trzech zwyczajowych miejsc pracy oraz w biurach informacyjnych. Według stanu na koniec 2011 r. w budynkach Parlamentu pracowało 876 pracowników służb ochrony. Oszczędności w tej pozycji w stosunku do 2010 r. wynikały z jednej strony z racjonalizacji wydatków na ochronę i współpracy między ochroną ogólną a ochroną przeciwpożarową, a z drugiej strony z kar nałożonych na firmę zapewniającą ochronę budynków i osób w Brukseli z powodu nieprzestrzegania umowy i warunków zamówienia. Oszczędności te pozwoliły na absorpcję kosztu związanego z opóźnieniem w internalizacji zadań w zakresie akredytacji i przyjmowania odwiedzających wskutek trudności napotkanych w trakcie procedur obsadzania stanowisk.
46. Pozycja 2 0 0 3 "Zakup nieruchomości" - o wstępnym przydziale "p.m." - została zasilona przez przesunięcia C7, C9 i P9. Nadwyżka w wysokości 15 mln EUR w linii budżetowej podlegała nieautomatycznemu przeniesieniu i zostanie w związku z tym zaangażowana i wypłacona w 2012 r. (projekt dotyczący budynku Trebel).
47. Jeżeli chodzi o pozycję 2 0 0 7 "Zagospodarowanie pomieszczeń służbowych" (12 % środków rozdziału), zobowiązania wyniosły 23.514.945 EUR. Po otrzymaniu informacji, o które zwrócono się w rezolucji z dnia 20 października 2010 r., Komisja Budżetowa zatwierdziła na posiedzeniach w dniach 15 i 16 marca 2010 r. uwolnienie rezerwy (rozdział 1 0 0) w kwocie 2,5 mln EUR na Dom Historii Europy.
F. Rozdział 2 1 "Informatyka, sprzęt i majątek ruchomy"
48. Wydatki w ramach niniejszego rozdziału stanowią 7 % wydatków w roku 2011. Wydatki w rozdziale 2 1 wykazują spadek o 15 % w stosunku do 2010 r., co wynika zwłaszcza ze spadku w artykule 2 1 0 "Informatyka i telekomunikacja". Wydatki w ramach tego artykułu zmniejszyły się o 43 % (w 2010 r. pozycję zasilono trzema przesunięciami na łączną kwotę ok. 24 mln EUR).
49. Środki z pozycji 2 1 0 2 "Usługi zewnętrzne z zakresu technologii informatycznych i innowacyjnych" (51 % środków rozdziału) wzrosły o 4,5 mln EUR w stosunku do 2010 r., co wynika z szeregu przesunięć dokonanych w celu wzmocnienia finansowania zewnętrznego wsparcia w dziedzinie technologii informacyjno-komunikacyjnych (TIK) i kontynuacji wdrażania średnioterminowej strategii TIK przyjętej przez Prezydium w dniu 24 marca 2010 r. Ogół wydatków w tej pozycji wynosi 60.263.388 EUR. Środki te pokryły przede wszystkim koszty świadczonych przez firmy usługowe i doradztwa informatycznego usług związanych z eksploatacją centrum informatycznego oraz sieci komputerowej, instalacją i konserwacją oprogramowania, pomocą dla użytkowników, w tym posłów i grup politycznych, przeprowadzaniem badań oraz sporządzaniem i udostępnianiem dokumentacji technicznej.
50. Środki w pozycji 2 1 0 0 "Sprzęt i oprogramowanie z zakresu technologii informacyjnych i innowacyjnych" stanowiły 28 % środków w rozdziale 2 1, a łączna kwota wydatków wyniosła 32.309.241 EUR. Środki te przeznaczono na pokrycie wydatków wynikających z zakupu, wynajmu, konserwacji oraz utrzymania sprzętu i oprogramowania komputerowego przeznaczonego dla instytucji oraz związanych z tym prac. W sprzęt i oprogramowanie komputerowe wyposażono w szczególności systemy centrum informatycznego i telekomunikacyjnego, systemy informatyczne poszczególnych departamentów i grup politycznych, a także elektroniczny system głosowania.
51. Podział wydatków w ramach rozdziału 2 1 ilustruje poniższy wykres.
Wykres 7
Rozbicie wydatków w rozdziale 2 1 w ujęciu procentowym
grafika
52. W okresie objętym analizą zasoby pamięci i moc obliczeniowa wzrosły o 28 %. W grudniu 2010 r. pojemność pamięci wynosiła 2 314 240 gigabajtów (GB), natomiast pod koniec 2011 r. - 4 365 713 GB. Jeśli chodzi o moc obliczeniową, możliwości centralnych systemów informatycznych w zakresie przetwarzania określonej ilości danych w określonym czasie zwiększyły się o 12 % (stabilizacja liczby otrzymanych zapytań) w stosunku do roku poprzedniego. Ponadto w celu zagwarantowania bezpieczeństwa systemów informacyjnych liczba programów korekcyjnych przetestowanych i wkomponowanych w sieć, serwery, oprogramowanie i komputery wzrosła o 73 %, z 1 019 pod koniec 2010 r. do 1 763 pod koniec 2011 r., głównie w wyniku przejścia na system Windows 7 oraz rozwoju WiFi i DMZ (stref zabezpieczających przed atakami na sieć).
G. Rozdział 2 3 "Bieżące wydatki administracyjne"
53. Wydatki w ramach niniejszego rozdziału stanowią 1 % wydatków w roku 2011. Spadek o 7 % wydatków w ramach tego rozdziału w porównaniu z 2011 r. spowodowany był głównie ograniczeniem wydatków w ramach artykułu 2 3 5 "Telekomunikacja", które spadły o 19 %.
54. Wydatki w ramach tego artykułu rozkładają się następująco: 48 % w ramach artykułu 2 3 5 "Telekomunikacja"; 20 % w ramach artykułu 2 3 0 "Materiały papiernicze, biurowe oraz jednorazowego użytku" oraz 14 % w ramach artykułu 2 3 2 "Koszty prawne i odszkodowania". Pozostałe 18 % przypada na artykuły 2 3 1 "Opłaty finansowe", 2 3 6 "Opłaty pocztowe i koszty doręczeń", 2 3 7 "Przeprowadzki" i 2 3 8 "Inne wydatki operacyjno-administracyjne".
H. Rozdział 3 0 "Posiedzenia i narady"
55. Wydatki w ramach niniejszego rozdziału stanowią 2 % wydatków w roku 2011. W roku 2011 środki wzrosły o 9 % w stosunku do 2010 r. Wynika to z podwyżki w artykule 3 0 0 "Koszty podróży służbowych pracowników" (+2,1 mln EUR).
56. W 2011 r. odbyło się 34 849 podróży służbowych (2010 r.: 33 200 podróży) stanowiących ogółem 104 514 dni podróży (2010 r.: 98 629 dni). Większość delegacji to podróże pomiędzy trzema miejscami pracy Parlamentu (5 954 delegacje do Brukseli, 21 023 delegacje do Strasburga i 2 528 delegacje do Luksemburga).
I. Rozdział 3 2 "Doradztwo i informacja: zakup, archiwizacja, produkcja i rozpowszechnianie"
57. Środki w ramach niniejszego rozdziału stanowią 6 % wydatków w roku 2011. W stosunku do roku ubiegłego nastąpił ich spadek o 6 %. Ok. 30 % środków niniejszego rozdziału wykorzystano na pozycję 3 2 4 4 "Organizacja pobytu i przyjmowanie grup odwiedzających, program Euroscola i zapraszanie przedstawicieli środowisk opiniotwórczych z krajów trzecich", 19 % na pozycję 3 2 4 2 "Wydatki na informację publiczną oraz udział w imprezach i akcjach o charakterze publicznym", 13 % na pozycję 3 2 4 3 "Wszechnica Parlamentu Europejskiego" oraz 12 % na pozycję 3 2 4 8 "Wydatki na informację audiowizualną".
58. Podział wydatków przedstawiono na poniższym wykresie.
Wykres 8
Rozbicie wydatków w rozdziale 3 2 w ujęciu procentowym
grafika
59. Zobowiązania zaciągnięte w ramach pozycji 3 2 4 4 "Organizacja pobytu i przyjmowanie grup odwiedzających, program Euroscola i zapraszanie przedstawicieli środowisk opiniotwórczych z krajów trzecich" wyniosły 27.197.374 EUR i pokryły koszty dotacji przyznanych na wizyty grup, związane z nimi koszty organizacyjne i infrastrukturalne, bieżące koszty programu Euroscola, jak również koszty staży dla przedstawicieli środowisk opiniotwórczych z krajów trzecich.
60. Zobowiązania zaciągnięte w ramach pozycji 3 2 4 2 "Wydatki na informację publiczną oraz udział w imprezach i akcjach o charakterze publicznym" wyniosły 17.629.068 EUR i pokryły w szczególności wydatki na publikacje informacyjne, w tym publikacje elektroniczne, na działania informacyjne, udział w imprezach o charakterze publicznym, w targach i wystawach w państwach członkowskich oraz krajach przystępujących, a także aktualizację obserwatorium legislacyjnego (OEIL).
61. Zobowiązania zaciągnięte w ramach pozycji 3 2 4 8 "Wydatki na informację audiowizualną" wyniosły 11.105.033 EUR i pokryły wydatki odnoszące się do:
- wydatków administracyjnych w zakresie mediów audiowizualnych (działania we własnym zakresie oraz wsparcie zewnętrzne, takie jak usługi techniczne dla stacji radiowych i telewizyjnych, produkcja, koprodukcja i rozpowszechnianie programów audiowizualnych, rezerwacja częstotliwości i transmisja programów radiowych i telewizyjnych, inne działania zmierzające do rozwoju współpracy instytucji z mediami audiowizualnymi),
- wydatków na transmitowanie na żywo za pośrednictwem internetu posiedzeń plenarnych i posiedzeń komisji parlamentarnych,
- stworzenia stosownego archiwum oraz wyszukiwarki umożliwiającej obywatelom ciągły dostęp do tego typu informacji.
62. W odniesieniu do produkcji informacji audiowizualnych, przez internet retransmitowano 1 224 wydarzenia, w tym 800 trwających pół dnia posiedzeń komisji. W ramach serwisu Europe by Satellite wyprodukowano 843 materiały informacyjne, 52 klipy informacyjne oraz 380 relacji na żywo.
J. Rozdział 4 0 "Wydatki specjalne niektórych instytucji i organów"
63. Wydatki w ramach tego rozdziału stanowiły 5 % wydatków w roku 2011 i wzrosły o 9 % w stosunku do poprzedzającego roku budżetowego. Artykuł 4 0 0 "Wydatki administracyjne związane z działalnością polityczną i informacyjną grup politycznych i posłów niezrzeszonych" stanowił 66 % środków rozdziału 4 0 (2010 r.: 70 %). Zobowiązania zaciągnięte w ramach tego artykułu wyniosły 54.692.881 EUR i były przeznaczone na pokrycie następujących wydatków związanych z działalnością grup politycznych i posłów niezrzeszonych:
- wydatków administracyjnych, operacyjnych oraz na utrzymanie sekretariatu,
- wydatków związanych z prowadzoną działalnością polityczną i informacyjną w ramach działalności politycznej Unii Europejskiej.
64. Artykuł 4 0 2 "Subwencje dla europejskich partii politycznych" objął 21 % (2010 r.: 18 %) środków rozdziału 4 0. Artykuł 4 0 3 "Subwencje dla europejskich fundacji politycznych" objął 13 % (2010 r.: 12 %) środków rozdziału 4 0.
Wykres 9
Rozbicie wydatków w rozdziale 4 0 w ujęciu procentowym
grafika
K. Rozdział 4 2 "Wydatki związane z asystentami posłów"
65. W 2011 r. środki ujęte w tym rozdziale stanowiły 11 % wydatków i wzrosły o 11 % w stosunku do roku 2010.
66. Wydatki związane z "asystentami krajowymi" wzrosły o 13 % i osiągnęły blisko 46 % ogólnych wydatków w tym rozdziale, co stanowi kwotę 78.759.981 EUR.
67. Wydatki związane z "asystentami akredytowanymi" wzrosły o 11 % i osiągnęły blisko 54 % ogólnych wydatków w tym rozdziale, co stanowi kwotę 91.804.373 EUR. Liczba akredytowanych asystentów posłów osiąga docelowy poziom, a średni miesięczny poziom wynagrodzeń ustabilizował się i wynosi średnio 6,9 mln EUR rocznie (6,3 mln EUR w 2010 r.). Wykorzystanie środków końcowych jest zatem niemal optymalne (99 % zaangażowanych środków), a pozostała kwota zobowiązań (poniżej 1,1 mln EUR) wynika przede wszystkim z niewypłacenia rocznego dostosowania wynagrodzeń w 2011 r.
68. W dniu 31 grudnia 2011 r. w PE pracowało 1 599 akredytowanych asystentów posłów. W grudniu 2011 r. 2 442 asystentów krajowych posiadało umowę o zatrudnienie zawartą z posłami. Średnia liczba zatrudnionych asystentów krajowych wynosiła 3,4 na jednego posła. Liczba zatrudnionych asystentów krajowych w przeliczeniu na posła jest różna i w 2011 r. wynosiła od 0 do 54. Podczas gdy 112 posłów nie zatrudniało asystentów krajowych, 49 posłów dokonało w 2011 r. rekrutacji ponad 10 pracowników w swoim państwie członkowskim.
L. Tytuł 10 "Inne wydatki"
69. Rozdziały w tym tytule obejmują środki rezerwowe, które można wykorzystać jedynie po dokonaniu ich przesunięcia do pozycji operacyjnej. O przesunięciach środków rezerwowych (33.814.026 EUR) mowa w sekcji I niniejszego sprawozdania. Pierwotne środki w niniejszym tytule wyniosły 40.749.026 EUR (2010 r.: 46.441.800 EUR), tj. ok. 2 % całości budżetu na 2011 r.
70. Pod koniec roku budżetowego niewykorzystane saldo wynosiło 6.935.000 EUR (w tym 6.100.000 EUR w rozdziale 10 0 "Środki tymczasowe" i 835.000 EUR w rozdziale 10 3 "Rezerwy na rozszerzenie").
III. CELE I WYNIKI W 2011 R.
71. Rok budżetowy 2011 r. upłynął przede wszystkim pod znakiem kontynuacji rozpoczętych w 2010 r. dostosowań w związku z wejściem w życie Traktatu z Lizbony, które mają umożliwić Parlamentowi pełne korzystanie ze wzmocnionej roli instytucjonalnej. Ponadto instytucja zorganizowała przyjęcie 18 dodatkowych posłów, o których mowa w Traktacie z Lizbony, zainicjowała przygotowania do przystąpienia Chorwacji, podjęła pozytywne kroki w sektorze polityki informacyjnej i komunikacyjnej oraz realizowała wieloletnie programy mające na celu racjonalizację i modernizację kluczowych sektorów administracji.
72. Przedstawione poniżej realizowane cele i wyniki osiągnięte w 2011 r. opierają się na priorytetach i decyzjach Prezydium z 2011 r., wytycznych przyjętych przez Parlament w jego rezolucjach budżetowych oraz celach i wynikach administracyjnego programu pracy na okres 2009-2011.
A. Wzmocnienie służb zajmujących się udzielaniem posłom fachowej ekspertyzy
A.1. Wzmocnienie działów tematycznych
73. W bezpośrednim następstwie przyjęcia Traktatu z Lizbony rok 2010 pozwolił podjąć najpilniejsze kwestie związane z dostarczaniem bezpośredniej pomocy posłom poprzez zasilenie personelu komisji parlamentarnych, dodatkowe środki przeznaczone na asystentów posłów i wzmocnienie planów zatrudnienia grup politycznych. W 2011 r. kontynuowano dostosowania związane z Traktatem z Lizbony, skupione na dostarczaniu posłom fachowego wsparcia, tak aby umożliwić im pełnienie wzmocnionej funkcji ustawodawcy na równej stopie z Radą.
74. Udoskonalenie fachowego wsparcia było ponadto uzasadnione wzmożonym wymogiem jakościowym celu "lepszego stanowienia prawa" oraz koniecznością odbycia strategicznej refleksji nad wyzwaniami politycznymi, przed którymi Unia Europejska stanie w przyszłości.
75. W tej perspektywie Parlament zwiększył wewnętrzne i zewnętrzne zasoby wiedzy fachowej. Jeśli chodzi o specjalistów wewnętrznych, zasoby ludzkie "działów tematycznych" powiększyły się o 35 nowe stanowiska (19 AD5 i 16 AST1), w tym 29 w 4 działach tematycznych DG IPOL (polityki wewnętrzne) i 6 w dziale tematycznym DG EXPO (polityki zewnętrzne). Równolegle zasoby finansowe przeznaczone na badania zewnętrzne zostały zasilone kwotą 3,2 mln EUR.
76. Działy tematyczne DG IPOL zleciły w sumie 224 ekspertyzy zewnętrzne (w 2010 r.: 242, w 2009 r.: 155). 30 spośród nich stanowiły duże analizy na kwotę powyżej 60.000 EUR. Ponadto opracowano wewnętrznie 220 analiz i dokumentów informacyjnych. Działy tematyczne zorganizowały również 55 warsztatów (2010 r.: 40, 2009 r.: 12) z udziałem zewnętrznych ekspertów, którzy dyskutowali z członkami komisji. Zaproszono także ekspertów do zaprezentowania specjalistycznej wiedzy w zakresie spraw gospodarczych, finansowych i monetarnych na spotkaniach przygotowawczych do 4 sesji dialogu monetarnego organizowanego przez Komisję ECON; przed tymi sesjami eksperci opracowali 35 dokumentów informacyjnych.
77. W odniesieniu do programu badań Zespołu ds. Oceny Rozwiązań Naukowych i Technologicznych (STOA), oprócz zwyczajowego dorocznego wykładu zorganizowano 17 warsztatów i zlecono 15 analiz w ramach obowiązującej umowy ramowej, spośród których 5 przekraczało wartością kwotę 60.000 EUR.
78. W obszarach kompetencji DG EXPO w 2011 r. ukończono w sumie 501 analiz, dokumentów informacyjnych, notatek źródłowych i ocen bezpieczeństwa kraju, spośród których 82 % opracowano wewnętrznie. W 2011 r. liczba analiz zewnętrznych znacząco wzrosła (o 24,7 %) w porównaniu z 2010 r. W 2011 r. zorganizowano 16 warsztatów, co znacznie (o 11) przekracza liczbę z 2010 r. Wzrost liczby warsztatów odzwierciedla uznanie ze strony posłów/organów parlamentarnych, ponieważ warsztaty pozwalają na lepszą interakcję z ekspertami.
79. Jeżeli chodzi o wewnętrzne dokumenty opracowane przez DG EXPO, skupiono się na długofalowych analizach. Większość dokumentów na temat strategii politycznych opracowywanych z inicjatywy własnej dotyczy arabskiej wiosny lub kwestii handlowych. Wzrosła także liczba krótkich notek politycznych ("Quick Policy Insights") opracowywanych z inicjatywy działu tematycznego w szybkiej reakcji na kryzys lub nagłe wydarzenie. Ponadto opracowano 101 ocen bezpieczeństwa kraju - o 22 % więcej niż w poprzednim roku.
A.2. Rozwój pełnoprawnych służb informacyjnych w bibliotece Parlamentu w celu wspierania posłów w działalności politycznej i ustawodawczej
80. Wraz z wyższym zapotrzebowaniem na wiedzę fachową centralną rolę zyskała biblioteka, wynikiem czego był znaczący wzrost środków. Biblioteka Parlamentu jest proszona o udzielenie pomocy fachowej w natychmiastowy, syntetyczny i wyczerpujący sposób oraz w języku wnioskującego posła. Ponadto coraz częściej jest ona proszona o przeprowadzenie specjalistycznych badań na temat ustawodawstwa i polityki państw członkowskich.
81. W 2011 r. zwrócono się do biblioteki Parlamentu o rozwój i znaczne usprawnienie usług świadczonych posłom - przede wszystkim o wzmocnienie działu "dokumentacji informacyjnej". Pozwoliło to na uzupełnienie usług świadczonych komisjom parlamentarnym przez działy tematyczne.
82. Wzmocnienie obsługi przez bibliotekę było możliwe dzięki powiększeniu personelu o 28 stanowisk (24 AD5 i 4 AST1), z czego 13 stanowisk jest wynikiem internalizacji tej samej liczby stanowisk zajmowanych do tej pory przez pracowników kontraktowych.
83. W 2011 r. przedstawiono Prezydium projekt regulaminu biblioteki i plan wdrażania nowej koncepcji biblioteki. Nowa koncepcja opiera się na nowym podejściu marketingowym i chęci zadbania, by usługi spotkały się z większym poważaniem posłów, a także na udoskonaleniu reakcji na wnioski o wyszukanie informacji. Zainicjowano pomyślnie pięć nowych produktów informacyjnych: ulepszone instrukcje dotyczące wyszukiwania, narzędzia INFOGraphic, Statistical Spotlight i Mobile News oraz system subskrypcji publikowanych opracowań bibliotecznych. Ponadto w Strasburgu została otwarta nowa czytelnia.
A.3. Dodatkowe zwiększenie zwrotu kosztów pomocy parlamentarnej
84. Z uwagi na fakt, że asystenci dostarczają posłom najbardziej bezpośredniego wsparcia, miesięczny dodatek na pomoc parlamentarną na rzecz każdego posła został w 2011 r. zwiększony o 1500 EUR, która to kwota uzupełnia pierwszą podwyżkę o 1.500 EUR wprowadzoną w dniu 1 maja 2010 r.
85. W związku z tym liczba umów o świadczenie pomocy parlamentarnej wzrosła w stosunku do 2010 r. w następujący sposób:
Liczba obowiązujących umów
|
Grudzień 2010 r. |
Grudzień 2011 r. |
Zmiana |
| Asystenci akredytowani |
1 504 |
1 599 |
6,32 % |
| Asystenci krajowi |
2 198 |
2 442 |
11,10 % |
| Zamówienia na usługi |
936 |
1 019 |
8,87 % |
| Podmioty wypłacające |
426 |
541 |
27,00 % |
| Stażyści |
489 |
886 |
81,19 % |
| Łącznie |
5 553 |
6 487 |
16,82 % |
B. Zmiany administracyjne dotyczące posłów
B.1. Podsumowanie prac tymczasowej grupy ds. oceny wdrażania statutu posła i asystenta
86. Powołana w 2009 r. tymczasowa grupa kontynuowała w 2011 r. prace nad oceną stosowania statutu posła i asystenta i zakończyła je na początku stycznia 2012 r. Zaproponowano Prezydium istotne usprawnienia celem poprawy usług oferowanych posłom, ograniczenia przeszkód administracyjnych i zwiększenia tym samym ogólnej skuteczności.
87. Wśród decyzji podjętych przez Prezydium w 2011 r. na zalecenie grupy roboczej warto wymienić, co następuje:
- zwrot kosztów leczenia w przypadku dzieci pozostających na utrzymaniu,
- dodatkowe podróże posłów do swoich państw członkowskich,
- udział asystentów w oficjalnych delegacjach Parlamentu,
- w trakcie oficjalnych podróży posłom będzie przysługiwało ubezpieczenie kosztów repatriacji,
- poprawa - na określonych warunkach - zwrotu kosztów ponoszonych w związku z wygasaniem umów o pracę asystentów krajowych,
- doprecyzowanie przepisów dotyczących dostępu posłów do służby medycznej,
- zastosowanie do akredytowanych asystentów przepisów regulaminu pracowniczego dotyczących pracy po przekroczeniu 65. roku życia.
B.2. Przyjęcie nowego kodeksu postępowania posłów
88. Nowy kodeks postępowania posłów do PE w odniesieniu do interesów finansowych i konfliktu interesów został przyjęty na posiedzeniu plenarnym w dniu 1 grudnia 2011 r. i wejdzie w życie w dniu 1 stycznia 2012 r. Posłowie będą zobowiązani do pełnego ujawniania działalności wykonywanej odpłatnie poza Parlamentem oraz swojego wynagrodzenia, a także wszelkiej innej działalności mogącej powodować konflikt interesów. Kodeks wyraźnie zabrania posłom do PE przyjmowania jakichkolwiek kwot pieniężnych lub innych darowizn w zamian za wpływ na decyzje Parlamentu. Ustanawia on jasne zasady dotyczące przyjmowania prezentów oraz funkcji byłych posłów do PE, którzy podejmują działalność lobbystów.
B.3. Opracowanie nowego narzędzia on-line dotyczącego informacji finansowych posłów
89. Rozpoczęto prace nad nowym narzędziem - portalem posłów - mającym na celu usprawnienie obsługi posłów, podmiotów wypłacających i stażystów. Narzędzie to będzie zawierać interaktywne i zabezpieczone funkcje umożliwiające wymianę i szybkie wprowadzanie danych, zaświadczeń i informacji. Dzięki temu interfejsowi w bliskiej przyszłości każdy poseł będzie miał dostęp on-line do aktualnych informacji na temat swoich dodatków oraz możliwość składania dokumentów i otrzymywania zaświadczeń i innych informacji.
C. Dostosowanie do skutków, jakie dla instytucji ma Traktat z Lizbony i przystąpienie Chorwacji do UE
C.1. Przyjęcie 18 nowych posłów
90. Na posiedzeniach w grudniu 2008 r. i czerwcu 2009 r. Rada Europejska postanowiła, że w przypadku wejścia w życie Traktatu z Lizbony po wyborach europejskich w czerwcu 2009 r. zostaną jak najszybciej przyjęte środki tymczasowe w celu zwiększenia łącznej liczby posłów z 736 do 754 do końca kadencji 2009-2014. Ten środek tymczasowy wszedł w życie w dniu 1 grudnia 2011 r.: przyjęto 18 nowych posłów, którzy od razu dysponują wszystkimi uprawnieniami, zwłaszcza jeżeli chodzi o ich uposażenia. Jako że środek ten wszedł w życie dopiero w grudniu, miał niewielki wpływ na wykonanie budżetu w 2011 r., choć przewidziano na ten cel kwotę 9,4 mln EUR.
C.2. Przygotowanie do zbliżającego się rozszerzenia o Chorwację
91. W dniu 9 grudnia 2011 r. Rada Europejska podpisała traktat o przystąpieniu Chorwacji do Unii Europejskiej, który powinien wejść w życie w dniu 1 lipca 2013 r. W perspektywie nowego rozszerzenia Parlament zaczął w tym celu niezbędne przygotowania, obejmujące zwłaszcza utworzenie w planie zatrudnienia pierwszej transzy 62 dodatkowych stanowisk. W 2011 r. nadano priorytet działom językowym, w których, jak pokazuje doświadczenie poprzednich rozszerzeń, kwestia zatrudnienia była najbardziej konkurencyjna. Jak miało to miejsce podczas poprzednich rozszerzeń, Parlament rozpoczął od naboru w 2011 r. 49 pracowników kontraktowych spośród ogółem 62 stanowisk w planie zatrudnienia. Po akcesji Parlament przystąpi do stopniowego zastępowania pracowników kontraktowych i rekrutacji urzędników po zakończeniu konkursów EPSO.
92. Z uwagi na fakt, że data przystąpienia określona w traktacie akcesyjnym, tj. 1 lipca 2013 r., jest odleglejsza niż termin przewidywany podczas opracowywania budżetu na 2011 r., niektóre działania przeniesiono na 2012 r. - np. przyjęcie obserwatorów (zaplanowane obecnie na kwiecień 2012 r.) i otwarcie biura w Chorwacji.
D. Zmiany w sektorze polityki informacyjnej i komunikacyjnej
D.1. Analiza średnioterminowej strategii komunikacji
93. Po przyjęciu w lipcu 2010 r. zaktualizowanej strategii komunikacji Prezydium ukończyło na posiedzeniu w dniu 23 marca 2011 r. plan działania na okres 2011-2014 i określiło szereg ukierunkowanych i zintegrowanych działań dla wszystkich służb Dyrekcji Generalnej ds. Komunikacji (DG COMM) pod kątem jednego celu, jakim są wybory w 2014 r.
94. Plan ten zawiera szereg 19 konkretnych działań, które przyczynią się do zwiększenia wiedzy obywateli i uświadomienia im działalności ustawodawczej Parlamentu, tak aby byli właściwie poinformowani i mogli czynnie uczestniczyć w działalności parlamentarnej. Działania te skupią się na utrzymywaniu ciągłych starań komunikacyjnych przez resztę obecnej kadencji. Działania są zorganizowane wokół trzech osobnych grup - zwłaszcza usług dla posłów mających na celu umożliwienie im lepszego docierania do mediów i obywateli, działań skierowanych do mediów i innych działań dotyczących bezpośrednio obywateli.
95. W praktyce wszystkie służby w dziedzinie komunikacji odnotowały ogólny wzrost i zwiększenie natężenia działań w ciągu roku. W okresie pierwszych jedenastu miesięcy roku 1 114 spotkań było transmitowanych w internecie, co stanowi ogromny wzrost w porównaniu z rokiem 2010. Zawarto 45 partnerstw z regionalnymi stacjami telewizyjnymi i stronami internetowymi na transmisję Europarl TV, zwiększając tym samym liczbę takich partnerstw do 68. W lipcu 2011 r. uruchomiony został Europarl Mobile, a nowy portal Europarl na żywo otwarto w grudniu 2011 r. Liczba przyjaciół Parlamentu na Facebooku wzrosła w postępie geometrycznym i wynosi 365 500 osób zarejestrowanych do końca 2011 r.
96. Znacznie wzrosła liczba doniesień prasowych dotyczących Parlamentu Europejskiego. Otwarcie Parlamentarium spotkało się z dużym zainteresowaniem środków przekazu i we wszystkich państwach członkowskich pojawiły się bardzo pozytywne artykuły na ten temat, a z okazji setnego Międzynarodowego Dnia Kobiet opublikowano około 2010 artykułów w gazetach w całej UE, co stanowi wzrost o 37 % w stosunku do poprzedniego roku. Ze szczególnym zainteresowaniem spotkały się również niektóre zasadnicze inicjatywy legislacyjne, takie jak pakiet w sprawie zarządzania gospodarczego, reforma WPR i perspektywy finansowe oraz pakiet bezpieczeństwa żywności. Niemal 600 dziennikarzy wzięło udział w 11 zorganizowanych seminariach, oprócz 800 dziennikarzy, którzy śledzili posiedzenia plenarne w Brukseli i Strasburgu.
97. Zorganizowano szereg poważnych imprez, w tym wystawy i kampanie informacyjne skierowane zarówno do ogółu społeczeństwa, jak i do środków przekazu, a także do środowisk opiniotwórczych. Coroczne cykliczne wydarzenia organizowane w związku z Nagrodą im. Sacharowa, Nagrodą Lux, Europejską Nagrodą im. Karola Wielkiego dla Młodzieży, Dniem Kobiet i 9 maja odbyły się jak zwykle, jednak koncepcja niektórych z nich została zmieniona, aby zapewnić im większy odbiór publiczny i oddźwięk.
98. W roku 2011 posłowie brali większy udział w pracach biur informacyjnych - 360 posłów do PE uczestniczyło w imprezach zorganizowanych przez biura w ciągu pierwszych sześciu miesięcy roku. Liczba forów regionalnych wzrosła do ponad 30, z dalszymi 12 forami transgranicznymi obejmującymi 22 państwa członkowskie. Oprócz wielu imprez zorganizowanych w ramach Nagrody LUX, Nagrody im. Sacharowa, Dnia Kobiet i 9 maja zorganizowano pierwszą serię wydarzeń związanych z głównymi debatami legislacyjnymi (łącznie 35).
99. W odniesieniu do usprawnienia usług zarówno dla posłów, jak i dla obywateli, udostępniono w internecie wersję strony internetowej Parlamentu Europejskiego dla telefonów komórkowych, kompatybilną z najnowszą generacją telefonów. Założone zostało nowe konto prasowe PE na Twitterze -EuroParlPress - które zawiera krótkie informacje o faktach i sprostowania nieprawdziwych informacji; zarejestrowało się już na nim 1 500 osób.
D.2. Poprawa infrastruktury dla odwiedzających
100. W dniu 14 października 2011 r. odbyła się uroczysta inauguracja nowego centrum dla odwiedzających, które działa w pełni. Pierwsze wrażenia publiczności były bardzo pozytywne. Przewidziano, że w średniookresowej perspektywie dla odwiedzających Parlament zostanie przygotowany trójetapowy program wizyty obejmujący Parlamentarium, wizytę na trybunie sali posiedzeń plenarnych i w przyszłym Domu Historii Europejskiej mieszczącym się w budynku Eastman. Poza bardzo atrakcyjnym i urozmaiconym charakterem takiej wizyty, formuła ta mogłaby przyczynić się do "nakierowania" odwiedzających do specjalnie wyznaczonych stref, tak aby wizyty nie utrudniały pracy Parlamentu.
101. Liczba odwiedzających w pierwszych tygodniach była już dość duża (40 000 w ciągu pierwszych 6 tygodni) i pozwala oszacować liczbę wizyt w roku 2012 na poziomie 300 000-350 000 osób.
D.3. Postępy w zakresie realizacji projektu Domu Historii Europejskiej
102. Na posiedzeniu w dniu 26 września 2011 r. Prezydium wysłuchało przewodniczącego zarządu Domu, który przypomniał, że najważniejsze decyzje dotyczące Domu Historii Europejskiej zostały już podjęte i podkreślił, że przedstawiony plan finansowy świadczy o przejrzystej realizacji tego projektu.
103. W zakresie postępów projektu w dniu 31 marca 2011 r. zawarto umowę z laureatem międzynarodowego konkursu architektoniczny na projekt Domu, biurem architektonicznym "Atelier dArchitecture Chaix & Morel et Associés". Wstępne szczegółowe badania do projektu zostały już przeprowadzone. Opracowanie projektu jest już w toku i powinno zakończyć się w lutym 2012 r. Prace remontowe budynku Eastman będzie można zatem ostatecznie rozpocząć w 2012 r.
D.4. Zwiększenie możliwości oficjalnego zapraszania przez posła grup odwiedzających
104. Z uwagi na dużą popularność zapraszania grup odwiedzających przez posłów, roczny limit odwiedzających przypadający na każdego posła zwiększono ze 100 do 110 osób. W odpowiedzi na uwagi Trybunału Obrachunkowego Prezydium przyjęło ponadto w dniu 30 listopada 2011 r. zmiany do regulaminu dotyczące grup odwiedzających.
E. Dalsza realizacja wieloletnich programów mających na celu racjonalizację i modernizację kluczowych sektorów administracji Parlamentu
105. Prace służące konsolidacji i modernizacji sekretariatu(11) podjęte w 2009 i 2010 r. były kontynuowane w roku 2011. Polityka ta powinna zapewnić jak najskuteczniejsze obsadzenie działów Parlamentu Europejskiego kadrą pracowniczą oraz wykorzystywanie najskuteczniejszych i najnowocześniejszych metod pracy we wszystkich obszarach działalności instytucji.
106. W tym zakresie można zaznaczyć, że Dyrekcja Generalna ds. Personelu (DG PERS) rozpoczęła analizę dotyczącą przyszłościowych zawodów. Analiza ta powinna pozwolić instytucji na takie dobieranie zasobów ludzkich, aby sprostały one przyszłym zadaniom i posiadały niezbędne kwalifikacje.
107. W odniesieniu do działań na rzecz restrukturyzacji i umocnienia służb, rok 2012 był okazją do utworzenia dyrekcji ds. zasobów. Ta nowa struktura obecna we wszystkich dyrekcjach generalnych, z wyjątkiem DG FINS i Wydziału Prawnego, ma umożliwić spójne, skuteczne i "korporacyjne" podejście do zarządzania zasobami finansowymi, ludzkimi i zasobami w zakresie IT.
E.1. Polityka dotycząca nieruchomości
108. W ramach wprowadzenia średnioterminowej strategii w zakresie nieruchomości przyjętej przez Prezydium w dniu 24 marca 2010 r. w roku 2011 podjęto szereg decyzji dotyczących poważnych projektów, tak aby mogły one być uruchomione z początkiem przyszłej kadencji. Strategia ta obejmuje w szczególności następujące aspekty:
- w Brukseli: nabycie budynku TREBEL i zawarcie umowy długoterminowego najmu budynku przy ul. Montoyer 70 z opcją jego nabycia,
- w Strasburgu: nabycie budynku im. Vaclava Havla, aby przenieść do niego służby Rzecznika Praw Obywatelskich i zwolnić dzięki temu powierzchnię przeznaczoną dla posłów w głównych budynkach,
- w Luksemburgu: dalszy remont i rozbudowa budynku im. Konrada Adenauera (KAD) na warunkach określonych przez Prezydium w dniu 10 stycznia 2012 r., w ścisłym partnerstwie z Luksemburgiem,
- Dom Europy w Sofii: przedwstępna umowa nabycia nowego budynku została zawarta dnia 7 lipca 2011 r. i opiewa na kwotę 9 mln EUR(12),
- wprowadzenie bardziej zdecydowanej polityki utrzymania budynków w Brukseli i Strasburgu, mającej gwarantować maksymalne bezpieczeństwo i optymalne wykorzystanie infrastruktury,
- rozpoczęcie realizacji planowej i usystematyzowanej polityki remontowej, uwzględniającej wiek najstarszych budynków użytkowanych przez Parlament.
109. W 2011 r. wprowadzono ponadto nową metodologię, analogiczną do podobnych postanowień Komisji, w celu badania rynku i zawierania umów dotyczących nieruchomości. Kładzie ona nacisk z jednej strony na przejrzystość, przewidując publikację w Dzienniku Urzędowym, aby zapewnić równy dostęp do informacji i większą konkurencję, w poszanowaniu ram regulacyjnych. Z drugiej strony precyzuje etapy procedury, lepiej wyjaśniając i dokumentując procedurę, którą należy stosować w ramach negocjacji umów dotyczących nieruchomości. Ma ona również na celu zapewnienie skuteczności negocjacji i uzyskanie dla instytucji najlepszego rozwiązania pod względem stosunku jakości do ceny.
110. W odniesieniu do stopniowego wprowadzania nowej polityki utrzymania nieruchomości, procedury i postanowienia techniczne przyszłych umów o utrzymanie i konserwację zostały ujednolicone po przeprowadzeniu kontroli zewnętrznej. Na tej samej zasadzie ogłoszono wspólny przetarg (1 część dla każdego obiektu) dla nowych umów o konserwację i utrzymanie instalacji technicznych, a jego wynik jest pozytywny. Należy zauważyć, że wynik tego przetargu potwierdza fakt, że zwłaszcza ze względu na starzenie się budynków konieczne jest zwiększenie budżetu na nowe utrzymanie i konserwację.
111. Odnośnie do projektu KAD, umowa o utworzenie i finansowanie spółki deweloperskiej została podpisana dnia 28 września 2011 r. z konsorcjum francusko-luksemburskim. Finansowanie projektu zapewnią po połowie Europejski Bank Inwestycyjny i konsorcjum wyłonione w przetargu. Jednocześnie kończą się odwierty geotermiczne (poziom wykonania na dzień 31 grudnia 2011 r.: 95 %). W zakresie wyboru wykonawcy robót, w związku z tym, że otrzymane w ramach ogłoszonego przetargu oferty cenowe było nieznacznie wyższe niż szacowano, główny urzędnik zatwierdzający postanowił, że ta pozycja przetargu nie zostanie przyznana i przetarg zostanie ogłoszony ponownie, po zmianie specyfikacji technicznej, w pierwszej połowie 2012 r.
E.2. Polityka ochrony środowiska
112. W zakresie realizacji celów dotyczących ochrony środowiska określonych przez instytucję, zgodnie z przepisami EMAS (system ekozarządzania i audytu), i wkładu na rzecz osiągnięcia przez instytucję celu ograniczenia emisji CO2 o 30 % do roku 2020, podjęto następujące działania:
- umowy o badania pod kątem wydajności energetycznej budynków w Brukseli i Strasburgu zostały już zawarte i powołano szereg zespołów ds. tych projektów; trwają badania budynków: Winston Churchill, Salvador de Madariaga, Paul-Henri Spaak i Atrium; pozostałe budynki w Brukseli i Strasburgu będą badane w następnej kolejności,
- zakończono pierwszy etap wymiany oświetlenia w Brukseli, a analiza drugiego etapu jest przewidziana na 2012 r.,
- w ramach ujednolicania w trzech miejscach pracy zbierania odpadów, zainstalowano wieloprzedziałowe kosze na śmieci,
- umowa ramowa "analiza środowiskowa, zgodność z przepisami i doradztwo prawne" została zawarta w listopadzie 2011 r. Umowa ta obejmuje szereg ważnych usług na rzecz ciągłej poprawy i rozwoju systemu zarządzania środowiskowego.
113. W dniu 12 września 2011 r. Prezydium postanowiło wprowadzić w 2012 r. system kompensacji emisji CO2 (zakres pośredni). Decyzja ta została zatwierdzona przez zgromadzenie plenarne w dniu 1 grudnia 2011 r. i na linię budżetową 2 3 9 "Kompensacja emisji dwutlenku węgla Parlamentu Europejskiego" przyznano 950.000 EUR.
114. Kompensowane emisje wynoszą ok. 30 000-35 000 ton równoważnika CO2 (około 30 % całkowitego śladu węglowego) i obejmują:
- podróże służbowe pracowników,
- emisje wynikające ze zużycia energii i związane z instalacjami technicznymi w budynkach,
- samochody służbowe.
115. Prezydium podkreśliło na koniec, że odpowiedzialność za kompensację emisji powstałej w wyniku podróży lotniczych posłów spoczywa na nich samych, w związku z czym podróże te nie są objęte proponowanym systemem.
116. W odniesieniu do opracowania bardziej przyjaznej dla środowiska polityki mobilności należy wymienić następujące środki:
- umowa płatności przez osobę trzecią z STIB w Brukseli; umowa ta weszła w życie w grudniu 2010 r. i pierwsze wnioski o skorzystanie z tego systemu wpłynęły w styczniu 2011 r.,
- umowa ramowa dotycząca Mobility point (Bruksela): Helpdesk Mobility (utworzony na mocy decyzji zgromadzenia) został uruchomiony w dniu 15 czerwca 2011 r. i ma na celu doradzanie w sprawie ekologicznego podejścia do podróży,
- umowa z SNCB (Bruksela) weszła w życie 16 października 2011 r.; wprowadza ona system płatności przez osobę trzecią i została podpisana przez sekretarza generalnego w celu zachęcenia do podróżowania koleją między miejscem zamieszkania a miejscem pracy. Od momentu uruchomienia tego systemu o skorzystanie z niego zwróciło się niemal 200 osób.
Ankieta dotycząca mobilności w Luksemburgu została przeprowadzona w czerwcu 2011 r. Obecnie trwa ocena danych dotyczących korzystania z karty Jobkaart przez personel Parlamentu.
E.3. Dalsza modernizacja technologiczna i informatyczna
117. Posłom i instytucji udostępniono nową usługę WiFi obejmującą szeroki zakres powierzchni budynków w Brukseli i Strasburgu użytkowanej przez posłów, w szczególności biura poselskie, sale konferencyjne, sale posiedzeń plenarnych, powierzchnie publiczne, korytarze i restauracje poselskie itp.). Usługa WiFi została udostępniona w październiku 2011 r., a struktura pomocy użytkownikom została opracowana w Parlamencie Europejskim i obejmuje wydanie certyfikatów posłom (546 certyfikatów), urzędnikom i innym odwiedzającym PE.
118. Interfejs dla intranetu Europarl został zmodernizowany i udostępniony on-line w dniu 1 listopada 2011 r. Wersja Europarl dla telefonii komórkowej, dostosowana do smartfonów, została udostępniona w połowie 2011 r. W odniesieniu do intranetu PE istotnym kamieniem milowym było uruchomienie w lutym 2011 r. tzw. GoLive EP Directory. Intranet PE został następnie wzbogacony o multimedia. W połączeniu z poprawą treści edytorskich zaowocowało to znacznym wzrostem liczby wizyt (+45 %) i liczby wizyt przez poszczególnych użytkowników (+15 %).
119. Wyraźny postęp odnotowano w zakresie programu "bez papieru": ekomisja, specjalny intranet komisji, przeszedł pomyślnie etap beta-testowania w trzech komisjach i przeprowadzono dalsze przygotowania do powszechnego uruchomienia tego programu na początku 2012 r. Pilotażowe testy e-posiedzeń na iPadach zostały przeprowadzone w listopadzie 2011 r. w komisji JURI, a cztery następne komisje będą testowały ten system wiosną 2012 r.
120. Znaczne postępy osiągnięto również w innych obszarach, w szczególności:
- zawarto nową umowę o świadczenie usług telekomunikacji komórkowej, za znacznie niższą cenę (o 30 % taniej),
- w ramach projektu zarządzania wiedzą (Knowledge Management) indeksacja Eurovoc trwała cały rok,
- w salach posiedzeń plenarnych w Brukseli i Strasburgu zainstalowano nowe wyposażenie do głosowania elektronicznego,
- do czerwca w wielu aplikacjach wprowadzono zmiany mające na celu uwzględnienie art. 51 (zmiana z jednego na kilku sprawozdawców),
- etap 3. aplikacji AT4AM został wprowadzony do użytku, i do końca roku do aplikacji wprowadzono ponad 100 000 poprawek,
- po wprowadzeniu do użytku w czerwcu 2011 r. międzyinstytucjonalnego rejestru na rzecz przejrzystości prowadzonego w Komisji, w grudniu 2011 r. sfinalizowano dodatkowe funkcje back-office dla służb ochrony PE,
- w czerwcu 2011 r. wdrożona została wersja 4 aplikacji IPEX. Aplikacja ta ułatwia komunikację między PE i parlamentami krajowymi,
- wersja 6 Observatoire Legislatif (OEIL) została wprowadzona w grudniu 2011 r.,
- EXPOMEP, nowa aplikacja służąca do zarządzania powierzchniami wystawowymi w budynkach PE, działa od października 2011 r.
E.4. Optymalne wykorzystanie środków przyznanych działom językowym
121. Zachowując cel dalszego zagwarantowania wszystkim posłom porównywalnych usług językowych, uwzględniono kwestię równoległego opanowania zmian kosztów, aby jak najlepiej wykorzystać przyznane środki z korzyścią dla posłów. Sporządzona przez specjalistów zewnętrznych ogólna analiza służb tłumaczeniowych umożliwiła lepsze zdefiniowanie przyszłych potrzeb. Środki powinny być bardziej sprawiedliwie rozdzielane między poszczególne działy językowe w zależności od całkowitego obciążenia pracą w każdym z języków, umożliwiając tym samym osiągnięcie porównywalnego poziomu eksternalizacji i poprawę produktywności.
122. W tym kontekście w październiku 2011 r. wprowadzono poważny wieloletni projekt dotyczący synchronizacji metod pracy w DG TRAD. Jednocześnie Dyrekcja ds. Tłumaczeń Pisemnych i Terminologii była wstanie sprawnie działać przy liczbie pracowników niższej o 10 % w stosunku do roku
2010 w związku z przeniesieniem personelu do innych działów. W związku z tym we wszystkich działach tłumaczeniowych średni poziom wydajności znacznie wzrósł w 2011 r.
123. W odniesieniu do tłumaczenia ustnego, należy zauważyć znaczny wzrost obciążenia pracą wynikający pośrednio z traktatu lizbońskiego, w związku ze zwiększeniem liczby nieformalnych relacji, dialogu trójstronnego i posiedzeń pojednawczych. W 2011 r. Dyrekcja Generalna ds. Tłumaczeń Ustnych i Konferencji (DG INTE) zapewniła tłumaczenie ustne 5 263 sesji posiedzeń(13) w trzech miejscach pracy PE. Oprócz tych posiedzeń z tłumaczeniem ustnym DG INTE była odpowiedzialna za logistykę dalszych 15 602 posiedzeń prowadzonych bez tłumaczenia ustnego, 44 posiedzenia grup i organów politycznych (Prezydium, Konferencja Przewodniczących, kwestorzy), 129 posiedzeń komisji parlamentarnych i delegacji oraz 19 innych posiedzeń PE odbywających się poza trzema miejscami pracy Parlamentu.
124. Należy ponadto zaznaczyć, że aby zapewnić dalsze oszczędności strukturalne, we wrześniu i grudniu 2011 r. Prezydium podjęło decyzje umożliwiające zaoszczędzenie na usługach tłumaczeniowych łącznej kwoty 21 mln EUR od roku 2012. Chodzi w szczególności o decyzję o zaprzestaniu każdorazowego tłumaczenia na wszystkie języki CRE (pełne sprawozdanie z obrad) i pytań pisemnych, a także o reorganizację kalendarza oficjalnych posiedzeń, aby zoptymalizować system korzystania z usług etatowych tłumaczy ustnych Parlamentu.
E.5. Dogłębna restrukturyzacja służb ochrony
125. Na posiedzeniu w dniu 6 lipca 2011 r. Prezydium przyjęło nową koncepcję ogólnego bezpieczeństwa, która opiera się na podejściu przedkładającym jakość ochrony nad podejście "ilościowe". Założeniem tej koncepcji jest zapewnienie elastycznej ochrony, pozwalającej chronić nie tylko ludzi i mienie, jak ma to miejsce zazwyczaj, ale także informować przed obecnymi i nowymi zagrożeniami zarówno wewnątrz budynków Parlamentu Europejskiego, jak i poza nimi, a także zapewnienie ciągłości podstawowej działalności w przypadku poważnej sytuacji kryzysowej. Koncepcja ta opiera się na działaniach w pięciu podstawowych obszarach:
- poprawa kultury bezpieczeństwa w Parlamencie Europejskim,
- codzienne stosowanie metod oceny zagrożeń dla bezpieczeństwa, z zastosowaniem przekrojowego podejścia do zarządzania procedurami administracyjnymi oraz przy usprawnionej wymianie informacji z koordynatorami ds. bezpieczeństwa,
- zacieśnienie współpracy z krajowymi siłami policji, w szczególności w kontekście międzyinstytucjonalnym,
- ustanowienie kilku poziomów dostępu do budynków Parlamentu Europejskiego i możliwości przemieszczania się w nich (strefy),
- zachowanie opłacalnej finansowo równowagi między personelem wewnętrznym i pracownikami zewnętrznymi (internalizacja i profesjonalizacja).
126. Proces internalizacji zadań związanych z akredytacją i obsługą na recepcji rozpoczął się w 2011 r. i powinien się zakończyć w 2012 r. Został on już sfinalizowany w Strasburgu (w dniu 1 lipca) i w Luksemburgu (w dniu 1 października). W Brukseli prace nad tym jeszcze trwają i zostaną zakończone utworzeniem 17 dodatkowych stanowisk AST, możliwym dzięki przyznanemu budżetowi na rok 2012.
127. W ramach tej nowej koncepcji Prezydium postanowiło również zinternalizować niektóre funkcje związane z dowodzeniem i strategią bezpieczeństwa wewnętrznego. Ze względu na specyfikę poszukiwanych pracowników zwrócono się o przeprowadzenie specjalnego konkursu EPSO i ogłoszono zaproszenie do składania kandydatur dla pracowników kontraktowych.
128. W czerwcu 2011 r. - w wyniku rygorystycznej procedury, która kładła nacisk na znaczenie synergii między 3 dziedzinami oraz na profesjonalizm i szkolenie udostępnionego personelu zewnętrznego - zawarta została umowa ramowa o usługi ogólnej ochrony, ochrony przeciwpożarowej i konserwacji systemu radiokomunikacji w budynkach w Strasburgu.
129. Nowa umowa o ochronę budynków w Luksemburgu została zawarta w dniu 21 grudnia 2011 r. i wejdzie w życie pod koniec marca 2012 r. W przypadku Brukseli pod koniec roku 2011 trwała jeszcze ocena ofert przetargowych. Tak samo jak w przypadku Strasburga specyfikacja warunków szczegółowych obejmuje synergię między poszczególnymi obszarami i kładzie nacisk na profesjonalizm i kwalifikacje personelu.
F. Inne działania na rzecz modernizacji
F.1. Zarządzanie finansami
130. W ramach pozostałych usprawnień w dziedzinie zarządzania w roku 2011 dalej wprowadzano rachunkowość memoriałową i wprowadzono nowe moduły, w szczególności nowy system ELS służący do inwentaryzacji i zindywidualizowanego zarządzania przez osoby trzecie na poziomie systemu rachunkowego FINORD.
131. Sekretarz generalny podjął ponadto decyzję o odnowieniu i modernizacji systemów informacji finansowej Parlamentu Europejskiego oraz o wyposażeniu Parlamentu w narzędzie rachunkowości analitycznej ułatwiające udostępnianie hierarchii informacji w celu oceny zasobów finansowych i ludzkich w instytucji oraz ich skutecznego wykorzystania. W tym celu dnia 1 października 2011 r. został powołany dział R-FIS (przekształcenie systemu informacji finansowej), który przystąpi między innymi do zastąpienia istniejących aplikacji finansowych, w szczególności FINORD, FINICS, VIRE, TRESOR, ELS.
132. W zakresie zarządzania umownego od dnia 1 stycznia 2011 r. do kodowania zawartych umów obowiązuje nowa aplikacja "Web Contracts", która ma poprawić jakość i zwiększyć skuteczność zarządzania przetargami Parlamentu Europejskiego.
F.2. Zarządzanie zasobami ludzkimi
133. W odniesieniu do zarządzania personelem opracowano nowy moduł Streamline'u, który wszedł do użycia w czerwcu 2011 r., tj. "Streamline learning Management", który umożliwia zarządzanie on-line wnioskami o szkolenie zawodowe.
F.3. Zarządzanie priorytetami Sekretariatu Generalnego
134. We wszystkich dyrekcjach generalnych wprowadzono ścisłe monitorowanie programu prac administracyjnych na lata 2009-2011. Program prac administracyjnych jest instrumentem zarządzania i jako taki odzwierciedla postępy każdej dyrekcji generalnej i Wydziału Prawnego w danym okresie pracy. Wszystkie dyrekcje generalne regularnie składają sprawozdanie z postępów w realizacji kluczowych projektów.
G. Ewolucja całej struktury Sekretariatu Generalnego (wraz z grupami politycznymi)
135. Łącznie w roku 2011 utworzono 252 nowe stanowiska w celu zaspokojenia czterech głównych potrzeb, które można podsumować następująco:
- wdrożenie Traktatu z Lizbony: 109 stanowisk
- przygotowanie do rozszerzenia o Chorwację: 62 stanowiska
- wprowadzenie trzyletniego planu w Dyrekcji Generalnej ds. Infrastruktury i Logis- 17 stanowisk tyki (DG INLO):
- zapotrzebowanie w ramach "bieżącego funkcjonowania", którego nie można 64 stanowiska pokryć poprzez przesunięcia personelu:
136. Najważniejsze zmiany w schemacie organizacyjnym i kierownictwie PE znajdują się w poniższej tabeli:
Tabela 12
Podsumowanie zmian restrukturyzacyjnych w Sekretariacie Generalnym w 2011 r.
| DG |
Restrukturyzacja i modernizacja |
| DG PRES |
Finalizacja nowej struktury Dyrekcji ds. Aktów Legislacyjnych. Dyrekcja ta składa się obecnie z 6 działów i będzie mogła skuteczniej i racjonalniej sprostać wyzwaniom i spełnić wyznaczone cele. Wraz z utworzeniem w ramach Dyrekcji ds. Stosunków z Parlamentami Krajowymi trzeciego działu "Parlamenty Bałkanów Zachodnich i monitorowanie prac Zgromadzenia Parlamentarnego Rady Europy" dyrekcja ta zyskała specjalne narzędzie umożliwiające jej skuteczniejsze działanie w zakresie wprowadzanych programów. Utworzenie tego działu odbyło się poprzez wewnętrzne przesunięcie czterech urzędników (w tym szefa działu) i poprzez udostępnienie przez sekretarza generalnego jednego stanowiska w celu zasilenia działu "Współpraca instytucjonalna".
W Dyrekcji ds. Obsługi Urzędu Przewodniczącego utworzono nowy dział "Informacji niejawnych". Dział "Planowania i stosunków instytucjonalnych" został rozbity na dwa odrębne działy: "Planowanie" i "Stosunki instytucjonalne". Reorganizacja ta została przeprowadzona poprzez przesunięcia pracowników i w ramach mobilności wewnątrz instytucji oraz dzięki nowym stanowiskom utworzonym w związku przyznaniem w budżecie środków na dział "Informacji niejawnych".
W Dyrekcji ds. Zasobów w grudniu 2011 r. powstał dział "Informatyka i komunikacja wewnętrzna". Procedury obsadzania stanowisk szefa działu i administratora zostaną przeprowadzone w pierwszym trymestrze 2012 r.
Dwa lata po utworzeniu Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa 4 stanowiska szefów działów
zostały obsadzone.
|
| DG IPOL |
Utworzenie działu "Ocena Wpływu" wynikające z przyjęcia przez Parlament sprawozdania w sprawie gwarancji niezależności ocen wpływu, w którym wzywano do ustanowienia w Parlamencie jednego mechanizmu oceny wpływu w oparciu o wspólne procedury i metodologię oraz pod egidą nowej autonomicznej struktury. Dyrekcja ta została utworzona w ramach istniejącego budżetu z personelu departamentów tematycznych i poprzez przesunięcia z innych stanowisk, które zostały rozłożone między dwa działy: "Ocena Wpływu" i "Europejska Wartość Dodana". Powinna ona odgrywać kluczową rolę w ramach pełnego cyklu ustawodawczego, aby Parlament - jako pełnoprawny współustawodawca - miał możliwość skuteczniejszej oceny skutków gospodarczych, społecznych, środowiskowych i zdrowotnych dokonywanych przez siebie wyborów politycznych oraz ich wpływu na prawa podstawowe obywateli.
|
| DG EXPO |
Aby wesprzeć wschodzące demokracje i propagować demokratyzację, w szczególności w świecie arabskim, w DG EXPO zostanie utworzona nowa dyrekcja ds. wsparcia demokracji (zgoda Prezydium w dniu 12 grudnia 2011 r.). Dyrekcja zostanie powołana bez konsekwencji budżetowych poprzez przesunięcia personelu i będzie obejmowała biuro ds. promowania demokracji (obecnie w DG EXPO) i trzy działy: obserwacja wyborów (obecnie w Dyrekcji A w DG EXPO), Bałkany Zachodnie (obecnie w DG ds. Urzędu Przewodniczącego) i działania na rzecz ochrony praw człowieka (który zostanie utworzony z 5 stanowiskami). Dyrekcja ta zostanie utworzona w pierwszej połowie 2012 r. |
| DG INLO |
Restrukturyzacja rozpoczęta w lutym 2010 r. była kontynuowana w 2011; powstało 17 nowych stanowisk. Proces reorganizacji trwa, zwłaszcza w zakresie centralizacji zawierania umów, gdzie ostateczna struktura i obieg, które zostaną określone, wymagają zwiększenia zasobów ludzkich Działu Umów i Zamówień Publicznych. Dział "Transport i Przeprowadzki" został rozbity na dwa osobne działy - "Transport Osób" i "Transport Mienia", ze skutkiem od dnia 1 lipca 2011 r.
Dyrekcja ds. Zasobów została utworzona pod koniec 2011 r. na wzór innych dyrekcji generalnych. Dyrekcja ta ma zajmować się sprawami kadrowymi, finansami, zawieraniem umów i zasobami informatycznymi.
|
| DG TRAD |
Nowa Dyrekcja ds. Zasobów dla DG TRAD została utworzona pod koniec 2011 r. Dyrekcja ta będzie się składała z czterech działów, tj. Finanse, Personel, Wsparcie IT i Szkolenia. Reorganizacja działów zgodnie z założeniami projektu DG wciąż trwa. Obejmuje ona ujednolicone podejście oparte na jednostkowych planach działania dla każdego działu językowego oraz szkolenie z pracy zespołowej w oparciu o grupy tematyczne dla wszystkich tłumaczy. Prowadzona jest również analiza na rzecz określenia najlepszych praktyk w pracy, aby można je było wprowadzić we wszystkich działach. Po przeniesieniu Działu Planowania do DG TRAD służba Client Liaison Service (CLS) przeprowadziła ankietę w celu zbadania poziomu zadowolenia klienta i ankietę zadowolenia posłów (odpowiednio w dniu 5 października i 21 listopada). W listopadzie 2011 r. powołano p.o. szefa Działu ds. Edycji z trzema tłumaczami-redaktorami. W roku 2012 będzie dalej prowadzona analiza zakresu, obciążenia pracą i poziomu zatrudnienia nowego działu wraz z monitorowaniem zależności z pozostałymi działami.
Trwa obsadzanie działu chorwackiego - zatrudniono już 19 członków personelu, tj. 14 pracowników kontraktowych AD i 5 pracowników kontraktowych AST.
|
| DG PERS |
Dyrekcja ds. Zasobów została utworzona pod koniec 2011 r. na wzór innych dyrekcji generalnych. Dyrekcja ta ma zajmować się sprawami kadrowymi, finansami, zawieraniem umów i zasobami informatycznymi. |
| DG INTE |
Utworzenie nowej Dyrekcji ds. Zasobów, która rozpocznie pracę dopiero od dnia 1 stycznia 2012 r., wymagało jednak szeregu wstępnych środków w celu przygotowania tej nowej struktury. |
| DG FINS |
Utworzenie nowego działu odpowiedzialnego za przekształcenie systemu informacji finansowej - zob. pkt 133 powyżej |
| DG ITEC |
Dyrekcja ds. Zasobów została utworzona pod koniec 2011 r. na wzór innych dyrekcji generalnych. Dyrekcja ta ma się w szczególności zajmować sprawami kadrowymi, finansami, zawieraniem umów oraz komunikacją i relacjami z klientami. |
| Służby podległe bezpośrednio sekretarzowi generalnemu |
Stopniowe tworzenie służb odpowiedzialnych za zarządzanie ryzykiem w celu określenia we współpracy z poszczególnymi DG najpoważniejszych zagrożeń związanych z pracą całego Sekretariatu Generalnego oraz analiza działań, które należy podjąć w celu przeciwdziałania tym zagrożeniom. |
______(1) Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.
(2) Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 1.
(3) PE 349.540/BUR/ANN/FIN.
(4) Porozumienie międzyinstytucjonalne pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją w sprawie dyscypliny budżetowej i należytego zarządzania finansami (Dz.U. C 139 z 14.6.2006, s. 1).
(5) Art. 24 - Decyzja władzy budżetowej; art. 43 - Decyzja władzy budżetowej w sprawie przesunięć obejmujących środki tymczasowe
(6) Decyzja instytucji o dokonaniu przesunięć w ramach danego artykułu.
(7) Podróże dotyczące roku budżetowego 2011 można zgłosić do 31 października 2012 r.
(8) Podróż jest klasyfikowana jako "podróż na posiedzenie grupy politycznej", choć dany poseł mógł następnie również uczestniczyć w posiedzeniu komisji bądź odwrotnie.
(9) Trybunał Obrachunkowy, Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, Centrum Tłumaczeń, posiedzenia Komisji w Luksemburgu oraz w części Komitet Regionów.
(10) Liczba skorygowana w 2011 r.
(11) W rezolucji z dnia 22 października 2009 r. w sprawie projektu budżetu ogólnego na rok budżetowy 2010 Parlament wyraził wolę dostosowania "sposobu organizacji pracy i struktury służb do priorytetów politycznych, aby uzyskać optymalne wyniki oraz, z budżetowego punktu widzenia, zmniejszyć koszty".
(12) Z powodu nieprawidłowości i niezgodności prac dotyczących zagospodarowania, odbiór budynku w roku 2011 nie był możliwy. Zakończenie prac jest planowane na koniec kwietnia 2012.
(13) Posiedzenia są dzielone na sesje, ponieważ każda sesja może wymagać różnych usług DG INTE.
