Rezolucja 2023/1851 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (CdT) za rok budżetowy 2021

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2023/1851

z dnia 10 maja 2023 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (CdT) za rok budżetowy 2021

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2021,

- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Kultury i Edukacji,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0104/2023),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  ostateczny budżet Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwanego dalej "Centrum") na rok budżetowy 2021 wyniósł 53 031 743 EUR i w stosunku do roku 2020 był większy o 13,30 %; mając na uwadze, że 89,88 % budżetu Centrum pochodzi z bezpośrednich składek instytucji, innych agencji i organów;

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy 2021 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. odnotowuje z niepokojem, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2021 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania środków na zobowiązania na bieżący rok w wysokości 83,54 %, co oznacza spadek o 6,45 % w porównaniu z rokiem 2020; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności na bieżący rok wyniósł 76,51 %, co oznacza spadek o 6,86 % w porównaniu z rokiem 2020;

2. zwraca uwagę, że w 2021 r. ze względu na wyjątkowe wydarzenia Centrum nie zastosowało mechanizmu automatycznego zwrotu klientom nadwyżki budżetowej (1,1 mln EUR); odnotowuje, że kwota ta została przeniesiona na 2022 r.;

Wyniki działalności

3. zwraca uwagę, że Centrum koncentruje się na bezpośrednich wynikach związanych z jego działalnością; odnotowuje kluczowe finansowe wskaźniki skuteczności działania, które stanowią dobre odzwierciedlenie wyników operacyjnych Centrum; uznaje, że strategiczne kluczowe wskaźniki skuteczności działania zapewniają wielokierunkową perspektywę funkcjonowania Centrum, wykraczającą poza wyniki; zachęca Centrum do dalszego monitorowania wyników na obu poziomach - bezpośrednich wyników działań i wyników strategicznych; zwraca uwagę, że od 2021 r. ogłoszono wiele kluczowych wskaźników skuteczności działania związanych z bezpieczeństwem informatycznym, a Centrum nadal udoskonala sposób oceny bezpieczeństwa swoich systemów informacyjnych;

4. odnotowuje, że przetłumaczono, zmodyfikowano, edytowano i zmieniono 367 264 stron dokumentów, co oznacza wzrost o 9,7 % w porównaniu z 2020 r. (322 443 strony); zwraca uwagę, że w 2021 r. przetłumaczono 274 706 stron dotyczących unijnych znaków towarowych i że liczba ta zmniejszyła się dodatkowo o 8,5 % w porównaniu z 2020 r. (300 348 stron); zauważa, że jeśli chodzi o unijne znaki towarowe, odnotowuje się tendencję do spadku liczby przetłumaczonych stron; odnotowuje, że przy łącznej liczbie 641 970 stron przetłumaczonych w 2021 r. rzeczywista liczba stron pozostała na stosunkowo stałym poziomie w porównaniu z 2020 r. (635 269 stron);

5. odnotowuje wysiłki Centrum służące uświadamianiu, jak ważna dla działalności agencji jest wielojęzyczność, oraz wspieraniu wielojęzycznej komunikacji w celu docierania do obywateli Unii i zachęca Centrum, aby czyniło jeszcze więcej; oczekuje pierwszych wyników projektu pilotażowego uruchomionego w 2021 r. w celu przeanalizowania wielojęzycznych praktyk agencji z myślą o ustanowieniu "zestawu narzędzi na rzecz wielojęzyczności" i opracowaniu wspólnych wytycznych dotyczących polityki językowej agencji; wzywa wszystkie instytucje i organy UE do równego traktowania wszystkich języków Unii Europejskiej;

6. w kontekście powtarzających się problemów związanych z jakością tłumaczeń wykonywanych przez zewnętrznych dostawców usług językowych odnotowuje, że Centrum wprowadziło system oceny jakości tłumaczeń zlecanych na zewnątrz oraz korekty tłumaczeń o niedostatecznej jakości; wyraża zadowolenie, że Centrum opracowało szczegółowe wytyczne dotyczące jego oczekiwań jakościowych, zapewniło instruktaż dla usługodawców zewnętrznych w celu rozwiązania powtarzających się problemów oraz podjęło rygorystyczne środki wobec kilku wykonawców, których dokumenty wielokrotnie uznano za niezadowalające, co w niektórych przypadkach doprowadziło do rozwiązania umów ramowych;

7. stwierdza z uznaniem, że w celu osiągnięcia większej wydajności strategia Centrum obejmuje pełny przegląd jego sposobu pracy, modernizację niektórych narzędzi strategicznych, wdrożenie środków efektywności kosztowej w modelu biznesowym, dokładniejsze informacje na temat rzeczywistych kosztów produktów Centrum oraz ciągłe doskonalenie narzędzia zarządzania przepływem pracy (eCdT); wzywa Centrum do dalszego zwiększania synergii, zacieśniania współpracy i wymiany dobrych praktyk z innymi agencjami unijnymi w celu poprawy wydajności w takich dziedzinach jak zasoby ludzkie, zarządzanie budynkami, usługi informatyczne i bezpieczeństwo;

8. z zadowoleniem przyjmuje aktywne zaangażowanie Centrum we współpracę z innymi agencjami UE; wyraża uznanie dla Komisji za to, że położyła nacisk na zagwarantowanie, aby zgodnie z aktami założycielskimi agencji i organów Unii Centrum świadczyło usługi tłumaczeniowe niezbędne do funkcjonowania takich agencji i organów unijnych, które w pełni korzystają z usług językowych Centrum;

9. wyraża uznanie dla Centrum za jego nowe usługi wdrożone w 2021 r., takie jak usługa lekkiej postedycji, usługa "Paste'n'Go" umożliwiającą szybsze tłumaczenie krótkich tekstów oraz zindywidualizowane narzędzia tłumaczenia maszynowego w kilku dziedzinach; odnotowuje, że wdrożono sześć nowych wersji międzyinstytucjonalnej terminologicznej bazy danych IATE oraz projekty pilotażowe realizowane wspólnie z Europejskim Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, Trybunałem i Dyrekcją Generalną ds. Tłumaczeń Pisemnych Komisji; zwraca ponadto uwagę na owocną współpracę Centrum z Prokuraturą Europejską nad różnymi projektami;

10. z zadowoleniem przyjmuje wprowadzenie w 2021 r. - w oparciu o wdrożenie planu transformacji Centrum na lata 2019-2020 - bardziej ukierunkowanego na klienta podejścia do jakości, które umożliwia klientom wybór spośród szeregu usług tłumaczeniowych, od tłumaczeń poddawanych starannej weryfikacji po całkowicie zautomatyzowaną usługę, i które stwarza klientom nowe możliwości optymalizacji budżetu tłumaczeniowego; zwraca uwagę, że badanie zadowolenia klientów z 2021 r. wykazało ogólne zadowolenie zakresem i jakością usług oferowanych przez Centrum;

Polityka kadrowa

11. zwraca uwagę, że na dzień 31 grudnia 2021 r. plan zatrudnienia został wykonany w 95,33 % - powołano na stanowiska 47 urzędników i 137 pracowników zatrudnionych na czas określony spośród 51 stanowisk dla urzędników i 142 stanowisk dla pracowników zatrudnionych na czas określony, zatwierdzonych w budżecie Unii (zatwierdzono 193 stanowisk, tyle samo co w 2019 r.); odnotowuje ponadto, że w 2021 r. dla Centrum pracowało 24 pracowników kontraktowych (przy 28 zatwierdzonych stanowiskach);

12. przyjmuje do wiadomości podział stanowisk w Centrum w 2021 r. według kryterium płci: jedna kobieta zajmowała stanowisko kierownicze wyższego szczebla, w zarządzie zasiadało 32 mężczyzn (62 %) i 24 kobiety (38 %), natomiast wśród personelu ogółem zatrudnionych było 82 mężczyzn (39 %) i 126 kobiet (61 %); zwraca uwagę na niedostateczną reprezentację mężczyzn w ogólnej liczbie pracowników Centrum; zwraca się do Centrum, aby pracowało nad zapewnieniem równowagi płci wśród pracowników i kadry kierowniczej; podkreśla znaczenie równowagi geograficznej oraz zasady, że wszystkie państwa członkowskie powinny być reprezentowane proporcjonalnie, aby zapewnić odpowiednią reprezentację obywateli wszystkich państw członkowskich;

13. ubolewa z powodu dużej liczby członków zarządu, która nie ułatwia podejmowania decyzji i komplikuje zarządzanie;

14. zwraca uwagę, że Centrum wdrożyło politykę obejmującą formalną i nieformalną procedurę dotyczącą nękania psychicznego i molestowania seksualnego, przy czym do prowadzenia procedury nieformalnej wyznaczono zaufanych doradców; wyraża zadowolenie, że w 2021 r. Centrum przystąpiło do grupy zadaniowej sieci agencji UE ds. korzystania z usług zaufanych doradców; zwraca uwagę, że, jak wynika z odpowiedzi Centrum, w 2021 r. nie zgłoszono żadnych przypadków molestowania;

15. zwraca uwagę, że Centrum opracowało politykę zasobów ludzkich w zakresie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, rozwoju kariery, telepracy i integracji osób z niepełnosprawnościami oraz że wskaźnik rotacji w 2021 r. wyniósł 2,72 %;

Zamówienia publiczne

16. z zaniepokojeniem odnotowuje uwagę Trybunału dotyczącą uchybień w procedurach Centrum dotyczących udzielania zamówień publicznych w 2021 r., w ramach których umowy podpisywano z zastosowaniem procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu; przyjmuje do wiadomości przedstawioną przez Trybunał konkluzję, że umowy te, w odniesieniu do których dokonano płatności w wysokości 108 200 EUR, są nieprawidłowe; wzywa Centrum do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w celu uniknięcia nieprawidłowości tego typu w przyszłości;

17. wyraża zadowolenie, że w 2021 r. Centrum w pełni przyjęło procedury elektronicznych zamówień publicznych; przypomina, że w przypadku wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia istotne jest zapewnienie uczciwej konkurencji między oferentami oraz umożliwienie zakupu towarów i usług po najlepszej cenie, z poszanowaniem zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji; zwraca się o wdrożenie narzędzi informatycznych opracowanych przez Komisję na potrzeby elektronicznych zamówień publicznych; apeluje o zaktualizowane wyjaśnienie procedur i szablonów w wytycznych dotyczących zamówień publicznych; z zaniepokojeniem zauważa, że uwagi Trybunału dotyczące uchybień w zakresie zamówień publicznych są coraz częstsze i pozostają głównym źródłem nieprawidłowych płatności w przypadku większości agencji;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

18. odnotowuje, że w ramach działań podjętych przez Centrum w następstwie udzielenia absolutorium za 2020 r. jego strona internetowa została przeniesiona do systemu Drupal, gdzie dodano pole dotyczące życiorysów przeznaczone dla wszystkich członków zarządu; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Centrum, z której wynika, że ze względu na wielkość zarządu poszukuje ono rozwiązania umożliwiającego członkom zarządu przesyłanie i aktualizację deklaracji interesów i życiorysów; wzywa Centrum do informowania organu udzielającego absolutorium o postępach w tej sprawie do czasu opublikowania wszystkich życiorysów członków zarządu;

19. wyraża zadowolenie, że Centrum zwraca się do wszystkich pracowników biorących udział w ocenie kandydatów do procedury naboru lub w ocenie zamówień publicznych o podpisanie oświadczenia o braku konfliktu interesów; zwraca uwagę, że deklaracja interesów dyrektor została opublikowana na stronie internetowej Centrum; odnotowuje ponadto, że w 2021 r. nie zgłoszono ani nie wszczęto żadnych spraw dotyczących konfliktu interesów, ani nie zasygnalizowano nieprawidłowości;

20. z zadowoleniem przyjmuje nowe decyzje podjęte 25 czerwca 2022 r., dotyczące zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w odniesieniu do członków personelu; zachęca Centrum do opracowania własnego kodeksu postępowania; podkreśla, że należy wprowadzić bardziej usystematyzowane przepisy dotyczące przejrzystości, niezgodności, konfliktu interesów, nielegalnego lobbingu i efektu "drzwi obrotowych"; wzywa Centrum do wzmocnienia mechanizmów kontroli wewnętrznej, w tym do ustanowienia wewnętrznego mechanizmu antykorupcyjnego;

Kontrola wewnętrzna

21. zwraca uwagę na ocenę systemu kontroli wewnętrznej Centrum oraz opinię kierownictwa Centrum, zgodnie z którą przeglądy monitorujące nie ujawniły przypadków nieodpowiednich lub nieskutecznych kontroli, które naraziłyby Centrum na istotne zagrożenia, i z zadowoleniem przyjmuje fakt, że przeglądy przeprowadzono na podstawie 17 zasad dotyczących pięciu elementów ram kontroli wewnętrznej Centrum; z zadowoleniem przyjmuje wniosek Centrum, zgodnie z którym ogólnie jego systemy kontroli są w pełni skuteczne, przy czym konieczne są pewne usprawnienia w celu dalszego zwiększenia odporności Centrum;

22. odnotowuje, że Centrum poinformowało, iż w 2021 r. wdrożyło wszystkie zaległe działania przewidziane w planie przeciwdziałania nadużyciom finansowym na lata 2019-2020, w szczególności aktualizując procesy dotyczące wykrywania i zgłaszania nadużyć finansowych;

23. odnotowuje z zaniepokojeniem wskazane przez Trybunał nieprawidłowości w kontroli wewnętrznej prowadzonej przez Centrum w odniesieniu do kilku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w których w jednym przypadku członkowie komisji oceniającej nie podpisali oświadczeń o braku konfliktu interesów, podczas gdy w innym przypadku Centrum nie podjęło formalnej decyzji o niewyznaczeniu komisji oceniającej, nie wydało sprawozdania oceniającego ani decyzji o udzieleniu zamówienia, ani nie opublikowało ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; wzywa Centrum, by opracowało plan działania w celu ograniczenia ryzyka ponownego wystąpienia takich nieprawidłowości; wzywa ponadto Centrum do zdania organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania z postępów w tej sprawie;

Cyfryzacja i zielona transformacja

24. zwraca uwagę, że Centrum przyjęło politykę bezpieczeństwa systemu informatycznego i różnorodne normy bezpieczeństwa oraz ściśle współpracuje z CERT-UE (Zespół reagowania na incydenty komputerowe w instytucjach, organach i agencjach UE) w celu poprawy cyberbezpieczeństwa; wzywa Centrum, by przygotowało się do aktualizacji swojej polityki bezpieczeństwa systemu informatycznego w świetle dwóch przyszłych rozporządzeń Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie cyberbezpieczeństwa i bezpieczeństwa informacji w instytucjach, organach, urzędach i agencjach Unii; zachęca również Centrum do oferowania wszystkim swoim pracownikom, w tym kierownictwu, systematycznie aktualizowanych programów szkoleniowych związanych z cyberbezpieczeństwem, ponieważ jest to kluczowy element skutecznych ram cyberbezpieczeństwa;

25. pochwala dodatkowe kroki podjęte przez Centrum w 2021 r. w dążeniu do elastyczności, optymalizacji i cyfryzacji jego metod pracy i usług; zwraca w szczególności uwagę na wprowadzenie narzędzi Komisji, a mianowicie ABAC, SYSPER, MIPS i ARES, a także Systal (nowe oprogramowanie informatyczne do e-selekcji i rekrutacji) oraz SARA (system śledzenia czasu poświęcanego przez pracowników na różne działania); z zadowoleniem przyjmuje decyzję Centrum o zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego Komisji;

26. zwraca uwagę, że w 2021 r. Centrum zmniejszyło swoją powierzchnię biurową o 33 % po podpisaniu nowej umowy najmu, co powinno doprowadzić do zmniejszenia zużycia przez Centrum energii elektrycznej oraz energii wykorzystywanej do ogrzewania; pochwala wykorzystanie przez Centrum energooszczędnych jednostek oświetleniowych i czujników ruchu, a także zakup energii elektrycznej ze źródeł ekologicznych;

Ciągłość działania w czasie kryzysu związanego z COVID-19

27. odnotowuje, że w 2021 r. opracowano nową politykę ciągłości działania i nadal prowadzono kontrole jakości w celu zapewnienia zgodności i skuteczności procesów i procedur Centrum; ubolewa, że ogólnoświatowy niedobór urządzeń elektronicznych doprowadził do spowolnienia w realizacji niektórych projektów informatycznych i infrastrukturalnych Centrum;

28. zwraca uwagę, że Centrum poinformowało, iż powszechniejsze korzystanie z telepracy od początku pandemii COVID-19 sprawdziło się i, wraz z optymalizacją i cyfryzacją procesów Centrum, przyczyniło się do zwiększenia wydajności, efektywności i lepszego przydziału zasobów; zauważa jednak, że nałożone na pracowników ograniczenia dotyczące obecności na miejscu spowolniły realizację niektórych projektów Centrum;

Inne uwagi

29. docenia wysiłki Centrum w 2021 r. na rzecz zwiększenia jego widoczności w społeczeństwie; zwraca uwagę na lepsze wskaźniki Centrum dotyczące mediów społecznościowych; wyraża uznanie dla Centrum za zorganizowanie warsztatów wysokiego szczebla na temat wielojęzyczności, za aktywne uczestnictwo w zorganizowanej przez Komisję konferencji "Jak pisać jasno" oraz za działania informacyjne obejmujące wymianę najlepszych praktyk z uniwersytetami i środowiskiem tłumaczy z całego świata;

30. wzywa Centrum do wzmożenia wysiłków w celu przekazywania obywatelom Unii i ogółowi społeczeństwa odpowiednich informacji na temat wyników jasnym i przystępnym językiem; apeluje do Centrum o zapewnienie większej przejrzystości i odpowiedzialności publicznej poprzez korzystanie z mediów, w tym mediów społecznościowych;

31. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2023 r. ²  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 141 z 29.3.2022, s. 57.

2 Teksty przyjęte, P9_TA(2023)0190.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2023.242.209
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2023/1851 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (CdT) za rok budżetowy 2021
• Data aktu: 10/05/2023
• Data ogłoszenia: 29/09/2023