Decyzja EBC/2019/14 (2019/976) ustanawiająca zasady definiowania celów i przekazywania informacji zwrotnych we wspólnych zespołach nadzorczych i uchylająca decyzję (UE) 2017/274

DECYZJA EUROPEJSKIEGO BANKU CENTRALNEGO (UE) 2019/976

z dnia 29 maja 2019 r.

ustanawiająca zasady definiowania celów i przekazywania informacji zwrotnych we wspólnych zespołach nadzorczych i uchylająca decyzję (UE) 2017/274 (EBC/2019/14)

RADA PREZESÓW EUROPEJSKIEGO BANKU CENTRALNEGO,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie (UE) nr 1024/2013 z dnia 15 października 2013 r. powierzające Europejskiemu Bankowi Centralnemu szczególne zadania w odniesieniu do polityki związanej z nadzorem ostrożnościowym nad instytucjami kredytowymi ¹ , w szczególności art. 6 ust. 1 i 7,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Art. 6 ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 1024/2013 stanowi, że Europejski Bank Centralny (EBC) odpowiada za skuteczne i spójne funkcjonowanie Jednolitego Mechanizmu Nadzorczego. Zgodnie z motywem 79 tego rozporządzenia posiadanie wysoko zmotywowanego, dobrze wyszkolonego i bezstronnego personelu jest nieodzowne dla skutecznego nadzoru.

(2) Zgodnie z art. od 3 do 6 rozporządzenia Europejskiego Banku Centralnego (UE) nr 468/2014 (EBC/2014/17) ²  EBC odpowiada za tworzenie i skład wspólnych zespołów nadzorczych składających się z personelu EBC i właściwych organów krajowych. Koordynację prac wspólnych zespołów nadzorczych prowadzą ich koordynatorzy, wspierani przez jednego lub większą liczbę subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych.

(3) W związku z ważną rolą, jaką koordynatorzy wspólnych zespołów nadzorczych oraz subkoordynatorzy ze strony właściwych organów krajowych spełniają w zakresie koordynowania prac członków wspólnych zespołów nadzorczych pochodzących z właściwych organów krajowych, niezbędne i proporcjonalne jest wprowadzenie ujednoliconego procesu definiowania celów i przekazywania informacji zwrotnych w ramach wspólnych zespołów nadzorczych.

(4) Informacje zwrotne dotyczące oceny działania subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych były dotychczas przekazywane w czasie trwania początkowego okresu próbnego na podstawie decyzji Europejskiego Banku Centralnego (UE) 2016/3 (EBC/2015/36) ³ , a następnie w czasie trwania kolejnego okresu próbnego zgodnie z zasadami ustanowionymi w decyzji Europejskiego Banku Centralnego (UE) 2017/274 (EBC/2017/6) ⁴ . Jako że wspomniany kolejny okres próbny zakończył się, z uwagi na wymogi pewności prawnej decyzja (UE) 2017/274 (EBC/2017/6) powinna zostać uchylona.

(5) Doświadczenia zabrane podczas wspomnianego kolejnego okresu próbnego wskazały, że mechanizm przekazywania informacji zwrotnych w ramach wspólnych zespołów nadzorczych może być użyteczny dla zapewnienia ich sprawnego funkcjonowania, lepszej współpracy oraz dialogu, a także dalszego budowania zaufania i otwartości. Mechanizm przekazywania informacji zwrotnych powinien zatem być nadal regularnie stosowany. Jednakże wprowadzenie do tego mechanizmu niezbędnych zmian wymaga przyjęcia nowej decyzji. Należy zatem uchylić decyzję (UE) 2017/274 (EBC/2017/6) i zastąpić ją niniejszą decyzją.

(6) Właściwe organy krajowe są wyłącznie odpowiedzialne za ocenę pracowniczą swojego personelu, a EBC za ocenę swojego personelu. Jeżeli jest to dopuszczalne zgodnie z odpowiednim prawem krajowym, właściwe organy krajowe mogą wykorzystywać do zarządzania swoim personelem informacje zwrotne przekazywane subkoordynatorom ze strony właściwych organów krajowych przez koordynatorów wspólnych zespołów nadzorczych, natomiast EBC może wykorzystywać informacje zwrotne przekazywane koordynatorom wspólnych zespołów nadzorczych - we wszystkich przypadkach w sposób zgodny z niniejszą decyzją.

(7) Zgodnie z art. 27 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 ⁵  o zaopiniowanie tego mechanizmu został poproszony Europejski Inspektor Ochrony Danych, który w swojej opinii z dnia 7 kwietnia 2015 r. zatwierdził mechanizm przekazywanie informacji zwrotnych oraz uznał, że ich przekazywanie jest niezbędne dla zarządzania wspólnymi zespołami nadzorczymi, jednocześnie zalecając określenie szczegółowych zasad działania tego mechanizmu w odpowiednim instrumencie prawnym,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Definicje

Na potrzeby niniejszej decyzji stosuje się definicje zawarte w art. 2 rozporządzenia (UE) nr 1024/2013 oraz art. 2 rozporządzenia (UE) nr 468/2014 (EBC/2014/17).

Artykuł  2

Wyznaczanie celów i przekazywanie informacji zwrotnych

1. Z zastrzeżeniem wyłącznej odpowiedzialności właściwych organów krajowych jako pracodawcy subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych koordynatorzy wspólnych zespołów nadzorczych wyznaczają - po konsultacji z poszczególnymi subkoordynatorami ze strony właściwych organów krajowych - podstawowe zadania i cele dla tych subkoordynatorów.

2. Cele i kompetencje koordynatorów wspólnych zespołów nadzorczych definiuje się w kontekście procesu oceny i rozwoju pracownika EBC (ECB performance management and development). Na potrzeby przekazywania informacji zwrotnych w ramach wspólnych zespołów nadzorczych subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych informuje się o tych kompetencjach określonych i zdefiniowanych w dokumencie p.t. "The ECB capability framework: the competencies" ⁶ , które mają zastosowanie do funkcji koordynatorów wspólnych zespołów nadzorczych.

3. Informacje zwrotne są przekazywane na zasadzie wzajemności: koordynatorzy wspólnych zespołów nadzorczych przekazują informacje zwrotne subkoordynatorom ze strony właściwych organów krajowych a subkoordynatorzy ze strony właściwych organów krajowych przekazują informacje zwrotne koordynatorom wspólnych zespołów nadzorczych, zgodnie z zasadami określonymi w załączniku I.

4. Odpowiedni koordynator wspólnego zespołu nadzorczego i odpowiedni subkoordynator ze strony właściwych organów krajowych wspólnie przekazują swojemu wspólnemu zespołowi nadzorczemu informacje zwrotne dotyczące realizacji przez ten zespół celów zgodnie z zasadami określonymi w załączniku I.

5. Koordynatorzy wspólnych zespołów nadzorczych oraz subkoordynatorzy ze strony właściwych organów krajowych przekazują informacje zwrotne w kontekście spotkań indywidualnych.

6. Okresem referencyjnym na potrzeby definiowania celów i przekazywania informacji zwrotnych jest okres od 1 stycznia do 31 grudnia.

7. Informacje zwrotne zapisywane w narzędziu systemowym wykorzystywanym do zarządzania procesem przekazywania informacji zwrotnych są udostępniane wyłącznie osobom spełniającym kryteria wiedzy koniecznej (need to know) określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ⁷ . Szczegółowe kategorie interesariuszy, dla których informacje zwrotne stanowią wiedzę konieczną, zostaną określone w odpowiednim zapisie operacji przetwarzania oraz w oświadczeniu o ochronie prywatności przekazywanym osobom, których dane dotyczą.

Artykuł  3

Utrata mocy obowiązującej

Traci moc decyzja (UE) 2017/274 (EBC/2017/6).

Artykuł  4

Postanowienia końcowe

1. Niniejsza decyzja wchodzi w życie trzeciego dniu po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

2. W drodze odstępstwa od postanowień art. 2 ust. 6 pierwszy okres referencyjny na potrzeby definiowania celów i przekazywania informacji zwrotnych rozpoczyna się w dniu wejścia w życie niniejszej decyzji i kończy się 31 grudnia tego samego roku.

Sporządzono we Frankfurcie nad Menem dnia 29 maja 2019 r.

	W imieniu Rady Prezesów EBC
	Mario DRAGHI
	Prezes EBC

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Zasady definiowania celów i przekazywania informacji zwrotnych we wspólnych zespołach nadzorczych jednolitego mechanizmu nadzorczego

Zasada 1

Wyznaczanie celów

1. Z zastrzeżeniem wyłącznej odpowiedzialności właściwych organów krajowych jako pracodawcy subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych na początku każdego okresu referencyjnego lub w momencie, gdy dany subkoordynator ze strony właściwych organów krajowych staje się członkiem wspólnego zespołu nadzorczego, koordynator wspólnego zespołu nadzorczego, po konsultacji z danym subkoordynatorem ze strony właściwych organów krajowych, określa główne zadania i cele dla każdego z subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych.

2. Koordynator wspólnego zespołu nadzorczego i subkoordynator ze strony właściwych organów krajowych wspólnie definiują cele zespołu i przekazują te cele wspólnemu zespołowi nadzorczemu raz do roku, podczas spotkania wspólnego zespołu nadzorczego odbywającego się na początku każdego okresu referencyjnego lub w momencie ustanowienia nowego wspólnego zespołu nadzorczego.

3. Uzgodnione zadania i cele subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych mogą zostać zapisane w narzędziu systemowym wykorzystywanym do zarządzania procesem przekazywania informacji zwrotnych.

Zasada 2

Przekazywanie informacji zwrotnych

1. Koordynatorzy wspólnych zespołów nadzorczych przekazują co najmniej raz do roku, podczas spotkań indywidualnych z subkoordynatorami ze strony właściwych organów krajowych odbywających się po zakończeniu okresu referencyjnego, informacje zwrotne dotyczące realizacji przez subkoordynatorów i ich zespoły postawionych przed nimi celów. Takie informacje zwrotne uwzględniają kompetencje określone w załączniku II.

2. Subkoordynatorzy ze strony właściwych organów krajowych przekazują co najmniej raz do roku, podczas spotkań indywidualnych z koordynatorami wspólnych zespołów nadzorczych odbywających się po zakończeniu okresu referencyjnego, informacje zwrotne dotyczące koordynacji prac wspólnych zespołów nadzorczych. Takie informacje zwrotne uwzględniają kompetencje określone w dokumencie "The ECB capability framework: the competencies".

3. Informacje zwrotne przekazywane pomiędzy koordynatorami wspólnych zespołów nadzorczych i subkoordynatorami ze strony właściwych organów krajowych w sposób opisany w zasadzie 2.1 oraz zasadzie 2.2 zapisuje się na wniosek osoby otrzymującej informację zwrotną w narzędziu systemowym wykorzystywanym do zarządzania procesem przekazywania informacji zwrotnych.

4. Koordynator wspólnego zespołu nadzorczego i subkoordynator ze strony właściwych organów krajowych wspólnie przekazują swojemu wspólnemu zespołowi nadzorczemu informację zwrotną dotyczącą realizacji celów zespołu. Taką informację zwrotną przekazuje się co najmniej raz do roku, po zakończeniu okresu referencyjnego, podczas spotkania wspólnego zespołu nadzorczego.

5. W celu zapewnienia ciągłości dialogu koordynator wspólnego zespołu nadzorczego przekazuje każdemu z subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych przez cały rok wytyczne i bieżące informacje zwrotne.

6. Koordynator wspólnego zespołu nadzorczego i subkoordynator ze strony właściwych organów krajowych przekazują swojemu zespołowi przez cały rok wytyczne i bieżące informacje zwrotne.

Zasada 3

Dostęp do informacji zwrotnych zapisanych w narzędziu systemowym

1. Informacje zwrotne zapisywane w narzędziu systemowym wykorzystywanym do zarządzania procesem przekazywania informacji zwrotnych udostępnia się koordynatorowi wspólnego zespołu nadzorczego oraz subkoordynatorowi ze strony właściwych organów krajowych.

2. Dostęp pracowników EBC innych niż koordynator wspólnego zespołu nadzorczego i administrator procesu do informacji zwrotnych zapisywanych w narzędziu systemowym wykorzystywanym do zarządzania procesem przekazywania informacji zwrotnych może być udzielany na zasadzie wiedzy koniecznej (need to know) zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.

3. Na wniosek odpowiedniego właściwego organu krajowego informacje zwrotne dotyczące subkoordynatora ze strony właściwych organów krajowych, zapisane w narzędziu systemowym wykorzystywanym do zarządzania procesem przekazywania informacji zwrotnych, o ile są one dostępne, udostępnia się odpowiedniemu właściwemu organowi krajowemu, który może je wykorzystywać:

a) na potrzeby usprawniania zarządzania pracownikami, o ile jest to dopuszczalne zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym;

b) jako wkład do procesu określenia potrzeb rozwoju zawodowego, w tym potrzeb szkoleniowych, subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych, zgodnie z wewnętrznymi zasadami danego właściwego organu krajowego;

c) na potrzeby stworzenia/przygotowania ocen pracowniczych, o ile jest to dopuszczalne zgodnie z odpowiednim prawem krajowym.

4. Dostępu do ocen zwrotnych, w tym ich transferu, udziela się właściwym organom krajowym zgodnie z art. 9 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2018/1725. W przypadku otrzymania wniosku o przekazanie informacji zwrotnych o dokonanym przekazaniu informuje się odpowiedniego subkoordynatora ze strony właściwych organów krajowych.

Zasada 4

Ochrona danych osobowych przetwarzanych w kontekście przekazywania oceny zwrotnej

1. Dane osobowe dotyczące wyznaczania celów i przekazywania informacji zwrotnych na temat realizacji tych celów EBC przetwarza zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.

2. Dane osobowe dotyczące wyznaczania celów i przekazywania informacji zwrotnych na temat realizacji tych celów wykorzystuje się wyłącznie w celach opisanych w zasadzie 3 i przechowuje przez okres nie dłuższy niż pięć lat.

ZAŁĄCZNIK  II

Lista kompetencji mających szczególne znaczenie dla pracowników jednolitego mechanizmu nadzorczego (kompetencje dla jednolitego mechanizmu nadzorczego)

Wiedza merytoryczna: wiedza dotycząca polityki nadzorczej, metodologii oraz regulacji, w szczególności w kontekście Jednolitego Mechanizmu Nadzorczego, oraz w zakresie funkcjonowania instytucji finansowych; podążanie za zmianami w tych obszarach i stosowanie wiedzy w odpowiednich dziedzinach działalności.

Komunikacja: przekazywanie informacji osobom lub grupom osób w sposób jasny i zwięzły, zarówno ustnie, jak i pisemnie, w celu zapewnienia zrozumienia przekazywanych informacji i komunikatu; odpowiednie słuchanie innych i udzielanie odpowiedzi.

Współpraca i współdziałanie: budowanie i utrzymywanie bieżących relacji ze współpracownikami cechujących się atmosferą współpracy, mając na uwadze realizację zadań Jednolitego Mechanizmu Nadzorczego wraz z ich wymiarem europejskim; tworzenie i utrzymanie efektywnych relacji z innymi w celu zachęcania do pracy grupowej i jej wspierania; proaktywne dzielenie się danymi, informacjami i wiedzą w ramach zespołu.

Determinacja w osiąganiu celów: wykonywanie zadań z determinacją i wytrwałością, dążąc do wprowadzenia skutecznych rozwiązań przy stosowaniu własnych metod poszukiwania właściwego podejścia umożliwiającego osiągniecie celu.

Wyrażanie poglądów i dociekliwość: analiza i ocena sytuacji, danych i informacji w celu wypracowania odpowiednich strategii planów i polityki działania; w razie potrzeby, rozumienie i formułowanie różnych i odmiennych poglądów na daną kwestię, zmiana podejścia, jeśli wymaga tego zmiana sytuacji, uwzględnianie spojrzenia na problem z nowej perspektywy oraz działanie w oparciu o rozwiązania przedstawione przez innych; próba pełnego zrozumienia kwestii przed wyrażeniem zdania lub przyjęciem rozwiązania, przy jednoczesnym gromadzeniu pełnych i dokładnych informacji, podejmowanie prawidłowych ocen poprzez zadawanie w stosowny sposób dociekliwych pytań oraz ciągłe poszukiwanie potencjalnych problemów i informacji.

Szeroka świadomość i umiejętność przewidywania: spojrzenie poza własną rolę w celu uzyskania szerszego kontekstu własnego działania poprzez pełne zrozumienie różnych funkcji lub obszarów, demonstrowanie świadomości zróżnicowanych kontekstów kulturowych oraz punktów widzenia oraz ocena wpływu własnych decyzji na innych; spoglądanie w przyszłość i przewidywanie możliwości i zagrożeń mogących wystąpić w przyszłości, podejmowanie działań w celu stworzenia możliwości lub uniknięcia przyszłych problemów.

Działanie w sposób obiektywny, z uczciwością i niezależnością: działanie w sposób niezależny i obiektywny w interesie Unii jako całości na podstawie profesjonalnych standardów Jednolitego Mechanizmu Nadzorczego, weryfikowanie okoliczności w celu uzyskania kompletnego i realistycznego obrazu sytuacji; dążenie do ograniczenia lub wyeliminowania uprzedzeń lub subiektywnych ocen poprzez poleganie na weryfikowalnych danych i faktach.

Zarządzanie zespołami Jednolitego Mechanizmu Nadzorczego (wyłącznie dla menedżerów): kierowanie (wirtualnie/zdalnie) zespołami i prowadzenie ich do osiągnięcia celów zespołu; koordynacja działalności zespołu ponad podziałami poprzez wskazanie kierunku działania i wykorzystanie kompetencji i różnorodności w najbardziej skuteczny i efektywny sposób; dążenie do ograniczenia niejasności oraz znajdowanie sposobów na osiągnięcie rezultatów również w niepewnych okolicznościach.

1 Dz.U. L 287 z 29.10.2013, s. 63.

2 Rozporządzenie Europejskiego Banku Centralnego (UE) nr 468/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające ramy współpracy pomiędzy Europejskim Bankiem Centralnym a właściwymi organami krajowymi oraz wyznaczonymi organami krajowymi w ramach Jednolitego Mechanizmu Nadzorczego (rozporządzenie ramowe w sprawie Jednolitego Mechanizmu Nadzorczego) (EBC/2014/17) (Dz. U. L 141 z 14.5.2014, s. 1).

3 Decyzja Europejskiego Banku Centralnego (UE) 2016/3 z dnia 18 listopada 2015 r. ustanawiająca zasady przekazywania informacji zwrotnych dotyczących działania subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych w ramach wspólnych zespołów nadzorczych Jednolitego Mechanizmu Nadzorczego (EBC/2015/36) (Dz.U. L 1 z 5.1.2016, s. 4).

4 Decyzja Europejskiego Banku Centralnego (UE) 2017/274 z dnia 10 lutego 2017 r. ustanawiająca zasady przekazywania informacji zwrotnych dotyczących działania subkoordynatorów ze strony właściwych organów krajowych oraz uchylająca decyzję (UE) 2016/3 (EBC/2017/6) (Dz.U. L 40 z 17.2.2017, s. 72).

5 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).

6 Zob. dokument zatytułowany "The ECB capability framework: the competencies", dostępny pod adresem https://www.ecb.europa. eu/careers/pdf/leadership_competencies.en.pdf.

7 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2019.157.61
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja EBC/2019/14 (2019/976) ustanawiająca zasady definiowania celów i przekazywania informacji zwrotnych we wspólnych zespołach nadzorczych i uchylająca decyzję (UE) 2017/274
• Data aktu: 29/05/2019
• Data ogłoszenia: 14/06/2019
• Data wejścia w życie: 17/06/2019