Decyzja 2016/1555 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2014

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1555

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 (05584/2016 - C8-0093/2016),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1077/2011 z dnia 25 października 2011 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości ⁴ , w szczególności jego art. 33,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0124/2016),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1556

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0124/2016),

A. mając na uwadze, że zgodnie z jej sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (zwanej dalej "Agencją") na rok 2014 wynosił 59 380 000 EUR, co stanowi zmniejszenie o 3,2 % w porównaniu z rokiem 2013; mając na uwadze, że cały budżet Agencji pochodzi z budżetu Unii,

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2014 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Objaśnienie uzupełniające

1. zauważa, że sprawozdanie Trybunału kładzie nacisk na kwestie związane z wyceną systemów SIS II, VIS i EURODAC w rozliczeniach Agencji; zauważa, że systemy te przekazano z Komisji do Agencji w maju 2013 r. w drodze transakcji innej niż transakcje wymiany; zauważa, że wobec braku wiarygodnych i kompletnych informacji dotyczących całkowitego kosztu budowy tych systemów w sprawozdaniu finansowym Agencji ujęto ich wartości księgowe netto, zgodnie z wartościami zaksięgowanymi przez Komisję, a pod koniec roku wartości te uaktualniono; uznaje komentarz Agencji stwierdzający, że dopóki wartość księgowa aktywów przekazanych Agencji przez Komisję była określana zgodnie z wewnętrznymi przepisami księgowymi Komisji, Agencja nie musiała lub nie mogła podejmować związanych z tym działań; przyznaje również, że w 2015 r. wartość przekazanych aktywów zostanie uznana za zerową w wyniku wczesnego zastosowania amortyzacji i że w związku z tym komentarz ten utraci rację bytu w przyszłych wnioskach o absolutorium;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zauważa, że zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 1077/2011 Komisja była odpowiedzialna za ustanowienie i początkowe funkcjonowanie Agencji do czasu uzyskania przez nią autonomii finansowej z dniem 22 maja 2013 r.; zauważa również, że rok 2014 był drugim rokiem, w którym Trybunał przeprowadził kontrolę sprawozdań finansowych Agencji;

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2014 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,32 % oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 99,14 %;

Zobowiązania i przeniesienia

4. zauważa, że w sprawozdaniu Trybunału odnotowano, iż z kwoty w wysokości 6 600 000 EUR środków na zobowiązania w tytule I (koszty osobowe) i tytule II (wydatki administracyjne) przeniesionych na 2014 r. anulowano 1 700 000 EUR (26 %), co wskazuje na przeszacowanie zapotrzebowania na środki budżetowe na koniec 2013 r.; uznaje jednak uwagę Agencji, że po finansowym uniezależnieniu się w 2013 r. niektóre zobowiązania w zakresie wydatków administracyjnych przeniesiono z Komisji do Agencji; uznaje ponadto, że do momentu podjęcia decyzji o przeniesieniu Agencja nie wypełniła jeszcze pełnej liczby etatów, tak więc możliwości zarządzania budżetem były ograniczone w niektórych obszarach; z satysfakcją zauważa, że Agencja następnie znacznie poprawiła swoje możliwości monitorowania i wdrażania przeniesień i oczekuje, że liczba i odsetek anulowań zmniejszy się w 2015 r.;

5. zauważa, że poziom środków na zaciągnięte zobowiązania przeniesionych na 2015 r. był wysoki w tytule II (wydatki administracyjne), gdzie wyniósł 15 000 000 EUR (87 %); zauważa, że przeniesienia te związane były głównie z opóźnieniami w ramach udzielania zamówień na rozbudowę i remont siedziby Agencji w Strasburgu; zauważa ponadto, że poziom przeniesień środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki w tytule III (wydatki operacyjne), gdzie wyniósł 24 500 000 EUR (85 %) oraz że było to związane głównie z wieloletnimi umowami dotyczącymi utrzymania systemów informatycznych Agencji; uznaje uwagę Agencji, że podjęła ona kroki mające na celu poprawę zdolności planowania, monitorowania i wdrażania dostępnych środków, aby zapewnić bliższą współpracę między funkcjami operacyjnymi i administracyjnymi oraz dalsze opracowywanie i ulepszanie skutecznych kontroli wewnętrznych; apeluje do Agencji o obniżenie wysokiego poziomu przeniesień, który jest sprzeczny z budżetową zasadą jednoroczności;

6. przypomina, że zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 1077/2011 kraje włączone we wdrażanie, stosowanie i rozwijanie dorobku Schengen oraz środków dotyczących EURODAC zobowiązane są wnosić wkład do budżetu Agencji; odnotowuje ponadto, że choć państwa stowarzyszone w ramach układu z Schengen korzystały już z systemów zarządzanych przez Agencję, wciąż toczyły się negocjacje z Komisją; odnotowuje uwagę Agencji, że Islandia i Liechtenstein przyjęły rozporządzenie oraz że trwają negocjacje ze Szwajcarią i z Norwegią, co oznacza, że podpisanie porozumienia nie jest możliwe przed akceptacją wszystkich krajów stowarzyszonych;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

7. odnotowuje uwagę Agencji, że w jej rozporządzeniu ustanawiającym znajduje się wymóg żądania od wszystkich członków zarządu i grup doradczych corocznych publicznych pisemnych deklaracji o braku konfliktu interesów; przyznaje, że Agencja ściśle przestrzega tego wymogu i przechowuje wszystkie należycie podpisane roczne deklaracje w sekretariacie zarządu; odnotowuje ponadto, że ani w zarządzie, ani w grupach doradczych Agencji nie zasiadają eksperci krajowi;

8. zachęca Agencję do lepszego informowania swoich urzędników na temat polityki dotyczącej konfliktów interesów w ramach prowadzonych działań informacyjnych oraz do uwzględnienia rzetelności i przejrzystości jako elementów, które powinny być obowiązkowo omawiane podczas procedury rekrutacji i rozmów na temat wyników;

9. stwierdza, że sprawozdania roczne Agencji mogłyby odgrywać ważną rolę w przestrzeganiu zasad przejrzystości, rozliczalności i rzetelności; wzywa Agencję do zamieszczania w sprawozdaniach rocznych standardowego rozdziału poświęconego tym kwestiom;

10. odnotowuje ponadto, że życiorysy dyrektora wykonawczego Agencji oraz przewodniczącego jej zarządu są publikowane i aktualizowane na stronie internetowej Agencji; odnotowuje uwagę Agencji, że indywidualne deklaracje członków jej zarządu i grup doradczych są przechowywane w sekretariacie zarządu, ponieważ w rozporządzeniu ustanawiającym Agencję nie ma żadnego konkretnego wymogu prawnego dotyczącego publikacji tych deklaracji;

11. domaga się, by Agencja stosowała się do przepisów art. 16 regulaminu pracowniczego i corocznie publikowała informacje o urzędnikach wyższego szczebla, którzy opuścili służbę oraz wykazy przypadków konfliktu interesów;

Kontrole wewnętrzne

12. zauważa, że w czerwcu 2014 r. zarząd Agencji przyjął 16 standardów kontroli wewnętrznej w Agencji, podzielonych na 6 głównych obszarów;

13. przyjmuje do wiadomości uwagę Agencji o pomyślnym zakończeniu procedury przetargowej, w wyniku której nabyła ona niezbędną ochronę ubezpieczeniową obejmującą rzeczowe aktywa trwałe w siedzibie w Tallinie;

14. zwraca się do Agencji o ścisłe stosowanie środków dotyczących uznaniowości i wykluczenia w odniesieniu do zamówień publicznych, z właściwymi kontrolami przeszłości przeprowadzanymi w każdym przypadku, jak również o stosowanie kryteriów wykluczenia w celu wyłączania przedsiębiorstw w razie konfliktu interesów, co ma kluczowe znaczenie dla ochrony interesów finansowych Unii;

Inne uwagi

15. z zadowoleniem przyjmuje pomyślne zakończenie negocjacji między Agencją a Francją oraz podpisanie umowy o ustanowieniu siedziby operacyjnej Agencji w Strasburgu; przyjmuje do wiadomości, że pod koniec 2015 r. umowa wciąż oczekiwała na ratyfikację przez francuskie Zgromadzenie Narodowe;

16. apeluje o ogólnie skuteczniejsze zapobieganie korupcji i zwalczanie jej dzięki podejściu całościowemu, począwszy od poprawy publicznego dostępu do dokumentów i surowszych przepisów dotyczących konfliktu interesów, wprowadzenia lub wzmocnienia rejestrów służących przejrzystości oraz zapewnienia wystarczających zasobów do przeznaczenia na środki egzekwowania prawa, a skończywszy na lepszej współpracy między państwami członkowskimi i współpracy z odnośnymi państwami trzecimi;

17. z zadowoleniem przyjmuje pomyślne zakończenie negocjacji między Agencją a Estonią oraz podpisanie pod koniec 2014 r. umowy o ustanowieniu siedziby; przyjmuje do wiadomości, że umowa została ratyfikowana przez parlament Estonii w lutym 2015 r. i weszła w życie w marcu 2015 r.;

18. wzywa wszystkie Agencję do udoskonalenia procedur i praktyk służących ochronie interesów finansowych Unii oraz do czynnego włączenia się w proces udzielania absolutorium, który jest zorientowany na wyniki;

19. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 28 kwietnia 2016 r. ⁷ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 275.

2 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 275.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 286 z 1.11.2011, s. 1.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

7 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2016)0159 (zob. s. 447 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2016.246.331
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2016/1555 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2014
• Data aktu: 28/04/2016
• Data ogłoszenia: 14/09/2016