Decyzja 2015/1677 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1677

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1077/2011 z dnia 25 października 2011 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości ⁵ , w szczególności jego art. 33,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0099/2015),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0099/2015),

A. mając na uwadze, że według sprawozdań finansowych Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości ("Agencji") ostateczny budżet za rok budżetowy 2013 wyniósł 61 345 072 EUR; mając na uwadze, że cały budżet Agencji pochodzi z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2013 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

C. mając na uwadze, że podstawowym zadaniem Agencji jest wykonywanie zadań związanych z zarządzaniem operacyjnym systemem informacyjnym Schengen drugiej generacji (SIS II), wizowym systemem informacyjnym (VIS) i systemem EURODAC;

1. odnotowuje ze sprawozdania Trybunału, że mimo iż Agencja rozpoczęła działalność w grudniu 2012 r., Komisja przyznała jej autonomię finansową dopiero w dniu 22 maja 2013 r., zatem okres objęty kontrolą za rok budżetowy 2013 trwał od dnia 22 maja do dnia 31 grudnia 2013 r.; zauważa ponadto, że rok 2013 był pierwszym rokiem, w którym Trybunał przystąpił do kontroli sprawozdań finansowych Agencji;

Uwagi dotyczące wiarygodności rozliczeń

2. z niepokojem zauważa, że sprawozdanie Trybunału kładzie nacisk na kwestie związane z wyceną systemów SIS II, VIS i EURODAC w rozliczeniach Agencji; zauważa ponadto, że chociaż wycena nie została w istotny sposób zniekształcona, to Trybunał uznał te kwestie za kluczowe i zwrócił uwagę na sprawę; zauważa, że zarządzanie operacyjne tymi systemami stanowi podstawowe zadanie Agencji oraz że systemy te zostały przekazane Agencji przez Komisję w maju 2013 r. w drodze transakcji nieobejmującej wymiany; zauważa ponadto, że wobec braku wiarygodnych i kompletnych informacji dotyczących całkowitego kosztu budowy tych systemów, w sprawozdaniu finansowym Agencji ujęto ich wartości księgowe netto, zgodnie z wartościami zaksięgowanymi przez Komisję, a pod koniec roku wartości te uaktualniono; jest zaniepokojony, że wartości te odnoszą się głównie do sprzętu komputerowego i gotowych składników oprogramowania, nie obejmują zaś kosztów opracowania oprogramowania;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zauważa, że zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 1077/2011 ⁸ Komisja była odpowiedzialna za ustanowienie i początkowe funkcjonowanie Agencji do czasu uzyskania przez nią autonomii finansowej; zauważa z zaniepokojeniem, że opóźnienie w realizacji systemu rachunkowości Agencji miało wpływ na planowanie wydatków Agencji i przygotowanie wstępnej wersji sprawozdania finansowego;

4. odnotowuje, że Trybunał nie mógł dokonać bardziej szczegółowej analizy w odniesieniu do poszczególnych tytułów budżetu z powodu wykonywania budżetu przez Komisję;

5. stwierdza, że zgodnie z ostatecznym rocznym sprawozdaniem finansowym Agencji wskaźniki wykonania budżetu wyniosły 96 % w przypadku środków na zobowiązania oraz 67 % w przypadku środków na płatności;

6. odnotowuje, że zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 1077/2011 kraje włączone we wdrażanie, stosowanie i rozwijanie dorobku Schengen oraz środków dotyczących EURODAC zobowiązane są wnosić wkład do budżetu Agencji; odnotowuje ponadto, że w 2013 r., choć państwa stowarzyszone w ramach układu z Schengen korzystały już z systemów zarządzanych przez Agencję, wciąż toczyły się negocjacje z Komisją; wzywa Agencję, by powiadomiła organ udzielający absolutorium o stanie zaawansowania tych negocjacji;

Zobowiązania i przeniesienia

7. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2013 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 98,95 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 28,94 %;

8. zauważa, że wysoki poziom środków przeniesionych na 2014 r. pochodzi głównie ze środków z tytułu II i tytułu III i wynika z faktu, że Agencja jest związana szeregiem umów wieloletnich dotyczących jej podstawowej działalności;

Procedury przetargowe i procedury naboru pracowników

9. zauważa, że w odniesieniu do 2013 r. ani wybrane do kontroli transakcje, ani inne ustalenia kontroli nie dały podstaw do sformułowania przez Trybunał Obrachunkowy w jego sprawozdaniu jakichkolwiek uwag dotyczących procedur przetargowych Agencji;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi

10. wyraża głębokie zaniepokojenie z powodu faktu, że Agencja nie odpowiedziała na kwestionariusz organu udzielającego absolutorium dotyczący konfliktu interesów; wzywa Agencję, by poinformowała organ udzielający absolutorium o wprowadzonych strategiach zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi; wzywa Agencję do opublikowania życiorysów i deklaracji o braku konfliktu interesów dyrektora wykonawczego, członków zarządu i ekspertów krajowych zasiadających w radach doradczych do końca grudnia 2015 r.;

Kontrole wewnętrzne

11. zauważa, że projekt wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej Agencji rozpoczął się pod koniec 2013 r. i że standardy kontroli wewnętrznej zostały zatwierdzone przez zarząd w czerwcu 2014 r.;

12. odnotowuje, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału rzeczowe aktywa trwałe Agencji nie są objęte ochroną ubezpieczeniową, z wyjątkiem siedziby w Tallinie, która jest ubezpieczona od pożaru; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach działań naprawczych podjętych w tej sprawie;

Audyt wewnętrzny

13. zauważa, że jednostka kontroli wewnętrznej Agencji rozpoczęła działalność w październiku 2013 r.;

14. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła wstępną ocenę ryzyka głównych procesów administracyjnych Agencji w celu przygotowania przyszłych planów audytu wewnętrznego; wskazuje, że Służba Audytu Wewnętrznego zidentyfikowała szereg potencjalnych obszarów wysokiego ryzyka, które zostały uwzględnione w działalności kontrolnej na 2014 r., w tym ciągłość działania, przetargi, zarządzanie, zarządzanie infrastrukturą i inne; zwraca uwagę, że Agencja rozpoczęła wdrażanie środków mających na celu ograniczenie zidentyfikowanego ryzyka;

Wyniki

15. uznaje, że siedziba Agencji znajduje się w Tallinie (46 obsadzonych stanowisk), podczas gdy jej działalność operacyjna prowadzona jest w Strasburgu (79 obsadzonych stanowisk), a system zabezpieczenia ciągłości działań znajduje się w Sankt Johann im Pongau (Austria); odnotowuje opinię Trybunału Obrachunkowego, że umieszczenie całego personelu w jednej lokalizacji przyniosłoby zwiększenie efektywności zarządzania i oszczędność kosztów administracyjnych; wzywa zatem Komisję do zawarcia w sprawozdaniu z oceny, które ma być przygotowane zgodnie z art. 31 rozporządzenia ustanawiającego Agencję, zalet i wad posiadania trzech różnych lokalizacji, w szczególności spodziewanych oszczędności budżetowych, przemyśleń dotyczących ustaleń praktycznych i kosztów w związku z ewentualną centralizacją działalności Agencji;

16. odnotowuje, że w czasie przeprowadzania kontroli przez Trybunał trwały negocjacje między Agencją a państwem przyjmującym (Estonia) w celu osiągnięcia porozumienia co do siedziby, w którym sprecyzowano by warunki prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel; wzywa Agencję, by powiadomiła organ udzielający absolutorium o stanie zaawansowania tych negocjacji do końca grudnia 2015 r. oraz do jak najpilniejszego zawarcia porozumienia co do siedziby;

17. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁹ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 326.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 326.

3 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

4 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

5 Dz.U. L 286 z 1.11.2011, s. 1.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Zob. art. 32.

9 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.255.311
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/1677 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2013
• Data aktu: 29/04/2015
• Data ogłoszenia: 30/09/2015