Publiczny dostęp do dokumentów przechowywanych przez Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych.

Decyzja Urzędu ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych

z dnia 24 lipca 2020 r.

w sprawie publicznego dostępu do dokumentów przechowywanych przez Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych

(2020/C 258/02)

(Dz.U.UE C z dnia 6 sierpnia 2020 r.)

URZĄD DS. EUROPEJSKICH PARTII POLITYCZNYCH I EUROPEJSKICH FUNDACJI POLITYCZNYCH

uwzględniając art. 15 ust. 3 akapit trzeci Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 1141/2014 z dnia 22 października 2014 r. w sprawie statusu i finansowania europejskich partii politycznych i europejskich fundacji politycznych ¹ , w szczególności jego art. 6 ust. 2 akapit czwarty,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) W art. 1 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej wprowadza się koncepcję przejrzystości, a artykuł ten stanowi, że Traktat wyznacza nowy etap w procesie tworzenia jeszcze bliższych związków między narodami Europy, w ramach których decyzje są podejmowane tak otwarcie, jak to tylko możliwe i jak najbliżej obywatela.

(2) Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ²  przetwarzanie, a w szczególności ujawnienie danych osobowych dotyczących poglądów politycznych może wyrządzić szkodę osobom fizycznym.

(3) Rozporządzenie (UE, Euratom) nr 1141/2014 zapewnia równowagę między zasadą przejrzystości a ochroną interesów prywatnych i publicznych poprzez wyszczególnienie w art. 32 informacji i dokumentów uznawanych za leżące w żywotnym interesie publicznym, co uzasadnia ich publiczne ujawnienie.

(4) Należy umożliwić dostęp do dokumentów Urzędu ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, uwzględniając jednocześnie potrzebę ochrony skuteczności postępowań administracyjnych i niezależności Urzędu, o czym mowa w art. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 1141/2014.

(5) Zgodnie z zasadą proporcjonalności rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów nie powinno zagrażać realizacji podstawowych zadań i funkcji przyznanych Urzędowi ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych, tj. rejestracji, kontroli, a w stosownych przypadkach - nakładania sankcji na europejskie partie polityczne i europejskie fundacje polityczne,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Cel

Celem niniejszej decyzji jest określenie warunków, ograniczeń i procedur, zgodnie z którymi Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych ("Urząd") zapewnia publiczny dostęp do posiadanych przez siebie dokumentów.

Artykuł  2

Beneficjenci i zakres

1. Każdy obywatel Unii Europejskiej, każda osoba fizyczna lub prawna zamieszkała lub mająca siedzibę w państwie członkowskim ma prawo dostępu do dokumentów Urzędu zgodnie z warunkami określonymi w niniejszej decyzji.

2. W oparciu o te same warunki Urząd może udzielać dostępu do dokumentów osobom fizycznym lub prawnym niezamieszkałym lub niemającym siedziby w państwie członkowskim.

3. Niniejsza decyzja ma zastosowanie do wszystkich dokumentów przechowywanych przez Urząd, tj. dokumentów sporządzanych lub otrzymywanych przezeń i pozostających w jego posiadaniu.

Artykuł  3

Wyjątki

1. Urząd odmawia dostępu do dokumentu, jeśli ujawnienie go naruszyłoby ochronę:

a) interesu publicznego w odniesieniu do: bezpieczeństwa publicznego, obrony i spraw wojskowych, stosunków międzynarodowych bądź polityki finansowej, pieniężnej lub gospodarczej Wspólnoty lub państwa członkowskiego;

b) prywatności i integralności osoby fizycznej, w szczególności w odniesieniu do ustawodawstwa Unii dotyczącego ochrony danych osobowych; oraz

c) poufności informacji, które są chronione jako takie na mocy prawa unijnego.

2. Urząd odmawia dostępu do dokumentu, jeśli ujawnienie go naruszyłoby:

a) ochronę interesów handlowych lub finansowych osoby fizycznej lub prawnej, w tym ochronę własności intelektualnej;

b) tryb postępowania sądowego lub udzielania porad prawnych; a także

c) cel kontroli, dochodzenia czy audytu.

3. Dostępu do dokumentu sporządzonego na użytek wewnętrzny lub otrzymanego przez Urząd, dotyczącego spraw, w przypadku których nie podjęto decyzji, odmawia się, jeżeli ujawnienie takiego dokumentu naruszyłoby proces decyzyjny Urzędu.

Dostępu do dokumentu zawierającego opinie na użytek wewnętrzny, stanowiące element rozważań i wstępnych konsultacji prowadzonych w obrębie Urzędu lub poza nim, jeżeli Urząd w nich uczestniczył, w szczególności w celu wymiany poglądów między Urzędem a Parlamentem Europejskim, Radą i Komisją, krajowymi punktami kontaktowymi lub komitetem niezależnych wybitnych osobistości, odmawia się nawet po podjęciu decyzji, jeżeli ujawnienie dokumentu naruszyłoby proces decyzyjny Urzędu.

4. Urząd odmawia dostępu do dokumentu, jeżeli ujawnienie go byłoby niezgodne z przestrzeganiem przez europejskie partie polityczne i europejskie fundacje polityczne obowiązków określonych w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 1141/2014 lub naruszałoby zdolność Urzędu do wykonywania działań kontrolnych.

5. Jeśli wyjątki dotyczą jedynie części dokumentu będącego przedmiotem wniosku o umożliwienie dostępu, pozostałe części dokumentu ujawnia się.

6. W przypadku ust. 2-4 powyżej dostępu udziela się jednak w całości lub po części, jeżeli istnieje nadrzędny interes publiczny przemawiający za ujawnieniem.

7. Jeżeli wniosek dotyczy dokumentu znajdującego się w posiadaniu Urzędu, ale Urząd nie jest jego autorem, Urząd potwierdza otrzymanie wniosku i podaje imię i nazwisko osoby bądź nazwę instytucji lub organu, do których należy skierować wniosek.

Artykuł  4

Składanie wstępnych wniosków

1. Wnioski o dostęp do dokumentu Urzędu należy składać na piśmie, w formie papierowej lub elektronicznej, w dowolnym języku urzędowym Unii.

2. Wnioskodawca nie jest zobowiązany do podania uzasadnienia wniosku, ale w momencie składania wniosku jest proszony o podanie następujących informacji: imię i nazwisko, adres, a w stosownych przypadkach funkcja.

3. Złożony wniosek musi być wystarczająco precyzyjny i wyraźnie określać żądany dokument.

4. Jeżeli wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny, Urząd zwraca się do wnioskodawcy o wyjaśnienie wniosku i udziela mu w tym celu stosownego wsparcia.

5. W przypadku wniosków dotyczących bardzo długich dokumentów lub bardzo dużej liczby dokumentów, Urząd może nieformalnie porozumiewać się z wnioskodawcą w celu znalezienia optymalnego rozwiązania.

6. Jeżeli wniosek ma szeroki zakres czasowy lub merytoryczny, a wnioskodawca nie wyjaśni wniosku lub odmówi współpracy, Urząd może odrzucić wniosek, ponieważ rozpatrywanie takiego wniosku mogłoby znacznie utrudnić normalne funkcjonowanie Urzędu.

Artykuł  5

Wstępne przetwarzanie wniosków

1. Wnioski o udostępnienie dokumentów są rozpatrywane w Urzędzie przez zespół ds. przejrzystości. Wnioskodawcy niezwłocznie przesyła się pisemne potwierdzenie wpłynięcia wniosku w momencie rejestracji wniosku.

2. W ciągu 15 dni roboczych od rejestracji wniosku lub, w stosownych przypadkach, od otrzymania dodatkowych informacji, o które wystąpiono zgodnie z art. 4, Urząd udziela dostępu do żądanego dokumentu lub w pisemnej odpowiedzi podaje przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy i informuje wnioskodawcę o jego prawie do złożenia ponownego wniosku.

3. W wyjątkowych przypadkach, na przykład jeżeli wniosek dotyczy bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, termin podany w ust. 2 może zostać wydłużony o kolejne 15 dni roboczych, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i podane zostaną powody.

4. Brak odpowiedzi Urzędu na wstępny wniosek w wyznaczonym terminie uprawnia wnioskodawcę do złożenia ponownego wniosku.

Artykuł  6

Składanie ponownych wniosków

1. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy przychylenia się do wniosku wstępnego lub w przypadku braku odpowiedzi na wniosek wstępny wnioskodawca może złożyć ponowny wniosek.

2. Wnioski ponowne składa się na ręce dyrektora Urzędu w terminie 15 dni roboczych od otrzymania odpowiedzi Urzędu, a w przypadku braku odpowiedzi na wniosek wstępny - po upływie terminu na udzielenie odpowiedzi.

Artykuł  7

Przetwarzanie ponownych wniosków

1. W ciągu 15 dni roboczych od rejestracji ponownego wniosku Urząd udziela dostępu do żądanego dokumentu lub w pisemnej odpowiedzi podaje powód całkowitej lub częściowej odmowy.

2. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy Urząd informuje wnioskodawcę o przysługujących mu środkach odwoławczych w celu zakwestionowania odmowy, a mianowicie o możliwości wszczęcia postępowania sądowego lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich na warunkach określonych w art. 263 i 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

3. W wyjątkowych przypadkach, na przykład jeżeli wniosek dotyczy bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, termin podany w ust. 2 może zostać wydłużony o kolejne 15 dni roboczych, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i podane zostaną powody.

4. Brak odpowiedzi na ponowny wniosek w wyznaczonym terminie uznawany jest za odpowiedź odmowną i uprawnia wnioskodawcę do skorzystania ze środków ochrony prawnej określonych w ust. 2.

Artykuł  8

Dostęp po złożeniu wniosku

1. Na mocy niniejszej decyzji Urząd nie jest zobowiązany do utworzenia nowego dokumentu lub nowego formatu ani do gromadzenia dodatkowych informacji na wniosek wnioskodawcy.

2. Urząd udostępnia kopie dokumentów, do których udzielono dostępu, w formie papierowej lub elektronicznej. Jeśli dokumenty są obszerne lub ich przekazanie jest utrudnione, wnioskodawca może zostać poproszony o zapoznanie się z dokumentami na miejscu.

3. Wnioskodawca może zostać obciążony opłatą za sporządzenie lub wysłanie kopii. Opłata ta nie przekracza rzeczywistego kosztu sporządzenia i wysłania kopii. Wnioskodawcę z wyprzedzeniem informuje się o kosztach i pyta się, czy życzy on sobie, aby przystąpiono do realizacji wniosku. Przeglądanie danych na miejscu, kopie liczące mniej niż 20 stron w formacie A4 oraz dostęp w formie elektronicznej są bezpłatne.

4. Jeżeli dokument jest publicznie dostępny, Urząd może wywiązać się ze swojego obowiązku udzielenia dostępu do dokumentu poprzez poinformowanie wnioskodawcy, w jaki sposób może on uzyskać dostęp do dokumentu.

Artykuł  9

Reprodukowanie dokumentów

1. Dokumentów udostępnionych zgodnie z niniejszą decyzją nie należy kopiować ani wykorzystywać do celów handlowych bez uprzedniej pisemnej zgody Urzędu.

2. Niniejsza decyzja nie narusza jakichkolwiek obowiązujących przepisów dotyczących prawa autorskiego, które mogą ograniczać prawo osób trzecich do reprodukcji lub wykorzystania ujawnionych dokumentów.

3. Urząd nie ponosi odpowiedzialności w przypadku nielegalnego lub bezprawnego wykorzystania, ujawnienia lub reprodukcji udostępnionych dokumentów.

Artykuł  10

Nadużycia

Urząd odrzuca wnioski niepoważne lub stanowiące nadużycie. Obejmuje to wnioski składane przez osoby fizyczne, które posługują się obraźliwym językiem lub posuwają się do gróźb.

Artykuł  11

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 24 lipca 2020 r.

	W imieniu Urzędu ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych
	M. ADAM
	Dyrektor

1 Dz.U. L 317 z 4.11.2014, s. 1.

2 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2020.258.2
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Publiczny dostęp do dokumentów przechowywanych przez Urząd ds. Europejskich Partii Politycznych i Europejskich Fundacji Politycznych.
• Data aktu: 24/07/2020
• Data ogłoszenia: 06/08/2020
• Data wejścia w życie: 07/08/2020