Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2011, wraz z odpowiedziami Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2011, wraz z odpowiedziami Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej

(2013/C 6/05)

(Dz.U.UE C z dnia 10 stycznia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER⁽¹⁾ i Rozwoju Energii Termojądrowej zostało ustanowione w marcu 2007 r.⁽²⁾ na okres 35 lat. Główne urządzenia do syntezy jądrowej mają zostać zbudowane w Cadarache we Francji, natomiast siedziba Wspólnego Przedsięwzięcia ITER znajduje się w Barcelonie.

2. Zadania Wspólnego Przedsięwzięcia ITER są następujące ⁽³⁾:

a) wnoszenie wkładu Euratomu w działalność Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej (organizacji ITER)⁽⁴⁾;

b) wnoszenie wkładu Euratomu w realizowane wspólnie z Japonią działania w ramach "szerszego podejścia" (dodatkowe, wspólne badania w dziedzinie syntezy jądrowej) na rzecz szybkiego rozwoju energii termojądrowej; oraz

c) przygotowanie i koordynacja programu działań mających na celu przygotowanie do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej wraz z instalacjami towarzyszącymi, w tym międzynarodowej instalacji napromieniowywania materiałów przeznaczonych do syntezy jądrowej (IFMIF - International Fusion Materials Irradiation Facility).

3. Członkami Wspólnego Przedsięwzięcia ITER są Euratom, reprezentowany przez Komisję Europejską, państwa członkowskie Euratomu oraz inne kraje, które zawarły z Euratomem umowy o współpracy w dziedzinie kontrolowanej syntezy jądrowej i które wyraziły wolę stania się członkami Wspólnego Przedsięwzięcia ITER (na dzień 31 grudnia 2011 r.: Szwajcaria).

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

4. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, badanie transakcji na poziomie Wspólnego Przedsięwzięcia oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

5. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽⁵⁾ Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej, obejmującego "sprawozdanie finansowe"⁽⁶⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁷⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

6. Niniejsze poświadczenie wiarygodności skierowane jest do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁸⁾.

Zadania kierownictwa

7. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Wspólnego Przedsięwzięcia, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁹⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽¹⁰⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽¹¹⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

8. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

9. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli oraz kodeksami etyki IFAC i ISSAI⁽¹²⁾. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych i zawodowych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

10. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje wykazane w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji wykorzystywany do sporządzania i prezentacji sprawozdań finansowych. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

11. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

12. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

13. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

14. Uwagi przedstawione w pkt 15-32 nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

Wykonanie budżetu

15. Wskaźniki wykorzystania dostępnych środków na zobowiązania i środków na płatności wyniosły odpowiednio 99,7 % i 85,7 %. Z kwoty w wysokości 611 mln euro środków na zobowiązania dostępnych na działalność operacyjną 42 % zostało wykorzystanych na bezpośrednie zobowiązania indywidualne, a pozostałe 58 % - na zobowiązania globalne.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ WSPÓLNE PRZEDSIĘWZIĘCIE SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

16. Trybunał Obrachunkowy informował już wcześniej, że systemy kontroli wewnętrznej Wspólnego Przedsięwzięcia nie zostały w pełni ustanowione i wdrożone, jak wymaga tego jego regulamin finansowy⁽¹³⁾. W dniu 31 maja 2010 r. audytor wewnętrzny Wspólnego Przedsięwzięcia wydał sprawozdanie, w którym podniósł kwestię obiegu środków finansowych oraz rozdziału zadań.

17. W odpowiedzi rada zarządzająca w czerwcu 2010 r. przyjęła plan poprawy zarządzania wraz z wnioskiem w sprawie zmian w strukturze organizacyjnej oraz wzmocnienia obiegu środków finansowych. Pomimo osiągnięcia znacznych postępów⁽¹⁴⁾ szereg działań nadal wymaga realizacji:

– nadal nie wdrożono zintegrowanego narzędzia do zarządzania informacjami budżetowymi, finansowymi i operacyjnymi,

– system zarządzania umożliwiający monitorowanie realizacji projektów i wykonania budżetu ma zostać oddany do eksploatacji przed upływem trzeciego kwartału 2012 r.,

– proces zatwierdzenia podstawowych systemów przez księgowego nie został ukończony i powinien być kontynuowany w 2012 r.⁽¹⁵⁾,

– nie przyjęto jeszcze kompleksowej strategii kontroli ex post w odniesieniu do dotacji i umów operacyjnych (zob. pkt 22 i 23),

– nie wdrożono w pełni planów działania przyjętych przez Wspólne Przedsięwzięcie w odpowiedzi na przeprowadzone audyty wewnętrzne obiegu środków finansowych, zarządzania dotacjami i umów z ekspertami⁽¹⁶⁾,

– nie przeprowadzono żadnych działań związanych z zarządzaniem ryzykiem na poziomie Wspólnego Przedsięwzięcia.

Zamówienia publiczne i dotacje

18. Jak już wskazano w sprawozdaniu za 2010 r.⁽¹⁷⁾, Wspólne Przedsięwzięcie powinno podjąć dalsze starania na rzecz zwiększenia konkurencji. Liczba ofert otrzymanych w ramach przeprowadzonych w 2011 r. postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne była nadal niska⁽¹⁸⁾ i wyniosła średnio dwie oferty, natomiast w przypadku dotacji średnia liczba wniosków wyniosła zaledwie jeden na każde zaproszenie.

19. W jednym przypadku decyzja o anulowaniu procedury otwartej i zastosowaniu procedury negocjacyjnej nie była należycie uzasadniona. W innym Wspólne Przedsięwzięcie postanowiło podjąć negocjacje z dwoma podmiotami, które złożyły oferty w procedurze otwartej (choć jedna z nich nie spełniała wymagań technicznych). W jeszcze innym ani wybór procedury negocjacyjnej, ani ceny i zamówione ilości nie były należycie uzasadnione.

20. Kontrola Trybunału potwierdziła ustalenia przeprowadzonego w 2011 r. audytu wewnętrznego w obszarze zamówień, zwłaszcza następujące:

– nie wykorzystuje się wstępnego ogłoszenia informacyjnego do wcześniejszego nagłośnienia zbliżających się przetargów⁽¹⁹⁾,

– brak jest systemu śledzenia zmian w wymogach zamówienia i zarządzania nimi, który umożliwiałby identyfikowanie różnic w kosztach i ich korygowanie,

– postępowanie o udzielenie zamówienia często trwa zbyt długo, a w procesie przygotowywania dokumentacji przetargowej występują niedociągnięcia;

– kosztorysy nie są należycie udokumentowane.

21. Kontrola wykazała również, że procedury kontroli ex ante mające zastosowanie do płatności dokonywanych w ramach zamówień i umów o dotację nie są wystarczająco udokumentowane⁽²⁰⁾.

Kontrole zapewnienia jakości i kontrole ex post zamówień i dotacji

22. Wspólne Przedsięwzięcie posiada system przeprowadzania kontroli (²¹) na poziomie kontrahentów, których celem jest weryfikacja spełniania wymagań w zakresie zapewnienia jakości⁽²²⁾. Zakres tych kontroli nie obejmuje jednak finansowych aspektów realizacji zamówień.

23. W 2011 r. Wspólne Przedsięwzięcie rozpoczęło kontrole ex post mające na celu ocenę legalności i prawidłowości wykorzystania przyznanych dotacji. Pomimo dokonanych postępów⁽²³⁾ Wspólne Przedsięwzięcie nie posiada ogólnej strategii kontroli ex post. Strategia taka powinna obejmować realizację umów o dotację i zamówień publicznych.

INNE KWESTIE

Polityka przemysłowa i polityka w zakresie praw własności intelektualnej

24. W dniu 28 marca 2012 r. rada zarządzająca przyjęła politykę Wspólnego Przedsięwzięcia w zakresie praw własności przemysłowej i rozpowszechniania informacji. Do czasu przeprowadzenia kontroli (w kwietniu 2012 r.) nie opracowano jednak szczegółowych przepisów wykonawczych do tej polityki, co nakazuje statut⁽²⁴⁾.

25. Rada zarządzająca nie przyjęła jeszcze polityki przemysłowej, co nakazuje jej statut⁽²⁵⁾.

Opóźnienia we wpłatach składek członkowskich

26. W przypadku 12 członków odnotowano opóźnienia we wpłatach składek za 2011 r.

Służba Audytu Wewnętrznego Komisji

27. W dniu 25 listopada 2011 r. rada zarządzająca przyjęła kartę obowiązków Służby Audytu Wewnętrznego Komisji oraz skoordynowany strategiczny plan audytu na lata 2012-2014. W regulaminie finansowym Wspólnego Przedsięwzięcia wprowadzono odpowiednie zmiany, polegające na włączeniu do niego przepisów rozporządzenia ramowego⁽²⁶⁾ dotyczących uprawnień audytora wewnętrznego Komisji.

Regulamin finansowy i przepisy wykonawcze do niego

28. W dniu 9 października 2008 r. Trybunał wydał opinię nr 4/2008 w sprawie regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia "Fusion for Energy". Opinia ta zawiera 50 zaleceń. Na posiedzeniu w dniu 1 czerwca 2011 r. rada zarządzająca Wspólnego Przedsięwzięcia podjęła decyzję o przyjęciu zasadniczej większości uwag Trybunału Obrachunkowego (37 zaleceń przyjęto w całości, 11 przyjęto z uwagami, a tylko dwa odrzucono) i wprowadzeniu odpowiednich zmian w regulaminie finansowym Wspólnego Przedsięwzięcia⁽²⁷⁾.

29. Trybunał uważa jednak, że niektóre zapisy przepisów wykonawczych do regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia⁽²⁸⁾ odbiegają od przepisów wykonawczych do ogólnego rozporządzenia finansowego UE bez wystarczającego uzasadnienia.

Wkład UE w fazę budowy projektu ITER

30. W lipcu 2010 r.⁽²⁹⁾ Rada zatwierdziła skorygowany preliminarz budżetowy wkładu Wspólnego Przedsięwzięcia w fazę budowy opiewający na kwotę 6,6 mld euro (w cenach z roku 2008), czyli dwukrotnie wyższą niż przewidywał pierwotny preliminarz. Jak zauważa audytor wewnętrzny⁽³⁰⁾, Wspólne Przedsięwzięcie nie posiada jeszcze narzędzia do regularnego monitorowania aktualności przyjętych szacunków i sygnalizowania ewentualnych odchyleń.

Działania podjęte w związku z poprzednimi ustaleniami Status finansowania projektu ITER na lata 2012-2013

31. W dniu 1 grudnia 2011 r. Rada, Parlament Europejski i Komisja osiągnęły porozumienie w sprawie finansowania dodatkowych kosztów realizacji projektu ITER w latach 2012-2013 w wysokości 1 300 mln euro⁽³¹⁾.

Umowa z państwem przyjmującym

32. Zgodnie z umową z państwem przyjmującym podpisaną z Królestwem Hiszpanii w dniu 28 czerwca 2007 r. stała siedziba miała zostać udostępniona Wspólnemu Przedsięwzięciu w terminie do czerwca 2010 r. Nie nastąpiło to jednak do czasu kontroli (kwiecień 2012 r.).

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 listopada 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ ITER: ang. International Thermonuclear Experimental Reactor - międzynarodowy eksperymentalny reaktor termojądrowy.

⁽²⁾ Decyzja Rady 2007/198/Euratom z dnia 27 marca 2007 r. powołująca Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej oraz przyznająca mu określone korzyści (Dz.U. L 90 z 30.3.2007, s. 58).

⁽³⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje, działania i dostępne zasoby Wspólnego Przedsięwzięcia.

⁽⁴⁾ Międzynarodowa Organizacja Energii Termojądrowej została powołana w październiku 2007 r. na początkowy okres 35 lat w celu realizacji projektu ITER mającego wykazać realność wykorzystania syntezy jądrowej pod względem naukowym i technicznym. Jej członkami są Euratom, Chińska Republika Ludowa, Republika Indii, Japonia, Republika Korei, Federacja Rosyjska oraz Stany Zjednoczone Ameryki.

⁽⁵⁾ Wersja wstępna rocznego sprawozdania finansowego wpłynęła do Trybunału w dniu 1 marca 2012 r. Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi informacje na temat stopnia wykorzystania środków.

⁽⁶⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁷⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁸⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽⁹⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽¹⁰⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽¹¹⁾ Zasady przedstawiania przez organy UE sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej.

⁽¹²⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹³⁾ W pkt 21 sprawozdania za 2009 r. odniesiono się do zmian struktury organizacyjnej Wspólnego Przedsięwzięcia, które w opinii Trybunału rodziły pytania dotyczące wymogu rozdziału zadań finansowych i operacyjnych.

⁽¹⁴⁾ W 2011 r. wybrano i mianowano kierownika działu ITER, kierownika administracji oraz kierownika działu budżetowo-finansowego. Do kwietnia 2012 r. niemal zakończono mianowanie kierowników zespołów projektowych oraz wdrożenie systemu ABAC Contracts. Sfinalizowano obieg środków finansowych i podręcznik administracyjnofinansowy.

⁽¹⁵⁾ Zatwierdzenie systemów leżących u podstaw sprawozdania przez księgowego powinno obejmować informacje dotyczące badania bezpośredniego przeprowadzonego na próbie transakcji kluczowych mechanizmów kontroli Wspólnego Przedsięwzięcia.

⁽¹⁶⁾ Plany działania w odpowiedzi na przeprowadzone audyty wewnętrzne obiegu środków finansowych, zarządzania dotacjami i umów z ekspertami zostały przyjęte przez Wspólne Przedsięwzięcie odpowiednio w dniach 30 czerwca 2010 r., 14 lutego 2011 r. i 19 listopada 2011 r.

⁽¹⁷⁾ W pkt 20 sprawozdania Trybunału Obrachunkowego za 2010 r. zwrócono uwagę na niski poziom konkurencji o zamówienia i dotacje.

⁽¹⁸⁾ Wspólne Przedsięwzięcie często korzystało również z procedur negocjacyjnych (około dwóch trzecich umów operacyjnych podpisanych w 2011 r., z wyjątkiem umów ramowych).

⁽¹⁹⁾ Art. 107 przepisów wykonawczych do regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia stanowi, że za pomocą wstępnego ogłoszenia informacyjnego Wspólne Przedsięwzięcie może zawiadamiać orientacyjnie o przewidywanej wartości całkowitej zamówień i umów ramowych, według kategorii usług lub grup produktów, lub o zasadniczych cechach zamówień na roboty budowlane, jakich zamierza udzielić w ciągu roku budżetowego, korzystając z procedury ograniczonej lub dialogu konkurencyjnego.

⁽²⁰⁾ Dokumentowana nie jest na przykład kontrola protokołów odbioru technicznego przez urzędnika weryfikującego pod względem finansowym.

⁽²¹⁾ W 2011 r. przeprowadzono 18 kontroli systemów jakości, z czego 15 zostało zakończonych do maja 2012 r. W ramach przeprowadzonych kontroli za niezadowalającą uznano realizację tylko jednego projektu oraz stwierdzono siedem przypadków niezgodności z procedurami i 139 obszarów wymagających poprawy.

⁽²²⁾ Zakres kontroli obejmuje plan jakości, przypadki niezgodności, kontrolę zakupów i zarządzanie pracami zleconymi, zarządzanie dokumentacją i danymi, zarządzanie zmianami i odchyleniami, plan kontroli jakości robót inżynieryjnych, szczegółowy harmonogram realizacji projektu, zarządzanie ryzykiem obciążającym umowę oraz plan kontroli jakości prac technicznych.

⁽²³⁾ W listopadzie 2011 r. do komórki kontroli wewnętrznej przydzielono nowego pracownika z zadaniem wprowadzenia procedury przeprowadzania kontroli ex post zamówień i dotacji. F4E przystąpi również do zawartej przez Komisję umowy ramowej dotyczącej kontroli ex post.

⁽²⁴⁾ Art. 8 ust. 4 statutu stanowiącego załącznik do decyzji 2007/198/Euratom stanowi, że dyrektor opracowuje regulacje w sprawie praw własności intelektualnej i polityki przemysłowej oraz w sprawie rozpowszechniania informacji.

⁽²⁵⁾ Art. 6 ust. 3 statutu stanowiącego załącznik do decyzji 2007/198/Euratom stanowi, że rada zarządzająca w porozumieniu z Komisją przyjmuje przepisy dotyczące polityki przemysłowej, praw własności intelektualnej oraz rozpowszechniania informacji.

⁽²⁶⁾ Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽²⁷⁾ Druga zmiana regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia "Fusion for Energy" z dnia 25 listopada 2011 r.

⁽²⁸⁾ Przepisy art. 80 i 100 dotyczące progów, przepisy art. 96 dotyczące dialogu konkurencyjnego oraz przepisy art. 119 i 120 dotyczące składu komisji otwierających.

⁽²⁹⁾ Konkluzje Rady z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie stanu zaawansowania projektu ITER (11902/10).

⁽³⁰⁾ Sprawozdanie audytora wewnętrznego z dnia 13 stycznia 2012 r. na temat przygotowywania przetargów.

⁽³¹⁾ Dz.U. L 4 z 7.1.2012, s. 12.

ZAŁĄCZNIK 

Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej (Barcelona)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Wspólnoty według Traktatu (fragmenty art. 45 i 49 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej)	Rozdział 5 "Wspólne przedsiębiorstwa" Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, a w szczególności:
	Artykuł 45: "Przedsiębiorstwa o podstawowym znaczeniu dla rozwoju przemysłu jądrowego we Wspólnocie mogą być tworzone jako wspólne przedsiębiorstwa w rozumieniu niniejszego Traktatu, zgodnie z postanowieniami poniższych artykułów".
	Artykuł 49:
	"Wspólne przedsiębiorstwa tworzy się decyzją Rady. Każde wspólne przedsiębiorstwo ma osobowość prawną".
Kompetencje Wspólnego Przedsięwzięcia (decyzja Rady 2007/198/Euratom)	Cele - wnoszenie wkładu Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej ("Euratom") na rzecz Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej ITER,
	- wnoszenie wkładu Euratomu na rzecz realizowanych wspólnie z Japonią działań w ramach "szerszego podejścia", mających na celu szybkie uzyskanie energii termojądrowej,
	- przygotowanie i koordynacja programu działań mających na celu przygotowanie do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej wraz z instalacjami towarzyszącymi, w tym międzynarodowej instalacji napromieniowywania materiałów przeznaczonych do syntezy jądrowej (IFMIF - International Fusion Materials Irradiation Facility).
	Zadania
	- nadzór nad przygotowaniem obiektu do realizacji projektu ITER,
	- dostarczanie organizacji ITER komponentów, sprzętu, materiałów i innych zasobów,
	- zarządzanie zamówieniami na podstawie ustaleń zawartych z organizacją ITER oraz, w szczególności, zarządzanie związanymi z tym procedurami zapewnienia jakości,
	- przygotowanie i koordynacja udziału Euratomu w naukowym i technicznym wykorzystaniu projektu ITER,
	- koordynacja badań naukowych i technicznych oraz prac rozwojowych w ramach wkładu Euratomu w organizację ITER,
	- przekazywanie wkładu finansowego Euratomu na rzecz organizacji ITER,
	- organizacja udostępniania zasobów ludzkich na rzecz organizacji ITER,
	- utrzymywanie kontaktów z organizacją ITER i prowadzenie wszelkich innych działań na rzecz realizacji umowy ITER.
Zarządzanie	Rada zarządzająca
	Rada zarządzająca odpowiada za nadzorowanie Wspólnego Przedsięwzięcia ITER w realizacji jego celów oraz zapewnia bliską współpracę między Wspólnym Przedsięwzięciem ITER i jego członkami w ramach prowadzonej przez nie działalności.
	Biuro
	Biuro jest organem pomocniczym rady zarządzającej "Fusion for Energy" i zapewnia wsparcie komunikacji i koordynacji pomiędzy radą zarządzającą, komitetami F4E i kierownictwem F4E.
	Komitet administracyjno-finansowy
	Komitet administracyjno-finansowy wspomaga radę zarządzającą w kwestiach administracyjno-finansowych związanych z ITER, "szerszym podejściem" i przygotowaniami do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej.
	Komitet kontroli
	Komitet kontroli jest komitetem doradczym przy radzie zarządzającej, sprawującym nadzór nad sprawozdawczością finansową i rachunkowością, zarządzaniem, kontrolą wewnętrzną i zarządzaniem ryzykiem oraz kontrolą zewnętrzną i audytem wewnętrznym.
	Komitet wykonawczy
	Komitet wykonawczy wspiera radę zarządzającą w przygotowywaniu decyzji i podejmuje wszelkie inne zadania, które mogą zostać mu powierzone przez radę zarządzającą.
	Techniczny panel doradczy
	Techniczny panel doradczy doradza radzie zarządzającej i dyrektorowi w sprawach związanych z przyjęciem i wykonaniem planu realizacji projektu oraz programów prac.
	Dyrektor
	Dyrektor pełni obowiązki szefa zarządu, odpowiada za bieżące zarządzanie Wspólnym Przedsięwzięciem ITER i jest jego prawnym przedstawicielem.
	Kontrola zewnętrzna
	Trybunał Obrachunkowy.
	Audyt wewnętrzny
	Ustanowiony w dniu 1 lipca 2009 r.
	Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu
	Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Wspólnemu Przedsięwzięciu w roku 2011	Budżet
	263,57 mln euro, z czego 93 % pochodziło z wkładu Wspólnoty.
	Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r.
	239 stanowisk stałych w planie zatrudnienia, z czego 211 obsadzonych
	Inni pracownicy:
	- oddelegowani eksperci krajowi: 5
	- pracownicy kontraktowi: 99
	- personel lokalny: nd.
	Całkowite zatrudnienie: 315 osób,
	z czego wykonujący zadania (w przybliżeniu):
	- operacyjne: 160
	- administracyjne: 115
	- mieszane: 40
Produkty i usługi w roku 2011	- Zamówienia na składniki operacyjne: 38 udzielonych zamówień o łącznej wartości 163,556 mln euro
	- Zamówienia na składniki administracyjne: 17 udzielonych zamówień (w tym 7 zamówień wspólnych) o łącznej wartości 5,162 mln euro
	- Dotacje: 22 przyznane dotacje o łącznej wartości 13,061 mln euro
	- Wykonanie budżetu:
	- 99,7 % w środkach na zobowiązania (99,7 % zobowiązania operacyjne i 98,7 % zobowiązania administracyjne)
	- 85,7 % w środkach na płatności (86,6 % płatności operacyjne i 79,6 % płatności administracyjne)
	- Ustalenia w sprawie zamówień:
	- 2 dla projektu ITER - 31,79 kIUA (równowartość 50,135 mln euro) z łącznej puli 1 135,9 kIUA przewidzianej na wszystkie europejskie wkłady rzeczowe
	- 10 dla działań szerszego podejścia - 62,67 kBAUA (równowartość 42,490 mln euro) z łącznej puli 236,4 kBAUA przewidzianej na wszystkie wkłady europejskie
	- udzielone kredyty ITER: 35,551 kIUA (równowartość 56,066 mln euro).
Źródło: informacje przekazane przez Wspólne Przedsięwzięcie.

ODPOWIEDZIF4EDOSPRAWOZDANIAKOŃCOWEGOEUROPEJSKIEGOTRYBUNAŁUOBRACHUNKOWEGODOTYCZĄCEGOROCZNEGOSPRAWOZDANIAFINANSOWEGOEUROPEJSKIEGO WSPÓLNEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA NA RZECZ PROJEKTU ITER I ROZWOJUENERGII TERMOJĄDROWEJ ZA ROK BUDŻETOWY 2011

16. F4E działa w 2 odrębnych środowiskach kontroli: a) wewnętrznych standardach kontroli UE; oraz b) wymogach jakości obowiązujących w ITER, które zostały opracowane w celu zapewnienia powodzenia projektu ITER i zgodności z wymogami francuskiego urzędu bezpieczeństwa jądrowego. Celem F4E jest spełnienie tych norm i wymogów za pomocą jednolitego systemu zarządzania F4E, który obejmuje polityki, procesy, procedury itp. W drugiej połowie 2010 r. dyrektor F4E wdrożył plan usprawnienia zarządzania koncentrujący się w szczególności na zarządzaniu projektami i innymi kluczowymi procesami.

Podjęto już ważne działania mające na celu usprawnienie zarządzania przy wsparciu osób z zewnątrz z doświadczeniem w sektorze przemysłowym lub przy projektach. Powyższe usprawnienia pozwolą na lepsze prognozowanie budżetu, skuteczniejsze wykrywanie odstępstw i wyjątków oraz identyfikację działań zapobiegawczych i naprawczych w celu lepszej optymalizacji wdrażania budżetu oraz ujęcia kosztów wkładu UE w budowę ITER. Pełne wdrożenie przewidziane jest na koniec 2012 r.

Ponadto zarząd F4E reagował na zalecenia audytora wewnętrznego F4E i zalecenia Trybunału Obrachunkowego. W nowym budżecie i jednostce finansowej zawierającej funkcje kontroli środowiskowej (ex-post, kontrole finansowe, monitoring itd.) przegrupowano i wzmocniono działania finansowe i jednocześnie rozdzielono działalność operacyjną i finansową. W 2011 r. obsadzono wszystkie stanowiska na szczeblu kierowniczym średniego i wyższego szczebla, a jednostkę budżetowo-finansową zasilono doświadczonymi pracownikami, w szczególności wysoko wykwalifikowanymi agentami z doświadczeniem i wiedzą w zakresie UE.

Jeśli chodzi o kontrolę obiegów finansowych, należy zwrócić uwagę, że w pierwszym kwartale 2012 r. jednostka budżetowo-finansowa przeprowadziła samoocenę poziomu wdrażania planu działania kontroli obiegów finansowych. Ocena zakończyła się wynikiem na poziomie prawie 86 %.

17. Nowa struktura organizacyjna F4E jest już wdrożona. Obecna struktura jest bardziej zwrócona w kierunku projektu i wzmacnia ogólne zarządzanie F4E w wyniku wprowadzenia zarządzania na średnim szczeblu z odpowiednim oddelegowaniem obowiązków i zatrudnienia nowych kierowników (kierownik działu administracji, kierownik działu ITER i kierownik jednostki budżetowo-finansowej). Ponadto:

– regularnie sporządza się istotne sprawozdania, np.: z postępów przy realizacji dużych zamówień lub w sprawie wdrażania budżetu,

– księgowy dokonał pierwszej walidacji systemów podstawowych za rok budżetowy 2011. Ze względu na zmianę struktury organizacyjnej i wzmocnienie środowiska kontroli (w 2012 r.), przewiduje się kontynuowanie walidacji systemów rachunkowych na rok 2012, w tym pełnego badania audytowego,

– zakres kontroli jakości zostanie rozszerzony o kontrole umów pod kątem finansowym i kontraktowym, jako część strategii kontroli ex post, opracowywanej obecnie przez F4E. W związku z tym, przed końcem 2012 r. przeprowadzone zostanie ćwiczenie pilotażowe,

– zarządzanie ryzykiem projektu znajduje się w planie projektu dla ITER i działaniach "w ramach szerszego podejścia", regularnie zarządzanymi z Partnerami uwzględniającymi ryzyko korporacyjne na poziomie organizacyjnym. Zadanie rozpoczęto na początku 2012 r., a pierwsze wyniki omówiono w czerwcu na posiedzeniu rady zarządzającej. F4E zakończył zadanie i przygotowuje sprawozdanie rady zarządzającej na temat ryzyka korporacyjnego i działań łagodzących, co będzie przedmiotem regularnych posiedzeń rady zarządzającej.

18. F4E podkreśla, że metodologia stosowana przez Europejski Trybunał Obrachunkowy przy obliczaniu średniej liczby otrzymywanych ofert wyklucza umowy ramowe i, tym samym, zmniejsza średnią liczbę ofert z 6,8 do 2,4.

F4E przypomina, że średnia liczba ofert, które wpływają w ramach zaproszenia, wiąże się z ogromnie skomplikowanym rynkiem, na którym Agencja funkcjonuje, i w celu dalszych wyjaśnień odwołuje się do swojej odpowiedzi w paragrafie 29.

19. Wypada podkreślić, że kontrola w dziedzinie zamówień zakończyła się opinią zadowalającą, a w wyniku zaleceń powstał plan obejmujący 40 działań, które są obecnie wdrażane.

21. Wdrażane są usprawnienia systemu monitorowania i kontroli, obejmujące skuteczniejsze instrumenty kontroli ex ante, jako część zmian w zintegrowanym systemie zarządzania w 2012 r.

22. Zakres kontroli jakości zostanie rozszerzony o kontrole umów pod kątem finansowym i kontraktowym jako część strategii kontroli ex post, opracowywanej obecnie przez F4E. W związku z tym, przed końcem 2012 r. przeprowadzone zostanie ćwiczenie pilotażowe.

23. W wyniku doświadczeń nabytych podczas wizyt pod kątem kontroli finansowej przeprowadzonych w 2011 r. F4E jest w stanie obecnie określić strategię obejmującą kontrolę finansową, zarówno w odniesieniu do zamówień, jak i dotacji. Biorąc pod uwagę zmniejszony wymiar finansowy dotacji na zamówienia standardowe i operacyjne, w niniejszej strategii główny nacisk kontroli finansowej skierowany zostanie na kontrolę ex post zamówień.

Te dwa rodzaje kontroli ex post (jakościowa i finansowa) zostaną ujęte w szerokich ramach zintegrowanego zarządzania, które łączą w sobie środowisko kontroli przemysłowej, jak np. wymogi ISO, z bardziej administracyjnymi standardami kontroli wewnętrznej obowiązującymi w środowisku UE. W ramach zintegrowanego zarządzania F4E audyty jakościowe zostaną zintegrowane z ogólną strategią kontroli w celu zapewnienia dodatkowej kontroli zamówień.

24. Szczegółowe zasady wdrażania polityki odzwierciedlone są w "klauzulach własności intelektualnej" umowy modelowej. W dniu 14 maja 2002 r. F4E przedstawił te klauzule Komitetowi Wykonawczemu. Komitet Wykonawczy rozważył przydatność klauzul własności intelektualnej zaproponowanych przez F4E do wdrożenia przepisów dotyczących własności intelektualnej F4E i zalecił radzie zarządzającej ich przyjęcie z uwzględnieniem uwag Komitetu. Podczas posiedzenia rady zarządzającej w dniach 28-29 czerwca 2012 r. przyjęto wersję końcową powyższych przepisów.

25. Grupa robocza rady zarządzającej F4E przygotowała projekt strategii przemysłowej, który rozpatrzono podczas posiedzenia rady zarządzającej w czerwcu 2012 r. Strategia jest obecnie w trakcie finalizacji, ale na podstawie art. 6 ust.3 lit. p) statutu F4E wymagana jest uprzednia zgoda Komisji. Rada zarządzająca dołoży starań, aby strategia została przyjęta do końca 2012 r.

26. F4E ustanowił nowe ramy w 2011 r. w celu gromadzenia składek członkowskich, mając na uwadze powtórkę orzeczenia Trybunału:

– w dniu 25 listopada 2011 r. rada zarządzająca F4E zatwierdziła wniosek F4E o zastosowanie mutatis mutandis art.56 ust.3 rozporządzenia finansowego F4E w celu umożliwienia nałożenia odsetek na członków, którzy nie zapłacą składek w terminie określonym w nocie debetowej. Zgodnie ze wskazaniami Trybunału w odniesieniach do rozporządzenia finansowego F4E, postanowienie odnosiło do zamówień i umów o dotacje jedynie w tym czasie,

– rada zarządzająca postanowiła również, że odsetki zostaną naliczone członkowi, który do końca października nie zapłaci składki za 2011 r. Trzech członków spóźniło się z zapłatą składek, ale w jednym przypadku odsetki nie przekroczyły progu 200 EUR. Zapłaty należnych odsetek za 2011 r. domagano się wraz ze składką członkowską za 2012 r., a podczas audytu Trybunał otrzymał bardziej szczegółowe informacje,

– decyzja rady zarządzającej została sformalizowana wraz z przyjęciem następującej poprawki do przepisów wykonawczych F4E podczas posiedzenia rady zarządzającej w dniu 28 czerwca 2012 r.: "Na wszelkie należne kwoty w związku z rocznymi składkami członkowskimi zostaną nałożone odsetki zgodnie z ustępem 2b i 3, jeżeli nie zostaną uiszczone w terminie określonym w art. 45 ust. 3 lit. b).".

28. Unikalny charakter Wspólnego Przedsięwzięcia polega na zamówieniach elementów najnowszej technologii, których nigdy wcześniej nie zbudowano i niemających żadnej wartości komercyjnej, zaprojektowanych w celu budowy eksperymentalnego reaktora termojądrowego. Ponadto F4E działa na bardzo złożonym rynku zdominowanym przez monopol lub oligopol. W celu umożliwienia skutecznego działania w powyższym kontekście Rada zarządzająca F4E, w porozumieniu z Komisją Europejską, przyjęła pewne postanowienia w swoich rozporządzeniach finansowych i przepisach wykonawczych przyznające odstępstwa od (ramowego) ogólnego postanowienia finansowego.

W tym kontekście progi dla umów o niskiej wartości (art. 80 przepisów wykonawczych), procedury negocjacyjnej (art. 100 przepisów wykonawczych), procedury dialogu konkurencyjnego (art. 93-99 przepisów wykonawczych) oraz składu komisji otwierających (art. 119-120 przepisów wykonawczych) zostały dostosowane do warunków technologicznych i rynkowych projektu ITER, inaczej niż w przypadku progów pierwotnie określonych dla zakupu dóbr i usług do celów administracyjnych.

29. Jeśli chodzi o przepisy wykonawcze, które zmieniono, aby zostały ujęte uwagi Trybunału (np. warunki przyznawania pożyczek lub zasady wyceny wkładów niepieniężnych), Wspólne Przedsiębiorstwo uważa, że zmienione przepisy zapewniają wystarczająco wskazówek w celu wdrożenia tych działań. Dalsze uszczegółowienie przepisów może spowodować ich usztywnienie i nieelastyczność, i tym samym niemożność ich dostosowania do różnych możliwych sytuacji, które mogą się pojawić w rzeczywistości. W każdym razie Wspólne Przedsiębiorstwo dostarczy wszelkich możliwych wyjaśnień co do sposobu wdrażania warunków ubiegania się o pożyczkę lub o jej przyznanie lub do sposobu określenia jakiegokolwiek otrzymanego wkładu niepieniężnego.

30. Dane szacunkowe dla całkowitej wartości projektu oparto na sprawozdaniu Toschiego. F4E przeprowadza obecnie zadanie w celu dostosowania wszystkich poniesionych dotychczas kosztów do wartości z 2008 r. w celu ustalenia ewentualnych rozbieżności w stosunku do liczb szacunkowych.

We wrześniu 2012 r. F4E opracowało zintegrowane narzędzie monitorowania projektu umożliwiające monitorowanie ewentualnych rozbieżności kosztów i danych w zakresie zarządzania projektem, np. harmonogramów oraz finansowe zarządzanie nowym strukturalnym podziałem zadań. Obecnie trwa udoskonalanie metod wartości wypracowanych (EVM) i szacowania kosztów według planu bazowego.

32. Umowa z państwem przyjmującym podpisana między Wspólnym Przedsięwzięciem F4E a Królestwem Hiszpanii w 2007 r. przewiduje, że Hiszpania udostępni Agencji stałą siedzibę nie później niż 3 lata po podpisaniu umowy. Umowa również przewiduje, że w międzyczasie - i przed udostępnieniem ostatecznego lokalu - Hiszpania zapewni lokal tymczasowy.

Jako że Hiszpania nie zapewniła jeszcze stałej siedziby, Wspólne Przedsięwzięcie zajmuje bezpłatnie lokal tymczasowy, gdyż władze hiszpańskie pokrywają całkowity koszt lokalu (wynajem i utrzymanie przewidziane w umowie z państwem przyjmującym, natomiast F4E pokrywa koszt przypadający najemcy).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.6.36
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2011, wraz z odpowiedziami Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej.
• Data aktu: 15/11/2012
• Data ogłoszenia: 10/01/2013