Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji

(2009/C 304/13)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2009 r.)

WSTĘP

1. Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Brukseli, została ustanowiona na mocy decyzji Komisji 2005/56/WE z dnia 14 stycznia 2005 r.⁽¹⁾. Agencja zarządza zatwierdzonymi przez Komisję programami w dziedzinie edukacji, kultury i sektora audiowizualnego, w tym realizacją projektów technicznych⁽²⁾.

2. Budżet administracyjny Agencji na 2008 r. wyniósł 38,2 mln euro w porównaniu z 36 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 362 w porównaniu z 301 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 14 rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003⁽⁶⁾.

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁷⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁸⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem, zgodnie z projektem przedstawionym przez księgowego Agencji, ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁹⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹⁰⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹¹⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Kwota środków przeniesionych na 2009 r. wyniosła 6,2 mln euro (16 % budżetu). Analiza w zakresie przeniesienia środków wykazała, że w przybliżeniu 1 mln euro z kwoty tych środków dotyczy działań niezwiązanych bezpośrednio z 2008 r. Powyższa sytuacja stanowi naruszenie zasady jednoroczności.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 24 z 27.1.2005, s. 35.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 11 z 16.1.2003, s. 5.

⁽⁷⁾ Art. 25 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 1653/2004 z dnia 21 września 2004 r. (Dz.U. L 297 z 22.9.2004, s. 6).

⁽⁸⁾ Art. 29 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 1653/2004.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VI rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE) nr 651/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 15).

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 7 maja 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 16 czerwca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.europa.eu/agencies/executive_agencies/eacea/index_en.htm

Tabela

Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego (Bruksela)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Agencji określone w decyzji Komisji 2005/56/WE z dnia 14 stycznia 2005 r.		Zarządzanie	Środki udostępnione Agencji w 2008 r.	Działania i produkty w 2008 r.
Wspólnota przyczynia się do rozwoju edukacji o wysokiej jakości. (art. 149 ust. 1 Traktatu) Wspólnota urzeczywistnia politykę kształcenia zawodowego. (art. 150 ust. 1 Traktatu) Wspólnota przyczynia się do rozkwitu kultur państw członkowskich. (art. 151 ust. 1 Traktatu) Wspólnota i państwa członkowskie czuwają nad zapewnieniem warunków niezbędnych dla konkurencyjności przemysłu Wspólnoty. (art. 157 ust. 1 Traktatu)	Cele W ramach polityki edukacyjnej, kulturalnej i przemysłowej w Unii Europejskiej wprowadzono wiele działań w celu wspierania edukacji, kształcenia zawodowego, sektora audiowizualnego, kultury, młodzieży oraz aktywnego obywatelstwa. Głównym celem tych działań jest wzmocnienie spójności społecznej oraz przyczynianie się do podnoszenia konkurencyjności, wzrostu gospodarczego i coraz ściślejszego związku między narodami Europy. W zakres tych działań wchodzą różne programy wspólnotowe. Agencja jest odpowiedzialna za zarządzanie niektórymi komponentami tych programów (np. "Kształcenie przez całe życie", "Kultura", "Młodzież w działaniu", "Europa dla obywateli", "MEDIA", "Erasmus Mundus" i "Okna współpracy zewnętrznej"). W tym kontekście wdraża ona pomoc wspólnotową, z wyjątkiem oceny programów, studiów strategicznych i innych zadań wymagających uprawnień uznaniowych w zakresie przekładania decyzji politycznych na działania.	Zadania - Zarządzanie, przez cały czas ich trwania, określonymi projektami powierzonymi Agencji w kontekście wdrażania programów wspólnotowych, - przyjmowanie instrumentów wykonania budżetu dla dochodów i wydatków oraz przeprowadzanie, na podstawie upoważnienia Komisji, wszystkich działań niezbędnych do zarządzania programami wspólnotowymi, a w szczególności tych związanych z udzielaniem zamówień i dotacji, - zbieranie, analizowanie i przekazywanie Komisji wszelkich informacji potrzebnych do zarządzania procesem wdrażania programów wspólnotowych, - wdrożenie, na szczeblu Wspólnoty, sieci informacyjnej o edukacji w Europie "Eurydice" służącej do gromadzenia, analizy i rozpowszechniania danych oraz opracowywania analiz, a także publikacji.	1. Komitet Sterujący Składa się z pięciu członków mianowanych przez Komisję Europejską. Przyjmuje roczny program prac Agencji zatwierdzony przez Komisję Europejską. Ponadto przyjmuje budżet administracyjny Agencji i jej roczne sprawozdanie z działalności. 2. Dyrektor Mianowany przez Komisję Europejską. 3. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 4. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.	Budżet 1) Budżet operacyjny 488 mln euro na zarządzanie programami wspólnotowymi oraz projektami zleconymi Agencji, i wdrażanymi przez nią na odpowiedzialność Komisji. 2) Budżet administracyjny 38 mln euro na prowadzenie działalności Agencji jako niezależnego organu (99,8 % dotacji wpisanych do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r. 1) Pracownicy zatrudnieni na czas określony 92 stanowiska dla pracowników zatrudnionych na czas określony w planie zatrudnienia Stanowiska obsadzone: 85 2) Pracownicy kontraktowi 303 pracowników kontraktowych Stanowiska obsadzone: 277 3) Pracownicy ogółem: 362 4) Przydział stanowisk: operacyjne: 295 administracyjne: 65 mieszane: 2	a) Działania i produkty w 2008 r. - Na podstawie swojego mandatu oraz zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami Agencja z powodzeniem zarządzała niektórymi komponentami programów nowej generacji (2007-2013) w dziedzinie edukacji, kultury i sektora audiowizualnego, które obejmowały analizy, krajowe instytucje i dodatkowe zaproszenia do składania wniosków. Agencja wdrażała również działania przeniesione z 2007 r. w dziedzinie współpracy zewnętrznej w zakresie studiów wyższych i szkoleń. - Równocześnie Agencja kontynuowała zarządzanie bieżącym programem "Erasmus Mundus" (2004-2008) oraz realizację zadań mających na celu zakończenie programów poprzedniej generacji, które wygasły w 2006 r. - Agencja wzmocniła współpracę ze swoimi rodzimymi dyrekcjami generalnymi - DG EAC, DG INFSO oraz AIDCO. b) Wyniki osiągnięte w 2008 r. (wskaźniki) - Opublikowano 34 zaproszenia do składania wniosków oraz wytyczne do trzech programów, obejmujące wszystkie programy na lata 2007-2013; stosowne procedury selekcji zostały zorganizowane zgodnie z harmonogramem. Wyłoniono ponad 3.900 projektów, mogących otrzymać dotację, i podpisano 5.000 umów (z czego 1.100 dotyczyło odnowienia projektów i wyznaczonych beneficjentów). Dokonano około 7.800 płatności i zamknięto 5.250 projektów w 2008 r. - Wskaźniki wykonania budżetu wyniosły 99 % dla środków na zobowiązania oraz 97 % dla środków na płatności (budżet operacyjny). - Uruchomiono 9 procedur przetargowych na wykonanie opracowań i usług. - Przeprowadzono szereg działań upraszczających w celu usprawnienia procesów i procedur zarządzania nakierowanych na beneficjentów, a także zharmonizowania i przyspieszenia wewnętrznych procedur roboczych. Działania te obejmowały w szczególności zawieranie umów na podstawie decyzji, wprowadzenie stawek ryczałtowych i kwot ryczałtowych w odniesieniu do płatności oraz składanie wniosków drogą elektroniczną. - W 2008 r. rozpoczęto niezbędne działania w zakresie naboru pracowników, w związku z przejęciem od dnia 1 września 2008 r. zarządzania Europejskim Biurem Eurydice. - Podjęto działania komunikacyjne spójne z podobnymi działaniami realizowanymi przez rodzime dyrekcje generalne; w 2007 r. zorganizowano szereg spotkań inauguracyjnych projektów oraz cztery dni informacyjne. - W 2008 r. zakończono 200 kontroli oraz zaplanowano i rozpoczęto 93 nowe kontrole.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

13. Środki przeniesione na 2009 r. wynoszą 6,2 mln EUR (16 % budżetu), co stanowi spadek o 4 % w porównaniu z 2008 r.

Środki obejmują działania realizowane w 2009 r., lecz czynności przygotowawcze do tych działań rozpoczęto w 2008 r.

Agencja będzie jednak w dalszym ciągu dokładać starań, aby zmniejszyć kwotę przenoszonych środków.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2009.304.65
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 08/10/2009
• Data ogłoszenia: 15/12/2009