Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji w ramach Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji w ramach Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Urzędu

(2006/C 312/18)

(Dz.U.UE C z dnia 19 grudnia 2006 r.)

WSTĘP

1. Urząd Harmonizacji w ramach Rynku Wewnętrznego (zwany dalej Urzędem) został ustanowiony na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 40/94⁽¹⁾ z dnia 20 grudnia 1993 r. Zadaniem Urzędu jest wdrażanie prawa wspólnotowego w zakresie znaków towarowych i wzorów, które zapewnia przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii.

2. Tabela 1 przedstawia w sposób skrótowy kompetencje i działania Urzędu. Najważniejsze informacje pochodzące ze sprawozdania finansowego sporządzonego przez Urząd za rok budżetowy 2005 zostały przedstawione w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Niniejsza opinia jest skierowana do Komitetu Budżetowego Urzędu, zgodnie z art. 137 rozporządzenia (WE) nr 40/94.

4. Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r.⁽²⁾ zostało sporządzone przez jego prezesa, zgodnie z art. 119 rozporządzenia (WE) nr 40/94, i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania opinii na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie ze swoimi strategiami i standardami, które opierają się na międzynarodowych standardach kontroli, przystosowanych do specyfiki Wspólnoty. Kontrola została przygotowana i przeprowadzona w celu uzyskania wystarczającej pewności, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6. Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższej opinii.

Wiarygodność rozliczeń

Sprawozdanie finansowe Urzędu za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2005 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.

Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeń

Transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu są, jako całość, legalne i prawidłowe.

Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI

7. Odnośnie do wykonania budżetu, ogólny wskaźnik wykorzystania środków na zobowiązania wyniósł 95 %, a środków na płatności - 80 %. Jednak w odniesieniu do wydatków administracyjnych (tytuł II) wykorzystanie środków było niższe - anulowano około 10 % środków z tego i z poprzedniego roku budżetowego, a jedna trzecia środków na zobowiązania w badanym roku budżetowym została przeniesiona. Sytuacja ta powinna skłonić Urząd do poprawy prognozowania i programowania wydatków administracyjnych w celu uniknięcia niepotrzebnego uruchamiania środków.

8. Nie zawsze udawało się skutecznie rozdzielić funkcje związane z inicjowaniem i zatwierdzaniem operacji budżetowych. Przeprowadzone kontrole wykazały, że dziesiątki zobowiązań, jak również setki płatności były inicjowane i zatwierdzane przez tego samego pracownika.

9. W 2005 r. rada administracyjna wciąż jeszcze nie przyjęła minimalnych standardów kontroli wewnętrznej. Ponadto urzędnicy zatwierdzający nie sformalizowali jeszcze stosowanych przez siebie procedur oraz systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej. W tej sytuacji systemy służące przekazywaniu informacji księgowemu nie mogły zostać przez niego zatwierdzone.

10. Badanie procedury rekrutacji pracowników zatrudnianych na czas określony wykazało niedociągnięcia: członkowie komisji rekrutacyjnych nie byli powoływani w drodze formalnych decyzji, nie wyznaczano ostatecznego terminu składania kandydatur, skale ocen nie były systematycznie stosowane, nie sporządzano protokołów z posiedzeń komisji rekrutacyjnej, zatrudniono dwóch kandydatów, podczas gdy w ogłoszeniu o naborze informowano tylko o jednym stanowisku do obsadzenia.

11. Kontrole udzielania zamówień i zarządzania umowami wykazały nieprawidłowości: brak precyzyjnego określenia w ogłoszeniach o zamówieniu przedmiotu udzielanych zamówień (roboty czy dostawy)⁽³⁾, brak odpowiedniego uzasadnienia dla zastosowania procedury negocjacyjnej w celu przedłużenia zamówienia⁽⁴⁾, niepełna dokumentacja procedury lub niewłaściwe stosowanie kryteriów wyboru i oceny przewidzianych w ogłoszeniach o zamówieniu⁽⁵⁾, udzielenie czterech zamówień szczególnych na okres przekraczający o jedenaście miesięcy termin wygaśnięcia odpowiadających im umów ramowych.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 28 września 2006 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Hubert WEBER
	Prezes

Tabela 1

Urząd Harmonizacji w ramach Rynku Wewnętrznego (Alicante)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 40/94 z dnia 20 grudnia 1993 r.)		Zarządzanie	Środki udostępnione Urzędowi (2004)	Produkty i usługi dostarczone/wyświadczone 2005
Swobodny przepływ towarów: Zakazy lub ograniczenia uzasadnione względami ochrony własności przemysłowej i handlowej nie powinny stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi. (Artykuł 30 Traktatu) Ograniczenia w swobodnym świadczeniu usług wewnątrz Wspólnoty są zakazane w odniesieniu do obywateli państw członkowskich mających swe przedsiębiorstwo w państwie Wspólnoty innym niż państwo odbiorcy świadczenia. (Artykuł 49 Traktatu)	Cele: Wdrożenie prawa wspólnotowego dotyczącego znaków i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii.	Zadania: - przyjmowanie wniosków o rejestrację, - badanie warunków zgłoszenia i zgodności z prawem wspólnotowym, - poszukiwanie w urzędach zajmujących się ochroną własności przemysłowej w państwach członkowskich danych o istnieniu wcześniejszych krajowych znaków towarowych, - publikacja zgłoszeń, - rozpatrywanie (ewentualnego) sprzeciwu osób trzecich, - rejestracja lub odrzucenie zgłoszenia, - rozpatrywanie wniosków o stwierdzenie wygaśnięcia lub o unieważnienie, - rozpatrywanie odwołań.	1) Rada administracyjna: Skład: - po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego, - jeden przedstawiciel Komisji. Zadania: - doradza prezesowi w kwestiach pozostających w kompetencji Urzędu, - sporządza listę kandydatów (art. 120 - na stanowisko prezesa, wiceprezesów, prezesów i członków izb odwoławczych). 2) Prezes Urzędu Powoływany przez Radę z listy najwyżej trzech kandydatów, sporządzonej przez Radę Administracyjną. 3) Komitet Budżetowy: Skład Po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. Zadania Uchwala budżet, rozporządzenie finansowe, udziela prezesowi absolutorium z wykonania budżetu, ustala kwoty wypłacane za sprawozdania z poszukiwań. 4) Decyzje podejmowane w ramach procedur: Decyzje podejmowane są przez: a) ekspertów; b) wydziały sprzeciwów; c) wydział administracji znaków towarowych i prawny; d) wydziały unieważnień; e) izby odwoławcze. 5) Kontrola zewnętrzna: Trybunał Obrachunkowy. 6) Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu: Komitet Budżetowy Urzędu.	Budżet ostateczny na 2005 r.: 218 mln euro (177 mln euro), z czego dotacje wspólnotowe: 0 % (0%). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2005 r. 675 (675) stanowisk w planie zatrudnienia, z czego obsadzonych: 611 (648) + 78 (41) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci narodowi, personel lokalny, pracownicy czasowi). Całkowite zatrudnienie: 689 (689), z czego wykonujących zadania - produkcyjne: 548 (524), - wspierające: 141 (165).	Znaki towarowe: Liczba zgłoszeń: 64.112. Liczba rejestracji: 60.570. Liczba otrzymanych sprzeciwów: 17.216, z czego 12.856 uregulowanych. Odwołania do izb odwoławczych: 1.505. Średni czas rozpatrywania wniosku (bez sprzeciwów i odwołań): - do momentu publikacji: 10 miesięcy, - po publikacji do momentu rejestracji: 11 miesięcy. Wzory: Otrzymane wzory: 63.700. Wzory zarejestrowane: 67.887.
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

URZĄD HARMONIZACJI W RAMACH RYNKU WEWNĘTRZNEGO

Tabela 2

Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2005

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

grafika

Tabela 3

Rachunek dochodów i wydatków za rok budżetowy 2005⁽¹⁾

(w tys. euro)
	2005
Dochody operacyjne
Dochody własne	156.944
Inne dotacje/dochody	823
Ogółem (a)	157.767
Wydatki operacyjne
Personel	56.278
Administracja	28.610
Działania operacyjne	35.850
Ogółem (b)	120.738
Wynik operacyjny (c = a - b)	37.029
Inne przychody (d)	4.451
Inne koszty (e)	38
Wynik ekonomiczny (f = c + d - e)	41.442
(1) Dane za rok budżetowy 2004 nie zostały podane, ponieważ z powodu zmian w stosowanych metodach rachunkowości nie są one porównywalne z danymi za rok budżetowy 2005.

Tabela 4

Bilans na dzień 31 grudnia 2005 r. i 31 grudnia 2004 r⁽¹⁾

(w tys. euro)
	2005	2004
Aktywa
Aktywa trwałe	27.456	28.125
Należności	2.196	3.233
Środki pieniężne	208.020	156.638
Ogółem	237.672	187.996
Pasywa
Wynik z poprzednich lat budżetowych	132.575	132.575
Wynik ekonomiczny roku budżetowego	41.442	0
Zobowiązania długoterminowe	613	784
Zobowiązania krótkoterminowe	63.042	54.637
Ogółem	237.672	187.996
(1) Dane za rok budżetowy 2004 zostały przetworzone dla zapewnienia porównywalności z danymi za rok budżetowy 2005.

Źródło: Dane Urzędu. Niniejsze tabele przedstawiają skróconą wersję danych dostarczonych przez Urząd w jego własnym sprawozdaniu finansowym.

ODPOWIEDZI URZĘDU

7. Urząd nadal będzie podejmować wysiłki zmierzające do poprawy zarządzania środkami budżetowymi. W odniesieniu do budżetu ogółem Urząd zdołał ograniczyć poziom anulowania środków przeniesionych (z 10 % w 2004 r. do 6 % w 2005 r.).

8. W następstwie uwagi Trybunału w 2006 r. Urząd wprowadził procedury, których celem jest ograniczenie do minimum przypadków realizacji operacji budżetowej przez jedną osobę, pełniącą zarówno funkcję kierownika odpowiedzialnego, jak i urzędnika zatwierdzającego.

9. Standardy kontroli wewnętrznej zostały przyjęte przez Komitet Budżetowy decyzją z dnia 5 maja 2006 r. Urząd podejmie odpowiednie kroki w celu wdrożenia tych standardów.

10. W następstwie uwagi Trybunału Urząd podejmie odpowiednie kroki w celu usprawnienia procedur rekrutacji poprzez poprawę ich formalizacji i dokumentowania.

11. W następstwie uwagi Trybunału Urząd podejmie odpowiednie kroki w celu poprawy ujawnionych niedociągnięć poprzez lepszą formalizację i dokumentowanie procedur w tym zakresie.

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 11 z 14.1.1994, str. 1.

⁽²⁾ Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 28 lutego 2006 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 5 lipca 2006 r.

⁽³⁾ Stwierdzono w jednym przypadku.

⁽⁴⁾ Wartość przedłużenia wynosiła 2 mln euro.

⁽⁵⁾ Stwierdzono w przypadku czterech zamówień.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2006.312.106
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji w ramach Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2005, wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 28/09/2006
• Data ogłoszenia: 19/12/2006