Przechowywanie i niszczenie akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 14 grudnia 2018 r.

w sprawie przechowywania i niszczenia akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

Na podstawie art. 164 ust. 5 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (Dz. U. poz. 771, 1443, 1669 i 2244) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. [Przedmiot regulacji]  Rozporządzenie określa szczegółowy sposób, tryb i terminy przechowywania i przekazywania akt spraw komorniczych, w których postępowanie zostało zakończone, oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także sposób i tryb ich niszczenia po upływie okresu przechowywania.

§ 2. [Kategorie akt spraw]  Akta spraw komorniczych, w których postępowanie zostało zakończone, zwane dalej "aktami spraw", oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne dzieli się na materiały archiwalne oznaczane kategorią A i dokumentację niearchiwalną oznaczaną kategorią B.

§  3. [Akta spraw zaliczane do materiałów archiwalnych]

1.  Do materiałów archiwalnych zalicza się akta spraw:

1) o egzekucję z nieruchomości, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

2) o egzekucję w celu zniesienia współwłasności nieruchomości w drodze sprzedaży publicznej, w której nastąpiło przysądzenie własności nieruchomości;

3) 1 o egzekucję z udziałem Skarbu Państwa z wyjątkiem spraw o egzekucję należności sądowych oraz o egzekucję innych świadczeń pieniężnych, w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, nie przekracza dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773);

4) w których wartość egzekwowanego roszczenia, w dniu złożenia wniosku o egzekucję, przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego na podstawie odrębnych przepisów;

5) uznanych przez komornika sądowego, zwanego dalej "komornikiem", za mające wyjątkowe znaczenie ze względu na:

a) materiał zebrany w sprawie,

b) występujące w sprawach osoby,

c) charakter spraw, zwłaszcza tych o znaczeniu bezprecedensowym,

d) oddźwięk społeczny.

2. 2   Poza aktami spraw wymienionych w ust. 1 komornik zalicza do materiałów archiwalnych akta co najmniej jednej ze spraw z każdego sposobu egzekucji z danego roku, a w szczególności skutecznej egzekucji ze statków morskich, praw własności przemysłowej oraz z przedmiotów o wartości historycznej, naukowej lub artystycznej.

3.  Akta spraw niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do dokumentacji niearchiwalnej.

§  4. [Zamknięte urządzenia ewidencyjne zaliczane do materiałów archiwalnych]

1.  Do materiałów archiwalnych zalicza się następujące zamknięte urządzenia ewidencyjne:

1) repertoria;

2) wykazy akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych do archiwum państwowego;

3) 3 (uchylony);

4) protokoły dotyczące zniszczonych akt spraw i urządzeń ewidencyjnych, zaliczonych do dokumentacji niearchiwalnej;

5) spisy zdawczo-odbiorcze akt spraw i urządzeń ewidencyjnych przekazanych przez komorników do Krajowej Rady Komorniczej.

2.  Do dokumentacji niearchiwalnej zalicza się urządzenia ewidencyjne niewymienione w ust. 1.

§ 5. [Urządzenia ewidencyjne prowadzone jako odrębny dokument elektroniczn zaliczane do materiałów archiwalnych]  Przepisy § 4 stosuje się do urządzeń ewidencyjnych prowadzonych jako odrębny dokument elektroniczny.

Rozdział  2

Terminy przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych

§  6. [Początek okresu przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych]

1.  Okres przechowywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zakończono postępowanie lub zamknięto urządzenie ewidencyjne.

2.  Okres przechowywania akt spraw, w których egzekucję umorzono na podstawie art. 883 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1360, z późn. zm.), liczy się dopiero po całkowitym rozliczeniu depozytu.

§  7. [Okres przechowywania akt spraw]

1. 4   Materiały archiwalne są przechowywane przez okres 6 lat, a dokumentacja niearchiwalna jest przechowywana przez okres 4 lat.

2. 5   Przez okres 7 lat przechowuje się akta spraw, w których doszło jedynie do częściowego wyegzekwowania świadczenia objętego tytułem wykonawczym.

3. 6   (uchylony).

Rozdział  3

Szczegółowy sposób i tryb przechowywania i przekazywania akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych, a także sposób i tryb ich niszczenia

§  8. [Przechowywanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych przez Krajową Radę Komorniczą]

1.  Akta spraw oraz zamknięte urządzenia ewidencyjne są przechowywane przez Krajową Radę Komorniczą przez okresy, o których mowa w § 7, z zastosowaniem zabezpieczeń przed dostępem osób postronnych i przy spełnieniu wymogów bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

2.  Do okresów, o których mowa w § 7, wlicza się okresy, o których mowa w § 10 ust. 4.

§ 9. [Zaliczenie akt sprawy do odpowiedniej kategorii i wskazanie okresu ich przechowywania]  Niezwłocznie po zakończeniu postępowania w sprawie komornik albo upoważniony przez niego asesor komorniczy zalicza akta sprawy do odpowiedniej kategorii i wskazuje okres ich przechowywania.

§  10. [Czynności wykonywane przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej]

1.  Przed przekazaniem akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej komornik albo upoważniony przez niego asesor komorniczy sprawdza, czy w aktach zostały rozliczone opłaty, zaliczki oraz sumy depozytowe. O wynikach sprawdzenia czyni się wzmiankę na okładce akt lub w tytule sprawy.

2.  Przed przekazaniem akt spraw komornik albo upoważniony przez niego asesor komorniczy sprawdza, czy w aktach tych znajdują się nośniki danych zawierające zapis obrazu i dźwięku utrwalony w trybie art. 809¹ § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego. W takim przypadku, w odniesieniu do akt prowadzonych w postaci papierowej, komornik dołącza do drugiej strony okładki adnotację, w której wskazuje numery kart, na których znajdują się nośniki danych.

3.  Przekazanie akt spraw Krajowej Radzie Komorniczej należy odnotować w repertorium, wpisując w rubryce "uwagi", przy właściwym numerze sprawy, datę przekazania i pozycję ze spisu zdawczo-odbiorczego.

4.  Komornik przekazuje akta spraw Krajowej Radzie Komorniczej najpóźniej w ciągu trzech lat od zakończenia postępowania, a zamknięte urządzenia ewidencyjne - najpóźniej w ciągu trzech lat od ich zamknięcia.

5.  Przekazanie akt spraw oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

§  10a. ⁷ [Przeprowadzenie czynności związanych z przekazaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego]

1.  Czynności związane z przekazaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego w wykonaniu zarządzenia prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik, przeprowadza Prezes Krajowej Rady Komorniczej lub osoba przez niego upoważniona.

2.  Czynności, o których mowa w ust. 1, potwierdza sporządzenie przez Prezesa Krajowej Rady Komorniczej lub osobę przez niego upoważnioną spisu zdawczo-odbiorczego, którego kopię przekazuje się niezwłocznie prezesowi sądu rejonowego, przy którym działa komornik, oraz komornikowi, którego akta spraw podlegały przekazaniu.

3.  Dokumentacja powstała w wyniku przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego jest przechowywana w archiwum sądu rejonowego, przy którym działa komornik, którego akta spraw podlegały przekazaniu.

§  11. [Zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej]

1. 8   Dokumentacja niearchiwalna podlega zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu, w szczególności przez jej usunięcie z systemu teleinformatycznego albo zniszczenie dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej. Prezes Krajowej Rady Komorniczej lub osoba przez niego upoważniona powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z niszczeniem akt spraw oraz urządzeń ewidencyjnych niestanowiących materiałów archiwalnych. Komisji przewodniczy osoba zajmująca stanowisko komornika - w miarę możliwości komornik, w którego kancelarii wytworzono akta spraw. O powołaniu komisji jej przewodniczący zawiadamia prezesa sądu rejonowego, przy którym działa komornik.

2.  Komisja może w uzasadnionych przypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw stanowiących dokumentację niearchiwalną. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do materiałów archiwalnych.

3. 9   Propozycja komisji dotycząca zmiany kwalifikacji akt spraw lub zamkniętych urządzeń ewidencyjnych z dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne, na wniosek Prezesa Krajowej Rady Komorniczej lub osoby przez niego upoważnionej, podlega zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

4.  Z przeprowadzonych prac przewodniczący komisji sporządza protokół i przedstawia prezesowi sądu rejonowego, przy którym działa komornik, do zatwierdzenia. Protokół ten zalicza się do materiałów archiwalnych.

5. 10   Właściwym do wystąpienia do dyrektora właściwego archiwum państwowego z wnioskiem o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, jest prezes sądu rejonowego, przy którym działa komornik.

6. 11   Czynności zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej przeprowadza Prezes Krajowej Rady Komorniczej lub osoba przez niego upoważniona po uzyskaniu od dyrektora właściwego archiwum państwowego zgody na brakowanie. Prezes Krajowej Rady Komorniczej lub osoba przez niego upoważniona może zlecić przeprowadzenie czynności zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej podmiotowi zewnętrznemu.

7. 12   Czynności, o których mowa w ust. 6, potwierdza sporządzenie przez Prezesa Krajowej Rady Komorniczej lub osobę przez niego upoważnioną protokołu zniszczenia, a w przypadku zlecenia przeprowadzenia czynności zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej podmiotowi zewnętrznemu - sporządzenie certyfikatu zniszczenia, których kopie przekazuje się niezwłocznie prezesowi sądu rejonowego, przy którym działa komornik, oraz komornikowi, którego akta spraw podlegały zniszczeniu.

8. 13   Dokumentacja powstała w wyniku działań komisji oraz wniosek, o którym mowa w ust. 5, są przechowywane w archiwum sądu rejonowego, przy którym działa komornik, którego akta spraw podlegały zniszczeniu.

Rozdział  4

Przepis przejściowy i końcowy

§ 12.  Akta spraw prawomocnie zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia kwalifikuje się na podstawie przepisów dotychczasowych.

§ 13.  Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. ¹⁴

1 § 3 ust. 1 pkt 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

2 § 3 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

3 § 4 ust. 1 pkt 3 uchylony przez § 1 pkt 2 rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

4 § 7 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

5 § 7 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

6 § 7 ust. 3 uchylony przez § 1 pkt 3 lit. b rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

7 § 10a dodany przez § 1 pkt 4 rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

8 § 11 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 5 lit. a rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

9 § 11 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 5 lit. b rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

10 § 11 ust. 5 dodany przez § 1 pkt 5 lit. c rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

11 § 11 ust. 6 dodany przez § 1 pkt 5 lit. c rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

12 § 11 ust. 7 dodany przez § 1 pkt 5 lit. c rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

13 § 11 ust. 8 dodany przez § 1 pkt 5 lit. c rozporządzenia z dnia 18 listopada 2025 r. (Dz.U.2025.1627) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 10 grudnia 2025 r.

14  Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 października 2011 r. w sprawie przechowywania akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 370), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 300 ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (Dz. U. poz. 771, 1443, 1669 i 2244).

• Identyfikator: Dz.U.2018.2408
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Przechowywanie i niszczenie akt spraw komorniczych oraz zamkniętych urządzeń ewidencyjnych.
• Data aktu: 14/12/2018
• Data ogłoszenia: 27/12/2018
• Data wejścia w życie: 01/01/2019