Zasady i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwum wyodrębnionym Urzędu Ochrony Państwa.

ZARZĄDZENIE

SZEFA URZĘDU OCHRONY PAŃSTWA

z dnia 2 października 1997 r.

w sprawie zasad i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwum wyodrębnionym Urzędu Ochrony Państwa.

Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775 oraz z 1997 r. Nr 88, poz. 554) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Zarządzenie reguluje zasady i tryb udostępniania materiałów archiwalnych w archiwum wyodrębnionym Urzędu Ochrony Państwa, zwanym dalej archiwum, na potrzeby określone w art. 16 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775 oraz z 1997 r. Nr 88, poz. 554), zwanej dalej ustawą.

2. Przepisy zarządzenia stosuje się odpowiednio do dokumentacji niearchiwalnej.

§  2.

1. Decyzje w przedmiocie udostępniania materiałów archiwalnych archiwum, zwanych dalej materiałami archiwalnymi, podejmuje dyrektor archiwum na zasadach i w trybie określonym w zarządzeniu.

2. Decyzję w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych może podejmować inna osoba upoważniona przez dyrektora archiwum.

§  3.

1. Przy podejmowaniu decyzji o udostępnieniu materiałów archiwalnych uwzględnia się:

1) przepisy prawa w zakresie:

a) ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, a w szczególności:

– danych o osobie uzyskanych w czasie wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych,

– danych identyfikujących funkcjonariuszy kontrwywiadu i wywiadu oraz osób z nimi współpracujących, wykonujących zadania z okresu wywiadu i kontrwywiadu,

– zasad i form organizacji, a także środków i metod pracy organów ochrony bezpieczeństwa publicznego,

b) archiwistyki;

c) ochrony dóbr osobistych;

d) szkolnictwa wyższego;

2) opinie właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych UOP.

2. W razie wątpliwości co do określenia właściwej merytorycznie jednostki, decyzję w tym zakresie podejmuje dyrektor archiwum.

3. Udostępnianie materiałów archiwalnych następuje po uprzednim upoważnieniu osoby do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową na zasadach określonych w art. 7 i 8 ustawy z dnia 14 grudnia 1982 r. o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej (Dz. U. Nr 40, poz. 271, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i z 1997 r. Nr 110, poz. 714).

4. Osoba upoważniona do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową dokumentuje fakt zapoznania się z obowiązkami wynikającymi z ustawy oraz innych przepisów dotyczących ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, podpisując oświadczenie według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.

§  4.

1. Nie ma obowiązku stosowania procedury określonej w § 3, jeżeli materiały archiwalne zostały uznane za jawne.

2. Materiały wymienione w ust. 1 mogą być wpisane do wykazu akt przeznaczonych do udostępniania.

§  5.

1. Za materiały jawne uznaje się archiwalia, jeżeli:

1) nie zawierają wiadomości stanowiących tajemnicą państwową lub służbową i nie została nadana im klauzula bez względu na datę ich wytworzenia;

2) w chwili wytworzenia zawierały wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową (zostały oznaczone stosowną klauzulą), ale ich ujawnienie nie narazi na szkodę obronności i bezpieczeństwa lub innego ważnego interesu Państwa, a więc aktualnie nie spełniają materialnej przesłanki definicji zawartej w art. 2 ust. 1 ustawy o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej.

2. Do materiałów wymienionych w ust. 1 zalicza się następujące dokumenty:

1) dokumenty nie oznaczone klauzulami poufne, tajne, tajne specjalnego znaczenia (ściśle tajne), znajdujące się w teczkach oznaczonych tymi klauzulami,

2) informacje jawne sporządzone na podstawie dokumentów oznaczonych klauzulami poufne, tajne, tajne specjalnego znaczenia (ściśle tajne),

3) materiały związane z postępowaniem karnym, bez względu na klauzulę, a w szczególności:

a) postanowienia o:

– wszczęciu dochodzenia, śledztwa,

– umorzeniu dochodzenia, śledztwa,

– zamknięciu postępowania przygotowawczego,

– zatrzymaniu (nakaz, rozkaz),

– zwolnieniu z więzienia (nakaz),

– przedłużeniu aresztu,

– przeprowadzeniu przeszukania (rewizji),

– przeprowadzeniu wizji lokalnej,

– przepadku rzeczy na rzecz Skarbu Państwa,

b) protokoły z:

– przesłuchań, zeznań, wyjaśnień, konfrontacji, okazania,

– oględzin, wizji lokalnej, przeszukań (rewizji),

– przeprowadzenia eksperymentu,

– otwarcia przesyłki i korespondencji,

– rozprawy, posiedzenia,

– zaznajomienia podejrzanego z materiałami zebranymi w postępowaniu przygotowawczym,

c) karty osadzenia w więzieniu,

d) zdjęcia więźnia,

e) kwity depozytowe, depozyty,

f) zapytania o karalność,

g) ankiety personalne,

h) opinie biegłego,

i) akt oskarżenia i wyroki,

j) zażalenia na postanowienia, zarządzenia sądów i prokuratorów,

k) rewizje od wyroków,

l) wnioski i prośby o ułaskawienie,

m) zawiadomienia o przestępstwach,

n) dane z wywiadów środowiskowych,

o) notatki urzędowe (służbowe),

4) korespondencja manipulacyjna (pisma przewodnie, pokwitowania, zwrotne poświadczenie odbioru itp.),

5) protokoły z narad i odpraw kierownictwa każdego szczebla resortu bezpieczeństwa publicznego (resortu spraw wewnętrznych), z wyłączeniem spraw wywiadu i kontrwywiadu,

6) plany i sprawozdania, z wyłączeniem jak w pkt 5,

7) rozkazy personalne, z wyłączeniem jak w pkt 5,

8) rozkazy, zarządzenia, instrukcje, dyrektywy, wytyczne, decyzje, pisma okólne, okólniki oraz inne pisma nie nazwane, regulujące funkcjonowanie resortu bezpieczeństwa publicznego (resortu spraw wewnętrznych),

9) struktury organizacyjne,

10) etaty jednostek organizacyjnych,

11) akta oficerskich sądów honorowych,

12) materiały przejęte przez resort bezpieczeństwa publicznego (resort spraw wewnętrznych), a wytworzone przez inne organizacje i jednostki organizacyjne,

13) raporty, notatki z przeprowadzonych kontroli służbowych,

14) wykazy statystyczne, które nie wchodzą w zakres sprawozdawczości,

15) plany przedsięwzięć, raporty i meldunki z ich wykonania, z wyłączeniem jak w pkt 5,

16) ankiety ujawnień,

17) poufne przeglądy inwigilacyjne (dotyczące osób poszukiwanych),

18) akta dyscyplinarne zwolnionych funkcjonariuszy, z wyłączeniem jak w pkt 5,

19) biuletyny zawierające np.: informacje dzienne, meldunki sytuacyjne.

§  6.

1. Materiały archiwalne udostępnia się wyłącznie w stanie uporządkowanym i opracowane pod względem archiwalnym.

2. Podstawową formą udostępniania materiałów archiwalnych jest zapoznanie się z ich kopią w archiwum.

3. Udostępnienie materiałów archiwalnych osobie, która wykazała swój interes prawny, może nastąpić również w formie:

1) przekazania kserokopii,

2) przekazania wyciągów z materiałów lub informacji sporządzonych na podstawie dokumentów,

3) wypożyczenia kopii.

4. Oryginały materiałów archiwalnych można udostępnić jedynie w wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach.

§ 7. Sposób korzystania z udostępnionych materiałów archiwalnych określa regulamin stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

§  8.

1. Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych składa się do dyrektora archiwum.

2. Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych dla celów naukowo-badawczych powinien zawierać:

1) temat i zakres przedmiotowy pracy lub cel wykorzystania;

2) okres i teren, jakiego materiały te dotyczą;

3) przewidywany czas prowadzenia badań;

1) informacje dotyczące:

a) danych osobowych ubiegającego się,

b) nazwiska promotora w przypadku pracy naukowej,

c) podmiotu, na którego rzecz praca jest realizowana.

§ 9. W przypadku udostępniania materiałów archiwalnych dla celów innych niż naukowo-badawcze przepisy § 8 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

§  10.

1. Dyrektor archiwum może wstrzymać udostępnianie materiałów archiwalnych, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania ustawowych zadań UOP.

2. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, dyrektor archiwum określa ponowny termin udostępniania.

§ 11. Przerwa lub nieskorzystanie z materiałów archiwalnych w ciągu 6 miesięcy od daty uzyskania zgody na ich udostępnienie powoduje konieczność ponownego uzyskania zgody na korzystanie z tych materiałów w trybie określonym w zarządzeniu.

§  12.

1. Korzystający, publikując materiały archiwalne uzyskane z archiwum lub wytworzone na ich podstawie utwory, programy i informacje, jest zobowiązany dostarczyć do archiwum 2 egzemplarze kopii tych publikacji.

2. Materiały archiwalne mogą być opublikowane przez korzystającego zgodnie z celem określonym przez niego we wniosku.

3. Korzystający potwierdza własnoręcznym podpisem fakt zapoznania się z postanowieniami zarządzenia i regulaminu oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

4. Odmowa podpisania bądź nieprzestrzeganie postanowień zarządzenia powoduje wygaśnięcie zgody na korzystanie z materiałów archiwalnych.

5. Wiadomości uzyskane z udostępnionych materiałów archiwalnych nie mogą być wykorzystane w sposób lub w celach naruszających obowiązujące prawo. Obowiązek ten spoczywa na korzystającym z materiałów archiwalnych.

§  13.

1. Korzystanie z materiałów archiwalnych jest bezpłatne.

2. Za czynności o charakterze technicznym, związane z udostępnianiem materiałów archiwalnych, takie jak:

1) kwerendy archiwalne;

2) wykonywanie kopii (ksero, film i in.)

mogą być pobierane opłaty.

3. Wysokość opłat za czynności wymienione w ust. 2 regulują odrębne przepisy.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Wzór

OŚWIADCZENIE

..................... ..............., dnia........

(nazwisko i imię) (miejscowość)

Stwierdzam własnoręcznym podpisem, że znana mi jest treść

przepisów, o których mowa w art. 8 ustawy z dnia 14 grudnia

1982 r. o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej (Dz. U.

Nr 40, poz. 271, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1990 r. Nr 34,

poz. 198, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i z 1997 r. Nr 110,

poz. 714), a także przepisów o odpowiedzialności karnej za

naruszenie tajemnicy państwowej i służbowej, oraz znane mi są

moje obowiązki w zakresie ochrony tajemnicy państwowej

i służbowej (w związku z korzystaniem z udostępnionych

materiałów archiwalnych).

Sygnatury udostępnianych materiałów archiwalnych:

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

...............................................................

......................... .............................

(Nazwisko i imię oraz (podpis osoby, której

podpis osoby przyjmującej udostępnia się materiały

oświadczenie) (archiwalne)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

REGULAMIN DLA OSÓB KORZYSTAJĄCYCH Z MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH W ARCHIWUM URZĘDU OCHRONY PAŃSTWA

1. Osoba korzystająca z materiałów archiwalnych:

1) zamawia potrzebne mu archiwalia, wypełniając w tym celu rewers,

2) jest zobowiązana do:

a) wpisania się każdorazowo do księgi obecności, podając godzinę przyjścia i wyjścia,

b) potwierdzenia własnoręcznym podpisem zapoznania się z nimi w karcie udostępniania materiałów,

c) zwrotu akt do archiwum po zakończeniu pracy.

2. Zabrania się korzystającemu:

1) wyłączać jakiekolwiek dokumenty,

2) mieniać porządek układu dokumentów archiwalnych,

3) dokonywać w aktach zmian, poprawek, przeróbek lub uzupełnień,

4) dokonywać w aktach notatek, znaków, uwag itp.,

5) udostępniać otrzymane do wglądu archiwalia innym osobom przebywającym w pomieszczeniach archiwum,

6) przynosić i używać bez zgody archiwum urządzeń umożliwiających reprodukcję archiwaliów oraz ich treści,

7) palić tytoniu, spożywać posiłków.

3. Korzystający jest obowiązany zapoznać się z treścią niniejszego regulaminu i stosować się do jego postanowień.

..............................

(podpis osoby korzystającej

z materiałów archiwalnych)

• Identyfikator: M.P.1997.76.722
• Rodzaj: Zarządzenie
• Tytuł: Zasady i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwum wyodrębnionym Urzędu Ochrony Państwa.
• Data aktu: 02/10/1997
• Data ogłoszenia: 15/10/1997
• Data wejścia w życie: 30/10/1997