Decyzja 2019/1961 w sprawie przepisów wykonawczych dotyczących korzystania z informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET

DECYZJA KOMISJI (UE, Euratom) 2019/1961

z dnia 17 października 2019 r.

w sprawie przepisów wykonawczych dotyczących korzystania z informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 249,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 106,

uwzględniając decyzję Komisji (UE, Euratom) 2015/443 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie bezpieczeństwa w Komisji ¹ ,

uwzględniając decyzję Komisji (UE, Euratom) 2015/444 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE ² ,

uwzględniając decyzję Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej ³ ,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Decyzję (UE, Euratom) 2015/444 stosuje się do wszystkich departamentów Komisji i do wszystkich obiektów Komisji.

(2) Środki bezpieczeństwa służące ochronie informacji niejawnych UE (EUCI) na wszystkich etapach ich cyklu życia mają być proporcjonalne w szczególności do ich klauzuli tajności.

(3) Art. 4 ust. 3, art. 19 ust. 1 lit. c) i art. 22 decyzji (UE, Euratom) 2015/444 stanowią, że w przepisach wykonawczych mają zostać ustanowione bardziej szczegółowe przepisy w celu uzupełnienia i wsparcia wdrażania decyzji dotyczące takich kwestii, jak przewodnik nadawania klauzul tajności, środki zastępcze dotyczące korzystania z EUCI poza strefą bezpieczeństwa lub strefą administracyjną oraz obowiązki wytwórcy.

(4) W razie potrzeby, w myśl art. 60 przedmiotowej decyzji, mają zostać przyjęte przepisy wykonawcze w celu uzupełnienia lub wsparcia decyzji (UE, Euratom) 2015/444.

(5) Środki bezpieczeństwa stosowane w celu wdrożenia wspomnianej decyzji mają być zgodne z zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa w Komisji określonymi w art. 3 decyzji (UE, Euratom) 2015/443.

(6) Rada, Komisja i Wysoka Przedstawiciel Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa uzgodniły, że zapewnią maksymalną spójność w stosowaniu przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony EUCI przez te instytucje, uwzględniając ich szczególne potrzeby instytucjonalne i organizacyjne, zgodnie z deklaracjami załączonymi do protokołu z posiedzenia Rady, na którym przyjęto decyzję Rady 2013/488/UE ⁴ .

(7) W dniu 4 maja 2016 r. Komisja przyjęła decyzję ⁵  upoważniającą członka Komisji odpowiedzialnego za kwestie bezpieczeństwa do przyjęcia w imieniu Komisji i na jej odpowiedzialność przepisów wykonawczych przewidzianych w art. 60 decyzji (UE, Euratom) 2015/444,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ROZDZIAŁ  1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł  1

Przedmiot i zakres stosowania

1. Niniejsza decyzja określa warunki korzystania z informacji niejawnych UE (EUCI) poziomu CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ⁶  i SECRET UE/EU SECRET ⁷  zgodnie z decyzją (UE, Euratom) 2015/444.

2. Niniejszą decyzję stosuje się do wszystkich departamentów Komisji i do wszystkich obiektów Komisji.

Artykuł  2

Kryteria dostępu do informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET

1. Dostęp do informacji niejawnych z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET można uzyskać po:

a) ustaleniu potrzeby posiadania przez daną osobę dostępu do niektórych informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, aby mogła ona pełnić funkcję lub wykonać zadanie służbowe dla Komisji Europejskiej;

b) poinformowaniu danej osoby o zasadach i odpowiednich normach bezpieczeństwa oraz wytycznych dotyczących ochrony informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET;

c) zapoznaniu się przez daną osobę z jej obowiązkami w zakresie ochrony przedmiotowych informacji; oraz

d) dana osoba otrzymała upoważnienie od organu ds. bezpieczeństwa Komisji do dostępu do EUCI do odpowiedniego poziomu lub do określonej daty zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 decyzji (UE, Euratom) 2015/444.

2. Stażystom Komisji nie przydziela się obowiązków, które wymagają dostępu do informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET.

3. Innym kategoriom pracowników odmawia się dostępu lub zezwala na niego zgodnie z tabelą zamieszczoną w załączniku.

ROZDZIAŁ  2

TWORZENIE INFORMACJI Z KLAUZULĄ TAJNOŚCI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL I SECRET UE/EU SECRET

Artykuł  3

Wytwórca

Chociaż wytwórcą w rozumieniu art. 1 decyzji (UE, Euratom) 2015/444 jest instytucja, agencja lub organ UE, państwo członkowskie, państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa, w ramach właściwości której wytworzono informacje niejawne lub wprowadzono je do struktur UE, autor informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDEN-TIAL lub SECRET UE/EU SECRET niekoniecznie będzie taki sam.

Artykuł  4

Nadawanie klauzuli tajności

1. Pracownicy sporządzający dokument na podstawie informacji w rozumieniu art. 1 zawsze rozważają, czy dokument ten wymaga opatrzenia klauzulą tajności. Utajnienie dokumentu jako EUCI wymaga oceny i decyzji wytwórcy, czy ujawnienie dokumentu osobom nieupoważnionym mogłoby zaszkodzić interesom Unii Europejskiej lub co najmniej jednego państwa członkowskiego. Jeśli autorzy mają wątpliwości, czy sporządzany przez nich dokument uzasadnia opatrzenie go klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, powinni skonsultować się z odpowiedzialnym kierownikiem działu lub dyrektorem.

2. Dokument opatruje się co najmniej klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL, jeżeli jego nieuprawnione ujawnienie mogłoby między innymi:

a) istotnie zaszkodzić stosunkom dyplomatycznym, tzn. spowodować formalne protesty lub zastosowanie innych sankcji;

b) narazić na szkodę bezpieczeństwo osób lub ich swobody;

c) zaszkodzić skuteczności operacyjnej lub bezpieczeństwu oddelegowanych pracowników państw członkowskich lub innych uczestniczących podmiotów, lub też skuteczności ważnych działań wywiadowczych lub w sferze bezpieczeństwa;

d) poważnie osłabić finansowe podstawy funkcjonowania głównych organizacji;

e) utrudnić prowadzenie śledztwa lub ułatwić popełnienie poważnego przestępstwa;

f) być niezgodne z finansowymi, monetarnymi, ekonomicznymi lub handlowymi interesami UE lub jej państw członkowskich;

g) poważnie utrudnić rozwój lub realizację istotnych unijnych polityk;

h) zablokować lub w inny sposób istotnie przeszkodzić w prowadzeniu ważnych działań UE;

i) prowadzić do odkrycia informacji niejawnych na wyższym poziomie.

3. Informacjom nadaje się co najmniej klauzulę tajności SECRET UE/EU SECRET, jeżeli ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby między innymi:

a) spowodować napięcia w stosunkach międzynarodowych;

b) narazić na szkodę stosunki z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi;

c) wywołać zagrożenie utraty życia lub poważnie zagrozić porządkowi publicznemu, bezpieczeństwu osób lub ich swobodom;

d) wyrządzić poważne szkody skuteczności operacyjnej lub bezpieczeństwu oddelegowanych pracowników państw członkowskich lub innych uczestniczących podmiotów, lub też utrzymaniu skuteczności ważnych działań wywiadowczych lub w sferze bezpieczeństwa;

e) spowodować istotne szkody materialne dla finansowych, monetarnych, ekonomicznych lub handlowych interesów Unii lub któregokolwiek z państw członkowskich;

f) prowadzić do odkrycia informacji niejawnych na wyższym poziomie.

4. Wytwórcy mogą podjąć decyzję o nadaniu standardowej klauzuli tajności kategoriom informacji, które regularnie wytwarzają. Muszą jednak dopilnować, aby poszczególne informacje otrzymały odpowiednią klauzulę tajności.

Artykuł  5

Postępowanie w przypadku projektów

1. Informacjom nadaje się klauzulę tajności natychmiast po ich wytworzeniu. Osobiste notatki, wstępne projekty lub wiadomości zawierające informacje, w przypadku których uzasadnione jest nadanie klauzuli tajności na poziomie CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, należy od początku oznaczać jako takie oraz tworzyć i przetwarzać zgodnie z niniejszą decyzją.

2. Jeżeli w przypadku ostatecznej wersji dokumentu nie jest już uzasadnione nadanie klauzuli tajności na początkowym poziomie, klauzula tajności zostaje obniżona lub zniesiona.

Artykuł  6

Rejestr materiału źródłowego

Aby umożliwić sprawowanie kontroli przez wytwórcę zgodnie z art. 14, wytwórcy dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET prowadzą rejestr wszelkich niejawnych źródeł wykorzystywanych do tworzenia dokumentów niejawnych, w tym szczegółowych informacji o źródłach pochodzących pierwotnie z państw członkowskich UE, organizacji międzynarodowych lub państw trzecich. W stosownych przypadkach zagregowane informacje niejawne są oznakowane w taki sposób, aby zachować identyfikację wytwórców wykorzystanych niejawnych materiałów źródłowych.

Artykuł  7

Nadawanie klauzuli tajności częściom dokumentu

1. Zgodnie z art. 22 ust. 6 decyzji (UE, Euratom) 2015/444 ogólna klauzula tajności dokumentu jest co najmniej tak wysoka jak klauzula tajności tej części dokumentu, która została oznaczona najwyższą klauzulą tajności. W przypadku zebrania informacji pochodzących z różnych źródeł sprawdza się ostateczną wersję zagregowanego dokumentu w celu określenia jego ogólnej klauzuli tajności, gdyż może istnieć konieczność nadania mu klauzuli tajności wyższej niż klauzule jego poszczególnych części.

2. Dokumenty, które zawierają części niejawne i jawne, są sporządzane i oznaczane w taki sposób, aby części oznaczone różnymi klauzulami tajności lub szczególnej ochrony można było łatwo zidentyfikować i w razie potrzeby oddzielić. Umożliwia to odpowiednie korzystanie z każdej części po oddzieleniu jej od pozostałych elementów.

Artykuł  8

Pełne nazwy klauzul tajności

1. Informację, w przypadku której uzasadnione jest nadanie klauzuli tajności, należy oznaczać i przetwarzać jako taką niezależnie od jej postaci fizycznej. Poziom klauzuli tajności należy wyraźnie zakomunikować odbiorcom albo przez oznaczenie klauzuli tajności, jeżeli informacja jest przekazywana w formie pisemnej, niezależnie od tego, czy na papierze, na przenośnych nośnikach informacji czy w systemie teleinformatycznym (CIS), albo w drodze komunikatu, jeżeli jest przekazywana ustnie, np. w trakcie rozmowy lub prezentacji. Materiał niejawny należy oznaczyć fizycznie, aby umożliwić łatwą identyfikację jego klauzuli tajności.

2. Na dokumentach pełne nazwy klauzul tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET zapisuje się drukowanymi literami, w całości w języku francuskim i angielskim (najpierw w języku francuskim), zgodnie z ust. 3. Oznaczenia nie tłumaczy się na inne języki.

3. Oznaczenie klauzuli tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET nanosi się w następujący sposób:

a) pośrodku na górze i na dole każdej strony dokumentu;

b) pełne nazwy klauzul tajności w jednym wierszu, bez spacji po obu stronach ukośnika;

c) wielkimi literami, czarną, pogrubioną czcionką Times New Roman 16 (o ile to możliwe, ale co najmniej 14) i otoczone z każdej strony ramką.

4. Tworząc dokument opatrzony klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET:

a) każdą stronę wyraźnie oznacza się poziomem klauzuli tajności;

b) numeruje się każdą stronę;

c) na dokumencie umieszcza się numer referencyjny, numer rejestracyjny i temat, który sam w sobie nie stanowi informacji niejawnej, chyba że z jego oznaczenia wynika inaczej;

d) na pierwszej stronie, o ile to możliwe, wymienia się wszystkie załączniki i dodatki; oraz

e) na dokumencie umieszcza się datę jego utworzenia.

5. O ile to możliwe, oznaczenie SECRET UE/EU SECRET zapisuje się kolorem czerwonym.

Artykuł  9

Skrócone oznaczenia klauzul tajności C-UE/EU-C i S-UE/EU-S

Skróty C-UE/EU-C i S-UE/EU-S można stosować do wskazania poziomu tajności poszczególnych części dokumentu opatrzonego klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET lub w przypadku, gdy nie można wstawić pełnej nazwy klauzuli tajności, na przykład na małym przenośnym nośniku informacji. Można je stosować w tekście, w którym powtarzanie pełnych nazw klauzul tajności jest kłopotliwe. Skrótu nie używa się zamiast pełnych nazw klauzul tajności w nagłówku i stopce dokumentu.

Artykuł  10

Inne zastrzeżenia

1. Dokumenty z klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET mogą być opatrzone innymi oznaczeniami lub "zastrzeżeniami" określającymi na przykład dziedzinę, do której odnosi się dokument, lub szczególny krąg odbiorców, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Na przykład:

RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN

2. Dokumenty z klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET mogą być opatrzone oznaczeniem zastrzegającym dotyczącym bezpieczeństwa, które zawiera szczegółowe instrukcje na temat korzystania z dokumentów i zarządzania z nimi.

3. O ile to możliwe, wszelkie wskazania dotyczące obniżenia poziomu lub zniesienia klauzuli tajności umieszcza się na pierwszej stronie dokumentu w momencie jego tworzenia. Na przykład można zastosować następujące oznaczenie:

SECRET UE/EU SECRET

do dnia [dd.mm.rrrr]

i RESTREINT UE/EU RESTRICTED

po tej dacie

Artykuł  11

Elektroniczne przetwarzanie

1. Dokumenty opatrzone klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET tworzy się przy użyciu środków elektronicznych, o ile są one dostępne.

2. Tworząc informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, pracownicy Komisji wykorzystują CIS akredytowany dla odpowiedniego poziomu klauzuli tajności lub wyższego poziomu klauzuli tajności. Pracownicy konsultują się z lokalnym pełnomocnikiem ochrony (LSO), jeśli istnieją jakiekolwiek wątpliwości co do tego, który CIS można zastosować. W porozumieniu z organem ds. bezpieczeństwa Komisji w okolicznościach nadzwyczajnych zastosowanie mogą mieć szczególne procedury lub szczególne konfiguracje techniczne.

3. Dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET, w tym projektów, zgodnie z wymogami art. 5, nie wysyła się pocztą elektroniczną, nie drukuje ani nie skanuje na standardowych drukarkach lub skanerach ani nie korzysta się z nich na osobistych urządzeniach członków personelu. Do drukowania dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET używa się wyłącznie drukarek lub kopiarek podłączonych do samodzielnych komputerów chronionych przed emisjami elektromagnetycznymi lub do akredytowanego systemu.

Artykuł  12

Rejestracja na potrzeby bezpieczeństwa

1. Informacje niejawne z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET są ze względów bezpieczeństwa rejestrowane przed dystrybucją i w momencie wpłynięcia. Rejestruje się je:

- w momencie ich wpłynięcia do jednostki organizacyjnej lub wysłania z tej jednostki, oraz

- w momencie ich wpłynięcia do CIS lub wysłania z CIS.

2. Rejestrację tę można prowadzić w formie papierowej lub w rejestrach elektronicznych.

3. Jeżeli informacje są przetwarzane elektronicznie w ramach CIS, te procedury prowadzenia rejestru mogą być wykonywane przez procesy w samym CIS. W takim przypadku CIS zawiera środki gwarantujące integralność zapisów w rejestrze.

4. Urzędnik kontroli kancelarii prowadzi rejestr, który zawiera dla każdego dokumentu co najmniej następujące informacje:

a) datę zarejestrowania ostatecznej wersji dokumentu niejawnego;

b) poziom klauzuli tajności;

c) w stosownych przypadkach, datę obowiązywania klauzuli tajności;

d) nazwę departamentu będącego wytwórcą;

e) odbiorcę lub odbiorców;

f) temat;

g) numer referencyjny dokumentu nadany przez departament będący wytwórcą;

h) numer rejestracyjny;

i) liczbę rozesłanych egzemplarzy;

j) w miarę możliwości rejestr źródeł wykorzystanych do stworzenia dokumentu;

k) datę obniżenia poziomu lub zniesienia klauzuli tajności dokumentu; oraz

l) szczegółowe informacje dotyczące zniszczenia (miejsce, data, metoda, nadzór, protokół zniszczenia).

Artykuł  13

Dystrybucja

Nadawca dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET decyduje o tym, komu przekazać informacje, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. W razie potrzeby sporządza się listę dystrybucyjną w celu dalszego egzekwowania zasady ograniczonego dostępu.

ROZDZIAŁ  3

Postępowanie w przypadku istniejących informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET

Artykuł  14

Kontrola wytwórcy

1. Wytwórca sprawuje "kontrolę wytwórcy" nad informacjami z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFI-DENTIAL i SECRET UE/EU SECRET, które stworzył. Należy uzyskać uprzednią pisemną zgodę wytwórcy zanim będzie można:

a) znieść lub obniżyć klauzulę tajności wobec informacji;

b) wykorzystać te informacje do celów innych niż cele ustalone przez wytwórcę;

c) udostępnić informacje państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej;

d) ujawnić informacje stronie spoza Komisji, ale z terytorium UE; lub

e) ujawnić informacje wykonawcy lub potencjalnemu wykonawcy znajdującemu się w państwie trzecim.

2. Posiadacze informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET są odpowiednio uprawnionymi osobami, którym udzielono dostępu do informacji niejawnych w celu umożliwienia im wykonywania obowiązków. Są oni odpowiedzialni za prawidłowe korzystanie z informacji, ich przechowywanie i ochronę zgodnie z decyzją (UE, Euratom) 2015/444. W przeciwieństwie do wytwórców informacji niejawnych posiadacze nie są uprawnieni do decydowania o obniżeniu lub zniesieniu klauzuli tajności lub dalszym udostępnianiu informacji z klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym.

3. Jeżeli nie można zidentyfikować wytwórcy informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, kontrolę wytwórcy sprawuje departament Komisji dysponujący tymi informacjami niejawnymi. Przed udostępnieniem informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej zasięga się opinii Grupy Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji.

Artykuł  15

CIS odpowiedni do korzystania z informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET

1. Z informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET korzysta się i przekazuje się je drogą elektroniczną, o ile jest ona dostępna. Wykorzystuje się wyłącznie CIS i sprzęt akredytowane przez organ ds. akredytacji bezpieczeństwa Komisji do przetwarzania informacji z klauzulą tajności na odpowiednim poziomie lub z wyższym poziomem klauzuli tajności.

2. W przypadku gdy departament Komisji dysponuje odpowiednim sprzętem do przetwarzania i przesyłania informacji niejawnych z tymi poziomami tajności, wspiera inne podmioty Komisji w odpowiednim przetwarzaniu i wysyłaniu informacji w zakresie, w jakim jest to możliwe.

Artykuł  16

Szczególne środki dotyczące informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET na przenośnych nośnikach informacji

1. Stosowanie przenośnych nośników informacji podlega ścisłej kontroli i ewidencjonowaniu. Stosuje się wyłącznie przenośne nośniki informacji dostarczone przez Komisję i zaszyfrowane przy użyciu produktu zatwierdzonego przez organ ds. bezpieczeństwa Komisji. Do przenoszenia informacji niejawnych nie stosuje się osobistych przenośnych nośników informacji ani nośników dostarczanych bezpłatnie na konferencjach, seminariach itp. W miarę możliwości stosuje się przenośne nośniki klasy TEMPEST zgodnie z wytycznymi organu ds. bezpieczeństwa Komisji.

2. W przypadku gdy z dokumentu niejawnego korzysta się lub przechowuje go w formie elektronicznej na przenośnych nośnikach informacji, takich jak pamięci USB, płyty CD lub karty pamięci, oznaczenie klauzuli tajności musi być wyraźnie widoczne na wyświetlanych informacjach, a także w nazwie pliku i na przenośnym nośniku informacji.

3. Pracownicy mają na uwadze, że w przypadku przechowywania dużych ilości informacji niejawnych na przenośnych nośnikach informacji urządzenie może wymagać wyższego poziomu klauzuli tajności.

4. Do przesyłania informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET na przenośne nośniki informacji lub z nich wykorzystuje się wyłącznie CIS, które uzyskały odpowiednią akredytację.

5. Podczas pobierania takich informacji na przenośne nośniki informacji szczególną uwagę zwraca się na zapewnienie, aby przed przesłaniem danych nośniki nie zawierały wirusów ani złośliwego oprogramowania.

6. W stosownych przypadkach przenośne nośniki informacji wykorzystuje się zgodnie z wszelkimi procedurami bezpiecznej eksploatacji związanymi ze stosowanym systemem szyfrowania.

7. Dokumenty na przenośnych nośnikach informacji, które nie są już potrzebne albo zostały przeniesione do odpowiedniego CIS, zostają bezpiecznie usunięte lub skasowane przy użyciu zatwierdzonych produktów lub metod. O ile nie przechowuje się ich w odpowiednim sejfie, przenośne nośniki informacji zostają zniszczone, gdy nie są już potrzebne. W przypadku każdego zniszczenia lub skasowania stosuje się metodę zgodną z przepisami bezpieczeństwa Komisji. Prowadzi się spis przenośnych nośników oraz rejestruje ich zniszczenie.

Artykuł  17

Korzystanie z informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET i ich przechowywanie

1. Zgodnie z art. 19 ust. 3 lit. a) decyzji (UE, Euratom) 2015/444 z informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET można korzystać w strefie bezpieczeństwa ⁸ .

2. Zgodnie z art. 19 ust. 3 lit. b) decyzji (UE, Euratom) 2015/444 z informacji tych można korzystać w strefie administracyjnej ⁹ , pod warunkiem że EUCI są chronione przed dostępem osób nieupoważnionych.

3. Z informacji tych można korzystać poza strefą bezpieczeństwa lub strefą administracyjną, pod warunkiem że posiadacz zobowiązał się do zastosowania środków zastępczych zgodnie z art. 19 ust. 3 lit. c) decyzji (UE, Euratom) 2015/444, które obejmują co najmniej następujące elementy:

- dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET nie czyta się w miejscach publicznych,

- EUCI znajdują się przez cały czas pod osobistą kontrolą posiadacza,

- w przypadku dokumentów w formie papierowej posiadacz powiadamia odpowiednią kancelarię o fakcie, że z dokumentów niejawnych korzysta się poza strefą bezpieczeństwa i strefą administracyjną,

- gdy dokumenty nie są czytane ani omawiane, przechowuje się w odpowiednim sejfie,

- podczas czytania lub omawiania dokumentu drzwi do pomieszczenia są zamknięte,

- szczegółowych informacji dotyczących dokumentu nie omawia się przez niezabezpieczoną linię telefoniczną ani w wiadomości e-mail,

- posiadacz nie kopiuje ani nie skanuje dokumentu. Kolejne egzemplarze może dostarczać wyłącznie kancelaria,

- z dokumentu korzysta się i tymczasowo przetrzymuje poza strefą administracyjną lub strefą bezpieczeństwa przez jak najkrótszy niezbędny czas, po którym zwraca się go do kancelarii,

- zwrot dokumentu odbywa się za pokwitowaniem,

- posiadacz nie wyrzuca dokumentu niejawnego ani go nie niszczy.

4. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET przechowywane są w strefie bezpieczeństwa w zabezpieczonej szafie lub wzmocnionym pomieszczeniu.

5. Dalsze wskazówki można uzyskać od lokalnego pełnomocnika ochrony (LSO) z właściwego departamentu Komisji.

6. Wszelkie podejrzewane lub faktyczne zdarzenia naruszające bezpieczeństwo związane z dokumentem zgłasza się możliwie najszybciej LSO.

Artykuł  18

Kopiowanie i tłumaczenie informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET

1. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET można kopiować lub tłumaczyć na polecenie posiadacza, pod warunkiem że wytwórca nie zgłosił żadnych oznaczeń zastrzegających. Nie wykonuje się jednak więcej kopii niż jest to bezwzględnie konieczne.

2. W przypadku powielania tylko części dokumentu niejawnego obowiązują takie same warunki, jak w przypadku kopiowania pełnego dokumentu. Wyciągom z dokumentów nadaje się również klauzulę tajności na tym samym poziomie, chyba że wytwórca wyraźnie nadał im niższą klauzulę tajności lub oznaczył je jako jawne.

3. Środki bezpieczeństwa mające zastosowanie do oryginalnych informacji stosuje się również do ich kopii i tłumaczeń.

Artykuł  19

Ogólne zasady dotyczące przenoszenia informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET

1. O ile to możliwe, informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET, które należy zabrać poza strefę bezpieczeństwa lub strefę administracyjną, przesyła się drogą elektroniczną za pomocą odpowiednio akredytowanych środków lub przy użyciu zatwierdzonych produktów kryptograficznych.

2. W zależności od dostępnych środków lub szczególnych okoliczności informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET można przenosić fizycznie w postaci dokumentów papierowych lub na przenośnych nośnikach informacji. Stosowanie przenośnych nośników informacji do przenoszenia informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET ma pierwszeństwo przed wysyłaniem dokumentów papierowych.

3. Dozwolone jest stosowanie wyłącznie przenośnych nośników informacji zaszyfrowanych przy użyciu produktu zatwierdzonego przez organ ds. bezpieczeństwa Komisji. Z informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CON-FIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET na przenośnych nośnikach informacji, które nie są chronione przy użyciu produktu szyfrującego zatwierdzonego przez organ ds. bezpieczeństwa Komisji, korzysta się w taki sam sposób, jak z egzemplarza papierowego.

4. Przesyłka może zawierać więcej niż jedną EUCI, pod warunkiem przestrzegania zasady ograniczonego dostępu.

5. Zastosowane opakowanie zapewnia, aby zawartość nie była widoczna. Informacje opatrzone klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET przenosi się w dwuwarstwowym nieprzezroczystym opakowaniu, takim jak koperty, nieprzezroczyste teczki lub aktówka. Na zewnętrznym opakowaniu nie umieszcza się żadnego oznaczenia wskazującego na rodzaj lub poziom klauzuli tajności zawartości. Oznaczenie CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET umieszcza się na wewnętrznej warstwie opakowania. Na obu warstwach umieszcza się imię i nazwisko docelowego odbiorcy, stanowisko i adres, a także adres zwrotny na wypadek braku możliwości dostawy.

6. Pracownicy lub kurierzy przenoszący osobiście informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDEN-TIAL lub SECRET UE/EU SECRET są upoważnieni w zakresie bezpieczeństwa i otrzymują list kurierski.

7. Koperty/paczki nie otwiera się w trakcie przenoszenia. Wydane kurierowi upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa nie upoważnia go do uzyskania dostępu do treści informacji niejawnych.

8. Wszelkie zdarzenia naruszające bezpieczeństwo związane z informacjami z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, które są przenoszone przez pracowników lub kurierów, należy zgłaszać Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa za pośrednictwem LSO odpowiedniego departamentu Komisji w celu przeprowadzenia dalszego dochodzenia.

Artykuł  20

Osobiste przenoszenie przenośnych nośników informacji

1. Do przenośnych nośników informacji używanych do przenoszenia informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET dołącza się list przewozowy, w którym wyszczególnia się przenośne nośniki informacji zawierające informacje niejawne, a także wszystkie zawarte na nich pliki, aby umożliwić odbiorcy dokonanie niezbędnych weryfikacji i potwierdzenie odbioru.

2. Na nośnikach przechowuje się wyłącznie dokumenty, które mają być dostarczone. Wszystkie informacje niejawne na przykład na jednej pamięci USB muszą być przeznaczone dla tego samego odbiorcy. Nadawca ma na uwadze, że przechowywanie dużych ilości informacji niejawnych na takich urządzeniach może wymagać wyższego poziomu klauzuli tajności dla całego urządzenia.

3. Do przenoszenia informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET używa się wyłącznie przenośnych nośników informacji opatrzonych odpowiednim oznaczeniem klauzuli tajności.

4. Wszelkie informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET zapisane na przenośnych nośnikach informacji są ze względów bezpieczeństwa rejestrowane.

Artykuł  21

Przenoszenie dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU

SECRET w obrębie budynków Komisji

1. Pracownicy, którzy uzyskali upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa, mogą przenosić dokumenty opatrzone klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET w obrębie budynku Komisji, ale dokumenty te przez cały czas pozostają w posiadaniu osoby je przenoszącej i nie są czytane w miejscach publicznych.

2. Dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET nie przesyła się pocztą wewnętrzną.

Artykuł  22

Przenoszenie dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET na terytorium Unii

1. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET mogą być przenoszone przez pracowników lub kurierów Komisji w dowolne miejsce na terytorium Unii, pod warunkiem że postępują oni zgodnie z następującymi instrukcjami:

a) do dostarczania informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET stosuje się nieprzezroczyste podwójne koperty lub opakowanie. Po zewnętrznej stronie nie umieszcza się żadnego oznaczenia wskazującego na rodzaj zawartości lub poziom jej klauzuli tajności;

b) informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET przez cały czas znajdują się w posiadaniu osoby je przenoszącej; oraz

c) koperty ani opakowania nie otwiera się w trakcie przenoszenia, a informacji nie czyta w miejscach publicznych.

2. Pracownicy kancelarii, którzy chcą przesłać informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL do innych miejsc w Unii, mogą zlecić dostarczenie ich w jeden z następujących sposobów:

- za pośrednictwem krajowych operatorów pocztowych zapewniających śledzenie przesyłki lub określonych komercyjnych firm kurierskich, które gwarantują osobisty przewóz, pod warunkiem że spełniają one wymogi określone w art. 24 niniejszej decyzji,

- za pośrednictwem kuriera wojskowego, rządowego lub dyplomatycznego.

3. Pracownicy, którzy chcą przesłać informacje z klauzulą tajności SECRET UE/EU SECRET do innych państw członkowskich w UE, mogą zlecić w swojej kancelarii dostarczenie ich wyłącznie za pośrednictwem kuriera wojskowego, rządowego lub dyplomatycznego, ale nie za pośrednictwem operatorów pocztowych ani kurierów komercyjnych.

4. Pracownicy Komisji lub oficjalni kurierzy Komisji przenoszący informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET posiadają w odniesieniu do każdej przesyłki list kurierski wystawiony przez kancelarię odpowiedniego departamentu, który poświadcza, że osoba ją przenosząca jest upoważniona do przenoszenia przesyłki.

Artykuł  23

Przenoszenie informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET z terytorium państwa trzeciego lub na jego terytorium

1. Pracownicy mogą osobiście przenosić informacje niejawne z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDEN-TIAL lub SECRET UE/EU SECRET między terytorium Unii a terytorium państwa trzeciego.

2. Pracownicy kancelarii mogą zlecić przeniesienie za pośrednictwem kuriera wojskowego lub dyplomatycznego.

3. W przypadku osobistego przenoszenia dokumentów papierowych albo przenośnych nośników informacji z klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET pracownicy stosują się do wszystkich następujących dodatkowych środków:

- podczas przejazdu transportem publicznym informacje niejawne należy umieścić w aktówce lub torbie, która pozostaje pod osobistą opieką osoby je przenoszącej. Nie umieszcza się jej w luku bagażowym,

- na wewnętrznej warstwie opakowania umieszcza się urzędową pieczęć wskazującą, że jest to przesyłka urzędowa i nie podlega kontroli bezpieczeństwa,

- osoba przenosząca posiada list kurierski, który poświadcza, że jest ona upoważniona do przenoszenia przesyłki z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, wystawiony przez kancelarię odpowiedniego departamentu.

Artykuł  24

Transport przez kurierów komercyjnych

1. Do celów niniejszej decyzji "kurierzy komercyjni" obejmują krajowych operatorów pocztowych i komercyjne firmy kurierskie oferujące usługę, w ramach której informacje są odpłatnie dostarczane i przekazywane osobiście albo śledzone.

2. Kurierzy komercyjni mogą dostarczać informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL w jednym państwie członkowskim lub z jednego państwa członkowskiego do innego państwa członkowskiego. Kurierzy komercyjni mogą dostarczać informacje z klauzulą tajności SECRET UE/EU SECRET tylko w państwie członkowskim, ale nie za granicę.

3. Komercyjne firmy kurierskie poucza się, że mogą dostarczać przesyłki z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET wyłącznie urzędnikowi kontroli kancelarii, jego należycie upoważnionemu zastępcy lub docelowemu odbiorcy.

4. Kurierzy komercyjni mogą korzystać z usług podwykonawcy. Odpowiedzialność za stosowanie się do niniejszej decyzji spoczywa jednak na firmie kurierskiej.

5. W przypadku informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET nie korzysta się z usług oferowanych przez komercyjnych kurierów, którzy zapewniają przekazywanie przesyłek poleconych zawierających dokumenty drogą elektroniczną.

Artykuł  25

Przygotowywanie EUCI do transportu przez komercyjne firmy kurierskie

1. Przygotowując przesyłki niejawne, nadawca musi pamiętać, że komercyjne firmy kurierskie dostarczają przesyłki z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET wyłącznie docelowemu odbiorcy, należycie upoważnionemu zastępcy, urzędnikowi kontroli kancelarii lub jego należycie upoważnionemu zastępcy lub recepcjoniście.

2. W przypadku przesłania takich informacji za pośrednictwem zatwierdzonej komercyjnej firmy kurierskiej przesyłkę przygotowuje i pakuje się w następujący sposób:

a) przesyłkę wysyła się, korzystając z podwójnych kopert (wewnętrzna koperta musi być taka, aby każda próba jej otwarcia była oczywista) lub z innego odpowiednio bezpiecznego materiału opakowaniowego;

b) poziom klauzuli tajności musi być wyraźnie widoczny na wewnętrznej kopercie lub wewnętrznej warstwie opakowania;

c) klauzuli tajności nie podaje się na zewnętrznej kopercie ani zewnętrznej warstwie opakowania;

d) zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna koperta lub warstwy opakowania są wyraźnie zaadresowane do wskazanej osoby u docelowego odbiorcy i zawierają adres zwrotny;

e) formularz rejestracyjny umieszcza się w wewnętrznej kopercie lub wewnętrznej warstwie opakowania, aby odbiorca mógł go wypełnić i zwrócić. Potwierdzenie rejestracji, które samo w sobie nie jest objęte klauzulą tajności, zawiera numer referencyjny, datę i numer kopii dokumentu, ale nie temat;

f) w zewnętrznej kopercie lub w opakowaniu zewnętrznym muszą znajdować się potwierdzenia odbioru. Potwierdzenie odbioru, które samo w sobie nie jest objęte klauzulą tajności, zawiera numer referencyjny, datę i numer kopii dokumentu, ale nie temat;

g) komercyjna firma kurierska musi uzyskać i dostarczyć nadawcy potwierdzenie odbioru przesyłki za pokwitowaniem i zestawienie ewidencyjne lub kurier musi uzyskać potwierdzenia lub numery paczek.

3. Nadawca kontaktuje się ze wskazanym odbiorcą przed wysłaniem przesyłki w celu ustalenia odpowiedniej daty i godziny dostawy.

4. Nadawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za każdą przesyłkę wysłaną za pośrednictwem komercyjnej firmy kurierskiej. W przypadku zagubienia lub niedostarczenia przesyłki na czas nadawca zgłasza ten fakt organowi ds. bezpieczeństwa Komisji, który podejmie działania następcze w związku ze zdarzeniem naruszającym bezpieczeństwo.

Artykuł  26

Inne szczególne warunki dotyczące postępowania

1. Należy przestrzegać wszelkich warunków przenoszenia określonych w umowie o bezpieczeństwie informacji lub w porozumieniach administracyjnych. W razie wątpliwości pracownicy konsultują się z odpowiednią kancelarią lub Dyrekcją ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa.

2. Wymóg podwójnego opakowania można znieść w przypadku informacji niejawnych chronionych przy użyciu zatwierdzonych produktów kryptograficznych. Do celów związanych z adresowaniem, a także w związku z faktem, że na przenośnym nośniku informacji umieszcza się jednoznaczne oznaczenie klauzuli tajności, nośnik przenosi się jednak co najmniej w zwykłej kopercie, ale mogą być wymagane dodatkowe środki ochrony fizycznej, takie jak koperty z folią bąbelkową.

ROZDZIAŁ  4

POSIEDZENIA NIEJAWNE

Artykuł  27

Przygotowanie do posiedzenia z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Posiedzenia, na których mają być omawiane informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL lub SECRET UE/EU SECRET, odbywają się wyłącznie w sali posiedzeń, która uzyskała akredytację na odpowiednim lub wyższym poziomie. Jeżeli nie są one dostępne, pracownicy zasięgają porady organu ds. bezpieczeństwa Komisji.

2. Zasadniczo porządki obrad nie powinny być niejawne. Jeżeli w porządku obrad wspomniano o dokumentach niejawnych, sam porządek obrad nie jest automatycznie niejawny. Punkty porządku obrad formułuje się w taki sposób, aby uniknąć zagrożenia dla ochrony interesów Unii lub co najmniej jednego państwa członkowskiego.

3. Organizatorzy posiedzenia przypominają uczestnikom, że wszelkie uwagi przesłane do punktu porządku obrad opatrzonego klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET nie mogą być wysyłane pocztą elektroniczną ani innymi środkami, które nie zostały odpowiednio akredytowane zgodnie z art. 11 niniejszej decyzji.

4. Organizatorzy posiedzenia dążą do łączenia punktów z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET kolejno w porządku obrad, aby ułatwić sprawny przebieg posiedzenia. Podczas dyskusji na temat pozycji niejawnych mogą być obecne wyłącznie osoby posiadające dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, otrzymały poświadczenie bezpieczeństwa do odpowiedniego poziomu i są w stosownych przypadkach upoważnione.

5. W samym zaproszeniu uprzedza się uczestników, że na posiedzeniu będą omawiane tematy niejawne i że zastosowanie będą miały odpowiednie środki bezpieczeństwa.

6. Uczestnikom przypomina się, że podczas dyskusji na temat punktów z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET przenośne urządzenia elektroniczne należy pozostawić poza salą konferencyjną.

7. Przed posiedzeniem organizatorzy posiedzenia przygotowują pełen wykaz uczestników.

Artykuł  28

Dostęp uczestników do posiedzenia z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Organizatorzy posiedzenia informują organ ds. bezpieczeństwa Komisji o wszelkich osobach odwiedzających z zewnątrz, które wezmą udział w posiedzeniu z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET w pomieszczeniach Komisji.

2. Uczestnicy będą musieli udowodnić, że posiadają ważne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego na odpowiednim poziomie, aby móc wziąć udział w dyskusji na temat punktów porządku obrad z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET.

Artykuł  29

Sprzęt elektroniczny w sali posiedzeń z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. W przypadku przekazywania informacji niejawnych można wykorzystywać wyłącznie akredytowane systemy informatyczne zgodnie z art. 11 niniejszej decyzji, na przykład w celu przedstawienia prezentacji zawierającej informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET bądź do celów wideokonferencji.

2. Przewodniczący zapewnia, aby niedozwolone przenośne urządzenia elektroniczne pozostawiono poza salą konferencyjną.

Artykuł  30

Procedury, których należy przestrzegać podczas posiedzenia z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CON-FIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Na początku dyskusji dotyczącej kwestii niejawnych przewodniczący informuje uczestników posiedzenia, że zmienia tryb na niejawny. Drzwi muszą być zamknięte.

2. W stosownych przypadkach na początku dyskusji uczestnicy i tłumacze ustni podpisują i otrzymują jedynie odpowiednią liczbę dokumentów.

3. Dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET nie pozostawia się bez nadzoru podczas jakichkolwiek przerw w posiedzeniu.

4. Na koniec posiedzenia przypomina się uczestnikom i tłumaczom ustnym, aby nie zostawili bez nadzoru w sali żadnych dokumentów niejawnych ani notatek niejawnych, które mogli sporządzić. Wszelkie dokumenty opatrzone klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET niewymagane przez uczestników na koniec spotkania, a w każdym razie wszystkie dokumenty tłumaczy ustnych muszą zostać podpisane i zwrócone urzędnikowi kontroli kancelarii w celu zniszczenia w odpowiednich niszczarkach.

5. Podczas posiedzenia w wynikach obrad odnotowuje się wykaz uczestników oraz zarys wszelkich informacji niejawnych udostępnianych państwom członkowskim i przekazywanych ustnie państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym.

Artykuł  31

Tłumacze ustni i pisemni

Dostęp do informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET mają wyłącznie tłumacze ustni i pisemni, którzy otrzymali poświadczenie bezpieczeństwa osobowego i upoważnienie i podlegają regulaminowi pracowniczemu lub warunkom zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej lub pozostają z Komisją w stosunkach umownych.

ROZDZIAŁ  5

UDOSTĘPNIANIE I WYMIANA INFORMACJI Z KLAUZULĄ TAJNOŚCI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL I SECRET UE/EU SECRET

Artykuł  32

Zgoda wytwórcy

Jeżeli wytwórcą informacji niejawnych, o których udostępnienie lub wymianę wystąpiono, lub materiału źródłowego, który mogą zawierać, nie jest Komisja, departament Komisji, który posiada przedmiotowe informacje niejawne, najpierw zwraca się do wytwórcy o pisemną zgodę na ich udostępnienie. Jeżeli nie można zidentyfikować wytwórcy, kontrolę wytwórcy sprawuje departament Komisji dysponujący tymi informacjami niejawnymi.

Artykuł  33

Udostępnianie informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET innym podmiotom unijnym

1. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET udostępnia się innej instytucji, agencji, innemu organowi lub biuru Unii tylko wówczas, gdy odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, a podmiot zawarł odpowiednie porozumienie prawne z Komisją.

2. W obrębie Komisji głównym punktem, do którego wpływają i z którego przekazywane są informacje niejawne wymieniane z inną instytucją, agencją, organem lub biurem UE, jest z reguły kancelaria tajna na potrzeby EUCI, którą zarządza Sekretariat Generalny. Opinii organu ds. bezpieczeństwa Komisji zasięga się, jeżeli istnieją względy bezpieczeństwa, organizacyjne lub operacyjne, które sprawiają, że byłoby właściwsze, gdyby lokalne kancelarie tajne na potrzeby EUCI działały jako punkt, do którego wpływają i z którego przekazywane są informacje dotyczące spraw wchodzących w zakres kompetencji danego departamentu.

Artykuł  34

Wymiana informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET z państwami członkowskimi

1. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET można udostępniać państwom członkowskim, jeśli odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu i otrzymał poświadczenie bezpieczeństwa osobowego.

2. Informacje niejawne państw członkowskich, które objęto równoważnym krajowym oznaczeniem klauzuli tajności ¹⁰  i przekazano Komisji, otrzymują taki sam poziom ochrony, jak informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET.

Artykuł  35

Wymiana informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi

1. Informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET udostępnia się państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej tylko wówczas, gdy odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, a w państwie lub organizacji międzynarodowej wprowadzono odpowiednie ramy prawne lub administracyjne, takie jak umowa o bezpieczeństwie informacji lub porozumienie administracyjne z Komisją. Postanowienia takiej umowy lub takiego porozumienia mają pierwszeństwo przed przepisami niniejszej decyzji.

2. Główny punkt, do którego wpływają i z którego przekazywane są wszystkie informacje niejawne z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET wymieniane między Komisją a państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi, stanowi z reguły kancelaria tajna na potrzeby EUCI, którą zarządza Sekretariat Generalny. Opinii organu ds. bezpieczeństwa Komisji zasięga się, jeżeli istnieją względy bezpieczeństwa, organizacyjne lub operacyjne, które sprawiają, że byłoby właściwsze, gdyby lokalne kancelarie tajne na potrzeby EUCI działały jako punkt, do którego wpływają i z którego przekazywane są informacje dotyczące spraw wchodzących w zakres kompetencji danego departamentu.

3. Wszelkie informacje niejawne otrzymane od państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej są ze względów bezpieczeństwa rejestrowane. W związku z tym pracownicy kontaktują się z kancelarią, jeśli otrzymają informacje niejawne spoza zwykłego obiegu kancelarii.

4. W celu zapewnienia identyfikowalności informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET rejestruje się:

- w momencie ich wpłynięcia do jednostki organizacyjnej lub wysłania z tej jednostki, oraz

- w momencie ich wpłynięcia do CIS lub wysłania z CIS.

5. Taką rejestrację można prowadzić w formie papierowej lub w rejestrach elektronicznych.

6. Procedury rejestracji informacji niejawnych przetwarzanych w akredytowanym CIS można przeprowadzać poprzez procesy w samym CIS. W takim przypadku CIS zawiera środki gwarantujące integralność zapisów w rejestrze.

7. Informacjom niejawnym otrzymanym od państw trzecich lub organizacji międzynarodowych przypisuje się równoważny poziom ochrony jak ten przysługujący EUCI opatrzonym równoważnym oznaczeniem klauzuli tajności określonym w odpowiedniej umowie o bezpieczeństwie informacji lub odpowiednim porozumieniu administracyjnym.

Artykuł  36

Wyjątkowe udostępnienie informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET w trybie ad hoc

1. W przypadku gdy Komisja lub jeden z jej departamentów stwierdzi, że istnieje wyjątkowa potrzeba udostępnienia informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET państwu trzeciemu, organizacji międzynarodowej lub podmiotowi UE, ale nie zawarto umowy o bezpieczeństwie informacji ani porozumienia administracyjnego, należy stosować procedurę wyjątkowego udostępniania ad hoc.

2. Departamenty Komisji kontaktują się z organem ds. bezpieczeństwa Komisji, który konsultuje się z Grupą Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji.

3. Po konsultacji z Grupą Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji, na podstawie wniosku członka Komisji odpowiedzialnego za kwestie bezpieczeństwa, Komisja może zezwolić na udostępnienie danych informacji.

ROZDZIAŁ  6

KONIEC WAŻNOŚCI INFORMACJI Z KLAUZULĄ TAJNOŚCI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL I SECRET UE/EU SECRET

Artykuł  37

Kiedy można obniżyć lub znieść klauzulę tajności

1. Informacje pozostają niejawne tylko dopóty, dopóki wymagają ochrony. Obniżenie klauzuli tajności oznacza obniżenie poziomu klauzuli tajności. Zniesienie klauzuli tajności oznacza, że informacji w ogóle nie uważa się już za niejawne. W momencie wytwarzania EUCI wytwórca wskazuje, o ile to możliwe, czy z określoną datą lub w następstwie konkretnego wydarzenia klauzula tajności EUCI może zostać obniżona lub zniesiona. W przeciwnym razie wytwórca dokonuje przeglądu tych informacji i ocenia ryzyko przynajmniej co 5 lat w celu określenia, czy pierwotna klauzula tajności nadal ma zastosowanie.

2. Obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności dokumentów Komisji może również nastąpić w trybie ad hoc, na przykład na podstawie wniosku o przyznanie dostępu złożonego przez obywateli.

Artykuł  38

Odpowiedzialność za obniżenie i zniesienie klauzuli tajności

1. Do obniżenia lub zniesienia klauzuli tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oraz SECRET UE/EU SECRET nadanej informacjom potrzebna jest zgoda wytwórcy.

2. Departament Komisji, który tworzy dokument niejawny, jest odpowiedzialny za decyzję, czy można wobec niego obniżyć lub znieść klauzulę tajności. W ramach Komisji wszystkie wnioski o obniżenie i zniesienie klauzuli tajności podlegają konsultacji z kierownikiem działu lub dyrektorem departamentu będącego wytwórcą. Jeżeli departament zestawił informacje niejawne z różnych źródeł, najpierw zwraca się o zgodę do wszelkich innych stron, które dostarczyły materiał źródłowy, w tym w państwach członkowskich, innych organach UE, państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych.

3. Jeżeli departament Komisji będący wytwórcą już nie istnieje, a jego obowiązki przejęła inna służba, decyzję o obniżeniu i zniesieniu klauzuli tajności podejmuje dana służba. Jeżeli departament będący wytwórcą już nie istnieje, a jego obowiązków nie przejęła inna służba, decyzję o obniżeniu lub zniesieniu klauzuli tajności podejmują wspólnie kierownicy działu lub dyrektorzy dyrekcji generalnych będących odbiorcami.

4. Departament odpowiedzialny za obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności pracuje wraz ze swoją odpowiednią kancelarią nad praktycznymi rozwiązaniami w celu przeprowadzenia obniżenia lub zniesienia klauzuli tajności.

Artykuł  39

Szczególnie chronione informacje jawne

W przypadku gdy przegląd dokumentu prowadzi do decyzji o zniesieniu klauzuli tajności, należy rozważyć, czy dokument powinien być opatrzony oznaczeniem szczególnie chronionych informacji jawnych w rozumieniu art. 9 decyzji (UE, Euratom) 2015/443.

Artykuł  40

Sposób wskazania, że wobec dokument obniżono lub zniesiono klauzulę tajności

1. Oryginalne oznaczenie klauzuli tajności na górze i na dole każdej strony jest wyraźnie przekreślone (nie usunięte) przy użyciu funkcji "skreślenie" w formatach elektronicznych lub ręcznie w przypadku wydruków.

2. Na pierwszej stronie (stronie tytułowej) wstemplowuje się informację, że klauzula tajności została obniżona lub zniesiona, i uzupełnia się ją danymi organu odpowiedzialnego za obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności oraz odpowiednią datą.

3. O obniżeniu lub zniesieniu klauzuli tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET nadanej informacjom należy poinformować ich pierwotnych odbiorców. Początkowi odbiorcy są odpowiedzialni za poinformowanie wszelkich kolejnych adresatów, do których wysłali oryginalne informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET lub dla których wykonali kopię tych informacji.

4. Służby archiwów historycznych Komisji informuje się o wszystkich podjętych decyzjach dotyczących zniesienia klauzuli tajności.

5. Wszystkie tłumaczenia informacji niejawnych podlegają takim samym procedurom obniżenia i zniesienia klauzuli tajności jak oryginalna wersja językowa.

Artykuł  41

Częściowe obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności wobec informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Możliwe jest również częściowe obniżenie lub zniesienie klauzuli tajności (np. załączniki, tylko niektóre akapity). Procedura jest identyczna jak w przypadku obniżenia lub zniesienia klauzuli tajności wobec całego dokumentu.

2. Po częściowym zniesieniu klauzuli tajności wobec informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFI-DENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET ("czyszczeniu") sporządza się wyciąg ze zniesioną klauzulą tajności.

3. Części, które pozostają niejawne, zostają zastąpione:

PART NOT TO BE DECLASSIFIED

w samym tekście, jeśli część, która pozostaje niejawna, stanowi część akapitu, albo jako akapit, jeśli część, która pozostaje niejawna, stanowi określony akapit lub więcej niż jeden akapit.

4. Jeśli nie można znieść klauzuli tajności wobec całego załącznika i w związku z tym nie został on ujawniony w wyciągu, w tekście umieszcza się konkretną wzmiankę.

Artykuł  42

Rutynowe niszczenie i usuwanie informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET

1. Komisja nie gromadzi dużych ilości informacji niejawnych.

2. Departamenty będące wytwórcą dokonują przeglądu dokumentów przynajmniej co 5 lat pod kątem zniszczenia lub usunięcia takich dokumentów. W regularnych odstępach czasu dokonuje się przeglądu zarówno informacji przechowywanych w wersji papierowej, jak i informacji przechowywanych w CIS.

3. Pracownicy nie niszczą żadnych wersji papierowych dokumentów z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, których już nie potrzebują, lecz zwracają się do urzędnika kontroli kancelarii o zniszczenie dokumentów, z zastrzeżeniem wszelkich wymogów w zakresie archiwizacji w odniesieniu do oryginalnego dokumentu.

4. Od pracowników nie wymaga się informowania wytwórcy, jeśli kasują oni kopie dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET.

5. Projekty materiałów zawierające informacje niejawne podlegają takim samym metodom usuwania, jak sfinalizowane dokumenty niejawne.

6. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET używa się wyłącznie zatwierdzonych niszczarek. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL odpowiednie są niszczarki o poziomie bezpieczeństwa 5 według normy DIN 66399. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą SECRET UE/EU SECRET odpowiednie są niszczarki o poziomie bezpieczeństwa 6 według normy DIN 66399.

7. Skrawki dokumentów pochodzące z zatwierdzonych niszczarek można usuwać jak zwykłe odpady biurowe.

8. Urzędnik kontroli kancelarii tworzy protokoły zniszczenia i odpowiednio aktualizuje rejestry i inne informacje dotyczące rejestracji.

9. Wszystkie nośniki i urządzenia zawierające informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET podlegają odpowiedniemu czyszczeniu po zakończeniu ich okresu użytkowania. Dane elektroniczne niszczy się lub usuwa z zasobów technologii informacyjnej i powiązanych nośników informacji w sposób, który daje wystarczającą pewność, że informacji nie można odzyskać. W ramach czyszczenia usuwane są dane z urządzenia pamięciowego, a także usuwane wszystkie etykiety, oznaczenia i rejestry aktywności.

10. Komputerowe nośniki informacji przekazuje się LSO lub lokalnemu pełnomocnikowi ds. bezpieczeństwa teleinformatycznego lub urzędnikowi kontroli kancelarii w celu zniszczenia i usunięcia.

Artykuł  43

Ewakuacja i niszczenie informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET w sytuacjach nadzwyczajnych

1. Kierownik departamentu opracowuje, zatwierdza i, w stosownych przypadkach, aktywuje plany ewakuacji i niszczenia w sytuacjach nadzwyczajnych w celu zabezpieczenia EUCI, które są narażone na znaczne ryzyko znalezienia się w niepowołanych rękach podczas kryzysu. W kolejności pierwszeństwa oraz w zależności od charakteru sytuacji nadzwyczajnej należy rozważyć:

1) przeniesienie EUCI do alternatywnego bezpiecznego miejsca, w miarę możliwości strefy bezpieczeństwa w tym samym budynku;

2) ewakuowanie EUCI do alternatywnego bezpiecznego miejsca, w miarę możliwości strefy bezpieczeństwa w innym budynku, o ile to możliwe - budynku Komisji;

3) niszczenie EUCI, w miarę możliwości przy użyciu zatwierdzonych sposobów niszczenia.

2. Po uruchomieniu planów na wypadek sytuacji nadzwyczajnych pierwszeństwo ma przenoszenie lub niszczenie w pierwszej kolejności informacji z klauzulą tajności SECRET UE/EU SECRET, a następnie - informacji z klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL.

3. Szczegóły operacyjne planów ewakuacji i niszczenia w sytuacjach nadzwyczajnych same objęte są klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Ich kopie należy umieścić w każdym sejfie, w którym przechowuje się odpowiednio informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, tak aby były dostępne w przypadku sytuacji nadzwyczajnych.

Artykuł  44

Archiwizowanie

1. Decyzje odnoszące się do kwestii, czy i kiedy dokonywać archiwizacji, oraz odpowiednie środki praktyczne, które należy podjąć, są zgodne z polityką Komisji dotyczącą zarządzania dokumentami.

2. Dokumentów opatrzonych klauzulą CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET nie przesyła się do Archiwów Historycznych Unii Europejskiej we Florencji.

ROZDZIAŁ  7

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł  45

Przejrzystość

Niniejsza decyzja zostaje podana do wiadomości służb Komisji i wszystkich osób, których dotyczy, oraz zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł  46

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 17 października 2019 r.

	W imieniu Komisji, za Przewodniczącego,
	Günther OETTINGER
	Członek Komisji

ZAŁĄCZNIK

Kategorie pracowników, którzy mogą mieć dostęp do informacji opatrzonych klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lub SECRET UE/EU SECRET, jeśli jest to konieczne do wykonywania ich zadań służbowych

Kategorie pracowników Komisji	Dostęp do informacji z klauzulą tajności C-UE/EU-C i S-UE/EU-S	Warunki
Urzędnicy	Tak	Postępowanie sprawdzające + instruktaż + oświadczenie + upoważnienie + zasada ograniczonego dostępu
Pracownicy zatrudnieni na czas określony	Tak	Postępowanie sprawdzające + instruktaż + oświadczenie + upoważnienie + zasada ograniczonego dostępu
Pracownicy kontraktowi	Tak	Postępowanie sprawdzające + instruktaż + oświadczenie + upoważnienie + zasada ograniczonego dostępu
Oddelegowani eksperci krajowi	Tak	Dopiero po otrzymaniu zgody od państw członkowskich UE przed podjęciem zadania + instruktaż przeprowadzony przez Komisję + oświadczenie + upoważnienie przez Komisję + zasada ograniczonego dostępu
Stażyści	Nie	Brak możliwych wyjątków
Każda inna kategoria pracowników (pracownicy tymczasowi, pracownicy zewnętrzni pracujący w budynkach Komisji itp.)	Nie	W sprawie wyjątków należy skonsultować się z organem ds. bezpieczeństwa Komisji

1 Dz.U. L 72 z 17.3.2015, s. 41.

2 Dz.U. L 72 z 17.3.2015, s. 53.

3 Dz.U. L 6 z 11.1.2017, s. 40.

4 Decyzja Rady 2013/488/UE z dnia 23 września 2013 r. w sprawie przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE (Dz.U. L 274 z 15.10.2013, s. 1).

5 Decyzja Komisji z dnia 4 maja 2016 r. w sprawie upoważnienia związanego z bezpieczeństwem [C(2016)2797 final].

6 Zgodnie z art. 3 decyzji (UE, Euratom) 2015/444 informacje z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL oznaczają "informacje i materiały, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej lub co najmniej jednego państwa członkowskiego".

7 Zgodnie z art. 3 decyzji (UE, Euratom) 2015/444 informacje z klauzulą tajności SECRET UE/EU SECRET oznaczają "informacje i materiały, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby poważnie zaszkodzić podstawowym interesom Unii Europejskiej lub co najmniej jednego państwa członkowskiego".

8 Jak określono w definicji w art. 18 decyzji (UE, Euratom) 2015/444.

9 Jak określono w definicji w art. 18 decyzji (UE, Euratom) 2015/444.

10 Tabela odpowiedników oznaczeń z państw członkowskich znajduje się w załączniku I do decyzji (UE, Euratom) 2015/444.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2019.311.1
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2019/1961 w sprawie przepisów wykonawczych dotyczących korzystania z informacji z klauzulą tajności CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL i SECRET UE/EU SECRET
• Data aktu: 17/10/2019
• Data ogłoszenia: 02/12/2019
• Data wejścia w życie: 22/12/2019