Decyzja 2016/1570 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Policji (Europol) za rok budżetowy 2014

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1570

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Policji (Europol) za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Urzędu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 (05584/2016 - C8-0084/2016),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając decyzję Rady 2009/371/WSiSW z dnia 6 kwietnia 2009 r. ustanawiającą Europejski Urząd Policji (Europol) ⁴ , w szczególności jej art. 43,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0122/2016),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Urzędu Policji absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Urzędu Policji, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1571

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Policji (Europol) za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0122/2016),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Urzędu Policji (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2014 zamknął się kwotą 84 339 820 EUR, co stanowi wzrost o 2,20 % w porównaniu z 2013 r.,

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Policji za rok budżetowy 2014 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Zarządzanie budżetem i finansami

1. na podstawie sprawozdania Trybunału z zadowoleniem zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2014 uległy znacznej poprawie i doprowadziły do osiągnięcia wysokiego wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,70 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy; odnotowuje, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 93 %, co oznacza wzrost o 2,80 % w porównaniu z poprzednim rokiem;

Zobowiązania i przeniesienia

2. zauważa, że całkowita kwota przeniesionych na 2015 r. środków, na które zaciągnięto zobowiązania, uległa zmniejszeniu w porównaniu z poprzednim rokiem i wyniosła 5 663 960 EUR (6,72 % wszystkich środków); na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że przeniesienia wyniosły 1 900 000 EUR (27 %) w tytule II (wydatki administracyjne), co oznacza spadek o 14 % w porównaniu z poprzednim rokiem; stwierdza, że przeniesienia te związane były przede wszystkim z modyfikacjami głównej siedziby Urzędu, która została otwarta w 2011 r.;

3. na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza z zaniepokojeniem, że wskaźnik anulowania środków przeniesionych z 2013 r. był wysoki i wyniósł 22 %, co oznacza wzrost o 13 % w porównaniu z poprzednim rokiem; odnotowuje, że te anulowane środki związane są przede wszystkim z opóźnieniami w ramach projektów informatycznych realizowanych przez zewnętrznych wykonawców w obszarze zarządzania dokumentami i aktywami oraz wymiany danych policyjnych; zauważa ponadto, że opóźnienia te nie wpłynęły na skuteczność działań operacyjnych, ponieważ nadal stosowano istniejące rozwiązania informatyczne do odpowiednich systemów; zauważa, że pomimo opóźnień w dostawach spowodowanych przez zewnętrznych wykonawców, na koniec 2014 r. rzeczywisty nominalny wzrost niewykorzystanych przeniesień wyniósł 0,9 mln EUR;

4. zwraca uwagę Urzędu, aby w przyszłości utrzymywał środki przenoszone na kolejny rok na jak najniższym poziomie, aby dzięki temu lepiej wywiązywać się z wymogu przejrzystości i rozliczalności;

Procedury udzielania zamówień i naboru pracowników

5. stwierdza, że w 2014 r. Urząd ukończył ogólny przegląd całego procesu udzielania zamówień w celu udoskonalenia obecnych wewnętrznych struktur organizacyjnych; odnotowuje, że w wyniku tego przeglądu Urząd ustanowił obszar działalności "zamówienia publiczne" bezpośrednio podlegający zastępcy dyrektora działu zarządzania, co prowadzi do scentralizowanego podejścia w zakresie etapów zamówień, a także odnośnych kontroli jakości;

6. na podstawie informacji przekazanych przez Urząd odnotowuje, że kryteria przetargu dotyczące bieżących procedur udzielania zamówień są publikowane na stronie internetowej Urzędu wraz z corocznym przeglądem zakończonych zamówień; zauważa, że do końca czerwca 2016 r. Urząd zamierza opublikować przegląd zamówień za rok 2015 zgodnie z wymogami rozporządzenia finansowego;

7. zwraca się do Urzędu o ścisłe stosowanie środków dotyczących uznaniowości i wykluczenia w odniesieniu do zamówień publicznych, z właściwymi kontrolami przeszłości przeprowadzanymi w każdym przypadku, jak również o stosowanie kryteriów wykluczenia w celu wyłączania przedsiębiorstw w razie konfliktu interesów, co ma kluczowe znaczenie dla ochrony interesów finansowych Unii;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

8. stwierdza, że życiorysy i deklaracje o niezależnym wykonywaniu zadań i obowiązków dyrektora i zastępców dyrektora Urzędu zostały opublikowane na stronie internetowej Urzędu; zauważa, że zarząd Urzędu zapoznał się z zaleceniami organu udzielającego absolutorium dotyczącymi publikowania życiorysów i deklaracji o braku konfliktu interesów członków zarządu; wzywa Urząd i członków zarządu do udostępnienia tych dokumentów na stronie internetowej Urzędu niezwłocznie po ich przekazaniu Urzędowi;

9. zauważa, że w 2014 r. Urząd opublikował nowy kodeks postępowania wraz z wytycznymi dotyczącymi zarządzania konfliktami interesów i ich zapobiegania oraz przeciwdziałania tzw. efektowi "drzwi obrotowych";

10. wzywa te instytucje oraz agencje Unii, które wprowadziły kodeksy postępowania, w tym Parlament, do nasilenia działań służących ich wdrażaniu, np. kontroli oświadczeń majątkowych;

11. wzywa Urząd do poświęcenia szczególnej uwagi ochronie demaskatorów w kontekście dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych (tajemnic handlowych) przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem, która to dyrektywa ma być wkrótce przyjęta;

12. zachęca Urząd do lepszego informowania swoich pracowników na temat polityki dotyczącej konfliktów interesów w ramach prowadzonych działań informacyjnych oraz do uwzględnienia rzetelności i przejrzystości jako elementów, które powinny być obowiązkowo omawiane podczas procedury rekrutacji i rozmów na temat wyników;

13. apeluje o ogólnie skuteczniejsze zapobieganie korupcji i zwalczanie jej dzięki podejściu całościowemu, począwszy od poprawy publicznego dostępu do dokumentów i surowszych przepisów dotyczących konfliktu interesów, wprowadzenia lub wzmocnienia rejestrów służących przejrzystości oraz zapewnienia wystarczających zasobów do przeznaczenia na środki egzekwowania prawa, a skończywszy na lepszej współpracy między państwami członkowskimi i współpracy z odnośnymi państwami trzecimi;

14. z zadowoleniem przyjmuje przepisy ustanowione przez zarząd Urzędu dotyczące dochodzeń wewnętrznych i przypomina Urzędowi, że musi on przyjąć wiążące przepisy wewnętrzne dotyczące osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości, zgodnie z art. 22c regulaminu pracowniczego, który wszedł w życie w dniu 1 stycznia 2014 r.

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

15. zauważa fakt, że zadania i obowiązki jednostki audytu wewnętrznego wypełnia wewnętrzna jednostka Urzędu ds. audytu; odnotowuje, że zgodnie z planem kontroli zatwierdzonym przez zarząd, wewnętrzna jednostka Urzędu ds. audytu sporządziła przegląd konsultingowy w odniesieniu do wyników operacyjnych Urzędu, w wyniku którego pięć strategicznych tematów zostanie uwzględnionych w jego planowaniu korporacyjnym i będzie stanowiło istotną podstawę dla przyszłej wieloletniej strategii Urzędu, która zostanie sfinalizowana w 2016 r.;

16. zauważa, że wewnętrzna jednostka ds. audytu wspomagała kontrolę laboratorium kryminalistycznego Urzędu w odniesieniu do badania autentyczności banknotów waluty euro, co stanowi kluczowy krok w kierunku złożenia wniosku o formalne zatwierdzenie w tej dziedzinie laboratorium kryminalistycznego Urzędu;

Audyt wewnętrzny

17. przyjmuje do wiadomości, że w maju 2014 r. zarząd zatwierdził strategiczny plan kontroli na lata 2014-2016 przygotowany przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji; zauważa, że we wrześniu 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła kontrolę wiarygodności dotyczącą rekrutacji, która potwierdziła solidność procedury rekrutacyjnej Urzędu; stwierdza, że w sprawozdaniu z kontroli Służby Audytu Wewnętrznego Komisji podkreślono, iż procedury rekrutacji i wyboru były odpowiednie i efektywne, a sprawozdawczość zarządcza właściwa i terminowa; stwierdza, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji sformułowała trzy zalecenia określone jako "istotne"; odnotowuje, że Urząd sporządził plan działania mający na celu rozwiązanie zidentyfikowanych problemów, który został następnie zaakceptowany przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji;

Inne uwagi

18. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że Urząd dokonał przeglądu swego rozporządzenia finansowego ⁷ w celu dostosowania go do przepisów zawartych w rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) nr 1271/2013 ⁸ ; odnotowuje ponadto, że Urząd stosuje przepisy wykonawcze Komisji i że powinien nadal dążyć do zapewnienia wykonania budżetu w skuteczny i zgodny z przepisami sposób, w szczególności w zakresie przeniesień dotyczących wydatków administracyjnych;

19. odnotowuje, że Urząd udostępnił na swej stronie internetowej roczne skonsolidowane sprawozdanie z działalności;

20. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 28 kwietnia 2016 r. ⁹ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 324.

2 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 324.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 121 z 15.5.2009, s. 37.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

7 https://www.europol.europa.eu/sites/default/files/publications/decision_of_the_europol_management_board_on_the_adoption_of_the_financial_regulation_applicable_to_europol.pdf

8 Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

9 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2016)0159 (zob. s. 447 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2016.246.361
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2016/1570 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Policji (Europol) za rok budżetowy 2014
• Data aktu: 28/04/2016
• Data ogłoszenia: 14/09/2016