Decyzja 2016/1525 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2014

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1525

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedzią Instytutu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie udzielenia Instytutowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 (05584/2016 - C8-0085/2016),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. ustanawiające Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn ⁴ , w szczególności jego art. 15,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia (A8-0085/2016),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn absolutorium z wykonania budżetu Instytutu za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1526

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2014

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2014,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia (A8-0085/2016),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (zwanego dalej "Instytutem") na rok budżetowy 2014 wynosił 7 340 081 EUR, co stanowi wzrost o 3,08 % w porównaniu z 2013 r.;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2014 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Instytutu za rok 2014 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

1. przypomina, że Instytut został utworzony w celu wniesienia wkładu na rzecz równości płci i jej lepszego propagowania, w tym przede wszystkim włączania problematyki płci do głównego nurtu we wszystkich obszarach polityki Unii oraz w wynikających z nich krajowych strategiach politycznych, a także w celu zwalczania dyskryminacji ze względu na płeć i podnoszenia poziomu świadomości obywateli Unii w zakresie problematyki równości płci; z zadowoleniem odnotowuje, że w 2014 r. Instytut osiągnął 95 % planowanych wyników; podkreśla, że cele i zadania Instytutu wymagają utrzymania oddzielnej i wyspecjalizowanej jednostki w ramach instytucjonalnych Unii;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2014 doprowadziły do osiągnięcia wysokiego wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,04 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy; zauważa, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 71,91 %, co oznacza wzrost o 1,75 % w porównaniu z poprzednim roku;

Zobowiązania i przeniesienia

3. z zadowoleniem przyjmuje dalsze obniżenie ogólnego poziomu przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, z 2 500 000 EUR (32 %) w 2012 r. i 2 200 000 EUR (29 %) w 2013 r. do 1 900 000 EUR (27 %) w 2014 r.; na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że poziom przeniesień środków w tytule III (wydatki operacyjne) był wysoki i wyniósł 1 800 000 EUR (54 %); stwierdza, że głównymi powodami tych przeniesień były opóźnienia w udzielaniu zamówień na sondaże i badania oraz w badaniach będących w toku, które mają się zakończyć zgodnie z planem w 2015 r.; rozumie, że opóźnienia w badaniach w ramach środków operacyjnych są często spowodowane okolicznościami, na które Instytut nie ma wpływu; wzywa jednak Instytut do kontynuowania starań na rzecz zmniejszenia kwoty przeniesień środków w budżecie operacyjnym, tak aby przestrzegać budżetowej zasady jednoroczności;

4. zwraca uwagę, że z roku budżetowego 2013 przeniesiono kwotę 2 167 128 EUR; z zadowoleniem odnotowuje, że anulowano jedynie 1,76 % środków przeniesionych z 2013 r.;

5. zwraca uwagę Instytutu, aby w przyszłości utrzymywał środki przenoszone na kolejny rok na jak najniższym poziomie,

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

6. odnotowuje, że umowy Instytutu na zamówienia publiczne podlegały procedurze przetargowej w jak najszerszym zakresie, podczas gdy w przypadku procedur negocjacyjnych dotyczących zamówień o niskiej wartości określono liczbę kandydatów w celu zapewnienia równowagi pomiędzy rozpowszechnianiem informacji a proporcjonalnością; zauważa ponadto, że zakończono 47 postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne na kwotę 3 217 653 EUR, a pozostała część budżetu operacyjnego na rok 2014 r. została wydatkowana na tłumaczenia, diety dzienne wypłacane ekspertom, podróże służbowe pracowników oraz okazjonalne zakupy na podstawie faktur;

7. na podstawie sprawozdania odnotowuje, że na koniec roku plan zatrudnienia Instytutu wykazywał 29 stanowisk, z których wszystkie były obsadzone; stwierdza, że w oczekiwaniu na redukcję zatrudnienia i ewoluujące priorytety prac Instytut zmniejszył liczbę stanowisk o jedno w porównaniu do poprzedniego roku, a na okres 2016-2017 przewidziana jest redukcja dwóch innych stanowisk tymczasowych; zauważa, że poprzez te redukcje jego plan zatrudnienia ulegnie zmniejszeniu o 10 %;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

8. zwraca uwagę, że Instytut musi dokładnie weryfikować deklaracje o braku konfliktu interesów jego członków, personelu administracyjnego oraz ekspertów, i w związku z tym powinien niezwłocznie opublikować sprawozdanie;

Audyt wewnętrzny

9. stwierdza, że w grudniu 2014 r. Instytut przedłożył Służbie Audytu Wewnętrznego Komisji plan działania dotyczący obszarów wysokiego ryzyka, które zostały wskazane podczas analizy ryzyka przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji w 2013 r.; potwierdza, że na koniec roku wszystkie procedury zostały zrealizowane zgodnie z planem i określonym harmonogramem;

10. zauważa, że w marcu 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji zainicjowała roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego w Instytucie za rok budżetowy 2013; odnotowuje z zadowoleniem, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji nie sformułowała żadnych zaleceń określonych jako "o zasadniczym znaczeniu'" lub "bardzo istotne'"; zwraca uwagę, że w następstwie pełnej oceny ryzyka Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przygotowała strategiczny plan kontroli wewnętrznej na lata 2015-2017, który został zatwierdzony przez zarząd Instytutu; stwierdza, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji potwierdziła w swym sprawozdaniu z kwietnia 2015 r., że żadne niewdrożone zalecenie nie było określone jako "o zasadniczym znaczeniu'", i że jedno niewdrożone zalecenie zostało określone jako "bardzo istotne";

Kontrola wewnętrzna

11. stwierdza, że Instytut - w ramach wdrażania swych standardów kontroli wewnętrznej - koncentrował się na przyjęciu ram rzetelnego zarządzania jakością, wdrożeniu systemu kontroli ex ante, wzmocnieniu struktur zwalczania nadużyć finansowych oraz przeciwdziałania mobbingowi i molestowaniu, a także na opracowaniu planu ciągłości działania; zauważa, że niektóre działania zostały skutecznie wdrożone w 2014 r., podczas gdy inne miały być kontynuowane w 2015 r.;

Inne uwagi

12. odnotowuje, że Instytut regularnie konsultuje się z Komisją Praw Kobiet i Równouprawnienia Parlamentu w sprawie zdefiniowanych zagadnień za pośrednictwem bezpośrednich kontaktów z jej członkami lub poprzez łączników; zauważa ponadto, że Instytut uczestniczy w grupach roboczych Komisji (Eurostat) w celu poszukiwania synergii, lecz również w celu udzielania porad w kwestiach technicznych, w zakresie uwzględniania aspektu płci w gromadzeniu danych oraz harmonizacji; odnotowuje, że Instytut ściśle współpracuje z Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA) i Europejską Fundacją na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofund); zauważa, że znajduje to odzwierciedlenie we wskaźniku równouprawnienia płci oraz w sprawozdaniach pekińskich dla prezydencji Rady;

13. wzywa Instytut do udoskonalenia procedur i praktyk służących ochronie interesów finansowych Unii oraz do czynnego włączenia się w proces udzielania absolutorium, który jest zorientowany na wyniki;

14. z zadowoleniem odnotowuje, że Instytut dąży do synergii poprzez łączenie niektórych zadań i wprowadzanie wspólnego korzystania z usług z innymi agencjami; zauważa w szczególności wprowadzenie umowy o gwarantowanym poziomie usług z Europejską Agencją Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Frontex) w dziedzinie kontroli ex post;

15. wyraża zadowolenie z bieżącej owocnej współpracy między Instytutem i Komisją Praw Kobiet i Równouprawnienia; apeluje o zapewnienie dalszej interakcji między ustawodawczymi i nieustawodawczymi priorytetami Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia a badaniami prowadzonymi przez Instytut, z uwzględnieniem informacji wynikających ze wskaźnika równości płci opracowanego przez Instytut;

16. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 28 kwietnia 2016 r. ⁷ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 168.

2 Dz.U. C 409 z 9.12.2015, s. 168.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 403 z 30.12.2006, s. 9.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

7 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2016)0159 (zob. s. 447 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2016.246.260
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2016/1525 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2014
• Data aktu: 28/04/2016
• Data ogłoszenia: 14/09/2016