Decyzja 2015/1705 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1705

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Instytutu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Instytutowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 294/2008 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 11 marca 2008 r. ustanawiające Europejski Instytut Innowacji i Technologii ⁵ , w szczególności jego art. 21,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0077/2015),

1. odracza decyzję w sprawie udzielenia dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii absolutorium z wykonania budżetu Instytutu za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

	Martin SCHULZ Klaus WELLE
	Przewodniczący Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0077/2015),

A. mając na uwadze, że według sprawozdania finansowego ostateczny budżet Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej "Instytutem") na rok budżetowy 2013 wyniósł 142 197 740 EUR w środkach na zobowiązania, co stanowi wzrost o 47,05 % w porównaniu z 2012 r., i 98 760 073 EUR w środkach na płatności,

B. mając na uwadze, że według sprawozdania finansowego ogólny wkład Unii do budżetu Instytutu na rok 2013 wyniósł 93 462 181 EUR, co stanowi wzrost o 36,05 % w stosunku do roku 2012,

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013 Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Instytutu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że odnośnie do jednej uwagi poczynionej przez Trybunał w sprawozdaniu za rok 2011 i oznaczonej jako znajdująca się "w trakcie realizacji" w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto działania naprawcze i uwaga ta jest teraz oznaczona w sprawozdaniu Trybunału za rok 2013 jako "zrealizowane"; zwraca ponadto uwagę, że w związku z dwiema uwagami poczynionymi w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto jedno działanie naprawcze, a związana z nim uwaga oznaczona jest teraz jako "zrealizowane", natomiast inna uwaga jest oznaczona jako "w trakcie realizacji";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu stwierdza, że:

- przedstawił on poprawione instrukcje dla kontrolerów poświadczających, a w czerwcu 2013 r. przekazał zaktualizowane instrukcje wspólnotom wiedzy i innowacji, które są odbiorcami dotacji Instytutu; zauważa, że poprawione instrukcje powinny gwarantować wyższy poziom pewności uzyskiwanej na podstawie zaświadczeń audytora,

- do wytycznych wydawanych dla wspólnot wiedzy i innowacji włączono wymierne cele, a same wytyczne poddano przeglądowi w 2013 i 2014 r., aby podnieść jakość planowania i sprawozdawczości ze strony wspólnot wiedzy i innowacji,

- kontrole ex post dotyczące umowy o udzielenie dotacji z 2010 r. doprowadziły do odzyskania wszystkich środków nienależnie wypłaconych przez Instytut,

- jednostka audytu wewnętrznego Instytutu dokonuje przeglądu polityki zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz oczekuje się wdrożenia zmienionej wersji kodeksu postępowania dla pracowników Instytutu oraz dla członków jego zarządu; zwraca uwagę, że Instytut wprowadzi politykę publikowania deklaracji o braku konfliktu interesów przez członków swego zarządu i jego wyższą kadrę kierowniczą; wzywa Instytut do pilnego zaradzenia tej sytuacji oraz do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wynikach działań naprawczych,

- informacje na temat wpływu działalności Instytutu na obywateli Unii znajdują się na jego stronie internetowej, a dostęp do nich ułatwiono dzięki wykorzystaniu mediów społecznościowych oraz poprzez publikowanie rocznego sprawozdania z działalności i wyników pracy Instytutu;

Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

3. jest głęboko zaniepokojony, że drugi rok z rzędu Trybunał nie uzyskał wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji Instytutu związanych z dotacjami; zauważa, że ok. 87 % wydatków na dotacje deklarowanych przez beneficjentów posiada świadectwa wystawione przez niezależne firmy audytorskie działające na zlecenie samych beneficjentów i ich partnerów; ubolewa, że choć Instytut w dalszym ciągu starał się wdrożyć skuteczne kontrole ex ante i udzielać lepszych wskazówek niezależnym firmom audytorskim, Trybunał uznał ich jakość na niewystarczającą i zauważył, że ogólnie pracę firm można jeszcze usprawnić; apeluje do Instytutu o zajęcie się tą sprawą i o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o podjętych krokach do dnia 1 września 2015 r.;

4. zauważa, że aby uzyskać dodatkową pewność co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami, Instytut wprowadził uzupełniające kontrole ex post tych transakcji, a kontrole te przeprowadziła niezależna firma audytorska; zwraca ponadto uwagę, że skontrolowane deklaracje kosztów to 29 % wszystkich transakcji dotyczących dotacji, jakich dokonano w 2013 r.; ubolewa, że wyniki kontroli ex post potwierdziły, iż kontrole ex ante wciąż nie są w pełni skuteczne; jest zaniepokojony, że z powodu błędów wykrytych w ramach kontroli ex post Instytut postanowił w 2014 r. odzyskać 3 % skontrolowanych dotacji z roku 2012; apeluje do Instytutu o poprawienie skuteczności kontroli ex ante oraz o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o krokach, które należy podjąć, do dnia 1 września 2015 r.;

5. z niepokojem zauważa, że płatności dotyczące dwóch umów ramowych zawartych w roku 2010 i 2012 w ramach procedury negocjacyjnej, opiewające na kwotę 770 000 EUR, uznano za nieprawidłowe, gdyż kontrola wykazała, iż zastosowanie procedury negocjacyjnej nie było uzasadnione; wzywa Instytut do usprawnienia swoich wewnętrznych procedur w zakresie udzielania zamówień oraz do poinformowania organu udzielającego absolutorium o podjętych krokach do dnia 1 września 2015 r.;

6. z niepokojem odnotowuje, że łączny wskaźnik błędu w odniesieniu do dotacji i płatności związanych z umowami ramowymi wynosi 2-3 % wszystkich wydatków Instytutu w 2013 r.;

Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

7. zauważa, że zdaniem Trybunału, z wyjątkiem kwestii opisanych powyżej, transakcje leżące u podstaw sprawozdania finansowego za rok 2013 są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

8. ubolewa, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału działania uzupełniające wspólnot wiedzy i innowacji będących beneficjentami dotacji Instytutu nie zostaną poddane kontroli przed 2015 r.; jest zaniepokojony, że podczas kontroli Trybunał nie uzyskał odpowiednich dowodów na to, że finansowanie Instytutu nie przekracza pułapu w wysokości 25 % całkowitych wydatków wspólnot wiedzy i innowacji; wzywa Instytut do powiadomienia organu udzielającego absolutorium do dnia 1 września 2015 r. o stanie wspomnianej wyżej kontroli;

Zarządzanie budżetem i finansami

9. na podstawie ostatecznego sprawozdania finansowego Instytutu zwraca uwagę, że jego wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2013 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 96,97 %, natomiast wskaźnik wykonania płatności w stosunku do środków na płatności wyniósł 96,86 %;

10. z niepokojem zauważa jednak, że wskaźnik wykonania budżetu w tytule I (Wydatki personalne) był niski i wyniósł 74 %; w oparciu o sprawozdanie Trybunału stwierdza, że jest to związane głównie ze znaczną rotacją pracowników i nierozstrzygniętą kwestią przyjęcia regulacji dotyczących indeksacji wynagrodzeń; w związku z tym wzywa Instytut do skutecznego zajęcia się swą strategią kadrową w celu uniknięcia dużej rotacji pracowników;

Zobowiązania i przeniesienia

11. z niepokojem zauważa, że w tytule II (Wydatki administracyjne) Instytut przeniósł środki, na które zaciągnięto zobowiązania, w kwocie 193 420 EUR (24 %); przyznaje, że przeniesienia te dotyczyły głównie faktur, które jeszcze nie wpłynęły, oraz projektów informatycznych w trakcie realizacji; z niepokojem stwierdza, że nie wykorzystano 29 % przeniesionych z roku 2012 na 2013 środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przede wszystkim z powodu przeszacowania kosztów posiedzenia zarządu;

12. jest zaniepokojony, że w tytule III (Wydatki operacyjne), do którego Instytut wprowadził kwotę 34 078 025 EUR przeznaczoną na dotacje dla wspólnot wiedzy i innowacji, wskaźnik wykonania był stosunkowo niski i wyniósł 82 %; zauważa, że niski wskaźnik wykonania wynika z faktu, iż wspólnoty wiedzy i innowacji nie wykorzystały w pełni dostępnych środków finansowych na działalność w 2012 r.; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium do dnia 1 września 2015 r. o działaniach, jakie podejmie, aby poprawić zdolność absorpcyjną wspólnot wiedzy i innowacji;

Kontrola wewnętrzna

13. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Instytutu zauważa, że jego jednostka kontroli wewnętrznej zrezygnowała z pełnienia swojej funkcji z dniem 31 grudnia 2012 r., a rekrutacja nowego audytora wewnętrznego Instytutu trwała dłużej, niż oczekiwano, gdyż z braku wystarczającej liczby odpowiednich kandydatów konieczna była ponowna publikacja ogłoszenia o naborze; zauważa, że nowy audytor wewnętrzny rozpoczął pełnienie obowiązków z dniem 1 stycznia 2014 r., wobec czego w 2013 r. nie przeprowadzono kontroli wewnętrznych;

14. na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu stwierdza, że na okres między odejściem byłego audytora wewnętrznego a rozpoczęciem pracy przez nowego Instytut postanowił powołać komitet ds. audytu pod auspicjami zarządu, który wspiera zarząd w podnoszeniu jakości wdrażania zaleceń z kontroli, za co wyłączną odpowiedzialność ponosi dyrektor Instytutu;

15. zauważa, że w 2014 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji zweryfikowała proces wdrażania w Instytucie zaakceptowanych zaleceń wynikających z dokumentu "Ograniczony przegląd zarządzania dotacjami - przygotowywanie rocznych umów o dotacje"; zwraca ponadto uwagę, że w wyniku tego ograniczonego przeglądu wydano sześć zaleceń, z których jedno oznaczono jako "o zasadniczym znaczeniu", a cztery jako "bardzo istotne", oraz że Instytut zareagował na owe sześć zaleceń szczegółowym planem działania obejmującym 25 działań, z których 13 miało zostać zrealizowanych najpóźniej do dnia 31 sierpnia 2013 r., a 10 zgłoszono do tego terminu jako "gotowe do przeglądu";

16. ubolewa nad faktem, że kiedy Służba Audytu Wewnętrznego dokonała kontroli w postaci przeglądu dokumentacji w odniesieniu do stanu wdrożenia owych dziesięciu działań, w dniu 24 września 2013 r. stwierdziła ona, że albo stopień wdrożenia jest niewystarczający, albo konieczne są dodatkowe kontrole na miejscu, aby potwierdzić wdrożenie w praktyce; odnotowuje, że w konsekwencji Instytut przeformułował niektóre z działań i zrewidował odpowiednie terminy, aby dostosować się do uwag Służby Audytu Wewnętrznego;

17. jest zaniepokojony wnioskami Służby Audytu Wewnętrznego zawartymi w sprawozdaniu uzupełniającym, w których podkreśla się ryzyko niewdrożenia przez Instytut w terminie wszystkich działań, zwłaszcza tych, których zakończenie przewidziano na drugi kwartał 2014 r.; stwierdza, że opóźnienia są nie do przyjęcia, biorąc pod uwagę, iż zdaniem Służby Audytu Wewnętrznego opóźnienia we wdrażaniu mogą nawet spowodować zwiększenie ryzyka dla całej organizacji;

18. przyjmuje do wiadomości zobowiązanie się przez Instytut do monitorowania kontroli ex ante w celu uzyskania wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami;

19. wzywa Instytut do przedłożenia - do dnia 1 września 2015 r. - organowi udzielającemu absolutorium szczegółowego sprawozdania z wdrożenia zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego oraz z działań podjętych w związku z zaleceniami jednostki kontroli wewnętrznej Instytutu;

20. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 184.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 184.

3 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

4 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

5 Dz.U. L 97 z 9.4.2008, s. 1.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.255.409
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/1705 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2013
• Data aktu: 29/04/2015
• Data ogłoszenia: 30/09/2015